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Automação de processos de negócios em empresas de atendimento auditivo


PaperOffice DMS para empresas de aparelhos auditivos permite o manuseio eficiente de qualquer tipo de documento, bem como o processamento rápido de consultas e é o pré-requisito para eficiência e sucesso dentro da administração.

Dica profissional

Documentos escritos, contratos, rascunhos, pesquisas, opiniões de especialistas e muito mais são substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização e, assim, otimizam ao máximo todos os processos de trabalho.

Com a ajuda da solução de gerenciamento de documentos, você salva e arquiva todas as informações em uma plataforma central de forma à prova de auditoria.

Digitalização para empresas de atendimento auditivo

Como uma empresa no setor profissional de atendimento auditivo, você tem um monte de documentos importantes para gerenciar:

Notas fiscais, documentação, correspondência, ofertas, folhas de reparo, cartões de saúde e muito mais. Portanto, os profissionais de atendimento auditivo são os que se beneficiam significativamente do uso de softwares adequados de gestão de documentos.

É assim que os profissionais de atendimento auditivo acumulam documentos importantes diariamente. Tudo isso precisa ser combinado com o cliente, agência ou fabricante de dispositivos certos.

Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.

Além disso, cada documento é classificado de acordo com o seu tipo e pode ser atribuído a pessoas e fabricantes de dispositivos, que você pode até mesmo acessar em qualquer movimento, independentemente do dispositivo. Então você tem todas as informações e documentos sobre todos os aparelhos auditivos claramente em um só lugar, ou seja, seu banco de dados.

Elderly woman holding man with hearing aid hand to ear
Hearing aid companies benefit from digital document management

É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos. O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.

Com a ajuda da solução de gerenciamento de documentos, você salva e arquiva todas as informações em uma plataforma central de forma à prova de auditoria.

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como notas fiscais, contratos, relatórios de vendas, pesquisas, avaliações, locações ou outras cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Você também pode se beneficiar de tarefas administrativas digitais, selos digitais e notas pegajosas e ficar de olho em todos os contratos de serviço, correspondência oficial que é colocada em reapresentação ou atribuída aos funcionários por atribuição de tarefas.

A segurança da revisão é garantida o tempo todo.

Todas as informações disponíveis imediatamente

Com o PaperOffice DMS, os documentos podem ser digitalizados em muitas empresas de acústica de aparelhos auditivos e arquivados centralmente de forma que possam ser acessados de qualquer computador sem ter que ir ao arquivo ou primeiro pesquisar qual colega que está processando documentos ou pastas.

PaperOffice DMS não apenas digitaliza documentos analógicos, o software de gerenciamento de documentos salva todas as alterações no documento em ordem cronológica. O original não foi afetado. A função fluxo de trabalho pode ser usada, por exemplo, para atribuir determinadas atividades durante o trabalho do projeto e cada funcionário mantém uma visão geral do status atual.

Ao mesmo tempo, ideias ou sugestões podem ser submetidas sem ter que convocar reuniões todas as vezes. Os documentos arquivados podem ser pesquisados por palavras-chave ou data ou números de referência e modelos automatizados podem ser criados pela IA no PaperOffice DMS.

É um número impressionante. Cerca de 16 milhões de pessoas só na Alemanha sofrem de perda auditiva. Curiosamente, a perda auditiva é bastante uniformemente distribuída em quase todas as faixas etárias de 30 a mais de 70 anos, e a perda auditiva é um problema crescente. Nos últimos 20 anos, o número de pessoas com deficiência auditiva aumentou cerca de 4%. No entanto, apenas cerca de metade dos afetados usam um aparelho auditivo.

Quem usa um costuma entrar em contato com um comércio que não é bem conhecido, o profissional de atendimento auditivo, que ainda era um profissional de atendimento auditivo antes de 2017. Um ofício com três anos de treinamento e a possibilidade de mais treinamento para se tornar um mestre artesão e a conclusão de um diploma em tecnologia auditiva e audiologia. Os acústicos auditivos lidam com a produção de aparelhos auditivos e proteção auditiva na forma dos chamados otoplásticos, dispositivos feitos individualmente para medir. O perfil de trabalho de um aparelho auditivo é comparável ao de um técnico em odontologia.

Para os profissionais de atendimento auditivo, isso significa manter os dados do paciente ou cliente atualizados. Ao mesmo tempo, são dados muito sensíveis, pois muitas pessoas com deficiência auditiva veem isso como uma falha que seu ambiente pessoal não deve experimentar. É por isso que a proteção de dados é importante ao armazenar dados. Na maioria dos casos, os clientes iniciantes são mediados por profissionais de atendimento auditivo de médicos ent que diagnosticaram perda auditiva, razão pela qual a manutenção de dados também é de grande importância aqui e um arquivo bem pensado acelera o processo de trabalho.

Software de gerenciamento de documentos, como o PaperOffice DMS, é mais adequado para essas tarefas. Porque é um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que apenas gerenciar documentos.

O PaperOffice não distingue entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, alegações e correspondências por e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores na empresa são digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Doctor looking at the hearing aid user manual on the monitor
PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

O PaperOffice arquiva todos os documentos gerados em sua empresa de atendimento auditivo e todas as informações relevantes em conformidade com a lei e de forma à prova de auditoria

Em primeiro lugar, o Paperoffice DMS pode ser usado para converter um arquivo analógico, talvez o sistema tradicional de arquivos pendurados, em um arquivo digital. Esse é um passo importante que não só acelera a administração na empresa, mas também melhora a transmissão de dados do médico otorrinolaringologista e vice-versa. Por exemplo, os dados enviados por e-mail podem ser lidos diretamente e transferidos automaticamente para o arquivo eletrônico do cliente.

