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Automação de processos de negócios na administração pública e autoridades


PaperOffice DMS para instituições públicas e autoridades permite o manuseio eficiente de qualquer tipo de documento, bem como o processamento rápido de inquéritos e é o pré-requisito para eficiência e sucesso dentro da administração.

Dica profissional

Documentos escritos, contratos, rascunhos, pesquisas, opiniões de especialistas e muito mais são substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização e, assim, otimizam ao máximo todos os processos de trabalho.

Com a ajuda da solução de gerenciamento de documentos, você salva e arquiva todas as informações em uma plataforma central de forma à prova de auditoria.

Digitalização na administração pública e autoridades

Do escritório de impostos ao KITA, governo local, autoridades ou transporte público para o departamento de manutenção rodoviária.

Instituições oficiais e públicas estão conectando e também estabilizando estruturas em municípios, cidades, distritos e também estados federais, até a República Federal da Alemanha como uma comunidade política.

Documentos e dados são criados em muitos departamentos diferentes da autoridade. É assim que documentos importantes são gerados todos os dias:

Escritos, contratos, rascunhos, pesquisas, opiniões de especialistas e muito mais. Estes não chegam apenas por correio, muitos documentos também chegam por e-mail.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.

Além disso, cada documento é classificado de acordo com seu tipo e pode ser atribuído a pessoas e objetos, que você pode até mesmo acessar em qualquer movimento, independentemente do dispositivo. Então você tem todas as informações e documentos sobre todas as informações claramente em um só lugar, ou seja, seu banco de dados.

Com a ajuda da solução de gerenciamento de documentos, você salva e arquiva todas as informações em uma plataforma central de forma à prova de auditoria.

Para resolver muitos problemas administrativos existentes na gestão de propriedades, o sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice deve ser implementado.

Dessa forma, o trabalho diário pode ser simplificado, otimizado e melhorado com a ajuda da digitalização. O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos ou cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Você também pode se beneficiar de tarefas administrativas digitais e ficar de olho na correspondência oficial que é colocada em re-submissão ou atribuída aos funcionários por atribuição de tarefas.

Todas as informações disponíveis imediatamente

Um bom software de gestão de documentos não pode tomar decisões políticas, mas pode ser de grande ajuda em muitas áreas da administração pública em diversos processos, pois a grande maioria dos chamados arquivos administrativos não têm prioridade soberana.

Além disso, os documentos digitais não têm que substituir os originais, mas facilitam o trabalho.

Com o PaperOffice DMS, os documentos podem ser digitalizados em muitas autoridades e instituições públicas e arquivados centralmente de forma que o acesso possa ser feito a partir de qualquer computador sem ter que ir ao arquivo ou primeiro investigar qual/ Seu colega está processando o arquivo.

PaperOffice DMS não apenas digitaliza documentos analógicos, o software de gerenciamento de documentos salva todas as alterações no documento em ordem cronológica. O original não foi afetado. A função fluxo de trabalho pode ser usada, por exemplo, para atribuir determinadas atividades durante o trabalho do projeto e cada funcionário mantém uma visão geral do status atual.

Ao mesmo tempo, ideias ou sugestões podem ser submetidas sem ter que convocar reuniões todas as vezes. Os documentos arquivados podem ser pesquisados por palavras-chave ou data ou números de referência e modelos automatizados podem ser criados pela IA no PaperOffice DMS.

Os possíveis usos para o PaperOffice DMS resultam nos diversos níveis de administração oficial e pública, por exemplo, em:

  • Escolas
  • Creches
  • Bibliotecas
  • Universidades
  • Hospitais
  • Administrações municipais
  • escritórios fiscais
  • Lares

Claro, graças ao armazenamento de dados sofisticado com criptografia de 1024 bits, bem como formatação interna especial e firewall, a segurança de acordo com o GDPR é mantida. PaperOffice DMS também impressiona com sua facilidade de aprendizado, a capacidade de configurar até 800 terminais vinculados e uma relação preço-desempenho muito boa.

Esse é o PaperOffice DMS, um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que apenas gerenciar documentos.

