Digitalização em finanças e bancos

Digitalização em finanças e bancos

Com a enxurrada de dados digitais e em papel de hoje, deve-se garantir que documentos importantes não sejam perdidos e estejam disponíveis no momento certo, pois instituições financeiras e bancos se beneficiam significativamente do uso de gerenciamento adequado de dados - eles recebem documentos importantes com altos níveis de classificação e requisitos imediatos de conclusão.

Instituições financeiras e bancos se beneficiam significativamente do uso de gestão adequada de dados que atendam a todos os requisitos.

Documentos importantes como alegações, contratos, contas e cartas externas não entram apenas por correio. Muitas cartas de clientes também chegam por e-mail. Ao fazê-lo, o panorama completo das responsabilidades, prazos, custos e tarefas deve ser mantido e as normas de segurança devem ser garantidas.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.

Porque todos os processos financeiros exigem um fluxo perfeito de informações e execução estruturada. As vantagens necessárias só podem ser alcançadas graças à digitalização.

Porque um arquivo de documentos digitais permite acesso imediato a todos os documentos necessários e participação em processos de aprovação. Não importa se você está no escritório, trabalhando em casa ou em uma viagem de negócios.

É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos.

O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos ou cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Converter documentos em soluções

No setor financeiro e nos bancos, muito papel é usado todos os dias e um grande número de documentos são produzidos. Por um lado, como os processos são bastante complexos, isso leva a grandes montanhas de papel, enormes quantidades de dados, mas também a um longo processo de busca. Além disso, os documentos devem ser salvos, indexados, classificados e, se necessário, compartilhados com os colegas.

O sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice traz organização e proteção de dados sob um único capô. O sistema inovador fornece ferramentas simplificadas de busca e recuperação que reduzem o tempo de resposta e garantem que os documentos nunca sejam perdidos, com os quais as instituições financeiras estão sempre satisfeitas.

Esse é o PaperOffice DMS, um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que apenas gerenciar documentos.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Controle de acesso e mais transparência

Graças à IA integrada, as regras automáticas são acionadas. Essa IA classifica automaticamente os documentos em pastas como "Fatura" e "Extratos bancários", armazena palavras-chave correspondentes e aciona o fluxo de trabalho digital armazenado para o respectivo tipo de documento.

Para instituições financeiras e bancos, isso significa manter um arquivo de cliente ou cliente muito extenso, que também deve ter algumas características especiais. Por exemplo, os princípios do GDPR devem ser observados e, claro, as instituições financeiras estão sujeitas a um dever incondicional de confidencialidade, que não se refere apenas a declarações orais, mas também ao armazenamento seguro de documentos protegidos contra pessoas não autorizadas. Há também a obrigação de cumprir prazos legais e contratualmente acordados.

Em alguns casos, o não cumprimento desses prazos pode ter consequências criminais, mas principalmente apenas consequências civis. Proteger os segredos comerciais de seus clientes também é de fundamental importância para as instituições financeiras.

O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como a gestão de autorizações ou a concessão de autorizações de acesso. O usuário define as etapas de trabalho individuais exatamente como elas executariam, como a "gravação", "verificação", "liberação" e "reserva" de faturas.

A responsabilidade não só pode ser atribuída a pessoas individuais, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "departamento de TI", para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.

A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relevantes para o imposto, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.

Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu cliente ou vice-versa.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Fluxos de trabalho financeiros perfeitos

Instituições financeiras, bem como prestadores de serviços e bancos têm que processar documentos para todas as transações comerciais. O constante desenvolvimento de modelos de negócios constantemente cria novos desafios. O que eles precisam é de um bom sistema de gerenciamento de documentos.

PaperOffice DMS é o software certo porque vem com tudo o que as instituições financeiras e os bancos precisam, tais como:

• Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR/li>
• Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
• Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
• Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
• Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
• Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas

Integrar fluxos de trabalho digitais em processos de negócios

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

A função paperOffice workflow simplifica a comunicação. A gestão de documentos orientada a processos garante que esses documentos permaneçam atualizados com pouco esforço. O PaperOffice DMS permite que você leve em conta facilmente os períodos aplicáveis de retenção e exclusão. Os fluxos de trabalho digitais são integrados aos processos de negócios, o que garante o cumprimento das etapas essenciais do processo e, portanto, a conformidade.

O PaperOffice suporta isso com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.

Dessa forma, certas cadeias de processos podem ser criadas e processos operacionais existentes podem ser definidos em documentos eletrônicos e parcialmente executados automaticamente.

Isso representa a otimização do processo sem erros, pois a tarefa não só pode ser atribuída aos funcionários com direitos específicos do usuário e períodos de conclusão, exigem liberação digital, mas também aciona automaticamente outras ações, como notificações por e-mail ou alterações de status de documentos. O que é uma obrigação absoluta no setor financeiro.

Dessa forma, os metadados relevantes também podem ser armazenados após o processo de arquivamento de documentos. Além do tipo de documento, o período de arquivamento e as informações associadas do cliente podem ser especificadas.

Os provedores de serviços financeiros se beneficiam da gestão de documentos digitais

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

É claro que o PaperOffice DMS permite a migração e integração dos dados digitais existentes a partir de soluções de software existentes.

Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema e digitalizá-los usando scanners, mas também gravações de telefones celulares, pelos quais os textos são convertidos em escrita usando OCR e podem ser alterados em programas do Office.

Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

PaperOffice O DMS não é apenas extenso em suas funções, mas também fácil de aprender, guiado por tutoriais em vídeo, mas também por conselhos individuais e treinamento, se desejar. Tudo isso em uma relação preço-desempenho muito boa.