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Indústria
Gestão da casa
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Contabilidade, Administração, Gestão
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Sr. Alejandro Campos, especialista em TI e gerente de projetos na gestão imobiliária El Guijo
Dica profissional
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Como uma comunidade em gestão imobiliária, El Guijo tem uma série de documentos importantes para gerenciar: contratos de aluguel, contas de luz, arquivos de construção, registros de torneios, documentos comerciais, notificações e muito mais.
Infelizmente, a gestão de propriedades até agora não se beneficiou significativamente do uso de software adequado de gerenciamento de documentos, uma vez que nenhuma solução adequada foi encontrada até agora, embora os gestores de propriedades sejam os que se beneficiam significativamente do uso de software de gerenciamento de documentos adequados.
Para resolver muitos problemas administrativos existentes na gestão patrimonial, decidiu-se implementar um sistema de gestão de documentos.
O objetivo do El Guijo era digitalizar documentos em papel existentes, trazer otimização de processos e controle do fluxo de trabalho sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar grande parte dos processos em segundo plano e, assim, otimizar o processo de gestão da propriedade.
O gerente do imóvel tinha que recolher documentos importantes diariamente. Todos eles tinham que ser designados para o imóvel residencial certo, proprietário, inquilino, proprietário. Mas o trabalho diário na comunidade também foi caracterizado por ineficiências:
lembra o Sr. Alejandro Campos, especialista em TI da comunidade El Guijo.
Assim, a média geral dos vizinhos às vezes ultrapassa os 2500 habitantes, com picos mais frequentes nos períodos de verão e feriados. Como resultado, seis funcionários como consultores e gerente permanente no escritório, bem como a equipe terceirizada de jardinagem e administrativo não conseguiram lidar com a sobrecarga de informações.
Antes de implementar um sistema de gerenciamento de documentos, todo o sistema era baseado em papel. Documentos apresentados por proprietários, toras e comprovantes de trabalho de manutenção, reclamações foram entregues à administração e, em seguida, armazenadas em massa em pastas.
No curso da digitalização, gestores de imóveis como El Guijo se veem todos os dias com inúmeras consultas de aluguel, reclamações e outras preocupações agora também por e-mail confrontado. No entanto, essa enxurrada de e-mails dificilmente pode ser tratada manualmente.
As consequências foram tempos de processamento prolongados e ineficiências no processamento, recuperação e encaminhamento da documentação necessária. Assim, a comunidade foi em busca da gestão de documentos digitais.
Alejandro Campos, especialista em TI, autônomo da comunidade El Guijo, buscava uma solução para este e todos os problemas de gestão patrimonial. Também foi previsto a digitalização de todas as tarefas administrativas do município, antes em grande parte análogas.
Os critérios de seleção mais importantes foram confiabilidade, disponibilidade e segurança, uma vez que os documentos gerenciados envolviam conteúdo confidencial, como documentos pessoais, bem como notas fiscais, que tinham que ser protegidas contra acesso não autorizado por autorizações de acesso e níveis de liberação.
Como o PaperOffice DMS não é um aplicativo em nuvem e armazena todos os dados em um banco de dados central, que agora está em um servidor dedicado, foi finalmente decidido testar o cenário necessário com um teste.
O PaperOffice excede todos os padrões de documentos e diretrizes legais, especialmente devido ao armazenamento de documentos altamente criptografado diretamente no servidor dedicado e não em uma nuvem.
A necessidade de usar um sistema de gerenciamento de documentos que tenha controle de versão compatível e versão à prova de auditoria é mais clara do que nunca.
Em particular, para garantir a confiabilidade e simular problemas reais, o suporte do PaperOffice foi contatado várias vezes para avaliar se os prazos foram cumpridos e qual era a qualidade do suporte. Aqui o PaperOffice está à frente de todos os outros fabricantes.
Com a solução inovadora de gestão de documentos do PaperOffice, o município de El Guijo decidiu automatizar a maioria das tarefas diárias e documentação.
Por isso, decidiu-se digitalizar os documentos que já existiam em papel e arquiva-los digitalmente no PaperOffice. Depois que estes estiverem disponíveis na forma digital, outros processos administrativos dentro da rede comunitária também podem ser resolvidos digitalmente.
A otimização do processo foi iniciada. A partir de agora, os documentos serão projetados digitalmente, evitando o papel tanto quanto possível. Reuniões, atas, e-mails recebidos, notas fiscais de saída e notas criadas diretamente no PaperOffice. Tarefas e fluxos de trabalho são implementados digitalmente.
