O que é uma gestão de documentos digital?
Ao longo do tempo, muitos documentos importantes se acumulam em uma casa - e ainda mais em uma empresa. A gestão eficiente desses documentos é essencial para o sucesso econômico e uma visão clara de seguros, contratos, documentos e outros.
Os documentos podem ser armazenados em papel em pastas. No entanto, eles ocupam muito espaço e são especialmente difíceis de pesquisar.
Depois que um dos benefícios mais importantes para o uso de um NAS, ou seja, controle total e racionalização de custos, for esclarecido, é hora de entender como a gestão de documentos deve ser feita no NAS Synology e como o DMS Synology funciona.
Uma gestão de documentos digital, também chamada de sistema de gerenciamento de documentos, tem como objetivo armazenar, gerenciar e controlar o fluxo de documentos e informações dentro de uma organização. Além disso, a principal tarefa de um DMS é servir como conexão entre o seu NAS Synology e seus dados.
Para a comunicação entre os computadores conectados à rede e o NAS, bancos de dados são usados.
Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet
O centro principal de um sistema de gerenciamento de dados, como o PaperOffice DMS, são bancos de dados logicamente estruturados, cuja estrutura permite o máximo de segurança e acesso rápido aos documentos.
O PaperOffice DMS segue o caminho seguro, pois todos os dados são armazenados criptografados com alta segurança no banco de dados, que está localizado no seu NAS Synology. Assim, a gestão de documentos é criada no seu NAS, o chamado Synology DMS.
Isso significa que você sempre tem acesso e controle sobre seus dados.
Assim, todos os documentos de uma empresa estão sempre disponíveis e não apenas quando o membro da equipe em questão está com seu computador ligado e permite o acesso aos dados. Claro, também são possíveis níveis hierárquicos no NAS, ou seja, a configuração de diferentes níveis de acesso protegidos por senha.
Como é complexa a instalação e configuração do banco de dados?
A instalação e configuração do banco de dados em seu NAS Synology não é complexa e não requer um especialista em TI.
Especialmente porque o uso de contêineres Docker tem sido experientemente instável e não confiável como solução de integração, o PaperOffice optou por usar diretamente e nativamente o MariaDB como solução de armazenamento de dados testada e confiável.
Em comparação com a instalação do Docker, a instalação com a ajuda dos vídeos do PaperOffice no YouTube pode ser feita em questão de minutos, mesmo para um leigo.
Quais são as vantagens de não usar contêineres Docker?
A decisão melhor do PaperOffice de não usar Docker tem vantagens significativas, o que significa que você pode usar qualquer NAS Synology e não precisa da série Plus cara.
Isso afeta positivamente o seu orçamento e é econômico.
Como os dados são transferidos para o NAS Synology?
Escanear documentos
O processo é simples: se os dados ainda não estiverem digitais, os documentos em formato de papel devem ser digitalizados ou fotografados primeiramente.
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
Com seu scanner ou outro dispositivo de digitalização, o documento não é apenas convertido em uma imagem, mas também seus conteúdos podem ser "lidos" eletronicamente. A função de digitalização integrada do PaperOffice DMS se conecta ao seu scanner e transfere o meio digital para o software de gerenciamento de documentos.
Já escrevemos em um outro artigo sobre como melhor integrar seu scanner para digitalizar os documentos.
Arquivamento de documentos digitais
Dados em formato digital, como e-mails ou arquivos digitais, podem ser facilmente arrastados e soltos na interface do PaperOffice. Se você quiser arquivar vários documentos sem esforço manual, o monitoramento de pastas integrado ao PaperOffice é adequado para isso. Ele permite um arquivamento tranquilo em segundo plano.
Dados existentes
O sistema de gerenciamento de documentos do PaperOffice também facilita aos usuários a transferência dos dados existentes, que já estão presentes em discos rígidos de laptops ou desktops, para um armazenamento de dados compartilhado, que é o NAS Synology.
Assim, todos os dados existentes podem ser importados para o sistema de gerenciamento de documentos com apenas um clique.
