Patriarcado de Lisboa
Experiências do PaperOffice / Relatório de referência / prática
Indústria
Patriarcado / Igreja
Região
Lisboa
Departamento
Escritório de Gestão
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Lisboa
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Escritório de Gestão
O caminho digital do patriarcado com o PaperOffice DMS
Pedro Silva, Assistente Administrativo do Patriarcado de Lisboa
Desafio
O Patriarcado de Lisboa (em latim: Patriarchatus Olisiponensis) é uma arquidiocese romana da Igreja Católica com sede em Lisboa, capital de Portugal. A catedral de seu arcebispo é a Catedral Patriarcal de Santa Maria Maggiore, em Lisboa.
A diocese de Lisboa foi elevada a arcebispada em 10 de novembro de 1394. 1716 recebeu pelo Papa Clemens XI. o título de patriarcado.
PaperOffice O DMS é usado pelo Patriarcado de Lisboa para centralizar e organizar informações de múltiplas fontes e minimizar o tempo e o custo da manutenção de um arquivo físico. O acesso às informações é digital.
Assim, documentos patriarcados de áreas de documentos pessoais, imobiliários e contábeis de 285 paróquias pertencentes ao Patriarcado de Lisboa e outras 450 instituições que dependem do bispo, gradualmente foram completamente digitalizados no PaperOffice DMS.
Posição inicial
A transformação digital e o termo "digitalização" estão nos lábios de todos desde a pandemia no mais tardar e agora não é mais uma condição opcional para muitas empresas, mas uma necessidade.
O tema do desenvolvimento digital também está firmemente estabelecido nas comunidades e igrejas. Porque mesmo em uma igreja como o Patriarcado de Lisboa, extensas tarefas administrativas estão pendentes, que antes eram feitas manualmente e de forma análoga.
Problemas e tarefas existentes
No passado, todo o sistema de patriarcado era baseado no papel. Mas com os documentos de entrada existentes e diários, o sistema manual atingiu seus limites.
Toda a enxurrada de informações tornou-se mais inconsistente. A tarefa mais importante era unir as unidades analógicas e digitais. Os documentos em papel tiveram que ser digitalizados e reunidos com outras informações, como os e-mails associados.
A digitalização é onipresente - também na igreja
"Queríamos centralizar e organizar informações de várias fontes para minimizar o tempo e o custo de manutenção de um arquivo físico, mas com acesso digital."
lembra o Sr. Pedro Silva, funcionário administrativo do Patriarcado de Lisboa.
Por que o Patriarcado de Lisboa escolheu o PaperOffice DMS
Devido aos desafios existentes, o Sr. Pedro Silva, funcionário administrativo do Patriarcado, buscava um sistema de gestão de documentos (DMS) que possibilitaria o armazenamento de dados seguro e adaptável. Uma simples integração de todas as estações de trabalho no escritório de administração, incluindo aquelas que trabalham remotamente, deve ser resolvida com software descomplicado.
"Estávamos procurando uma solução à prova de futuro que pudesse inicialmente implementar todos os nossos requisitos, mas ao mesmo tempo oferecemos escalabilidade fácil e boa relação custo-benefício e poderiam ser atualizados para outros departamentos no futuro."
Além do PaperOffice DMS, o Sr. Pedro Silva testou outros produtos de software de outras casas do sistema e inicialmente examinou várias ofertas de software em relação à gestão de documentos.
Silva enfatiza que um sistema adequado é procurado há muito tempo. No entanto, nenhum dos fornecedores de software previamente testados eram escaláveis ou flexíveis o suficiente para o trabalho que um sistema de gerenciamento de documentos deveria fazer.
"A maioria das soluções não oferece a maneira fácil de criar um banco de dados como o PaperOffice DMS faz porque eles só usam uma nuvem oferecendo uma solução de servidor."
A decisão final de usar o PaperOffice para a gestão de documentos no Patriarcado de Lisboa foi decidida pelas seguintes razões:
1. Armazenamento e disponibilidade de dados. Acesso central e fácil a todos os documentos relevantes e a possibilidade de várias partes colaborarem no mesmo documento.
