Gestão de documentos para Synology NAS
O que é um NAS?
A empresa taiwanesa Synology vende vários dispositivos de armazenamento conectados à rede (NAS - Network-Attached-Storage) usando a denominação "Synology NAS". Esses dispositivos permitem que tanto empresas quanto usuários particulares protejam, organizem e utilizem seus dados de forma eficiente.
Assim, um NAS é um servidor de arquivos com um sistema operacional próprio que disponibiliza seu espaço de armazenamento pela rede.
O Synology NAS oferece a configuração ideal para todas as empresas, especialmente para PMEs, para armazenar dados corporativos de forma rápida e fácil.
No artigo a seguir, mostramos como você pode tirar o máximo proveito do seu Synology NAS para sua empresa e como a organização de documentos pode ser simples e sem Docker.
Einsatz von Synology NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse
Por que usar um NAS em vez de um armazenamento em nuvem?
Quase todos que já lidaram com o armazenamento de documentos em uma empresa já fizeram essa pergunta.
Existem diferentes provedores de armazenamento em nuvem na internet. Usar esses provedores tem vantagens, mas também desvantagens. A maior desvantagem é, sem dúvida, a transferência dos dados para terceiros, para mãos desconhecidas. Mesmo que seja prometido que os documentos armazenados estejam absolutamente seguros, nenhuma empresa no mundo pode garantir isso em 100%.
Não apenas ataques de hackers podem comprometer a segurança dos dados, dependendo da localização do provedor de nuvem, as leis locais podem permitir que autoridades e empresas acessem legalmente o conteúdo. Um exemplo ruim são os EUA. A renomada revista de informática "c't" já advertiu em abril de 2017 sobre as nuvens americanas, uma vez que os especialistas em proteção de dados as classificam como pouco seguras. Mas vazamentos de dados também podem ocorrer a qualquer momento na UE ou na Alemanha, seja por negligência do operador do respectivo serviço de nuvem ou por autorizações secretas de serviços secretos europeus.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Muitas empresas, especialmente PMEs, veem isso como um obstáculo à segurança dos dados e, portanto, defendem o uso de um servidor próprio, como o NAS da Synology.
A empresa taiwanesa Synology é líder mundial na fabricação de armazenamento conectado à rede. Em vez da nuvem insegura de terceiros, há uma rede interna com capacidade de armazenamento que pode ser ajustada às necessidades.
A solução sensata para empresas, portanto, é configurar uma intranet com um servidor compartilhado para todos os terminais conectados. O NAS é o coração do hardware, o armazenamento de dados central.
O que é uma gestão de documentos digital?
Ao longo do tempo, muitos documentos importantes se acumulam em uma casa - e ainda mais em uma empresa. A gestão eficiente desses documentos é essencial para o sucesso econômico e uma visão clara de seguros, contratos, documentos e outros.
Os documentos podem ser armazenados em papel em pastas. No entanto, eles ocupam muito espaço e são especialmente difíceis de pesquisar.
Aqui é onde a gestão de documentos digital se destaca: a archivação ocupa pouco espaço, os dados podem ser salvos em backup em outro local e uma grande vantagem: há uma pesquisa de texto completo que pesquisa nos documentos e encontra rapidamente todos os documentos desejados.
Depois que um dos benefícios mais importantes para o uso de um NAS, ou seja, controle total e racionalização de custos, for esclarecido, é hora de entender como a gestão de documentos deve ser feita no NAS Synology e como o DMS Synology funciona.
Uma gestão de documentos digital, também chamada de sistema de gerenciamento de documentos, tem como objetivo armazenar, gerenciar e controlar o fluxo de documentos e informações dentro de uma organização. Além disso, a principal tarefa de um DMS é servir como conexão entre o seu NAS Synology e seus dados.
Para a comunicação entre os computadores conectados à rede e o NAS, bancos de dados são usados.
Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet
O centro principal de um sistema de gerenciamento de dados, como o PaperOffice DMS, são bancos de dados logicamente estruturados, cuja estrutura permite o máximo de segurança e acesso rápido aos documentos.
O PaperOffice DMS segue o caminho seguro, pois todos os dados são armazenados criptografados com alta segurança no banco de dados, que está localizado no seu NAS Synology. Assim, a gestão de documentos é criada no seu NAS, o chamado Synology DMS.
Isso significa que você sempre tem acesso e controle sobre seus dados.
Assim, todos os documentos de uma empresa estão sempre disponíveis e não apenas quando o membro da equipe em questão está com seu computador ligado e permite o acesso aos dados. Claro, também são possíveis níveis hierárquicos no NAS, ou seja, a configuração de diferentes níveis de acesso protegidos por senha.
