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Automação de processos de negócios na indústria de bufê e hoteleira


PaperOffice DMS para gastronomia permite um bom fluxo de informações entre departamentos graças à digitalização e automação dos processos de negócios.

Dica profissional

Documentos escritos, contratos, rascunhos, recibos, notas de entrega e muito mais estão sendo substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização, otimizando ao máximo todos os processos de trabalho.

A IA integrada permite que os processos de negócios sejam em grande parte automatizados, acelerando seus processos e aumentando o sucesso e a satisfação.

Digitalização na indústria de bufê e hoteleira

Como uma indústria de bufê e hoteleira, você tem um monte de documentos importantes para gerenciar:

Recibos de entretenimento, faturas, notas de entrega, contratos e muito mais. Portanto, os negócios de bufê e hoteleiro são os que se beneficiam significativamente do uso de software de gerenciamento de documentos adequado.

Sem um sistema adequado de gerenciamento de documentos, há muito esforço manual.

Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados, leva à redução de custos, como a eliminação de documentos em papel, e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

A melhor solução é usar softwares de gerenciamento de documentos bem pensados, como o PaperOffice DMS.

Você também pode se beneficiar de tarefas administrativas digitais e ficar de olho em todos os contratos de aluguel e serviço, correspondência oficial, que é colocada em reapresentação ou atribuída aos funcionários por atribuição de tarefas.

Receptionist on the phone and looks at the monitor
PaperOffice DMS creates clear advantages in the catering industry

O arquivamento digital e à prova de auditoria de documentos e recibos acaba por levar à segurança jurídica de acordo com as disposições do GoBD.

Quão sem papel na indústria de bufê e hoteleiro?

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados, leva à redução de custos, como a eliminação de documentos em papel, e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Capturar, processar, compartilhar, pesquisar e rastrear seus documentos torna-se muito fácil com o uso do PaperOffice.

Graças ao acesso controlado, listas de tarefas detalhadas, bem como aprovações usando fluxos de trabalho e notificações de e-mail confiáveis, os funcionários podem completar as tarefas atribuídas de forma eficiente e as pessoas autorizadas podem facilmente aprovar ou negar aprovação.

Com a solução de software PaperOffice DMS, não há mais documentos perdidos. E não importa onde você esteja, você pode acessar documentos importantes em segundos.

Claro, você sempre trabalha com nossos sistemas em conformidade com a lei e completamente à prova de auditoria.

Gerenciamento de documentos orientados a processos

A gestão de documentos orientada a processos garante que esses documentos permaneçam atualizados com pouco esforço. PaperOffice o suporta aqui com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.

Dessa forma, certas cadeias de processos podem ser criadas e processos operacionais existentes podem ser definidos em documentos eletrônicos e parcialmente executados automaticamente.

Isso representa a otimização do processo sem erros, pois a tarefa não só pode ser atribuída aos funcionários com direitos específicos do usuário e períodos de conclusão, exigem aprovação digital, mas também acionam automaticamente outras ações, como notificações por e-mail ou alterações de status de documentos.

Dessa forma, todos os processos de documentos podem ser mapeados.

Além de uma série de outras vantagens, o PaperOffice DMS é a ferramenta ideal para controlar vários documentos.

Cada documento, desde a fatura de um pacote de bebidas do supermercado até as diversas reservas, execuções de serviços e cancelamentos - tudo pode ser salvo na ordem cronológica correta e convocado conforme necessário.

Software de gerenciamento de documentos, como o PaperOffice DMS, é mais adequado para essas tarefas. Porque é um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que apenas gerenciar documentos.

O PaperOffice não distingue entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, alegações e correspondências por e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores na empresa são digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Cook writes something down
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Contente

Celebrando festas, comendo bem sem ter que cozinhar, experimentando algo extraordinário, encontrando-se com amigos, isso está no sangue das pessoas.

Não é à toa que a associação de restaurantes DEHOGA registrou um total de quase 158.000 empresas na indústria de restaurantes para 2020, sem incluir acomodações noturnas, como hotéis ou pousadas. Na Alemanha, por exemplo, há uma empresa do setor Gastro & Event para cada 518 habitantes.

