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Soluções de especialistas digitais para a indústria automotiva


Automação de processos de negócios e otimização de processos são os pré-requisitos para eficiência e sucesso. A necessidade disso não é mais um luxo opcional, mas uma obrigação para se manter competitivo a longo prazo.

Dica profissional

Documentos de veículos em papel existente, como documentos de veículos, papéis de veículos, contratos de compra, contratos de locação, relatórios, arquivos de clientes e outros documentos são substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização e, assim, otimizam ao máximo todos os processos de trabalho.

O PaperOffice não só permite o gerenciamento de documentos, mas também permite acesso imediato a arquivos de veículos e clientes atualizados e precisos.

Digitalização na indústria automotiva e comércio de automóveis

No ambiente em constante mudança da indústria automotiva, um processo de produção e serviço bem-sucedido, eficaz e rápido é a chave para o sucesso. Documentos importantes se acumulam diariamente: papéis de veículos, contratos de compra, contratos de locação, relatórios, arquivos de clientes e muito mais. Estes não chegam apenas por correio, muitos documentos também chegam por e-mail.

Portanto, as empresas da indústria automotiva e do comércio de automóveis são aquelas que se beneficiam significativamente do uso de softwares adequados de gerenciamento de documentos.

Woman sitting at the wheel of her new car
Digitization in the automotive industry brings immense advantages

Todos esses documentos e informações relacionadas precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e estar imediatamente disponíveis sob demanda.

Porque os processos altamente técnicos na indústria automotiva exigem um fluxo perfeito de informações e execução estruturada. As vantagens necessárias só podem ser alcançadas graças à digitalização.

É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos.

Dessa forma, a digitalização de veículos, fornecedores, clientes e documentos de funcionários pode trazer enormes vantagens para todas as empresas da indústria automotiva.

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos, declarações ou cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.

Solução perfeita de fluxo de trabalho na indústria automotiva

Por trás de todos os números impressionantes dos principais fabricantes de veículos está um esforço administrativo muito grande e uma logística bem pensada que tem que trabalhar de mãos dadas para poder atender a todos os requisitos relacionados ao veículo. Pode ser retratado como uma cadeia em que cada link importa, seja uma fábrica de carimbo de partes do corpo ou uma empresa de salvamento de carros que vende peças usadas. Em cada ponto da cadeia, os gargalos podem ter efeitos mais ou menos severos em toda a indústria automotiva e no comércio. Para evitar que isso aconteça, é necessário software para controle de gerenciamento de nível superior.

Um software que atende a todos os requisitos. Um software que é generalista em sua grande funcionalidade, que forma os especialistas necessários quando eles são necessários.

Esse é o PaperOffice DMS, um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que gerenciar documentos.

Porque não importa qual forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados com segurança em seu banco de dados.
Woman holding the tablet in front of cars
Automation in the car trade creates a competitive advantage

Não há como contornar a automação na indústria automotiva

Graças à IA integrada, as regras automáticas são acionadas. Essa IA classifica automaticamente os documentos em pastas como "Fatura" e "Notas de entrega", armazena palavras-chave apropriadas e aciona o fluxo de trabalho digital armazenado para o respectivo tipo de documento.

O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como a gestão de autorizações ou a concessão de autorizações de acesso. O usuário define as etapas de trabalho individuais exatamente da mesma forma que são realizadas na empresa, por exemplo, a "gravação", "verificação", "liberação" e "reserva" de faturas.

A responsabilidade não pode ser atribuída apenas a pessoas individuais, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "Gestão da Construção", para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.

A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relacionados a impostos, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.

Os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu consultor fiscal com apenas um clique.

Car mechanic looks at documents on the laptop
Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Contente

Fluxos de trabalho perfeitos para a indústria automotiva

PaperOffice DMS é vantajoso para a indústria automotiva e comércio de automóveis em diversos segmentos, tais como:

  • Aquisição e administração de peças de reposição
  • Compra de veículos novos
  • Comércio de veículos usados
  • Faturamento da hora da oficina
  • Gerenciar consultas de manutenção
  • Gestão de contratos para contratos de locação de clientes
  • Gerenciamento de reclamações e reclamações

Com o PaperOffice DMS, por exemplo, os dados de fornecedores e fabricantes de peças de reposição e revendedores podem ser monitorados de perto. Cada parceiro de negócios está listado no PaperOffice com suas vantagens e fraquezas, como qualidade de entrega, confiabilidade de entrega e desenvolvimento de preços. As listas de preços vinculadas permitem uma visão geral imediata de quem está oferecendo as melhores condições.

PaperOffice DMS é o software certo porque tem tudo o que as empresas da indústria automotiva e do comércio de automóveis precisam, por exemplo:

  • Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR
  • Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
  • Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
  • Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
  • Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
  • Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas
  • Transformação digital com PaperOffice DMS está revolucionando a indústria automotiva

    Car mechanic holds a toy car in his hands
    The right document management software solves the analogue-digital problem

    A função PaperOffice workflow simplifica a comunicação entre administração e oficina.

    As ordens de reparo ou serviço são enviadas ao computador da oficina e, por outro lado, a oficina transmite o tempo de trabalho necessário para as atividades ou faz consultas sobre peças de reposição, que por sua vez são automaticamente enviadas para o gerenciamento de peças de reposição no PaperOffice, o que sinaliza que a parte sobressalente em questão está em estoque ou uma compra deve ser feita.

Digitalização com PaperOffice traz imensas vantagens

É assim que o PaperOffice pode não apenas revolucionar o mundo das peças de reposição. Como na área de cliente e fornecedor, processamento de pedidos, transferência e liberação de informações, reclamações e reclamações, a solução de fluxo de trabalho e liberação digital é uma obrigação.

É claro que o PaperOffice DMS permite a migração e integração dos dados digitais existentes a partir de soluções de software existentes.

Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema e digitalizá-los usando scanners, mas também gravações de telefones celulares, pelos quais os textos são convertidos em escrita usando OCR e podem ser alterados em programas do Office.

Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

PaperOffice O DMS não é apenas extenso em suas funções, mas também fácil de aprender, guiado por tutoriais em vídeo, mas também por conselhos individuais e treinamento, se desejar. Tudo isso em uma relação preço-desempenho muito boa.

FAQs

Finalmente, respondemos a algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização na indústria automotiva e comércio de automóveis":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

PaperOffice DMS suporta empresas automotivas e revendedores de carros e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

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