Com o sistema de gerenciamento de documentos, todas as evidências importantes podem ser facilmente submetidas - e, claro, compatíveis com o GDPR. Uma longa espera e o caminho para os correios foram eliminados.
A conversão foi muito bem desde a primeira apresentação do software pelo PaperOffice até a operação em andamento:
Enquanto isso, todos os contratos de aluguel digitalizados, correspondências, logs, planos, documentos de seguro, etc. são armazenados no PaperOffice. Isso é um grande valor agregado para nossos proprietários e inquilinos, diz Campos, da administração El Guijo. Esta é uma das razões pelas quais o Sr. Campos tem certeza:
Graças à introdução da digitalização do PaperOffice DMS, a comunidade El Guijo já foi capaz de:
Cada uma com suas especificações e especificidades, que em geral incluem o controle e verificação de operações administrativas, a eliminação de papel, a indexação de todos os tipos de documentos relacionados a ordens internas, automação e metodologia, segurança (GoBD, GDPR e proteção de dados), otimização e monitoramento de processos, facilitando o envio de arquivos aos usuários (proprietários neste caso) e, claro, economizando espaço em escritórios administrativos.
Esse acordo de colaboração foi feito devido à grande quantidade de registros e gravações realizadas pela comunidade e para garantir que um método de organização de toda a documentação seja estabelecido para todos os moradores e administradores da comunidade.
O PaperOffice criou uma solução para os problemas atuais da comunidade, eliminando o volume de dados, simplificando os obstáculos administrativos e garantindo que apenas funcionários autorizados tenham acesso ao PaperOffice para evitar modificações de documentos ou até mesmo possíveis desfalques de fundos.
Graças à integração do sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, a comunidade agora pode encontrar os documentos e suas extensas informações em apenas alguns segundos e completar outras tarefas e fluxos de trabalho.
Além disso, a administração pode reagir mais rápido e de forma mais direcionada a perguntas, cartas e feedback dos moradores: Isso facilita muito o trabalho diário.
El Guijo é uma comunidade localizada no noroeste do município de Galapagar, ao lado da estrada M-510, a apenas 40 minutos de carro do centro de Madri através do A-6.
Um lugar privilegiado na Serra de Guadarrama, localizado em um nexo populacional perto de Collado Villalba, San Lorenzo del Escorial e o próprio Galapagar, bem como perto do reservatório valmayor e da fronteira com a Comunidade Autônoma de Castilla y León.
A construção da urbanização começou na década de 1970 e foi fundada em 1977 por estatuto como comunidade do bairro. Possui uma área de quase 140.000 metros quadrados com um total de 1.104 lotes entre chalés, apartamentos, edifícios comunitários (vários campos esportivos, três piscinas, clube social e escritórios administrativos) e três parques infantis: cerca de metade do país é áreas paisagísticas com grande diversidade natural.
A média geral ultrapassa 2.500 unidades, com picos mais frequentes durante os períodos de verão e feriados. Além disso, a urbanização conta com seis zeladores, um administrativo e três funcionários de manutenção (permanentemente empregados), além de pessoal terceirizado de jardinagem e administrativo.
Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Comunidade
Gestão de Propriedades
El Guijo":
Que dicas você daria aos futuros usuários do PaperOffice?
Nunca é cedo ou tarde demais para lidar com o tema da digitalização.
O mais importante é ter uma ideia do software, mas também da própria empresa. Era importante que não nos sentimos obrigados a comprar o software ou assinar qualquer pacote de serviço e suporte.
Mesmo antes de adquirirmos o PaperOffice DMS, falamos com todos os departamentos da empresa e nunca nos sentimos mal tratados. Pelo contrário: o PaperOffice tem uma equipe agradável, cortês e competente.
Para nós, como igreja, era muito importante que o software fosse fácil de entender, mas abrangente.
Para quem você recomendaria o PaperOffice?
Recomendaremos o PaperOffice para todas as outras comunidades e empresas que gostariam de digitalizar e automatizar.
O que você gosta particularmente no PaperOffice?
Estamos muito satisfeitos com tudo.
PaperOffice é um sistema leve, mas poderoso de gerenciamento de documentos.
Funções que parecem sem sentido no início, como a leitura automática do conteúdo do documento, acabam por ser as funções mais importantes que você não quer perder mais por um período maior de tempo.