Nenhum outro comércio na Alemanha pode ostentar uma densidade tão alta.

Mesmo que a indústria de bufê seja muito popular como um negócio, não é de forma fácil, especialmente porque o arcabouço legal está associado a cada vez mais regulamentações, como a obrigação de fornecer um recibo ou a obrigação de usar um caixa registrador. Como regra geral, as empresas familiares "crescidas" têm um pouco mais fácil, e a Alemanha tem uma longa tradição a esse respeito.

Em termos de conteúdo, muita coisa aconteceu em termos de gastronomia e eventos no mundo globalizado de hoje, desde o século XXI até o século XXI. Assim como há uma variedade de diferentes ofertas gastronômicas, eventos de todos os tipos são realizados. Assim, o esforço organizacional é enorme e requer uma administração adequada para manter uma visão geral.

Há uma grande variedade de softwares de gastronomia que é usado principalmente para reservar pedidos, criar recibos e calcular impostos corretamente. Mas e quanto a todo o resto? Não é incomum que organizadores de eventos ou restaurateurs encontrem gerenciamento de gavetas com uma aparência bastante caótica.

Uma das razões para isso é que o papel ainda desempenha um papel importante na gastronomia e na gestão de eventos. Notas de entrega, faturas, contratos, ofertas e outras coisas literalmente fluulam para dentro de casa, simplesmente porque na indústria de bufê o contato pessoal com o restaurateur é mais importante para fornecedores e representantes do que em qualquer outro setor. Notas de entrega e afins podem ser trazidas com você imediatamente. Mas qual é a maneira mais fácil de criar ordem e manter uma visão geral? PaperOffice DMS é a resposta para esta pergunta.

PaperOffice DMS cria vantagens claras no setor de bufê

Graças ao PaperOffice DMS, a integração perfeita do software DMS na infraestrutura de TI existente do setor hoteleiro e de bufê pode ser realizada sem problemas, o que também significa a otimização dos processos de negócios.

O software de gerenciamento de documentos converte a papelada analógica em dados digitais, mesmo com uma câmera de celular. Porque a gestão de recibos de hospitalidade e notas de entrega não deve ser subestimada neste setor.

Graças ao uso do PaperOffice DMS e da conexão do scanner disponível na fábrica, os funcionários podem digitalizar documentos analógicos recebidos sem muito esforço. Isso garante que todos os documentos importantes possam ser encontrados a qualquer momento.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Além disso, documentos em papel podem ser gravados com um smartphone ou tablet e estes podem ser enviados diretamente para o laptop com o sistema operacional Windows, por exemplo, graças à função de e-mail integrada "Dropmail". Aqui, por sua vez, o PaperOffice DMS permite a importação das imagens e as converte em formatos de texto, é claro que o formato de foto é mantido.

O software OCR integrado no PaperOffice DMS distingue entre um logotipo e um texto normal. Notas de entrega de empresas parceiras ou recibos de hospitalidade podem ser encontradas rapidamente a qualquer momento, por exemplo, durante a pesquisa, utilizando uma pesquisa de OCR, garantindo assim a maior transparência possível e segurança jurídica.

O arquivamento também pode ser realizado de tal forma que todos os documentos subsequentes de um remetente sejam reconhecidos e automaticamente atribuídos.

Além disso, o PaperOffice DMS oferece aos restaurateurs e gerentes de eventos outras ferramentas práticas, como uma função de fluxo de trabalho, ideal para controle em eventos, a criação automatizada de modelos, como menus e avaliações estatísticas, como frequência do cliente ou consumo de bebidas.< /p>

Hotel Lobby Restaurant
Companies from the catering and hotel industry benefit from digital document management

Argumentos importantes para incluir o PaperOffice DMS no planejamento orçamentário. Por fim, o PaperOffice DMS também convence pelo fato de que a sustentabilidade e a proteção ambiental são levadas em conta. Mais cedo ou mais tarde ocorrerá a conversão completa de documentos analógicos para formato digital e, em seguida, a instituição pública, que já estará usando o PaperOffice DMS, estará bem preparada.

