ASUSTOR dokumenthantering DMS för NAS

System för dokumenthantering, även kallad DMS, stödjer din organisation vid elektronisk och strukturerad hantering av affärsdokument. Ett DMS är därmed ett viktigt steg mot ett papperslöst kontor.

I kombination med din ASUSTOR NAS bildar du den perfekta duon för att digitalisera analog lagring och öka effektiviteten i sök- och arkiveringsprocesser.

Dokumenthanteringssystemet PaperOffice är det enda DMS-systemet i världen som officiellt är godkänt av ASUSTOR för dina ASUSTOR-enheter.

Vad är en NAS?

Under namnet "ASUSTOR NAS" säljer det taiwanesiska företaget ASUSTOR olika nätverksanslutna lagringsenheter (NAS-enheter). Dessa enheter tillåter både företag och privatpersoner att skydda sina data effektivt samt att organisera och använda dem individuellt.

En NAS är således en filserver med eget operativsystem som tillhandahåller sin lagringsutrymme över nätverket.

ASUSTOR NAS erbjuder den perfekta förutsättningen för alla företag, men särskilt för små och medelstora företag, för snabb och enkel lagring av företagsdata.

I följande artikel visar vi dig hur du maximerar användningen av din ASUSTOR NAS för ditt företag och hur dokumenthanteringen kan fungera enkelt och utan Docker.

Varför använda NAS istället för moln?

Det finns flera skäl till varför du bör använda en NAS (Network Attached Storage) lösning istället för en molnbaserad lösning, här listar vi några exempel:

• 1. Kontroll och säkerhet: En NAS är under företagets fysiska kontroll, vilket innebär att du som företag har full kontroll över dina egna data och kan säkerställa att dessa data är säkra och skyddade.
  I en molnmiljö överförs dina data dock till en extern leverantör och lyder inte under samma säkerhetsstandarder som företaget självt.


• 2. Dataskydd: Företag måste vid lagring av personuppgifter följa GDPR-reglerna från Europeiska unionen. Därför måste företag säkerställa att de efterlever dataskyddsbestämmelserna vid val av lagringsteknologier och -tjänster.
  En NAS (Network Attached Storage) är ett mer lämpligt val än en molnlösning när det gäller att följa GDPR-reglerna.
  Eftersom den ägs av företaget själv kan data direkt kontrolleras, vidarebearbetas och skyddas av företaget. En NAS erbjuder även en hög grad av flexibilitet eftersom data inte behöver lagras i ett externt datacenter. Dessutom kan företag kryptera data på NAS för att skydda dem mot obehörig åtkomst.
• 3. Internetanslutning: En NAS kan användas oberoende av en internetanslutning, vilket gör den idealisk för företag som verkar i landsbygdsområden eller områden med instabila internetanslutningar.


• 4. Kostnader: Kostnad är en viktig fördel som en NAS har över molnlagring. En NAS är billigare i inköp än en molntjänst, eftersom du bara behöver betala en gång och den tillhör dig helt och hållet.
  Dessutom är de månatliga kostnaderna för en NAS betydligt lägre än för en molntjänst. För en NAS tillkommer inga månatliga abonnemangsavgifter. Dessutom tillkommer inga extra bandbreddavgifter för en NAS, vilket kan vara fallet för en molntjänst.


• 5. Flexibilitet: En NAS erbjuder företag mer flexibilitet när det gäller val av hårdvara och lagringskapacitet. Det möjliggör även utökning av lagringsutrymmet för att möta företagets växande krav.

En ASUSTOR NAS i kombination med PaperOffice DMS erbjuder ditt företag en enkel och pålitlig lösning för att hantera dina dokument.

PaperOffice DMS är en användarvänlig programvara som gör det möjligt för företag att organisera, lagra, kategorisera och hantera sina dokument så att de kan nås enkelt och när som helst, var som helst.

Genom att kombinera NAS och den effektiva hanteringen av PaperOffice DMS kan du öka ditt företags produktivitet genom att säkerställa att dokument kan hämtas snabbt och pålitligt. Det erbjuder även ett extra skydd för data, eftersom dessa lagras på NAS och inte på lokala datorer eller i extern moln.

Hur tidskrävande är installation och konfiguration av databasen?

Databasinstallationen samt konfigurationen på din ASUSTOR NAS är inte alls tidskrävande och kräver ingen IT-specialist.

Konfigurationen med hjälp av PaperOffice YouTube-videor är också klar på några minuter även för nybörjare.

Hur kommer dina data till ASUSTOR NAS?

