Histórias de sucesso dos nossos clientes
Farmácia Health in Loc Portugal
Henrique Santos, Diretor Geral da Farmácia em Portugal
Desafio
A gestão de documentos na organização de fornecimento de medicamentos é um processo complexo e caro. A manutenção do sistema tradicional de arquivamento em papel ocupa espaço e, à medida que o volume de documentos aumenta, torna-se cada vez mais impossível ter um documento importante disponível quando necessário.
A digitalização nas organizações de saúde não é mais uma condição opcional, mas uma necessidade
Em pleno concelho português da Pontinha, no distrito de Lisboa, a farmácia "saúde in loc" está muito próxima dos seus clientes. A farmácia vê-se como o elo entre médico e paciente.
Assim, não são apenas inúmeros medicamentos, remédios e produtos de cuidados sempre em estoque na farmácia, um bom conselho também faz parte do excelente serviço. Além disso, a farmácia disponibiliza aos seus clientes a preparação individualizado dos medicamentos. Devem ser atendidos extensos requisitos legais para isso. A excelente organização e gestão da farmácia é um pré-requisito para a rentabilidade e garante a segurança jurídica.
O PaperOffice DMS é utilizado pela farmácia portuguesa "health in loc" para centralizar e organizar a informação de múltiplas fontes e minimizar o tempo e os custos de manutenção de um arquivo físico. O acesso às informações é digital.
Documentos de farmácia existentes e recebidos dos departamentos de Administração e Vendas foram gradualmente digitalizados completamente no PaperOffice DMS.
Posição inicial
A transformação digital e o termo "digitalização" estão na boca de todos desde a pandemia e agora já não são uma condição opcional para muitas empresas, mas também organizações de saúde e uma necessidade.
O tema do desenvolvimento digital também está firmemente estabelecido nos círculos das organizações de fornecimento de medicamentos. Mesmo numa farmácia existem tarefas administrativas bastante extensas, que antes eram feitas manualmente e de forma análoga.
Problemas e tarefas existentes
No passado, todo o sistema de farmácia era feito em papel. Mas com os documentos existentes e recebidos diariamente, como guias de remessa e faturas coletivas mensais de vários grandes clientes, o sistema manual atingiu os seus limites e o arquivo em papel cresceu cada vez mais.
Ao mesmo tempo, aumentou o número de faturas por e-mail, que também foram impressas para arquivo. Todavia, a quantidade complexa de trabalho não poupou a localização de toda a documentação.
Além disso, era exigido por lei manter a documentação de produção dos medicamentos individualizados com registos detalhados, pois toda a formulação requer verificação de plausibilidade, instruções de fabricação e registo de fabricação. Esse tipo de dados também deve ser arquivado de forma a estar à prova de auditoria de acordo com a lei.
Cada receita requer muita documentação documentada
As faturas e encomendas costumavam ser guardadas num local e a documentação noutro, as ligações eram quase impossíveis dada a quantidade de documentos e as informações associadas.
Toda a enxurrada de informações tornou-se mais inconsistente. A tarefa mais importante era juntar as unidades analógicas e digitais. Os documentos em papel tiveram que ser digitalizados e reunidos com outras informações, como os e-mails associados.
"O nosso sistema tradicional de arquivo em papel estava a tornar-se cada vez mais problemático. Encontrar documentos importantes quando necessários tornou-se uma tarefa impossível. Com o uso do PaperOffice DMS, encontramos tudo em segundos e podemos cumprir os regulamentos legais com muito menos esforço."
Lembra Henrique Santos, diretor administrativo da farmácia.
Por que razão a farmácia portuguesa "health in loc" escolheu PaperOffice DMS
Henrique Santos, diretor administrativo e funcionário administrativo da farmácia, procurava um sistema de gestão documental que permitisse um armazenamento de dados seguro mas também adaptável aos desafios existentes.
A adaptabilidade foi um importante critério de seleção, mas também o fator custo-benefício.
No início, a organização não queria fazer grandes investimentos. Após investigar o mercado internacional de gestão de documentos na Internet, o Sr. Santos encontrou o PaperOffice DMS.
Primeiro, foi adquirida uma licença de instalação local e o PaperOffice DMS foi exaustivamente testado. Após um curto período de tempo, a farmácia decidiu adicionar mais licenças e assim que a organização percebeu que poderia confiar no PaperOffice, um Synology NAS foi adquirido. Graças à fácil configuração e migração do banco de dados, todos os dados existentes foram inicialmente transferidos. Neste momento, toda a documentação da empresa está centralizada nesta base de dados.
"Primeiro comprámos uma licença de instalação local, depois mais e quando percebemos que poderíamos confiar no PaperOffice DMS, mudámos de local para um Synology NAS, onde atualmente temos toda a documentação da empresa centralizada.”
Além do PaperOffice DMS, Henrique Santos testou outros produtos de software de outras casas de sistema e examinou inicialmente várias ofertas de software em relação à gestão de documentos.
O Sr. Santos realça que há muito tempo se procura um sistema adequado. No entanto, nenhum dos fornecedores de software testados anteriormente era escalável ou flexível o suficiente para o trabalho que um sistema de gestão de documentos deveria fazer.
"Há vários anos que estamos a experimentar e procurar soluções. Há algum tempo usámos o Paperport em soluções locais. O resultado foi a perda de grandes quantidades de documentos. As experiências com o Paperport na cloud foram sempre malsucedidos devido à difícil configuração do sistema."
O facto de o PaperOffice ter sido finalmente usado para a gestão de documentos na farmácia foi decidido pelos seguintes motivos:
1. Armazenamento e disponibilidade de dados. Acesso central e fácil a todos os documentos relevantes e a possibilidade de várias partes colaborarem no mesmo documento.