No PaperOffice DMS, os dados confidenciais do paciente são criptografados e protegidos por senha, pelo qual podem ser definidos quem pode ver quantos dados na empresa.

A chamada da pasta certa também é feita muito rapidamente no PaperOffice DMS, com o mecanismo de busca interno registrando vários parâmetros que estão incluídos na pesquisa. Se o número do cliente ou mesmo o nome não for mais conhecido ou existir mais de uma vez, certas palavras-chave podem limitar a pesquisa ao resultado apropriado.

Graças à IA integrada, as regras automáticas são acionadas. Esta IA classifica automaticamente os documentos em pastas como "Fatura" e "Contrato", armazena palavras-chave correspondentes e aciona o fluxo de trabalho digital armazenado para o respectivo tipo de documento.

O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como a gestão de autorizações ou a concessão de autorizações de acesso. O usuário define as etapas de trabalho individuais exatamente como elas executariam, como a "gravação", "verificação", "liberação" e "reserva" de faturas.

A responsabilidade não só pode ser atribuída a pessoas individuais, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "Produção", para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.

A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relevantes para o imposto, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.

Argumentos importantes para incluir o PaperOffice DMS no planejamento orçamentário. Por fim, o PaperOffice DMS também convence pelo fato de que a sustentabilidade e a proteção ambiental são levadas em conta. Mais cedo ou mais tarde ocorrerá a conversão completa de documentos analógicos para formato digital e, em seguida, a instituição pública, que já estará usando o PaperOffice DMS, estará bem preparada.

É claro que o PaperOffice DMS permite a migração e integração dos dados digitais existentes a partir de soluções de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema e digitalizá-los usando scanners, mas também gravações de telefones celulares, pelos quais os textos são convertidos em escrita usando OCR e podem ser alterados em programas do Office. Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu cliente, consultor fiscal ou vice-versa.

Doctor holds a hearing aid
PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Contente

O processamento digital é uma base essencial para garantir a alta qualidade de serviço dos serviços municipais no futuro

O fato de que a acústica do aparelho auditivo não está nos lábios de todos e certamente não está nos ouvidos de todos é porque há apenas 6.600 empresas desse tipo na Alemanha. Isso é pouco mais de 1% de todos os negócios de artesanato na Alemanha.

No entanto, sua clientela inclui cerca de 8 milhões de pessoas, razão pela qual o arquivo médio de um profissional de atendimento auditivo inclui mais de 1200 pessoas. Muitos dados diferentes devem ser registrados para cada cliente, porque a audição é uma questão muito complexa, e os danos não afetam apenas o ouvido ou os ouvidos. Qualquer um que já teve um canal auditivo entupido com cera de ouvido pode ter uma ideia aproximada do que significa ser difícil de ouvir. As consequências podem ser:

  • Esgotamento
  • Dor de cabeça
  • Stress
  • Depressão
  • Tontura
  • Distúrbios do sono

Para remediar isso, os dados audiométricos são registrados do paciente e, com base nisso, o aparelho auditivo individual é fabricado. A surdez está sujeita a alterações. O grau de perda auditiva geralmente aumenta com a idade, o que, por sua vez, torna necessário adaptar o aparelho auditivo às novas condições. O ouvido em si também está sujeito a alterações anatômicas ao longo de uma vida devido ao relaxamento do tecido conjuntivo.

As empresas de acústica auditiva devem processar documentos em todas as transações comerciais. O constante desenvolvimento de modelos de negócios constantemente cria novos desafios. O que eles precisam é de um bom sistema de gerenciamento de documentos.

PaperOffice DMS é o software certo porque vem com tudo o que a indústria de cuidados auditivos precisa, tais como:

  • Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR/li>
  • Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
  • Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
  • Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
  • Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
  • Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas

Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

As extensas funções de fluxo de trabalho do PaperOffice são muito interessantes para as empresas de aparelhos auditivos. Os conteúdos das reuniões do projeto são gravados e podem ser complementados pelos participantes a qualquer momento, todos na tela e em diferentes locais. O arquivamento à prova de auditoria é garantido em todos os momentos, bem como a otimização dos processos organizacionais.

O PaperOffice suporta isso com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.

Empresas de acústica auditiva se beneficiam da gestão de documentos digitais

O sistema de gerenciamento de documentos permite a criação separada de bancos de dados para cada área individual e pode criar links ao mesmo tempo. Os documentos analógicos, como as faturas enviadas, são digitalizados com o PaperOffice DMS e salvos tanto como uma foto quanto como texto convertido usando o software OCR. Todos os dados existentes podem ser exibidos de forma clara e inequívoca, e é por isso que nenhum arquivo deve ser realizado junto para compromissos fora de casa. O gerenciamento de banco de dados controlado por IA cria modelos a partir de dados mestres ou listas estatisticamente utilizáveis, conforme necessário.

Ao mesmo tempo, a proteção de dados necessária é mantida através do gerenciamento hierárquico de senhas e criptografia de 1024 bits.

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.

PaperOffice O DMS não é apenas extenso em suas funções, mas também fácil de aprender, guiado por tutoriais em vídeo, mas também por conselhos individuais e treinamento, se desejar. Tudo isso em uma relação preço-desempenho muito boa.

FAQs

Finalmente, respondemos a algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização para empresas de aparelhos auditivos":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

O PaperOffice DMS suporta empresas de aparelhos auditivos e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

Isso é o que nossos clientes dizem

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15 razões pelas quais você deve usar o gerenciamento de documentos com seu scanner

O processamento de faturas digitais
em combinação com o sistema de gestão de documentos (DMS)
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