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Automação de processos de negócios em logística e encaminhamento


PaperOffice DMS para logística e encaminhamento de fretes permite um bom fluxo de informações entre departamentos graças à digitalização e automação dos processos de negócios.

Dica profissional

Documentos escritos, contratos, rascunhos, pesquisas, notas de entrega e muito mais são substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização e, assim, otimizam ao máximo todos os processos de trabalho.

A IA integrada permite que os processos de negócios sejam em grande parte automatizados, acelerando seus processos e aumentando o sucesso e a satisfação.

Digitalização na logística e encaminhamento

As cadeias globais de suprimentos cada vez mais crescentes estão apresentando logística e encaminhamento de fretes com novos desafios. A localização e a disponibilidade independente de tempo de todos os dados e documentos importantes são de importância crucial no setor de transporte e logística, o que não só afeta o tempo, mas também financeiramente.

Faturas, contratos, pedidos, notas de entrega e muito mais - todos os documentos devem estar imediatamente disponíveis sob demanda, independentemente da localização. Portanto, as empresas dessas indústrias são as que se beneficiam significativamente do uso de softwares adequados de gestão de documentos.

Um grande número de documentos são gerados todos os dias no setor logístico. Grande parte dos documentos, como notas de entrega e documentos de envio, ainda são criados em papel - mas o processamento manual desses documentos é muito demorado, o que, por sua vez, causa custos desnecessários e às vezes funciona incorretamente.

A fim de tornar as informações contidas rapidamente acessíveis e prepará-las para processos automatizados subsequentes, esses documentos em papel devem ser digitalizados e o conteúdo lido e disponibilizado.

É particularmente importante para o setor logístico que os prazos sejam cumpridos e medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos. Para resolver muitos problemas administrativos existentes na indústria de logística e encaminhamento, o sistema de gestão de documentos PaperOffice deve ser implementado.

Transportation and logistics of container cargo ships and cargo planes
PaperOffice archives all documents generated in logistics and forwarding and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

Com a ajuda da solução de gerenciamento de documentos, você salva e arquiva todas as informações em uma plataforma central de forma à prova de auditoria.

Quão sem papel na indústria de encaminhamento e logística?

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos, faturas, pedidos, notas de entrega gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Capturar, processar, compartilhar, pesquisar e rastrear seus documentos torna-se muito fácil com o uso do PaperOffice.

Graças ao acesso controlado, listas de tarefas detalhadas, bem como aprovações usando fluxos de trabalho e notificações de e-mail confiáveis, os funcionários podem completar as tarefas atribuídas de forma eficiente e as pessoas autorizadas podem facilmente aprovar ou negar aprovação.

O sistema de gerenciamento de documentos deve cobrir as seguintes funções importantes no setor de encaminhamento e logística:

Compreensão de relacionamentos importantes graças a pastas digitais e pastas de documentos

Ao editar documentos manualmente, relacionamentos importantes como notas e anotações podem ser rapidamente perdidos. Portanto, é quase impossível entender a conexão depois. Uma vez que as relações podem ser rastreadas, processos duplicados são acionados, o que é demorado e caro.

Graças à implementação do PaperOffice em sua empresa de logística, documentos, informações sobre eles e processos são logicamente resumidos. As pastas digitais contêm propriedades descritivas, possuem uma estrutura ou contorno interno predeterminado e fornecem a capacidade de definir permissões para proteção de dados. Notas virtuais, anotações e tarefas garantem que informações importantes sobre processos não sejam mais perdidas.

Arquivamento automatizado

A digitalização manual de documentos é um processo particularmente demorado e propenso a erros. Depois que as empresas de encaminhamento de cargas entregaram uma pilha de documentos, o trabalho real começa: qual é a maneira mais fácil de registrar e atribuir documentos que estão em papel?

Graças à função de scanner integrado e reconhecimento de código QR, as empresas de encaminhamento e logística podem colocar uma pilha inteira de notas de entrega e outros documentos no scanner - o PaperOffice reconhece o arquivamento de destino com base no contato reconhecido, no modelo de documento ensinado ou armazenando informações de códigos QR é lido.

Man with tablet work logistic
Companies from all sectors benefit from digital document management

Dessa forma, lotes inteiros de documentos podem ser automatizados de uma só vez e gradualmente processados com um modo de aprendizagem integrado ou de outra forma, conforme desejado, quase sem recursos humanos.

Gerenciamento de documentos orientados a processos

A gestão de documentos orientada a processos garante que esses documentos permaneçam atualizados com pouco esforço. PaperOffice o suporta aqui com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.

Dessa forma, certas cadeias de processos podem ser criadas e processos operacionais existentes podem ser definidos em documentos eletrônicos e parcialmente executados automaticamente.

Isso representa a otimização do processo sem erros, pois a tarefa não só pode ser atribuída aos funcionários com direitos específicos do usuário e períodos de conclusão, exigem aprovação digital, mas também acionam automaticamente outras ações, como notificações por e-mail ou alterações de status de documentos.

Dessa forma, todos os processos de documentos podem ser mapeados.

Software de gerenciamento de documentos, como o PaperOffice DMS, é mais adequado para essas tarefas. Porque é um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que apenas gerenciar documentos.

O PaperOffice não distingue entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, alegações e correspondências por e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores na empresa são digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Contente

O processamento digital é uma base essencial para garantir a alta qualidade de serviço dos serviços municipais no futuro

O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como a gestão de autorizações ou a concessão de autorizações de acesso. O usuário define as etapas de trabalho individuais exatamente como elas executariam, como a "gravação", "verificação", "liberação" e "reserva" de faturas.