Um armazenamento interno central que pode ser acedido por todos os funcionários. Os dados não devem ser armazenados numa nuvem de terceiros ou num computador de utilizador único.
A solução: Foi configurada uma base de dados no NAS, Network Attached Storage. Esta base de dados foi integrada no PaperOffice DMS e todos os dados da organização de saúde foram guardados. Isto satisfaz completamente os requisitos legais para backup de dados.
2.Valor para o dinheiro. O software deve ter uma boa relação preço-desempenho.
Para a farmácia portuguesa "saúde in loc", era muito importante que após um investimento inicial, o software ligeiramente e facilmente escalável pudesse ser multiplicado por licenças adicionais ou outras bases de dados e isso não envolveria custos elevados seriam.
A solução: PaperOffice DMS é oferecido em diferentes modelos de preços que permitem aos usuários tomar a forma mais vantajosa para eles.
Dessa forma, os usuários podem usar inicialmente a versão de teste sem compromisso e gratuitamente e depois, se necessário, estendê-la para sua própria empresa sem perder os dados existentes.
Dessa forma, os usuários podem usar inicialmente a versão de teste sem compromisso e gratuitamente e depois, se necessário, estendê-la para sua própria empresa sem perder os dados existentes.
O número de licenças de utilizador adquiridas pode ser aumentado a qualquer momento. Desta forma, a farmácia conseguiu evitar o comprometimento excessivo de capital.
3. Fácil de usar. O software deve exigir o mínimo de formação possível, ser autoexplicativo e claro (em termos de documentos).
PaperOffice DMS é basicamente muito estruturado e tem uma interface gráfica que orienta o utilizador passo a passo. Além disso, existem tutoriais e vídeos extra para todas as funções que podem ser acedidas diretamente para suporte. O PaperOffice também cria miniaturas de cada página para cada documento adicionado (PDF, WORD, JPG, etc.), para que possa ver à primeira vista onde é que o ficheiro está localizado.
Não há "consultores" externos e caros no local e ninguém precisa de se deslocar para um sítio para ter formação. Todos podem definir o período de tempo para aprender a navegação do menu conforme necessário e, em termos de futuro, o PaperOffice DMS está bem posicionado graças à sua estrutura modular.
"Escolhemos o PaperOffice DMS porque testámos o software pessoalmente e ficámos impressionados com a facilidade de uso Integração no ambiente Windows e uma interface de utilizador limpa para trabalhar inspira."
4. Confiança e segurança. Procurou-se um software para digitalizar documentos analógicos e reencontrá-los facilmente quando necessário.
O segmento principal do PaperOffice DMS é a digitalização de documentos analógicos. Tudo o que precisa é de um scanner com interface para o computador e PaperOffice DMS. Os documentos não são apenas digitalizados. São convertidos em texto editável pelo software OCR integrado e guardados automatica e corretamente.
Graças à função de IA integrada, cada documento pode ser ensinado, todo o conteúdo desejado pode ser extraído de maneira direcionada e armazenado com palavras-chave de maneira totalmente automatizada.
O PaperOffice DMS oferece exatamente o que o Sr. Santos estava à procura.
Lista das 3 principais funcionalidades,
o PaperOffice DMS resolveu melhor que outros
- 1. Confiança - já não há perda de documentos
- 2. Acessibilidade - Os documentos podem ser recuperados, procurados e extraídos em tempo real
- 3. Solução tecnológica - visualize todos os documentos/páginas de documentos em visualização como miniatura
Como é que o PaperOffice DMS foi integrado?
Em 2019, antes do início da pandemia, começou a utilização do PaperOffice. A farmácia decidiu arquivar documentos e e-mails diários no PaperOffice DMS.
Graças a um scanner poderoso e à conexão do scanner no PaperOffice, a conversão dos documentos analógicos pode começar. Todos os documentos foram lidos e digitalizados gradualmente através da interface do scanner PaperOffice OCR. Um índice de palavras-chave já é criado para cada documento enquanto está a ser lido, que pode ser usado para encontrá-lo rapidamente com o mecanismo de pesquisa do PaperOffice.
Todas as formulações dos medicamentos fabricados individualmente foram digitalizadas com toda a documentação, etiquetadas automaticamente e armazenadas no pool central de documentos.
As pastas existentes nos ficheiros pendentes foram transformadas em 1:1 e simplesmente convertidas em "pastas digitais".
Todos os e-mails existentes foram guardados diretamente no PaperOffice DMS, podem ser vinculados a documentos existentes ou medicamentos fabricados individualmente e não será mais preciso serem impressos em papel no futuro. Todos os e-mails recebidos são arquivados automaticamente no PaperOffice pela monitorização de pastas através da gestão de regras de configuração.
Desde o uso do PaperOffice DMS, o consumo de papel diminuiu notavelmente.
"Hoje usamos o PaperOffice juntamente com o Synology NAS, que nos oferece uma gestão de documentos económica e, claro, atualizada. Temos um suporte muito bom e atualizações frequentes do PaperOffice. O sistema é muito rápido e poupa-nos muito trabalho ao arquivar e procurar documentos da administração diária."
Lista dos 3 principais problemas,
o DMS do PaperOffice resolveu
- 1. Excelente conexão e excelente qualidade ao trabalhar com o NAS
- 2. Conexão direta ao scanner, impressora virtual e criação de documentos PDF
- 3. Poder enviar documentos diretamente por e-mail a partir do software - são aspetos que facilitam consideravelmente a organização de uma empresa e aumentam a sua produtividade
Resumo geral da experiência
O PaperOffice é um sistema de gestão de documentos com uma excelente interface de utilizador, fácil de usar e que valoriza uma empresa.