O processamento de faturas digitais também é vantajoso para muitas empresas do setor de bufê e hoteleiro. As faturas recebidas podem ser automatizadas graças ao PaperOffice DMS e são encaminhadas ao funcionário responsável. O processo de controle e liberação via versão digital também pode ser tratado de forma rápida e eficiente através do sistema.

Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu cliente, consultor fiscal ou vice-versa.

Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

Negotiations for a contract
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

O PaperOffice DMS permite a conexão de outros softwares, como um ERP, e, claro, a transferência de documentos do Microsoft Office através de interfaces apropriadas. PaperOffice DMS acelera a comunicação no comércio e produção com fornecedores e clientes.

Prazos e compromissos são monitorados e as ações são automaticamente acionadas dependendo da configuração desejada. Os processos de pedidos podem ser automatizados e até mesmo mudanças planejadas para o futuro podem ser inseridas de tal forma que entrem em vigor no momento desejado.

Graças às suas extensas funções, o PaperOffice DMS pode definitivamente ser classificado no segmento superior de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

Um ECM inclui a gestão geral de todo o conteúdo em uma organização com uma hierarquia de acesso correspondente. PaperOffice DMS é capaz de salvar qualquer conteúdo em formato digital, alterar seu conteúdo e formato e disponibilizá-lo.

PaperOffice DMS tem todas as funções de um ECM e isso em uma excelente relação preço-desempenho, bem como uma forma intuitivamente aprendeu de operação que torna desnecessário o treinamento externo ou interno caro. Em vez disso, tutoriais de vídeo gratuitos estão disponíveis para se acostumar com os diferentes menus. PaperOffice DMS pode, assim, tornar-se o linchpin organizacional em todas as empresas de comércio e produção e isso quase à velocidade da luz.

Empresas da indústria de bufê e hoteleira se beneficiam da gestão de documentos digitais

Com o PaperOffice DMS, no entanto, há muito mais possibilidades para os restaurateurs. Por exemplo, o gerenciamento de inventário, incluindo um inventário permanente ou de data-chave. As bases para o PaperOffice DMS são contas de usuário vinculadas na rede. O armazenamento de dados dessas contas de usuário é combinado no banco de dados central. Os documentos podem ser controlados através de uma IA com diferentes algoritmos, que podem ser usados para desencadear processos automatizados.

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.

PaperOffice DMS tem navegação inteligente de menu que é logicamente estruturada e permite operação intuitiva em muitas áreas. Tutoriais em vídeo disponíveis gratuitamente na Internet oferecem suporte adicional e, claro, cursos de treinamento também podem ser realizados diretamente na sede da empresa do cliente, se desejar.

Além de documentar os diferentes tipos de fases, o PaperOffice DMS é igualmente adequado para apoiar tarefas logísticas para aquisição de materiais. Graças às possibilidades de criação de bancos de dados no PaperOffice DMS, a compra de materiais e o consumo de materiais podem ser monitorados e atribuídos níveis de aviso. A IA interna pode ser usada para criar modelos que reagem automaticamente se houver gargalos ou escassez, por exemplo, se as ordens repetidas forem colocadas, embora a quantidade existente deva realmente ser suficiente. A função de fluxo de trabalho pode ser utilizada para esse fim, com a qual os colaboradores responsáveis da empresa podem comparar a execução de suas tarefas.

PaperOffice DMS na indústria de bufê e hotelaria, para que o contato com o hóspede não seja negligenciado por causa de toda a papelada.

FAQs

Finalmente, respondemos a algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização na indústria gastronômica e hoteleira":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

PaperOffice DMS suporta a indústria de bufê e hotelaria e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

Isso é o que nossos clientes dizem

Estudo de caso

Processamento automatizado de faturas

15 razões pelas quais você deve usar o gerenciamento de documentos com seu scanner

O processamento de faturas digitais
em combinação com o sistema de gestão de documentos (DMS)
contribui significativamente para a eficiência e sucesso da sua empresa e para um escritório sem papel. A necessidade de processamento de faturas digitais é agora um aspecto importante para todos.