O PaperOffice não diferencia entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, alegações e correspondências por e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores em instituições públicas e autoridades são digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Otimização dos processos de negócios graças ao PaperOffice DMS

Graças à IA integrada, as regras automáticas são acionadas. Esta IA classifica automaticamente os documentos em pastas como "Fatura" e "Contrato", armazena palavras-chave correspondentes e aciona o fluxo de trabalho digital armazenado para o respectivo tipo de documento.

O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como a gestão de autorizações ou a concessão de autorizações de acesso. O usuário define as etapas de trabalho individuais exatamente como elas executariam, como a "gravação", "verificação", "liberação" e "reserva" de faturas.

A responsabilidade não só pode ser atribuída a pessoas individuais, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "Produção", para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.

A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relacionados a impostos, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.

Argumentos importantes para incluir o PaperOffice DMS no planejamento orçamentário. Por fim, o PaperOffice DMS também convence pelo fato de que a sustentabilidade e a proteção ambiental são levadas em conta. Mais cedo ou mais tarde ocorrerá a conversão completa de documentos analógicos para formato digital e, em seguida, a instituição pública, que já estará usando o PaperOffice DMS, estará bem preparada.

Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu cliente, consultor fiscal ou vice-versa.

É claro que o PaperOffice DMS permite a migração e integração dos dados digitais existentes a partir de soluções de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema e digitalizá-los usando scanners, mas também gravações de telefones celulares, pelos quais os textos são convertidos em escrita usando OCR e podem ser alterados em programas do Office. Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Contente

O processamento digital é uma base essencial para garantir a alta qualidade de serviço dos serviços municipais no futuro

Instituições públicas e autoridades têm que processar documentos para todas as transações comerciais. O constante desenvolvimento de modelos de negócios constantemente cria novos desafios. O que eles precisam é de um bom sistema de gerenciamento de documentos.

PaperOffice DMS é o software certo porque vem com tudo o que as autoridades e instituições públicas precisam, tais como:

  • Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR/li>
  • Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
  • Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
  • Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
  • Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
  • Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas

Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

Man lectures in front of his audience
Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

As extensas funções de fluxo de trabalho do PaperOffice são muito interessantes para autoridades e administrações públicas. Os conteúdos das reuniões do projeto são gravados e podem ser complementados pelos participantes a qualquer momento, todos na tela e em diferentes locais. O arquivamento à prova de auditoria é garantido em todos os momentos, bem como a otimização dos processos organizacionais.

O PaperOffice suporta isso com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.

Instituições públicas e autoridades se beneficiam da gestão de documentos digitais

O sistema de gerenciamento de documentos permite a criação separada de bancos de dados para cada área individual e pode criar links ao mesmo tempo. Documentos analógicos, como notas fiscais enviadas pelo artesão, são digitalizados com o PaperOffice DMS e salvos tanto como uma foto quanto como texto convertido usando o software OCR. Todos os dados existentes, por exemplo, em um inquilino, podem ser exibidos de forma clara e inequívoca, razão pela qual nenhum arquivo deve ser levado junto para compromissos fora de casa. O gerenciamento de banco de dados controlado por IA cria modelos a partir de dados mestres ou listas estatisticamente utilizáveis, conforme necessário.

Ao mesmo tempo, a proteção de dados necessária é mantida através do gerenciamento hierárquico de senhas e criptografia de 1024 bits.

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.

PaperOffice O DMS não é apenas extenso em suas funções, mas também fácil de aprender, guiado por tutoriais em vídeo, mas também por conselhos individuais e treinamento, se desejar. Tudo isso em uma relação preço-desempenho muito boa.

FAQs

Finalmente, respondemos a algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização na administração pública e autoridades":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

O PaperOffice DMS apoia autoridades e administrações públicas e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

Isso é o que nossos clientes dizem

Estudo de caso

O caminho para a prefeitura digital - digitalização da administração

"A fácil integração e operação do PaperOffice DMS forneceu a solução global que este setor precisava: minimizar o consumo de papel, acelerar os processos de pesquisa, automatizar a atribuição aos funcionários e permitir o armazenamento de dados relacionados a processos."

Sr. Carlos A. Garcia Gerente de Marketing e Comunicação