A responsabilidade não só pode ser atribuída a pessoas individuais, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "Produção", para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.

A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relevantes para o imposto, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.

O PaperOffice arquiva todos os documentos gerados em logística e encaminhamento e todas as informações relevantes em conformidade com a lei e de forma à prova de auditoria

PaperOffice DMS, em conexão com um NAS (Network Attached Storage), permite a construção de uma intranet muito segura para comunicação interna e transmissão de dados. Isso cria dupla segurança contra ataques de fora. Primeiro o firewall do sistema operacional e segundo a criptografia do PaperOffice DMS. Ao mesmo tempo, uma nuvem separada é configurada através do NAS, independente de provedores de terceiros.

A extensa função de fluxo de trabalho do PaperOffice DMS facilita muito a comunicação interna. O termo interno também inclui filiais ou locais estrangeiros. No caso de trabalhos relacionados ao projeto, por exemplo, o status atual é sempre exibido e, ao mesmo tempo, a história.

É claro que também está incluído um calendário relacionado à equipe e privado, no qual prazos e eventos relacionados ao tempo são inseridos.

O reconhecimento de documento equipado com uma IA organiza automaticamente todos os documentos a serem salvos na pasta correta e cria um índice de palavras-chave e um histórico de alterações. O mecanismo de busca interno do PaperOffice DMS encontra todos os documentos em frações de segundo.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Argumentos importantes para incluir o PaperOffice DMS no planejamento orçamentário. Por fim, o PaperOffice DMS também convence pelo fato de que a sustentabilidade e a proteção ambiental são levadas em conta. Mais cedo ou mais tarde ocorrerá a conversão completa de documentos analógicos para formato digital e, em seguida, a instituição pública, que já estará usando o PaperOffice DMS, estará bem preparada.

Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu cliente, consultor fiscal ou vice-versa.

É claro que o PaperOffice DMS permite a migração e integração dos dados digitais existentes a partir de soluções de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema e digitalizá-los usando scanners, mas também gravações de telefones celulares, pelos quais os textos são convertidos em escrita usando OCR e podem ser alterados em programas do Office. Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

As empresas de logística e de encaminhamento de fretes têm que processar documentos para todas as transações comerciais. O constante desenvolvimento de modelos de negócios constantemente cria novos desafios. O que eles precisam é de um bom sistema de gerenciamento de documentos.

PaperOffice DMS é o software certo porque vem com tudo o que você precisa, por exemplo:

  • Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR/li>
  • Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
  • Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
  • Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
  • Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
  • Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas

Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

Man balances delivery forwarding agency
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

O PaperOffice DMS permite a conexão de outros softwares, como um ERP, e, claro, a transferência de documentos do Microsoft Office através de interfaces apropriadas. PaperOffice DMS acelera a comunicação no comércio e produção com fornecedores e clientes.

Prazos e compromissos são monitorados e as ações são automaticamente acionadas dependendo da configuração desejada. Os processos de pedidos podem ser automatizados e até mesmo mudanças planejadas para o futuro podem ser inseridas de tal forma que entrem em vigor no momento desejado.

Graças às suas extensas funções, o PaperOffice DMS pode definitivamente ser classificado no segmento superior de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

Um ECM inclui a gestão geral de todo o conteúdo em uma organização com uma hierarquia de acesso correspondente. PaperOffice DMS é capaz de salvar qualquer conteúdo em formato digital, alterar seu conteúdo e formato e disponibilizá-lo.

PaperOffice DMS tem todas as funções de um ECM e isso em uma excelente relação preço-desempenho, bem como uma forma intuitivamente aprendeu de operação que torna desnecessário o treinamento externo ou interno caro. Em vez disso, tutoriais de vídeo gratuitos estão disponíveis para se acostumar com os diferentes menus. PaperOffice DMS pode, assim, tornar-se o linchpin organizacional em todas as empresas de comércio e produção e isso quase à velocidade da luz.

Empresas de logística e encaminhamento se beneficiam da gestão de documentos digitais

Com o PaperOffice DMS, no entanto, há muito mais possibilidades para empresas de logística, bem como para empresas com logística afiliada ou armazenagem. Por exemplo, o gerenciamento de inventário, incluindo um inventário permanente ou de data-chave. As bases para o PaperOffice DMS são contas de usuário vinculadas na rede. O armazenamento de dados dessas contas de usuário é combinado no banco de dados central. Os documentos podem ser controlados através de uma IA com diferentes algoritmos, que podem ser usados para desencadear processos automatizados.

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.

Experimente como você pode conectar o fluxo de informações entre produção e administração digitalizando e automatizando documentos e processos de negócios.

PaperOffice DMS pode se tornar a fonte para vários dados que desempenham um papel especial no frete. Por exemplo, as especificações para frete aéreo ou transporte marítimo. Em última análise, interfaces correspondentemente integradas permitem a conexão a outras soluções de software logístico, condicionalmente também ao "ATLAS", o sistema de tarifa automatizada e desembaraço aduaneiro local.

FAQs

Finalmente, respondemos a algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização na logística e encaminhamento":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

O PaperOffice DMS suporta o setor de logística e encaminhamento e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

Isso é o que nossos clientes dizem

Estudo de caso

Processamento automatizado de faturas

15 razões pelas quais você deve usar o gerenciamento de documentos com seu scanner

O processamento de faturas digitais
em combinação com o sistema de gestão de documentos (DMS)
contribui significativamente para a eficiência e sucesso da sua empresa e para um escritório sem papel. A necessidade de processamento de faturas digitais é agora um aspecto importante para todos.