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Automação de processos de negócios em comunidades e municípios


PaperOffice DMS para comunidades e municípios permite um bom fluxo de informações graças à digitalização e automação dos processos de negócios.

Dica profissional

Documentos escritos, contratos, rascunhos, notas fiscais, notas de entrega e muito mais estão sendo substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização, otimizando ao máximo todos os processos de trabalho.

A IA integrada permite que os processos de negócios sejam em grande parte automatizados, acelerando seus processos e aumentando o sucesso e a satisfação.

Digitalização em comunidades e municípios

Igrejas, paróquias e municípios dependem, em grande parte, do uso de uma gestão adequada de dados.

É assim que documentos importantes se acumulam nos municípios e associações municipais diariamente:

Escritos, notas fiscais, rascunhos, aplicações, pesquisas, opiniões de especialistas e muito mais. Estes não só chegam por correio, muitas cartas também chegam por e-mail.

Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.

É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e que medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos. O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.

Juntamente com o sistema de gestão de documentos digitais PaperOffice, os processos de trabalho dentro de igrejas, paróquias e municípios devem ser simplificados e tempo e custos economizados.

Com um DMS comum, por exemplo, e-mails digitalizados podem ser arquivados, e-mails importantes podem ser salvos e documentos podem ser arquivados. Além disso, diferentes usuários podem acessar e trabalhar esses documentos.

Group of people sit in a circle
PaperOffice DMS creates very clear advantages for communities, churches and municipalities

Se os documentos estiverem disponíveis de forma digitalizada, eles nem sempre devem ser enviados juntos em preparação para sessões presbiterianas e outras reuniões.

Como ficar sem papel?

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados, leva à redução de custos, como a eliminação de documentos em papel, e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Capturar, processar, compartilhar, pesquisar e rastrear seus documentos torna-se muito fácil com o uso do PaperOffice.

Graças ao acesso controlado, listas de tarefas detalhadas, bem como aprovações usando fluxos de trabalho e notificações de e-mail confiáveis, os funcionários podem completar as tarefas atribuídas de forma eficiente e as pessoas autorizadas podem facilmente aprovar ou negar aprovação.

Com a solução de software PaperOffice DMS, não há mais documentos perdidos. E não importa onde você esteja, você pode acessar documentos importantes em segundos.

Claro, você sempre trabalha com nossos sistemas em conformidade com a lei e completamente à prova de auditoria.

Recibos, contas e documentos similares não precisam mais ser enviados por correio entre distritos da igreja e paróquias. O correio interno também pode ser enviado digitalmente desta forma. Isso economiza papel, custos para armazenamento adicional de dados e viagens aos arquivos. Os documentos podem ser fornecidos com palavras-chave (editor, tópico, status, data, etc.) e, em seguida, serem encontrados com mais facilidade.

Gerenciamento de documentos orientados a processos

A gestão de documentos orientada a processos garante que esses documentos permaneçam atualizados com pouco esforço. PaperOffice o suporta aqui com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.

Dessa forma, certas cadeias de processos podem ser criadas e processos operacionais existentes podem ser definidos em documentos eletrônicos e parcialmente executados automaticamente.

Isso representa a otimização do processo sem erros, pois a tarefa não só pode ser atribuída aos funcionários com direitos específicos do usuário e períodos de conclusão, exigem liberação digital, mas também aciona automaticamente outras ações, como notificações de e-mail ou alterações no status do documento.

Dessa forma, todos os processos de documentos podem ser mapeados.

O PaperOffice não distingue entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, faturas, resumos e correspondência de e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores nas Empresas digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Contente

Não são apenas estruturas religiosas ou sociais quando falamos de igrejas e comunidades. Em muitas áreas eles são "a" própria vida social. Isso inclui pessoas, muitas vezes em trabalho voluntário, que cuidam de outras pessoas em circunstâncias difíceis, por exemplo. Há também várias tarefas, que são divididas em funções pastorais, por um lado, e atividades administrativas, por outro.

Há uma grande tradição da igreja na Alemanha, assim como cuidar da comunidade garante a coesão dos habitantes das aldeias, mas também nas cidades. Especialmente hoje, em tempos de crescente isolamento e anonimato, há pontos de contato para uma grande variedade de preocupações nas igrejas e comunidades. Claro, o lado muito prático de uma igreja não deve ser esquecido.

Cartório, registro populacional, escritório de passaportes, escolas, creches, transporte público, bombeiros, áreas de desenvolvimento, escritório de construção de estradas, disposição de águas residuais e fornecimento de água doce e, às vezes, também o fornecimento de energia elétrica.

Estas são as tarefas obrigatórias. Mas também há estilo livre em todas as comunidades. São, por exemplo, campos esportivos, parques infantis, museus, clubes de idosos e centros de jovens. As igrejas realizam batizados, acompanham as pessoas em sua última viagem e também são o local para o grande casamento em branco, que está desfrutando de grande popularidade novamente. Isso não é de longe tudo.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Em muitas das comunidades políticas e da igreja, softwares de gerenciamento de documentos, como o PaperOffice DMS, podem fornecer suporte valioso na conclusão de tarefas. Isso diz respeito às estruturas superordinadas, bem como aos clubes, autoridades e empresas envolvidas.