Um armazenamento interno central que pode ser acessado por todos os funcionários. Os dados não devem ser armazenados em uma nuvem de terceiros ou em um computador de um único usuário.
A solução: Um banco de dados foi criado no NAS, Armazenamento Conectado à rede. Esse banco de dados foi integrado ao PaperOffice DMS e todos os dados do patriarcado foram salvos.
Isso satisfaz completamente os requisitos legais para backup de dados.
Como uma equipe de 3 no escritório de administração, graças à integração do PaperOffice DMS, dois funcionários da administração trabalham remotamente e têm acesso confiável à documentação de forma simples e clara.Pedro Silva ficou muito satisfeito com a solução sem uma nuvem externa e, portanto, sem provedores terceirizados, que podem estar sujeitos à intervenção do governo e aumentar o risco de ataques de hackers.
Como uma equipe de 3 no escritório de administração, graças à integração do PaperOffice DMS, dois funcionários da administração trabalham remotamente e têm acesso confiável à documentação de forma simples e clara.Pedro Silva ficou muito satisfeito com a solução sem uma nuvem externa e, portanto, sem provedores terceirizados, que podem estar sujeitos à intervenção do governo e aumentar o risco de ataques de hackers.
2.Valor para o dinheiro. O software deve ter uma boa relação preço-desempenho.
Era muito importante para o Patriarcado de Lisboa que, após um investimento inicial, o software pudesse ser facilmente e facilmente dimensionado para outros departamentos e que isso não envolveria custos elevados.
A solução: PaperOffice DMS é oferecido em diferentes modelos de preço que permitem que os usuários tomem a forma mais vantajosa para eles.
Dessa forma, os usuários podem inicialmente usar a versão de teste sem obrigação e gratuita e, em seguida, se necessário, estendê-la à sua própria empresa/município sem perder os dados existentes.
Dessa forma, os usuários podem inicialmente usar a versão de teste sem obrigação e gratuita e, em seguida, se necessário, estendê-la à sua própria empresa/município sem perder os dados existentes.
O número de licenças de usuário compradas pode ser aumentado a qualquer momento. Dessa forma, o patriarcado pode evitar o comprometimento excessivo do capital.
3. Fácil de manusear. O software deve ser autoexplicativo e exigir o mínimo de treinamento possível, mas ao mesmo tempo estar preparado para o futuro.
A solução: PaperOffice DMS é basicamente muito estruturado e tem uma interface gráfica que orienta o usuário passo a passo. Além disso, há tutoriais extras e vídeos para todas as funções que podem ser chamados diretamente para suporte.
Dessa forma, consultores externos podem ser evitados. É claro que o PaperOffice DMS também oferece treinamento individual para os módulos, se desejar. No entanto, com base nas experiências do Patriarcado de Lisboa, o PaperOffice é em grande parte autoexplicativo.
Sem "consultores" externos e caros no local e ninguém precisa viajar para lugar nenhum para treinamento. Todos podem definir o prazo para aprender a navegação do menu como necessário e em termos de futuro, o PaperOffice DMS está bem posicionado graças à sua estrutura modular.
"Escolhemos o PaperOffice DMS porque testamos pessoalmente o software e ficamos impressionados com a facilidade de uso da Integração no ambiente Windows e uma interface de usuário limpa para trabalhar com inspirações."
4. Capacidade de recuperação e economia de tempo. Uma maneira mais simples foi buscada para digitalizar documentos analógicos e encontrá-los facilmente novamente quando necessário.
A solução: O segmento central do PaperOffice DMS é a digitalização de documentos analógicos. Tudo o que você precisa é de um scanner com uma interface para o computador e PaperOffice DMS. Os documentos não são apenas digitalizados. Eles são convertidos em texto editável por software OCR integrado e salvos automaticamente corretamente.
Graças à função de IA integrada, cada documento pode ser ensinado, todo o conteúdo desejado pode ser extraído de forma direcionada e armazenado com palavras-chave de forma totalmente automatizada.
PaperOffice DMS oferece exatamente o que o patriarcado estava procurando.
