Digitala specialistlösningar för advokater och advokatbyråer
Automatisering av affärsprocesser och processoptimering är förutsättningarna för effektivitet och framgång. Behovet av det är inte längre en valfri lyx, utan ett måste för att förbli konkurrenskraftig på lång sikt.
Proffstips
Viktiga dokument i befintlig pappersform, såsom inlagor, klientdokument, utkast, externa domstolsbrev, forskning, expertutlåtanden ersätts av elektroniska dokument tack vare digitalisering och optimerar därmed alla arbetsprocesser maximalt.PaperOffice möjliggör inte bara dokumenthantering utan gör det också möjligt att få omedelbar åtkomst till uppdaterade och korrekta klientfiler.
Digitalisering för advokatbyråer, jurister och managementkonsulter
Med dagens flod av digitala data och pappersdata är det viktigt att se till att viktiga dokument inte går förlorade och är tillgängliga vid rätt tidpunkt.
Advokater, juridiska avdelningar, advokatbyråer och managementkonsulter samt notarier har stor nytta av användningen av lämplig datahantering.
Viktiga dokument ackumuleras dagligen i advokatbyråer: inlagor, klientdokument, utkast, externa domstolsbrev, forskning, expertutlåtanden och mycket mer. Dessa kommer inte bara per post, många kundbrev kommer också via e-post.
Alla dessa dokument måste digitaliseras om de kommer i pappersform, kräver strukturerad arkivering, uppgifts- och arbetsflödestilldelning och måste vara omedelbart tillgängliga på begäran.
Eftersom de mycket tekniska processerna inom bilindustrin kräver ett perfekt informationsflöde och strukturerat utförande. De nödvändiga fördelarna kan bara uppnås tack vare digitaliseringen.
Det är mycket viktigt att viktiga tidsfrister uppfylls och rättsliga åtgärder vidtas för att lagra dokument.
PaperOffice DMS ger dig en tydlig struktur i dina dokument och hjälper dig att hantera informationsfloden.
PaperOffice eliminerar alla tidskrävande flaskhalsar och skapar en tydlig överblick över viktiga dokument som kontrakt eller brev genom att hantera dem digitalt i PaperOffice i framtiden.
Arbeta effektivt tack vare digitaliseringen
Att ha rätt och bli rätt är inte alltid en och samma. Situationen liknar entreprenörsbeslut om vilken väg man ska ta för en framgångsrik framtid. De branscher som sysslar med att hjälpa sina kunder att få sina rättigheter eller att hitta rätt väg för företaget är jurister och managementkonsulter.
Advokater som offentligrättsliga ledamöter har en särställning, men också ett särskilt ansvar. Inom managementkonsultverksamhet finns det till exempel ofta också jurister utöver ingenjörer och företagsekonomer. I en mycket komplex social och ekonomisk struktur som den i Tyskland åtföljs praktiskt taget varje steg av möjliga rättsliga konsekvenser. Förmodligen är den viktigaste grunden för dessa strukturer den, helst, fullständiga dokumentationen av alla processer.
Det är precis vad PaperOffice DMS är, en dokumenthanteringsprogramvara som kan göra mycket mer än bara hantera dokument.
PaperOffice skiljer inte mellan olika typer av dokument, oavsett om du behöver hjälp med att hantera klientavtal, briefs, arvodebesked, domar och e-postkorrespondens: tack Med dokumenthanteringssystemet PaperOffice digitaliseras dina tidigare processer på din advokatbyrå eller ditt företag, vilket gör dem mer effektiva, transparenta och betydligt mer flexibla. PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna som auktoriseringshantering eller beviljande av åtkomsträttigheter.
Det finns ingen väg runt automatisering för advokater och managementkonsulter
För advokater och managementkonsultföretag innebär detta att upprätthålla en mycket omfattande klient- eller kundfil, som också måste ha några speciella funktioner. Till exempel måste principerna i GDPR följas och naturligtvis är advokater bundna av den absoluta tystnadsplikten, som inte bara gäller muntliga uttalanden utan också säker lagring av handlingar skyddade mot obehöriga personer. Det finns också en skyldighet att följa lagliga och avtalade tidsfrister.
I vissa fall kan bristande efterlevnad av dessa tidsfrister få straffrättsliga konsekvenser, men oftast bara civilrättsliga konsekvenser. För managementkonsultföretag är skyddet av deras kunders företagshemligheter också av största vikt.
PaperOffice uppfyller de högsta säkerhetsstandarderna som auktoriseringshantering, olika åtkomstnivåer och tilldelning av åtkomstbehörigheter. Användaren definierar de enskilda arbetsstegen på exakt samma sätt som de utförs i företaget, till exempel "inspelning", "kontroll", "release" och "bokning" av fakturor.
Ansvaret kan tilldelas inte bara individer utan också användargrupper som "Redovisning" eller "Hyresrättsjurister" så att en kollega kan kliva in omedelbart om en anställd är frånvarande.
OCR-tekniken känner inte bara igen dokumentinnehållet utan också alla skatterelevanta datafält som dokumentnummer, datum, netto, skatt och bruttobelopp. De importerade uppgifterna är tillgängliga för kontroll av utvärderingar, betalningstransaktioner och finansiell redovisning. Detta sparar tröttsamt inmatningsarbete och minskar bokföringsfel.
Med bara ett musklick kan data inklusive arkiveringsplatsen exporteras till din klient eller vice versa. Dessa kan också förses med lösenord.