Como é complexa a instalação e configuração do banco de dados?
A instalação e configuração do banco de dados em seu NAS Synology não é complexa e não requer um especialista em TI.
Especialmente porque o uso de contêineres Docker tem sido experientemente instável e não confiável como solução de integração, o PaperOffice optou por usar diretamente e nativamente o MariaDB como solução de armazenamento de dados testada e confiável.
Em comparação com a instalação do Docker, a instalação com a ajuda dos vídeos do PaperOffice no YouTube pode ser feita em questão de minutos, mesmo para um leigo.
Quais são as vantagens de não usar contêineres Docker?
A decisão melhor do PaperOffice de não usar Docker tem vantagens significativas, o que significa que você pode usar qualquer NAS Synology e não precisa da série Plus cara.
Isso afeta positivamente o seu orçamento e é econômico.
Como os dados são transferidos para o NAS Synology?
Escanear documentos
O processo é simples: se os dados ainda não estiverem digitais, os documentos em formato de papel devem ser digitalizados ou fotografados primeiramente.
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
Com seu scanner ou outro dispositivo de digitalização, o documento não é apenas convertido em uma imagem, mas também seus conteúdos podem ser "lidos" eletronicamente. A função de digitalização integrada do PaperOffice DMS se conecta ao seu scanner e transfere o meio digital para o software de gerenciamento de documentos.
Já escrevemos em um outro artigo sobre como melhor integrar seu scanner para digitalizar os documentos.
Arquivamento de documentos digitais
Dados em formato digital, como e-mails ou arquivos digitais, podem ser facilmente arrastados e soltos na interface do PaperOffice. Se você quiser arquivar vários documentos sem esforço manual, o monitoramento de pastas integrado ao PaperOffice é adequado para isso. Ele permite um arquivamento tranquilo em segundo plano.
Dados existentes
O sistema de gerenciamento de documentos do PaperOffice também facilita aos usuários a transferência dos dados existentes, que já estão presentes em discos rígidos de laptops ou desktops, para um armazenamento de dados compartilhado, que é o NAS Synology.
Assim, todos os dados existentes podem ser importados para o sistema de gerenciamento de documentos com apenas um clique.
Valor e Benefícios
A seguir, listamos alguns dos benefícios mais destacados da gestão de documentos no seu próprio Synology NAS:
- Investimento mínimo com benefícios máximos para usuários individuais e equipes
- Manter o controle sobre seus dados
- Todos os benefícios de um serviço na nuvem, mas sem os custos e incertezas associados
- Backup fácil e função de backup para seus dados
- Economize tempo na busca por documentação e custos na sua gestão e armazenamento
- Aumente a produtividade com ferramentas de colaboração
- Não esqueça o "efeito colateral" positivo de uma maior satisfação interna e externa do cliente
Economize em custos de aquisição imensos para servidores caros ou serviços em nuvem - integre o Synology NAS à sua rede e conecte o PaperOffice ao NAS: pronto!
Devido à arquitetura do PaperOffice, a combinação com um Synology NAS é a solução perfeita para uma gestão completa de documentos no escritório digital.
O Synology é uma solução confortável e projetada para funcionar 24 horas por dia. O Synology oferece suporte ao seu PaperOffice ao fornecer todos os documentos e informações correspondentes para todos os usuários da rede e para a tecnologia OwnCloud em trânsito.
Graças à fácil instalação do banco de dados e à falta de contêineres Docker, o Synology oferece uma ampla seleção de modelos de NAS que funcionam perfeitamente com o PaperOffice. Isso permite que não apenas grandes empresas se beneficiem da digitalização.
O Synology não oferece apenas modelos NAS equipados com CPUs poderosas, mas também oferece a possibilidade de criar vários grupos RAID e implementar tecnologias de caching e tiering, permitindo que você crie uma solução de armazenamento híbrida que oferece capacidade de armazenamento massiva, desempenho inovador e despesas conscientes.
Você investe apenas uma vez na aquisição do seu NAS e sistema de gestão de documentos, tem controle total sobre seus dados e não tem custos adicionais.
Graças ao pacote Hyper Backup da Synology, você pode criar backups automatizados do seu banco de dados. Graças aos workshops do PaperOffice no YouTube, a configuração pode ser concluída em poucos minutos.
Agilidade e automação de tarefas administrativas com a criação de fluxos de trabalho que permitem a integração de documentos e processos de negócios em um ambiente controlado, com atividades claramente definidas e monitoradas
Começar é mais fácil do que você imagina.
Ainda tem dúvidas de que você pode fazer? Leia os estudos de caso dos nossos clientes sobre a integração do Synology e PaperOffice DMS em várias áreas e veja por si mesmo a simplicidade.