Top 3 lista de recursos,
que o PaperOffice DMS faz melhor do que outros
- 1. Reconhecimento de texto (OCR) e busca de documentos
- 2. Integração e conexão com banco de dados no NAS
- 3. Interface fácil de usar e autoexplicativa
Como o PaperOffice DMS foi integrado?
Em tempos de pandemia, o patriarcado decidiu arquivar documentos e e-mails cotidianos no PaperOffice DMS.
Graças a um scanner poderoso e à conexão do scanner no PaperOffice, a conversão dos papéis analógicos pode começar. Todos os documentos foram lidos e digitalizados gradualmente através da interface do scanner PaperOffice OCR. Um índice de palavras-chave é criado para cada documento enquanto ele está sendo lido, que pode ser usado para encontrá-lo em um flash usando o mecanismo de pesquisa PaperOffice.
Documentos analógicos são digitalizados com PaperOffice DMS e salvos como foto e como texto convertido usando o software OCR.
As pastas existentes nos arquivos suspensos foram tomadas acima de 1:1 e simplesmente convertidas em "pastas digitais".
Todos os e-mails existentes foram salvos diretamente no PaperOffice DMS, podem estar vinculados a documentos existentes e não terão que ser impressos em papel no futuro. E todos os e-mails recebidos são automaticamente arquivados no PaperOffice por monitoramento de pastas através do gerenciamento de regras configurados
Desde o uso do PaperOffice DMS, o consumo de papel diminuiu visivelmente.
Quais são os próximos passos?
O próximo passo que o Patriarcado de Lisboa planeja é digitalizar o arquivo físico existente antes do ano de 2021 e expandir o uso do PaperOffice DMS para outras áreas/departamentos do Patriarcado.
Além disso, o Patriarcado gostaria de automatizar em grande parte o arquivamento de documentos graças ao uso do AI PIA.
"Estamos animados depois de trabalhar com o PaperOffice DMS por um ano e meio, embora só tenhamos sido confinados a um departamento e não tenhamos explorado totalmente esta fantástica obra-prima."
Top 3 lista dos principais problemas,
o PaperOffice DMS resolvido
- 1. Compartilhar, processar e organizar melhor os documentos
- 2. Redução nos custos de impressão e tamanho do arquivo físico desde que quase todas as cópias foram impressas anteriormente
- 3. Melhor gerenciamento de tempo e gerenciamento de tarefas devido a notificações internas do PaperOffice através do briefing
Resumo geral da experiência
PaperOffice A DMS atendeu a todos os critérios necessários e hoje mapeia o fluxo completo de documentos digitais no patriarcado.
Por enquanto, todos os documentos foram gravados com scanners de alto desempenho e armazenados digitalmente no arquivo eletrônico do PaperOffice. Ao mesmo tempo, os e-mails recebidos e existentes são transferidos diretamente para o PaperOffice DMS e vinculados a documentos arquivados.
A equipe de administração patriarcada pode então acessar os documentos e e-mails através da interface de usuário do PaperOffice e inserindo vários termos de pesquisa - uma pesquisa de texto completo também está disponível.
Graças ao uso consistente do DMS, o patriarcado foi capaz de reduzir significativamente o tempo de processamento necessário para faturas e outros tipos de documentos.
FAQs
Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Patriarcado de Lisboa":
Que dicas você daria aos futuros usuários do PaperOffice?
Experimente isso. Você vai se surpreender!
Para quem você recomendaria o PaperOffice?
Em nossa indústria, essencialmente centros sociais. As paróquias também podem se beneficiar digitalizando seus livros de sacramento para fácil acesso e autenticação de documentos e outros documentos e e-mails!
Recomendamos o PaperOffice para quem quiser todos os seus documentos organizados em um lugar limpo, seguro e pesquisável!
O que você gosta particularmente no PaperOffice?
Simplicidade!
Conclusão
PaperOffice é um sistema leve, mas muito poderoso de gerenciamento de documentos.
Funções que parecem sem sentido no início acabam por ser as funções mais importantes que você não quer mais perder.