Rakennusyritys
IDC Construccion S.L. Las Palmas

Lähtötilanne

IDC Construccion on rakennusyritys, joka sijaitsee Las Palmasissa, ja se on erikoistunut koulujen, liikuntahallien ja leikkikenttien urheilupintojen rakentamiseen. Yritys on tunnettu korkealaatuisista ja kestävistä koulu-, urheilu-, leikkipaikka jne. pinnoista, jotka vastaavat käyttäjien tarpeita.

Kuten kaikki suuret rakennusyritykset, myös IDC Construccion S.L. kohtasi haasteita tärkeiden asiakirjojen ja dokumenttien hallinnassa ja järjestämisessä päivittäisessä liiketoiminnassa.
Haasteiden voittamiseksi yritys etsi dokumentinhallintajärjestelmää (DMS) dokumenttien hallinnan optimoimiseksi.

Oli tärkeää, että uusi dokumentinhallintajärjestelmä (DMS) pystyi yhdistämään kaikki nämä asiakirjat yhteen paikkaan ja mahdollistamaan helpon pääsyn mistä tahansa sijainnista.
IDC Construccion etsi DMS:ää, joka voisi mukautua olemassa oleviin työnkulkuun ja täyttää heidän vaatimukset.

Haasteisiin kuuluivat:

• Yrityksen kaikkien asiakirjojen rekisteröinti, järjestäminen, luokittelu ja arkistointi
• Nopea ja luotettava pääsy asiakirjoihin mistä tahansa sijainnista
• Yhtenäinen järjestelmä paperisten ja sähköisten tiedostojen hallintaan
• Helppo integrointi olemassa oleviin työnkulkuun
• Luottamuksellisten tietojen hallinta ja turvallisuus

Mitä muita valmistajia harkittiin?

IDC Construccion tutki erilaisia DMS-vaihtoehtoja. Kuitenkaan mikään muu järjestelmä ei pystynyt mukautumaan heidän olemassa olevaan työskentelytapoihinsa. Lopulta he löysivät PaperOffice DMS: n ja huomasivat, että se sopii täydellisesti heidän tarpeisiinsa. He olivat vaikuttuneita siitä, että se oli helppo integroida nykyisiin järjestelmiinsä ilman, että heidän tarvitsisi muuttaa työskentelytapojaan.

Miksi IDC Construccion S.L. valitsi PaperOffice DMS: n?

IDC Construccion S.L: n Agustín García Afonso tutki aluksi erilaisia ohjelmistotarjouksia asiakirjahallintaan ja päätti lopulta testata ensin PaperOffice DMS: ää.

Haaste IDC Construccion -rakennusyritykselle oli löytää sopiva asiakirjahallintajärjestelmä, joka tukee heidän työskentelytapojaan ja optimoi asiakirjahallintansa.

Yritys huomasi kokeiltuaan useita asiakirjahallintajärjestelmiä, että nämä järjestelmät pakottaisivat heidät mukauttamaan työskentelytapojaan järjestelmään eikä päinvastoin.

Tämä oli haitta yritykselle, koska heillä oli jo räätälöity asiakirjahallintajärjestelmä, joka ei kuitenkaan ollut päivitetty. Näiden haasteiden vuoksi yritys päätti etsiä järjestelmää, joka täyttäisi heidän tarpeensa ja samalla tukisi heidän olemassa olevaa järjestelmäään.

Tarkasteltuaan huolellisesti erilaisia asiakirjahallintajärjestelmiä IDC Construccion valitsi PaperOffice DMS: n.

Järjestelmä valittiin, koska se mahdollisti yrityksen muuttaa olemassa olevaa työskentelytapaa vain vähän, samalla kun se täytti heidän tarpeensa. Tämä oli tärkeä tekijä PaperOffice DMS: n valinnassa, sillä yritys pystyi säilyttämään täyden hallinnan asiakirjoistaan vaarantamatta työskentelytapaaan.

Hallitun pääsyn, yksityiskohtaisen tehtäväluettelon avulla ja työnkulun avulla annetut valtuutukset ja luotettavat sähköposti-ilmoitukset työntekijät voivat suorittaa tehtävät tehokkaasti ja valtuutetut henkilöt voivat helposti hyväksyä tai kieltäytyä valtuutuksesta.

"PaperOffice DMS on ihanteellinen ratkaisu yrityksille, joilla ei vielä ole asiakirjahallintajärjestelmää, sillä se tarjoaa kaiken tarvittavan. Jopa yrityksille, joilla jo on asiakirjahallintajärjestelmä, mutta jotka jostain syystä joutuvat vaihtamaan, PaperOffice DMS on erinomainen vaihtoehto sen käyttäjäystävällisen käyttöliittymänsä ja toimintojensa ansiosta."

Tiedon ja asiakirjojen nyt helpompi ja nopeampi saatavuus muuttaa yrityksen prosesseja perusteellisesti ja kestävästi. Hallinnollinen tieto on nyt organisoitu läpinäkyvästi ja saatavilla oikeaan aikaan.

Nämä asiat tekevät PaperOffice DMS:stä paremman kuin muut

• Käyttöliittymän muokattavuus: IDC Construccion oli vaikuttunut PaperOffice DMS:ään liittyvästä käyttäjäystävällisyydestä. Dokumentinhallintajärjestelmä pystyi mukautumaan IDC Construccionin olemassa oleviin työnkulkuun ja mahdollisti heille nopean ja helpon dokumenttien järjestämisen ja hakuominaisuuden.
• Parannettu dokumenttien haku: PaperOffice DMS:n avulla IDC Construccionin työntekijät voivat löytää dokumentteja nopeasti ja helposti, mikä säästää aikaa ja resursseja.
• Dokumenttiversioiden hallinta: PaperOffice DMS mahdollistaa IDC Construccionin hallita dokumenttien versioita ja varmistaa, että ne ovat aina ajan tasalla.

"PaperOffice:n käyttöönoton jälkeen muokkasimme jopa sloganiamme "Kerro meille, kuinka haluat astua ja me laitamme pohjan siihen", dokumentinhallintasloganiksi, joka kuuluu "Kerro minulle, kuinka haluat hallita dokumentointia, ja PaperOffice hoitaa sen puolestasi"."

Lopputulos

IDC Construccion pystyi parantamaan dokumenttienhallintaansa PaperOffice DMS:n avulla. Yritys oli vaikuttunut käyttöliittymän muokattavuudesta, parannetusta dokumenttienhausta ja dokumenttiversioiden hallinnasta. Uuden järjestelmän käyttöönotto sujui vaivattomasti, ja yritys suosittelee PaperOffice DMS:ää kaikille, jotka etsivät dokumenttienhallintaratkaisua. Kaiken kaikkiaan IDC Construccionin kokemus PaperOffice DMS:stä oli erittäin tyydyttävä ja ylitti heidän odotuksensa.