Automação de processos de negócios em gestão patrimonial e gestão imobiliária
PaperOffice DMS para gestão de imóveis e gestores imobiliários permite o manuseio eficiente do arquivamento eletrônico de dossiês de inquilinos e imóveis e o processamento rápido de consultas e é o pré-requisito para a eficiência e sucesso da sua empresa.
Dica profissional
Documentos importantes em papel existente, como contratos de aluguel, contas de luz, arquivos de construção, eventos, documentos comerciais, avisos são substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização e, assim, otimizam ao máximo todos os processos de trabalho.Informações sobre todos os edifícios, parceiros de negócios, inquilinos, etc. estão disponíveis imediatamente sob demanda graças ao PaperOffice DMS.
Digitalização na gestão de imóveis e gestão de imóveis
Dentro da gestão imobiliária e da gestão patrimonial, há um grande número de documentos diferentes que precisam ser gerenciados:
Contratos de aluguel, demonstrações de custos acessórias, arquivos de construção, eventos, documentos comerciais, notificações e muito mais. Portanto, gestores imobiliários e empresas imobiliárias são os que se beneficiam significativamente do uso de softwares adequados de gestão de documentos.
Documentos importantes são gerados todos os dias por gestores imobiliários. Todos devem ser atribuídos ao imóvel residencial correto, inquilino, proprietário, propriedade.
Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.
Além disso, cada documento é classificado de acordo com seu tipo e pode ser atribuído a pessoas e objetos, que você pode até mesmo acessar em qualquer movimento, independentemente do dispositivo. Você tem todas as informações e documentos sobre todos os edifícios, parceiros de negócios, inquilinos, etc. claramente em um só lugar, ou seja, seu banco de dados.
É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos.
Para resolver muitos problemas administrativos existentes na gestão de propriedades, o sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice deve ser implementado.
O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.
O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos ou cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.
Você também pode se beneficiar de tarefas administrativas digitais e ficar de olho em todos os contratos de aluguel e serviço, correspondência oficial, que é colocada em reapresentação ou atribuída aos funcionários por atribuição de tarefas.
Automatize seus processos de negócios
Nenhum outro país da UE tem mais habitantes do que a Alemanha e com 234 pessoas por quilômetro quadrado tem a terceira maior densidade populacional na Europa, depois dos Países Baixos e da Bélgica, com exceção de Mônaco. Cerca de 37 milhões de edifícios estão espalhados por uma área de 357.588 quilômetros quadrados. Pouco mais da metade das propriedades são usadas como espaço de convivência, todas as outras propriedades são usadas comercial ou publicamente. Estima-se que 8 milhões de imóveis sejam administrados por administradores de imóveis ou administradores imobiliários.
Por trás do impressionante número de 8 milhões de objetos gerenciados há uma quantidade considerável de trabalhos de manutenção, que não só resulta das atividades necessárias para manter o edifício operacional, mas também das disposições, portarias e leis que são novas quase todos os anos. O imóvel na Alemanha está parcialmente sujeito à lei estadual e, em parte, à lei federal. Mas a lista de coisas que fazem parte do dia-a-dia da gestão imobiliária é surpreendentemente extensa, tais como:
- Locadora
- Arrendamento
- Declaração de taxa de serviço
- Cobrança de Dívidas
- Gestão de Depósitos
- Gestão da renda do aluguel
- Vender / Comprar
- Renovação
- Renovação
- Reparos
- Manutenção de instalações
- Manutenção de Imóveis
- Serviço de inverno
- Aquecimento / Eletricidade / Água / Resíduos
- Direito Tributário
- Seguro
- Registro de terras
Por trás de cada termo individual nesta lista há muitas vezes um grande número de processos muito diferentes. Claro, existem empresas de gestão de imóveis que estão limitadas apenas a uma área, como a gestão exclusiva de imóveis alugados ou a compra e venda pura ou gestão de imóveis de propriedade de uma comunidade de proprietários. Mas não importa qual segmento, as tarefas são tão diversas que todo gestor de imóveis precisa de uma gestão eficaz de documentos.
Esse é o PaperOffice DMS, um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que apenas gerenciar documentos.
Mas o que significa eficaz para os administradores de propriedades?
O maior setor dos 8 milhões de imóveis sob gestão mencionados acima são os apartamentos alugados, seguidos pelo espaço de escritório. Isso significa que, dependendo do tipo, há custos fixos que devem ser pagos trimestralmente, semestral ou anualmente. A renda, por outro lado, geralmente é mensal. Dependendo do inventário gerenciado, isso significa manter centenas a milhares de contas, todas elas com prazos específicos e exigir administração adicional quando ocorrem mudanças extraordinárias. Além disso, há a contabilidade adequada de receitas e despesas.
