ByggnadsföretagIDC Construccion S.L. Las Palmas

PaperOffice Erfarenhet / Referens / Praktikrapport

Branche
Byggföretag

Region
Las Palmas, Kanarieöarna, Spanien

Avdelningar
Alla: Ledning
Försäljning
Redovisning
Byggarbetsplats
Inköp
Försäljning

Hur IDC Construccion revolutionerar dokumenthantering inom byggbranschen med PaperOffice DMS

Utgångsläge

IDC Construccion är ett byggföretag baserat i Las Palmas, specialiserat på att bygga sportgolv för skolor, idrottshallar och lekparker. Företaget är känt för sina högkvalitativa och hållbara golv för skolor, idrottshallar, lekplatser etc, som uppfyller användarnas behov.

Precis som alla stora byggföretag hade även IDC Construccion S.L. svårt att hantera och organisera viktiga dokument och papper i den dagliga verksamheten.
För att möta dessa utmaningar sökte företaget efter ett dokumenthanteringssystem för att optimera sin dokumenthantering.

Det var viktigt att det nya dokumenthanteringssystemet (DMS) kunde förena alla dessa dokument på en enda plats och möjliggöra enkel åtkomst från vilken plats som helst.
IDC Construccion letade efter ett DMS som kunde anpassa sig till deras befintliga arbetsflöden och uppfylla deras krav.

Dokumentenmanagement Systeme umfassen viele wichtige Funktionen, die Ihrem Unternehmen Erfolg und Effizienz bringen können.

Några av utmaningarna inkluderade:

Registrering, organisation, klassificering och arkivering av alla företagets dokument
Snabb och pålitlig åtkomst till dokument från vilken plats som helst
En enhetlig system för hantering av pappersdokument och elektroniska filer
Enkel integration i företagets befintliga arbetsflöden
Kontroll och säkerhet för konfidentiell information

Vilka andra tillverkare övervägdes?

IDC Construccion granskade olika alternativ för dokumenthanteringssystem. Inget av de andra systemen kunde anpassa sig till deras befintliga arbetsmetoder. Slutligen upptäckte de PaperOffice DMS och insåg att det passade perfekt för deras behov. De blev imponerade av att det kunde integreras enkelt i deras befintliga system utan att de behövde ändra sina arbetsmetoder.

Sofortiger Zugriff und perfekte Workflow Lösungen sind der Schlüssel zum Erfolg

Varför valde IDC Construccion S.L. PaperOffice DMS

Herr Agustín García Afonso på IDC Construccion S.L. undersökte olika programalternativ för dokumenthantering och bestämde sig slutligen för att först testa PaperOffice DMS.

En utmaning för byggföretaget IDC Construccion var att hitta ett dokumenthanteringssystem som stöder deras arbetsprocess och optimerar deras dokumenthantering.

Efter att ha testat flera dokumenthanteringssystem fastställdes att dessa system skulle tvinga dem att anpassa sin arbetsmetod till systemet, istället för tvärtom.

Detta var en nackdel för företaget eftersom de redan hade ett anpassat dokumenthanteringssystem som inte var uppdaterat. Mot bakgrund av dessa utmaningar beslutade företaget att leta efter ett system som skulle uppfylla deras krav och samtidigt kunna stödja deras befintliga system.

Efter noggrann granskning av olika dokumenthanteringssystem valde IDC Construccion PaperOffice DMS.

Systemet valdes eftersom det möjliggjorde för företaget att minimera förändringarna i deras befintliga arbetsmetod samtidigt som det uppfyllde deras krav. Detta var en viktig faktor i beslutet att välja PaperOffice DMS eftersom företaget på så sätt kunde behålla full kontroll över sina dokument utan att påverka deras arbetsmetoder.

Tack vare kontrollerad åtkomst, detaljerade uppgiftslistor, godkännanden via arbetsflöden och tillförlitliga e-postmeddelanden kan medarbetare effektivt utföra tilldelade uppgifter och behöriga personer kan enkelt godkänna eller neka godkännande.

Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

"För företag som ännu inte har ett dokumenthanteringssystem är PaperOffice DMS den idealiska lösningen eftersom den har allt man kan önska. Även för företag som redan har ett dokumenthanteringssystem men av någon anledning måste byta, är PaperOffice DMS på grund av sitt användarvänliga gränssnitt och funktioner ett utmärkt alternativ."

Tillgängligheten och snabbheten hos data och dokument förändrar grundligt och hållbart företagets processer. Kunskap om administration är nu organiserad på ett transparent sätt och tillgänglig vid rätt tidpunkt.

PaperOffice DMS har förbättrat följande områden jämfört med andra

Anpassningsbar användargränssnitt: IDC Construccion imponerades av PaperOffice DMS användarvänlighet. Denna dokumenthanteringssystem kunde anpassa sig till IDC Construccion befintliga arbetsflöden och möjliggjorde snabb och enkel organisering och sökning av dokument.
Förbättrad dokumentssökning: Med PaperOffice DMS kan IDC Construccion-anställda snabbt och enkelt hitta dokument, vilket sparar tid och resurser.
Kontroll av dokumentversioner: PaperOffice DMS möjliggör för IDC Construccion att kontrollera dokumentversioner och se till att de alltid är uppdaterade.

"Efter att ha infört PaperOffice har vi även ändrat vår slogan från 'Säg oss hur du vill ha det och vi kommer lägga golvet åt dig' till en dokumenthanteringsslogan som lyder 'Säg mig hur du vill hantera din dokumentation och PaperOffice kommer göra det åt dig'."

Slutresultat

IDC Construccion har förbättrat sin dokumenthantering genom att implementera PaperOffice DMS. Företaget imponerades av det anpassningsbara användargränssnittet, förbättrad dokumentssökning och kontroll av dokumentversioner. Införandet av det nya systemet var smidigt och företaget rekommenderar PaperOffice DMS till alla som letar efter en dokumenthanteringslösning. Totalt sett var IDC Construccion mycket nöjd med sin upplevelse av PaperOffice DMS och det överträffade deras förväntningar.

FAQs

Slutligen besvarar vi några fler vanliga frågor om ämnet. "ByggnadsföretagIDC Construccion S.L. Las Palmas":

Vilka tips skulle du ge till framtida PaperOffice-användare?

Om ditt företag inte har ett dokumenthanteringssystem är PaperOffice DMS den ideala lösningen eftersom den erbjuder alla funktioner du behöver. Även om du redan har ett dokumenthanteringssystem men av någon anledning behöver byta, är PaperOffice DMS på grund av sin användarvänliga gränssnitt och funktioner ett utmärkt alternativ.

Vem skulle du rekommendera PaperOffice till?

Till alla företag av alla typer och storlekar, särskilt de som vill hantera dokument på ett effektivt och effektivt sätt.

Vad tycker du särskilt bra om med PaperOffice?

Vi är mycket nöjda med allt.

Slutsats

IDC Construccion förbättrade sin dokumenthantering genom att implementera PaperOffice DMS. Företaget var imponerat av gränssnittets anpassningsbarhet, förbättrad sökning efter dokument och hantering av dokumentversioner. Införandet av det nya systemet gick smidigt och företaget rekommenderar PaperOffice DMS till alla som letar efter en lösning för dokumenthantering. Sammantaget var IDC Construccion mycket nöjda med sin erfarenhet av PaperOffice DMS och det överträffade deras förväntningar.