Lösningen: beprövad know-how
Är det inte vettigt att använda hanteringsprogramvara i praktiken direkt? som inte bara uppfyller alla krav, utan också är lätt att lära sig och billigt?
PaperOffice DMS är den beprövade helhetslösningen för digitalt arbete och, med över 20 års marknadserfarenhet, en av de första DMS-pionjärerna.
Perfekta arbetsflöden för jurister och managementkonsulter
I Tyskland finns det för närvarande cirka 150 000 individuella regler från federala och statliga lagar och förordningar. Varje område av det sociala och ekonomiska livet är reglerat. För att behärska djungeln av stycken specialiserar sig advokater på vissa områden precis som managementkonsulter, och ändå finns det ingen advokat eller managementkonsult som känner till alla juridiska krav inom sitt speciella område. Särskilt eftersom nya lagar eller domar ständigt förändrar den nuvarande situationen när som helst. Den behöver rätt programvara, som kan lära sig, snabbt och säkert.
PaperOffice DMS är rätt programvara eftersom den levereras med allt som advokater och managementkonsulter behöver, till exempel:
- Lagring av dokument i alla digitala format enligt principerna i GDPR
- Funktioner för att skicka in och skicka in sena dokument igen som kräver åtgärd
- En självlärande datalagringsfunktion med taggning och intern sökmotor
- Automatisk tilldelning av nyligen tillagda dokument till rätt mapp
- Enkel databasskapande och databasanslutning inklusive individuellt anpassningsbar mask
- Automatiskt skapa mallar för repetitiva processer och åtgärder
Digital transformation med PaperOffice DMS revolutionerar den juridiska sektorn
Arbetsflödesfunktionen PaperOffice förenklar kommunikationen mellan sekretariatet och jurister. Den processorienterade dokumenthanteringen säkerställer att dessa dokument förblir uppdaterade med liten ansträngning.
PaperOffice stöder detta med en omfattande uppgifts- och arbetsflödesmodul.
På detta sätt kan vissa processkedjor skapas och befintliga operativa processer kan definieras på elektroniska dokument och delvis utföras automatiskt.
Detta representerar felfri processoptimering, eftersom uppgiften inte bara kan tilldelas anställda med specifika användarrättigheter och slutförandeperioder, kräver digital publicering utan också automatiskt utlösa ytterligare åtgärder, till exempel e-postaviseringar eller dokumentstatusändringar. Vilket är ett absolut MÅSTE inom den juridiska sektorn.
Digitalisering med PaperOffice ger enorma fördelar
Optimera din arbetstid med upp till 7,5 % jämfört med pappersbaserat arbete tack vare användningen av PaperOffice DMS.
Spara tid på att hitta, dirigera och dela dokument.
Naturligtvis tillåter PaperOffice DMS migrering och integration av befintliga digitala data från befintliga mjukvarulösningar.
Samtidigt är PaperOffice DMS gränssnittet mellan analogt och digitalt. Med hjälp av sin skanningsfunktion kan programvaran läsa analoga dokument, planer och foton i systemet och digitalisera dem med hjälp av skannrar, men också inspelningar från mobiltelefoner, varigenom texter konverteras till skrivning med OCR och kan ändras i Office-program.
Tidsstämplar och versionshantering säkerställer att det digitala dokumentet motsvarar det analoga originalet.
PaperOffice DMS är inte bara omfattande i sina funktioner, utan också lätt att lära sig, styrd av videohandledning, men också av individuell rådgivning och utbildning om så önskas. Allt detta till ett riktigt bra förhållande mellan pris och prestanda.
FAQs
Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "Digitalisering för advokatbyråer, jurister och managementkonsulter":
Hur kan anställda komma åt PaperOffice?
På grund av den decentraliserade och moderna programarkitekturen kan PaperOffice användas på nästan vilken enhet som helst - från klassiska datorer till smartphones / surfplattor till tv-apparater.
Vad händer med data om PaperOffice inte finns?
Kommer inte att hända, men för att lugna dig: Du kan exportera dina data NÄR SOM HELST, eftersom PaperOffice är baserat på en öppen databasstruktur kan du komma åt dina data när som helst.
Ämnesdataskydd: Var lagras alla dokument?
PaperOffice kommer att lagra alla dokument internt med kryptering på hög nivå, vilket gör det immunt mot datastöld, till exempel, och överträffar alla GDPR- och GOBD-krav.
Undvik misstag: Spara ALDRIG data i ett moln från tredje part!
Kan PaperOffice anpassas exakt efter specifikationerna?
Ja, PaperOffice kan anpassas till 100 % till den avsedda användningen för att säkerställa sömlös integration i befintliga processer och system. Även programgränssnittet kan utformas fullt ut och anpassas fritt.
Slutsats
PaperOffice DMS stöder advokater och managementkonsulter och erbjuder lämpliga gränssnitt till annan programvara, API-anslutningar och kan utökas när som helst enligt dina önskemål. Programvaran är lätt att lära sig och kan enkelt integreras i vardagen utan att orsaka frånvaro i utbildningssyfte.
PaperOffice DMS rekommenderar att du använder en NAS (nätverksstödd datalagring) med en säkerhetskopieringsfunktion så att viktiga data varken går förlorade eller spioneras på i moln från tredje part.
I slutändan imponerar PaperOffice DMS med ett mycket bra förhållande mellan pris och prestanda och enorm kunskap genom över 20 års praktisk erfarenhet.