Em primeiro lugar, o PaperOffice DMS é a solução prática para trazer arquivos analógicos, seja o da associação local de bombeiros ou o arquivo da igreja com batizados, casamentos e funerais, para a era digital. O PaperOffice DMS está estruturado de tal forma que todas as diretrizes do GDPR, o Regulamento Geral de Proteção de Dados, sejam observadas.

Escritório de Papel DMS cria benefícios claros para comunidades, igrejas e municípios

Graças à sua excelente tecnologia de banco de dados e à operação fácil de aprender, o PaperOffice DMS pode ser usado onde quer que os dados, como documentos ou fotos, não estejam apenas prestes a serem salvos, mas também a serem organizados cronologicamente, por exemplo, e para serem usados com vários filtros para criar formulários ou estatísticas automaticamente.

Responsável por isso está a inteligência artificial (IA) integrada no PaperOffice DMS com o belo nome PIA. Ele cria uma grande variedade de modelos a partir do banco de dados existente e os preenche com dados mestres previamente definidos. Estes podem ser cartões de adesão, cartas de parabéns em um aniversário marcante, ou máscaras de dados para inventários de datas contínuas ou chave em utilitários municipais.

O software OCR integrado no PaperOffice DMS distingue entre um logotipo e um texto normal. Notas fiscais ou recibos podem ser encontrados rapidamente a qualquer momento, por exemplo, ao pesquisar, utilizando uma pesquisa de OCR, garantindo assim a maior transparência possível e segurança jurídica.

O arquivamento também pode ser realizado de tal forma que todos os documentos subsequentes de um remetente sejam reconhecidos e automaticamente atribuídos.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Argumentos importantes para incluir o PaperOffice DMS no planejamento orçamentário. Por fim, o PaperOffice DMS também convence pelo fato de que a sustentabilidade e a proteção ambiental são levadas em conta. Mais cedo ou mais tarde ocorrerá a conversão completa de documentos analógicos para formato digital e, em seguida, a instituição pública, que já estará usando o PaperOffice DMS, estará bem preparada.

O processamento de faturas digitais também é vantajoso para muitas comunidades e municípios. As faturas recebidas podem ser automatizadas graças ao PaperOffice DMS e são encaminhadas ao funcionário responsável. O processo de controle e liberação via versão digital também pode ser tratado de forma rápida e eficiente através do sistema.

Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu consultor fiscal ou vice-versa.

Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

O PaperOffice DMS permite a conexão de outros softwares, como um ERP, e, claro, a transferência de documentos do Microsoft Office através de interfaces apropriadas. PaperOffice DMS acelera a comunicação.

Prazos e compromissos são monitorados e as ações são automaticamente acionadas dependendo da configuração desejada. Os processos de pedidos podem ser automatizados e até mesmo mudanças planejadas para o futuro podem ser inseridas de tal forma que entrem em vigor no momento desejado.

Graças às suas extensas funções, o PaperOffice DMS pode definitivamente ser classificado no segmento superior de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

Um ECM inclui a gestão geral de todo o conteúdo em uma organização com uma hierarquia de acesso correspondente. PaperOffice DMS é capaz de salvar qualquer conteúdo em formato digital, alterar seu conteúdo e formato e disponibilizá-lo.

PaperOffice DMS tem todas as funções de um ECM e isso em uma excelente relação preço-desempenho, bem como uma forma intuitivamente aprendeu de operação que torna desnecessário o treinamento externo ou interno caro. Em vez disso, tutoriais de vídeo gratuitos estão disponíveis para se acostumar com os diferentes menus. PaperOffice DMS pode, assim, tornar-se o linchpin organizacional em todas as empresas de comércio e produção e isso quase à velocidade da luz.

Igrejas, comunidades e municípios se beneficiam da gestão de documentos digitais

Com o PaperOffice DMS, no entanto, há muito mais possibilidades para as comunidades. Por exemplo, o gerenciamento de inventário, incluindo um inventário permanente ou de data-chave. As bases para o PaperOffice DMS são contas de usuário vinculadas na rede. O armazenamento de dados dessas contas de usuário é combinado no banco de dados central. Os documentos podem ser controlados através de uma IA com diferentes algoritmos, que podem ser usados para desencadear processos automatizados.

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.

PaperOffice DMS é tão adaptável quanto há tarefas em paróquias e igrejas. Os projetos podem ser processados em conjunto a partir de diferentes locais usando a função de fluxo de trabalho. Os documentos que estão sendo processados não estão bloqueados para outros, mas são salvos na respectiva versão com um carimbo de tempo.

Em última análise, a última versão salva, incluindo todas as alterações, está sempre disponível.

FAQs

Finalmente, respondemos a algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização em comunidades, igrejas e municípios":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

O PaperOffice DMS apoia comunidades, igrejas e municípios e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

Isso é o que nossos clientes dizem

Estudo de caso

O caminho digital do patriarcado com o PaperOffice DMS

"Estamos encantados depois de um ano e meio de trabalho e ainda não exploramos totalmente esta fantástica obra-prima."

Pedro Silva
Assistente Administrativo do Patriarcado de Lisboa