Galler tillverkare
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG

Startposition

Som tillverkare av galler har K60 gallersystem många viktiga dokument att hantera:

Följesedlar, fakturor, kontrakt, skisser eller planer och mycket mer.

Många förfrågningar kommer in via e-post och skrivs ut, vilket uppgår till en enorm mängd papper under året. Beställningar skrivs alltid ut med leverantörsdata och lagras sedan på hyllan tillsammans med fakturan efter leverans.

Denna kompletta process innebär en extraordinär mängd papper och naturligtvis brist på utrymme.

För att göra sökningen enklare och effektivare och för att minimera pappersfloden planerade K60 Gitterrostsysteme att digitalisera dokumentationen och införliva innehållet i den interna arkivdatabasen - företaget letade efter ett lämpligt dokumenthanteringssystem.

Manuell bearbetning blev för tidskrävande över tiden, varför automatiserad arkivering och informationsutvinning söktes.

Den största utmaningen för företaget var att göra informationen lättillgänglig och framför allt användbar för fler anställda och grupper av anställda och grupper av människor (anställda, affärspartners, kunder, medborgare).

Företagets mål var att digitalisera befintliga pappersdokument, införa processoptimering och arbetsflödeskontroll över alla inkommande och utgående dokument, automatisera en stor del av processerna i bakgrunden och därmed optimera processen.

Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Befintliga problem och uppgifter

Tidigare lagrades information endast i pappersform, men idag finns det en mängd olika informationskällor och dokument i många organisationer: e-post, formulär, skisser är lika mycket en del av detta som elektroniska fakturor och papperskvitton, brev, följesedlar, kontrakt etc.

Hela informationsfloden har blivit mer inkonsekvent. Därför är den viktigaste uppgiften att föra samman de analoga och digitala enheterna. Dokument som finns i pappersform måste digitaliseras och sammanföras med annan information, till exempel tillhörande e-postmeddelanden.

Fallstudien, som genomfördes tillsammans med dokumenthanteringssystemet PaperOffice, hade som mål att minimera pappersförbrukningen för att spara kostnader och lagringsutrymme.

Dessutom var det mycket viktigt att hitta en lösning för att arkivera alla dokument i en tillverkningsprocess tillsammans, så att omedelbar information om projektrelaterade dokument / beställningar kan göras.

Precis som att utföra automatiserad arkivering av dokument och inkommande e-postmeddelanden, som ska arkivera dokumenten i lämpliga mappar enligt vissa angivna kriterier och utlösa ytterligare arbetsflöden, till exempel tilldelning till respektive kontorist.

Ett annat mål var att snabbt kunna söka efter dokument från kollegor i nätverket.

"Vi hade undvikbara lagringskostnader genom att lagra dokument i mappar. Dessutom var sökningen efter dokument tidskrävande",

Parlamentet påminner stephan Reichel, verkställande direktör för K60 Gitterrostsysteme.

"Vi har precis flyttat arbetet framåt och nu har vi ett försprång."

Varför K60 Gitterrostsysteme valde PaperOffice DMS

Reichel, VD för K60 Gitterrostsysteme, undersökte först olika programvaruerbjudanden i samband med dokumenthantering och bestämde sig slutligen för att testa PaperOffice DMS först.

PaperOffice DMS erbjuder exakt de villkor som Reichel letade efter. Dessa inkluderar:

Ett centralt arkiv som är tillgängligt för all administrativ personal.

Det stod tidigt klart för Stephan Reichel att det inte fanns något sätt att digitalisera hans företag:

– Jag var länge medveten om att det inte fanns någon väg runt digitaliseringen, men vi stod emot det länge. Förändringar i företagets processer skjuts vanligtvis längre och längre bort i fjärran, som att gå till tandläkaren. Efter att integrationen av dokumenthanteringssystemet var klar kan jag definitivt säga att jag borde ha gjort det mycket tidigare.

2. Hantering och automatisering av administrativa uppgifter. Programvaran måste göra det möjligt för uppgifter att distribueras över nätverket och för att deras behandling ska utföras av respektive kontorist.

