Грађевинска компанија
IDC Construccion S.L. Лас Палмас

Почетни статус

IDC Construccion je građevinska kompanija sa sedištem u Las Palmasu, specijalizovana za izgradnju sportskih podloga za škole, sportske dvorane i igrališta. Kompanija je poznata po svom visokokvalitetnim i dugotrajnim podovima za škole, sportske dvorane, igrališta itd, koji zadovoljavaju potrebe korisnika.

Kao i sve velike građevinske kompanije, i IDC Construccion S.L. je imao isto toliko problema u pogledu upravljanja i organizacije važnih dokumenata u svakodnevnim poslovnim operacijama.
Da bi prevazišla ove izazove, kompanija je tragala za sistemom za upravljanje dokumentima kako bi optimizovala svoje upravljanje dokumentima.

Bilo je važno da novi sistem za upravljanje dokumentima (DMS) bude u mogućnosti da ove dokumente objedini na jednom mestu i omogući jednostavan pristup sa bilo koje lokacije.
IDC Construccion je tražio DMS koji bi se mogao prilagoditi njihovim postojećim radnim procesima i ispunjavati njihove zahteve.

Izazovi su uključivali:

• Registracija, organizacija, klasifikacija i arhiviranje svih dokumenata kompanije
• Brz i pouzdan pristup dokumentima sa svake lokacije
• Jedinstven sistem za upravljanje papirnim dokumentima i elektronskim datotekama
• Jednostavna integracija u postojeće radne procese kompanije
• Kontrola i bezbednost poverljivih informacija

Који други произвођачи су дошли у обзир?

IDC Construccion je razmotrio različite opcije DMS-a. Nijedan od drugih sistema međutim nije mogao da se prilagodi njihovom postojećem radnom procesu. Na kraju su otkrili PaperOffice DMS i uvideli da savršeno odgovara njihovim zahtevima. Bili su impresionirani činjenicom da se jednostavno može integrisati u njihove postojeće sisteme, bez potrebe da promene način rada.

Zašto se IDC Construccion S.L. odlučio za PaperOffice DMS

Gospodin Agustín García Afonso iz IDC Construccion S.L., je prvo istražio različite softverske ponude za upravljanje dokumentima i konačno se odlučio da prvo testira PaperOffice DMS.

Izazov za građevinsku kompaniju IDC Construccion je bio da pronađe odgovarajući sistem za upravljanje dokumentima koji će podržavati njihov radni proces i optimizovati upravljanje dokumentima.

Nakon što je kompanija probala više sistema za upravljanje dokumentima, utvrđeno je da bi ovi sistemi zahtevaju da se prilagode sistemu, umesto obrnuto.

Ovo je bio nedostatak za kompaniju, jer su već imali personalizovan sistem za upravljanje dokumentima koji nije bio ažuriran. Zbog ovih izazova, kompanija se odlučila da potraži sistem koji će zadovoljiti njihove zahteve, a istovremeno podržavati njihov postojeći sistem.

Nakon pažljivog pregleda različitih sistema za upravljanje dokumentima, IDC Construccion se odlučio za PaperOffice DMS.

Sistem je odabran jer je omogućio kompaniji da minimalno promeni svoj postojeći radni proces, dok istovremeno zadovoljava njihove zahteve. To je bila važna stavka prilikom odlučivanja za PaperOffice DMS, jer je kompanija tako mogla zadržati potpunu kontrolu nad dokumentima, bez narušavanja svog načina rada.

Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i dodeljivanju odobrenja putem radnih tokova i pouzdanim e-mail obaveštenjima, zaposleni mogu efikasno obavljati dodeljene zadatke, a ovlašćene osobe mogu jednostavno odobriti ili odbiti odobrenje.

"Za kompanije koje nemaju sistem za upravljanje dokumentima, PaperOffice DMS je idealno rešenje jer pruža sve što poželite. Čak i za kompanije koje već imaju sistem za upravljanje dokumentima, ali iz nekog razloga moraju da pređu na drugi, PaperOffice DMS je odlična opcija zbog svog korisničkog interfejsa i funkcionalnosti."

Dostupnost podataka i dokumenata je sada lakša i brža, što temeljno i trajno menja procese u preduzeću. Upravna znanja su sada transparentno organizovana i dostupna u pravom trenutku.

Одише да ДМС PaperOffice je боље од осталих на следећим тачкама

• Прилагодљивост корисничког интерфејса: IDC Construccion је био задивљен једноставношћу коришћења ДМС PaperOffice. Интегрално документационо систем могао се прилагодити постојећим радним тренуцима компаније IDC Construccion и омогућио им је брзо и једноставно организовање и претраживање својих докумената.
• Бољи претрага докумената: Уз помоћ ДМС PaperOffice, запослени у IDC Construccion могу брзо и лако наћи документе, што им штеди време и ресурсе.
• Контрола верзија докумената: ДМС PaperOffice омогућава IDC Construccion да контролише верзије докумената и осигура да су они увек ажурирани.

„Након увођења PaperOffice-а, чак смо модификовали наш израз „Кажите нам на којим подножјима желите да трчите, и ми ћемо их намести за вас“ у израз за управљање докумената који се гласи „Кажите ми како желите да управљате документацијом и PaperOffice ће то урадити за вас“. “

Финални резултат

Имплементација ДМС PaperOffice Omogućila je IDC Construccion da унапреди управљање својим документима. Компанија je била задивљена прилагодљивошћу корисничког интерфејса, бољом претрагом докумената и контролом верзија докумената. Увођење новог система је текло гладко, и компанија препоручује ДМС PaperOffice свима који траже решење за управљање документима. Укупно isustvo IDC Construccion sa ДМС-ом PaperOffice-ом је било изузетно задовољно и надмашује их очекивања.