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Automação de processos de negócios para prestadores de serviços e revendedores de sistemas multifuncionais


PaperOffice DMS para prestadores de serviços e varejistas de sistemas multifuncionais permite um fluxo suave de informações graças à digitalização e automação dos processos de negócios.

Dica profissional

Documentos escritos, contratos, rascunhos, notas fiscais, notas de entrega e muito mais estão sendo substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização, otimizando ao máximo todos os processos de trabalho.

A IA integrada permite que os processos de negócios sejam em grande parte automatizados, acelerando seus processos e aumentando o sucesso e a satisfação.

Digitalização em provedores de serviços e revendedores para copiadoras

Revendedores especializados em tecnologia de escritório, soluções de impressão e sistemas de escritório se beneficiam significativamente do uso de gerenciamento adequado de dados.

A tendência, assim como a situação econômica e a situação competitiva estão cada vez mais caminhando para a digitalização de documentos em vez de mantê-los exclusivamente em papel.

É assim que a maioria dos revendedores especializados em tecnologia de escritório e soluções de impressão geram documentos importantes diariamente:

Escritos, contratos, notas de entrega, rascunhos, faturas de fornecedores e muito mais. Estes não só chegam por correio, muitas cartas também chegam por e-mail.

Mas de forma alguma todas as faturas do fornecedor ou cada nota de entrega estão disponíveis como um arquivo desde o início. Assim, scanners confiáveis, de alta qualidade e poderosos e o uso da solução de gerenciamento de documentos apropriada são cruciais para uma digitalização bem-sucedida.

É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos. O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.

A indústria de tecnologia de escritórios e sistemas de escritórios é a que se beneficia do sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice na forma de uma solução para a área de digitalização, mas também como parceira.

Porque que meio é melhor do que um dispositivo multifuncional para transformar seus documentos em papel de analógico para digital?

Com um DMS comum, por exemplo, e-mails digitalizados podem ser arquivados, e-mails importantes podem ser salvos e documentos podem ser arquivados. Além disso, diferentes usuários podem acessar e trabalhar esses documentos.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Como ficar sem papel?

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados, leva à redução de custos, como a eliminação de documentos em papel, e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Capturar, processar, compartilhar, pesquisar e rastrear seus documentos torna-se muito fácil com o uso do PaperOffice.

Graças ao acesso controlado, listas de tarefas detalhadas, bem como aprovações usando fluxos de trabalho e notificações de e-mail confiáveis, os funcionários podem completar as tarefas atribuídas de forma eficiente e as pessoas autorizadas podem facilmente aprovar ou negar aprovação.

Com a solução de software PaperOffice DMS, não há mais documentos perdidos. E não importa onde você esteja, você pode acessar documentos importantes em segundos.

Claro, você sempre trabalha com nossos sistemas em conformidade com a lei e completamente à prova de auditoria.

Recibos, contas e documentos similares não precisam mais ser enviados por correio entre distritos da igreja e paróquias. O correio interno também pode ser enviado digitalmente desta forma. Isso economiza papel, custos para armazenamento adicional de dados e viagens aos arquivos. Os documentos podem ser fornecidos com palavras-chave (editor, tópico, status, data, etc.) e, em seguida, serem encontrados com mais facilidade.

Gerenciamento de documentos orientados a processos

A gestão de documentos orientada a processos garante que esses documentos permaneçam atualizados com pouco esforço. PaperOffice o suporta aqui com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.

Dessa forma, certas cadeias de processos podem ser criadas e processos operacionais existentes podem ser definidos em documentos eletrônicos e parcialmente executados automaticamente.

Isso representa a otimização do processo sem erros, pois a tarefa não só pode ser atribuída aos funcionários com direitos específicos do usuário e períodos de conclusão, exigem aprovação digital, mas também acionam automaticamente outras ações, como notificações por e-mail ou alterações de status de documentos.

Dessa forma, todos os processos de documentos podem ser mapeados.

O PaperOffice não distingue entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, faturas, resumos e correspondência de e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores nas Empresas digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Woman looks at the papers
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Contente

Hoje, no século 21, quase não restam máquinas copiadoras. A copiadora tornou-se um dispositivo multifuncional em empresas, administrações e residências privadas. Além da função copiadora, os dispositivos são capazes de imprimir e enviar fax, converter conteúdo digital diretamente em forma analógica através da interface para o PC e também vice-versa através da digitalização.

É precisamente nesta função que as copiadoras terão o maior potencial de uso agora, mas cada vez mais em um futuro próximo. A digitalização e conversão de informações analógicas para digitais.

De acordo com uma pesquisa com 3.500 empresas pelo DIHK a partir de 2020, seu grau de digitalização é em média em torno de 50%. Todas as empresas estão cientes das vantagens que a digitalização traz consigo. As empresas veem os maiores problemas nas seguintes áreas:

  • Complexidade dos sistemas e processos oferecidos
  • Alto custo
  • Riscos de segurança
  • Falta de tempo
  • Treinamento extensivo
  • Praticamente todas as empresas têm pelo menos o hardware básico, uma copiadora ou dispositivo multifuncional com scanner e um ou mais PCs. O que ainda é necessário é o software certo e ele pode ser encontrado no PaperOffice DMS.

