Empresa de Mineração
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), uma empresa líder no setor de mineração sediada em Papua Nova Guiné, está na vanguarda da extração de recursos naturais.

Com uma presença abrangente e uma forte dedicação à excelência, a KMHL estabeleceu-se como um importante agente na indústria de mineração. Com uma visão clara, inovações estratégicas e uma operação sustentável, a KMHL é pioneira na criação de valor para seus stakeholders e para a região.

Posição inicial e desafios

Como muitas empresas na indústria de mineração, a KMHL enfrentou desafios na gestão e organização de documentos e papéis importantes nas operações diárias.

A alta complexidade e o volume da documentação, desde os processos de aprovação até os relatórios operacionais e requisitos ambientais, tornaram a gestão eficiente de documentos indispensável.

Diante desse contexto, a KMHL procurou um sistema de gestão de documentos que não apenas centralizasse os documentos, mas também facilitasse a colaboração entre diferentes departamentos e locais, garantindo ao mesmo tempo segurança e privacidade de dados e apoiando o cumprimento das regulamentações legais.

Por que a KMHL escolheu o PaperOffice DMS

Após uma análise minuciosa de vários sistemas de gerenciamento de documentos, a KMHL optou pelo PaperOffice DMS. O sistema foi escolhido porque permitiu que a empresa fizesse mínimas alterações em seus processos de trabalho existentes, atendendo às suas necessidades.

„Optamos pelo PaperOffice DMS porque o investimento está alinhado com os objetivos da nossa empresa, a saber, aumentar a eficiência, melhorar a segurança dos documentos e aproveitar a transformação digital. Além disso, os custos, em comparação com outros fornecedores, são extremamente atraentes,"

lembra Loi Joseph, Gerente de TI da Kumul Minerals Holdings Limited.

A análise financeira realizada pela equipe de TI mostrou que o PaperOffice DMS é rentável e atende às necessidades da KMHL.

Foram analisados três sistemas potenciais de gerenciamento de documentos, para os quais foram obtidas ofertas das respectivas empresas: PaperOffice, Docuware e M-Files.

Implementação

Para o início da implementação, 80 estações de trabalho foram inicialmente equipadas com o sistema de gerenciamento de documentos, sendo escolhido o Synology NAS como banco de dados.

Este grupo inicial formou o ponto de partida para o lançamento do sistema, enquanto outras estações de trabalho foram integradas gradualmente.

Dois meses após a contratação, a migração dos dados existentes foi concluída e, um mês depois, a operação de produção foi iniciada com sucesso, com a solução de arquivamento da Kumul sendo aceita.

A implementação ocorreu sem problemas e os colaboradores foram treinados com sucesso.

Através de treinamentos personalizados, workshops interativos e exemplos práticos de aplicação, todos os colaboradores puderam conhecer e utilizar todas as funções do sistema de forma ideal. Além disso, foram fornecidos materiais de treinamento para servir como referência após a conclusão dos treinamentos.

Isso possibilitou uma transição tranquila para a utilização do novo sistema e garantiu uma rápida integração nos processos de trabalho diários.

Resultado final

A implementação do PaperOffice DMS permitiu à KMHL melhorar a gestão de documentos.

A empresa ficou impressionada com a adaptabilidade da interface do usuário, a busca aprimorada por documentos e o controle de versões de documentos.

A introdução do novo sistema foi tranquila, e a KMHL recomendou o PaperOffice DMS a todos que procuravam uma solução de gestão de documentos.

No geral, a experiência da KMHL com o PaperOffice DMS foi extremamente satisfatória e superou suas expectativas.