Eventos extraordinários incluem, por exemplo, atrasos de aluguel. O ponto aqui é calcular os juros incorridos até que o pagamento seja feito, mas também observar estatutos de limitações e tomar as medidas adequadas.
- A administração também pode incluir planos que mostrem áreas de lote para escala e, se necessário, sejam disponibilizados às construtoras para reformas ou reformas.
- A comprovação do investimento adequado dos fundos de depósito também requer contabilidade e apresentação corretas em todos os momentos.
- Insira mudanças na lei de arrendamento ou aquisição de terras em tempo há muito tempo e, portanto, esteja preparado para o momento em que eles entrarem em vigor.
Estes são apenas quatro exemplos do que um bom sistema de gerenciamento de documentos pode fazer, como o PaperOffice DMS.
O PaperOffice não distingue entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, súplicas e correspondências por e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores em sua empresa digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.
Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.
Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.
O marco básico para a transformação digital na gestão imobiliária e imobiliária
Graças à IA integrada, as regras automáticas são acionadas. Essa IA classifica automaticamente os documentos em pastas como "Fatura" e "Notas de entrega", armazena palavras-chave apropriadas e aciona o fluxo de trabalho digital armazenado para o respectivo tipo de documento.
O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como a gestão de autorizações ou a concessão de autorizações de acesso. O usuário define as etapas de trabalho individuais exatamente como elas executariam, como a "gravação", "verificação", "liberação" e "reserva" de faturas.
A responsabilidade não só pode ser atribuída a pessoas individuais, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "Produção", para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.
A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relevantes para o imposto, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.
Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu cliente, consultor fiscal ou vice-versa.
A solução: know-how comprovado
Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?
PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.
Soluções de fluxo de trabalho e integridade de IA - a solução ALL-IN-ONE com PaperOffice DMS
As empresas de gestão patrimonial e gestores imobiliários têm que processar documentos em todas as transações comerciais. O constante desenvolvimento de modelos de negócios constantemente cria novos desafios. O que eles precisam é de um bom sistema de gerenciamento de documentos.
PaperOffice DMS é o software certo porque tem tudo o que as indústrias de móveis e manufatura precisam, tais como:
- Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR/li>
- Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
- Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
- Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
- Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
- Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas
Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO
A função paperOffice workflow simplifica a comunicação. A gestão de documentos orientada a processos garante que esses documentos permaneçam atualizados com pouco esforço. O PaperOffice DMS permite que você leve em conta facilmente os períodos aplicáveis de retenção e exclusão . Os fluxos de trabalho digitais são integrados aos processos de negócios, o que garante o cumprimento das etapas essenciais do processo e, portanto, a conformidade.
O PaperOffice suporta isso com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.
Dessa forma, certas cadeias de processos podem ser criadas e processos operacionais existentes podem ser definidos em documentos eletrônicos e parcialmente executados automaticamente.
Isso representa a otimização do processo sem erros, pois a tarefa não só pode ser atribuída aos funcionários com direitos específicos do usuário e períodos de conclusão, exigem liberação digital, mas também aciona automaticamente outras ações, como notificações por e-mail ou alterações de status de documentos.
Dessa forma, os metadados relevantes também podem ser armazenados após o processo de arquivamento de documentos. Além do tipo de documento, o período de arquivamento e as informações associadas do cliente podem ser especificadas.
A indústria moveleira e os comércios de produção se beneficiam da gestão de documentos digitais
O sistema de gerenciamento de documentos permite a criação separada de bancos de dados para cada área individual e pode criar links ao mesmo tempo. Documentos analógicos, como notas fiscais enviadas pelo artesão, são digitalizados com o PaperOffice DMS e salvos tanto como uma foto quanto como texto convertido usando o software OCR. Todos os dados existentes, por exemplo, em um inquilino, podem ser exibidos de forma clara e inequívoca, razão pela qual nenhum arquivo deve ser levado junto para compromissos fora de casa. O gerenciamento de banco de dados controlado por IA cria modelos a partir de dados mestres ou listas estatisticamente utilizáveis, conforme necessário.
Ao mesmo tempo, a proteção de dados necessária é mantida através do gerenciamento hierárquico de senhas e criptografia de 1024 bits.
Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.
Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.
Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.
A excelente relação preço-desempenho do PaperOffice DMS, bem como a simples implementação nos sistemas operacionais Microsoft existentes e a capacidade de aprendizado intuitiva tornam o software um auxiliar indispensável em cada casa ou gerenciamento imobiliário em um curto espaço de tempo, não importa o tamanho do inventário a ser gerenciado.
FAQs
Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Digitalização na gestão patrimonial e gestão imobiliária":
Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?
Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.
O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?
Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.
Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?
O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!
O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?
Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.
Conclusão
PaperOffice DMS suporta gestão de propriedades e gerenciamento de imóveis e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.
PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.
Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.