    Com o PaperOffice DMS, a navegação do menu é intuitiva e fácil de aprender. Os menus de ajuda orientam você através de cada aplicativo e, ao mesmo tempo, tutoriais de vídeo estão disponíveis que explicam certos processos passo a passo. O treinamento fora do local para os funcionários não é necessário, mas o treinamento pode ser realizado diretamente na empresa, se desejar.

    Woman stamps a document
    With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

    PaperOffice DMS cria vantagens claras para revendedores e provedores de serviços de dispositivos multifuncionais

    PaperOffice DMS é o software certo porque inclui tudo o que os revendedores especializados precisam para tecnologia de escritório e soluções de impressão, tais como:

    • Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR
    • Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
    • Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
    • Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
    • Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
    • Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas

    PaperOffice DMS tem uma relação preço-desempenho muito vantajosa e isso com a possibilidade de conectar até 800 terminais (estações de trabalho de exibição).

    Todos os dados digitais são criptografados no PaperOffice DMS com 1024 bits e o formato é convertido. Isso resulta em obstáculos tão grandes para hackers e espiões que todos eles falharam com o PaperOffice DMS até agora. Ao mesmo tempo, um sistema hierárquico de gerenciamento de senhas impede que todos tenham acesso a tudo.

    Financial managers are talking in the background
    Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

    Argumentos importantes para incluir o PaperOffice DMS no planejamento orçamentário. Por fim, o PaperOffice DMS também convence pelo fato de que a sustentabilidade e a proteção ambiental são levadas em conta. Mais cedo ou mais tarde ocorrerá a conversão completa de documentos analógicos para formato digital e, em seguida, a instituição pública, que já estará usando o PaperOffice DMS, estará bem preparada.

    O processamento de faturas digitais também é uma vantagem para muitos prestadores de serviços e varejistas de sistemas de cópia. As faturas recebidas podem ser automatizadas graças ao PaperOffice DMS e são encaminhadas ao funcionário responsável. O processo de controle e liberação via versão digital também pode ser tratado de forma rápida e eficiente através do sistema.

    Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu consultor fiscal ou vice-versa.

    Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

    Hand presses a button on a scanner
    Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

    O PaperOffice DMS permite a conexão de outros softwares, como um ERP, e, claro, a transferência de documentos do Microsoft Office através de interfaces apropriadas. PaperOffice DMS acelera a comunicação.

    Prazos e compromissos são monitorados e as ações são automaticamente acionadas dependendo da configuração desejada. Os processos de pedidos podem ser automatizados e até mesmo mudanças planejadas para o futuro podem ser inseridas de tal forma que entrem em vigor no momento desejado.

    Graças às suas extensas funções, o PaperOffice DMS pode definitivamente ser classificado no segmento superior de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

    Um ECM inclui a gestão geral de todo o conteúdo em uma organização com uma hierarquia de acesso correspondente. PaperOffice DMS é capaz de salvar qualquer conteúdo em formato digital, alterar seu conteúdo e formato e disponibilizá-lo.

    PaperOffice DMS tem todas as funções de um ECM e isso em uma excelente relação preço-desempenho, bem como uma forma intuitivamente aprendeu de operação que torna desnecessário o treinamento externo ou interno caro. Em vez disso, tutoriais de vídeo gratuitos estão disponíveis para se acostumar com os diferentes menus. PaperOffice DMS pode, assim, tornar-se o linchpin organizacional em todas as empresas de comércio e produção e isso quase à velocidade da luz.

Provedores de serviços e varejistas de sistemas multifuncionais se beneficiam da gestão de documentos digitais

38% de todas as empresas pesquisadas simplesmente não têm tempo para digitalizar seus processos. Recomendamos um procedimento que comece com o processo básico, a digitalização de documentos analógicos ao mesmo tempo em que são processados. Dessa forma, o grupo de pessoas que trabalham com a copiadora todos os dias também poderia ser instruído, na medida do possível, a digitalizar o arquivo pouco a pouco.

Graças ao reconhecimento automático de documentos com características consistentes, o PaperOffice DMS sempre pode atribuir todos os documentos digitalizados ao local correto de armazenamento na memória digital. Faz sentido começar a digitalizar o arquivo com as entradas mais recentes, a fim de reduzir ainda mais o tamanho do arquivo analógico à medida que os períodos de retenção expirarem. Além disso, temos muitos guias sobre como conseguir um escritório sem papel graças ao scanner.

PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema através do seu scanner e digitalizá-los, pelos quais os textos são convertidos em fontes usando OCR, que podem ser alterados em programas do Office. Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.

Então tudo o que você precisa é de uma copiadora e DMS paperOffice para acelerar a digitalização operacional ou até mesmo começar. Um caminho que definitivamente vale a pena.

FAQs

Finalmente, respondemos a algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização em provedores de serviços e revendedores para dispositivos multifuncionais":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

PaperOffice DMS suporta provedores de serviços e revendedores para copiadoras e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

Isso é o que nossos clientes dizem

Estudo de caso

Processamento automatizado de faturas

15 razões pelas quais você deve usar o gerenciamento de documentos com seu scanner

O processamento de faturas digitais
em combinação com o sistema de gestão de documentos (DMS)
contribui significativamente para a eficiência e sucesso da sua empresa e para um escritório sem papel. A necessidade de processamento de faturas digitais é agora um aspecto importante para todos.