Digital användarbehörighet och lösenordsbekräftelse ingår.

Samtidigt informeras alla berörda anställda om behandlingsstatusen. Versionslagring gör det möjligt att spåra vilka bearbetningssteg som utfördes när och av vem.

"Redan vid det första mötet med PaperOffice märker du 20 års PaperOffice-erfarenhet inom dokumenthantering."

3. Hämtningsbarhet och tidsbesparingar. Man sökte ett enklare sätt att digitalisera analoga dokument och göra dem lätta att hitta när det behövdes.

4. Sammanslagning av projektrelaterade dokument / beställningar. Programvaran ska kunna spara processrelaterade dokument tillsammans eller aktivera länkar till varandra.

Alla dokument för affärstransaktionen, såsom en inköpsprocess eller installation med motsvarande följesedel, faktura, skisser, planer och eventuella klagomål om defekter, ska hanteras centralt.

På så sätt sparas följesedlar, fakturor och allt som hör till affärsprocessen i en mapp eller undermapp. Åtkomstauktoriseringar kan tilldelas för varje mapp, antingen för grupper av anställda eller för enskilda anställda.

Dessutom kan hyperlänkar till mappen skapas och skickas till anställda.

På detta sätt kan auktoriserade anställda och samarbetspartners komma åt den var som helst och när som helst. Tack vare versionskontroll kan upphovsmannen och tiden för varje enskild dokumentändring spåras transparent: Frågor klargörs snabbt och onödiga fel undviks.

– Ämnet digitalisering blir mer och mer påtagligt i gallerbranschen. Det gäller till exempel våra reservdelslistor eller våra planer, ritningar och konfiguratorer. Efter införandet av PaperOffice DMS kan den manuella ansträngningen minskas. Vi är nu pionjärer som tillverkare av digitala galler."

PaperOffice har också en virtuell representation av dokument i andra mappar. På detta sätt kan dokumenten /dokumenten visas praktiskt taget i olika mappar utan att originaldokumentet behöver dupliceras. Den här funktionen är mycket användbar om till exempel ett dokument ska visas i olika projekt, men du inte vill duplicera dokumentet.

Möjligheten att få tillgång till information från olika perspektiv säkerställer en högre grad av tydlighet för alla projektdeltagare och förbättrar medarbetarnas förmåga att lämna information.

PaperOffice DMS uppfyllde alla nödvändiga kriterier.

Fördelar genom digitalisering med PaperOffice

Tack vare digitaliseringen av PaperOffice kunde k60 Grating Systems redan:

• Spara tid och resurser
• Enkel dokumentåtkomst
• Tillgänglighet av dokument för varje auktoriserad anställd
• Ge tydlig arkivering

Den enklare och snabbare tillgängligheten av data och dokument förändrar företagets processer i grunden och permanent. Administrativ kunskap är nu organiserad transparent och tillgänglig vid rätt tidpunkt.

I den meningen läggs grunden för digitaliseringen av alla dokumentbaserade processer med PaperOffice DMS.

Förutom den allmänna arkiveringsprocessen:

• Revisionssäker arkivering
• Optimering av organisatoriska processer
• Bättre organisation av dokumentation
• Snabbare dokumentsökning
• Förenklad kommunikation och uppgiftslösning

garanterad.

Slutresultat

PaperOffice DMS kartlägger idag hela arbetsflödet digitalt.

För närvarande registreras alla leverans- och fakturadokument med kraftfulla skannrar, PaperOffice känner automatiskt igen kontaktuppgifterna och lagrar dokumenten i enlighet därefter i det elektroniska arkivet.

Anställda kan sedan komma åt dokumenten via ett enkelt användargränssnitt och ange olika söktermer - en fulltextsökning är också tillgänglig.

Tack vare den konsekventa användningen av DMS kunde gallertillverkaren avsevärt minska den behandlingstid som krävs för en faktura, och samtidigt har antalet utestående fordringar minskat avsevärt.