Det finns flera sätt att överföra data till PaperOffice dokumenthanteringssystem (DMS) som drivs på en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Här är några exempel:

Skanna dokument

Processen är enkel: Om data ännu inte finns i digital form måste pappersdokument först skannas eller fotograferas.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Med din skanner eller annan digitaliseringsenhet omvandlas dokumentet inte bara till en bild, utan dess innehåll kan också elektroniskt "läsas av". Den integrerade skanningsfunktionen i PaperOffice DMS ansluter till din skanner och överför det digitala mediet till dokumenthanteringsprogrammet.

Hur du bäst integrerar din skanner för att digitalisera dokumenten har vi redan beskrivit i en annan artikel.

Digital dokumentlagring

Digitalt tillgängliga data, såsom e-post eller digitala filer, kan enkelt dras och släppas till PaperOffice-gränssnittet. Om du vill arkivera flera dokument utan manuellt arbete, passar mappövervakningen som är integrerad i PaperOffice. Detta möjliggör en smidig arkivering i bakgrunden.

Befintliga data

PapperOffice dokumenthanteringssystem gör det också enkelt för användarna att flytta redan digitalt lagra data från bärbara datorers eller stationära datorers hårddiskar till en gemensam datalagring, ASUSTOR NAS.

Således kan alla befintliga data med bara ett musklick importeras till dokumenthanteringssystemet.

Merit och användning av ASUSTOR NAS tillsammans med PaperOffice DMS

Användningen av en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) i kombination med dokumenthanteringssystemet (DMS) PaperOffice erbjuder en rad fördelar, några av dessa är:

• 1. Centraliserad datahantering: DMS gör det möjligt att spara och organisera alla dokument och filer på ett centralt ställe, vilket underlättar samarbetet och tillgången till data, eftersom varje medarbetare kan komma åt de filer de behöver utan att behöva kopiera dem till ett USB-minne.
  Detta sparar tid och förhindrar fel som kan uppstå vid manuell överföring.


• 2. Ökad säkerhet: NAS erbjuder ytterligare säkerhetsfunktioner som kryptering och redundans för att skydda data från förlust eller obehörig åtkomst. Samt hög datasäkerhet genom olika backup-alternativ.
  Automatiska säkerhetskopior kan skapas för att kunna återställa viktiga filer i händelse av ett fel eller oavsiktlig radering. Det finns också möjlighet att kryptera data för att säkerställa att känsliga data skyddas mot obehörig åtkomst.


• 3. Ökad åtkomsthastighet: NAS gör det möjligt att komma åt och bearbeta data snabbare, vilket ökar produktiviteten.


• 4. Enkel underhåll och uppdatering: DMS och NAS är oberoende av varandra och kan underhållas och uppdateras separat, vilket underlättar underhållet.


• 5. Ökad flexibilitet: Kombinationen av ASUSTOR NAS och PaperOffice DMS erbjuder en mängd konfigurations- och anpassningsmöjligheter för att uppfylla företagets krav.


• 6. Enkel utbyggnad av lagringsutrymme: Eftersom företag ofta växer och behöver mer lagringsutrymme kan en ASUSTOR NAS enkelt utökas för att möta de växande behoven. Detta är mer kostnadseffektivt och enklare att genomföra jämfört med andra lagringslösningar, till exempel externa hårddiskar eller molnlagring.


• 7. Stöd för mobil åtkomst och fjärrarbete: Genom att använda ASUSTOR NAS och PaperOffice DMS kan man komma åt och bearbeta data var som helst, vilket ökar möjligheterna för fjärrarbete och mobilt samarbete.


• 8. Ökad effektivitet: Användningen av PaperOffice DMS och ASUSTOR NAS gör det möjligt att snabbare hitta, organisera och automatisera processer, vilket ökar effektiviteten.


• 9. Omfattande användarhantering: Bland annat möjligheten att skapa och hantera flera användarkonton.
  Detta gör det möjligt för företag att tilldela olika åtkomsträttigheter för olika medarbetare eller avdelningar. Till exempel kan en medarbetare inom ekonomiavdelningen ha åtkomst till finansiella dokument, medan en medarbetare inom marknadsföring bara har åtkomst till marknadsföringsdokument.

En DMS gör det möjligt för företag att centralt lagra och hantera sina dokument och filer. Det underlättar sökning och samarbete eftersom medarbetare kan komma åt de behövliga filerna från vilken plats som helst. Det erbjuder också möjligheten att automatisera dokumentworkflows för att spara tid och resurser.

En dokumenthantering (DMS) i kombination med en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) erbjuder företag en kraftfull och tillförlitlig lösning för dokumenthantering och -lagring inom företaget samt åtkomst till dina dokument och filer.