Empresa de construção
IDC Construcción S.L. Las Palmas

Situação inicial

IDC Construccion é uma empresa de construção sediada em Las Palmas, especializada na construção de pisos esportivos para escolas, ginásios e parques de jogos. A empresa é conhecida por seus pisos de alta qualidade e duráveis ​​para escolas, ginásios, parques de jogos, etc., que atendem às necessidades dos usuários.

Assim como todas as grandes empresas de construção, a IDC Construccion S.L. também teve muitos problemas ao lidar com a gestão e organização de documentos importantes em suas operações diárias.
Para enfrentar esses desafios, a empresa procurou por um sistema de gerenciamento de documentos para otimizar sua gestão de documentos.

Foi importante que o novo sistema de gerenciamento de documentos (DMS) fosse capaz de unificar todos esses documentos em um só lugar e permitir acesso fácil de qualquer local.
A IDC Construccion procurava por um DMS que pudesse se adaptar aos seus fluxos de trabalho existentes e atender às suas necessidades.

Os desafios incluíam:

• Registro, organização, classificação e arquivamento de todos os documentos da empresa
• Acesso rápido e confiável aos documentos de qualquer local
• Sistema unificado para gerenciamento de documentos em papel e arquivos eletrônicos
• Integração fácil aos fluxos de trabalho existentes da empresa
• Controle e segurança das informações confidenciais

Quais outros fabricantes foram considerados?

A IDC Construccion avaliou várias opções de DMS. No entanto, nenhum dos outros sistemas conseguiu se adaptar ao seu modo de trabalho existente. No final, eles descobriram o PaperOffice DMS e perceberam que ele se adequava perfeitamente às suas necessidades. Eles ficaram impressionados com o fato de o sistema poder ser integrado facilmente aos sistemas existentes, sem que precisassem mudar sua forma de trabalho.

Por que a IDC Construccion S.L. escolheu o PaperOffice DMS

O Sr. Agustín García Afonso da IDC Construccion S.L., inicialmente examinou várias ofertas de software para gerenciamento de documentos e decidiu testar o PaperOffice DMS.

Um desafio para a construtora IDC Construccion era encontrar um sistema de gerenciamento de documentos adequado que suportasse seu modo de trabalho e otimizasse seu gerenciamento de documentos.

Após testar vários sistemas de gerenciamento de documentos, foi observado que esses sistemas os obrigariam a adaptar seu modo de trabalho ao sistema, em vez do contrário.

Isso era uma desvantagem para a empresa, pois eles já tinham um sistema personalizado de gerenciamento de documentos que não estava atualizado. Devido a esses desafios, a empresa decidiu procurar um sistema que atendesse às suas necessidades e ao mesmo tempo pudesse suportar seu sistema existente.

Após uma cuidadosa revisão de vários sistemas de gerenciamento de documentos, a IDC Construccion escolheu o PaperOffice DMS.

O sistema foi selecionado porque permitiu que a empresa fizesse apenas mudanças mínimas em seu modo de trabalho existente, ao mesmo tempo em que atendia às suas necessidades. Isso foi um fator importante na decisão de escolher o PaperOffice DMS, pois permitiu que a empresa tivesse controle total sobre seus documentos sem afetar seu modo de trabalho.

Graças ao acesso controlado, listas de tarefas detalhadas, fluxos de trabalho para aprovação e notificações de email confiáveis, os funcionários podem concluir as tarefas atribuídas de maneira eficiente e as pessoas autorizadas podem aprová-las facilmente ou negar a aprovação.

"Para empresas que ainda não possuem um sistema de gerenciamento de documentos, o PaperOffice DMS é a solução ideal, pois oferece tudo o que se pode desejar. Mesmo para empresas que já possuem um sistema de gerenciamento de documentos, mas precisam mudar por algum motivo, o PaperOffice DMS é uma excelente opção devido à sua interface fácil de usar e suas funcionalidades."

A disponibilidade mais fácil e rápida de dados e documentos está mudando fundamentalmente e de forma sustentável os processos da empresa. O conhecimento em gestão está agora organizado de forma transparente e disponível no momento certo.

Estas são as melhorias que o PaperOffice DMS fez em relação a outros sistemas

• Adaptabilidade da interface do usuário: IDC Construccion ficou impressionado com a facilidade de uso do PaperOffice DMS. O sistema de gerenciamento de documentos pôde se adaptar aos fluxos de trabalho existentes da IDC Construccion, permitindo que eles organizassem e pesquisassem seus documentos de forma rápida e fácil.
• Pesquisa avançada de documentos: Com o PaperOffice DMS, os funcionários da IDC Construccion podem localizar documentos de forma rápida e fácil, economizando tempo e recursos.
• Controle de versões de documentos: O PaperOffice DMS permite que a IDC Construccion controle as versões de seus documentos e garanta que estejam sempre atualizados.

“Após a implementação do PaperOffice, até modificamos o nosso slogan 'Diga-nos como quer e nós colocamos o SEU chão sobre ele' para um slogan de gerenciamento de documentos, que diz 'Diga-me como você deseja gerenciar sua documentação e o PaperOffice fará isso por você'.”

Resultado final

A implementação do PaperOffice DMS permitiu que a IDC Construccion melhorasse seu gerenciamento de documentos. A empresa ficou impressionada com a adaptabilidade da interface do usuário, a pesquisa avançada de documentos e o controle de versões dos documentos. A transição para o novo sistema foi tranquila e a empresa recomenda o PaperOffice DMS para qualquer pessoa em busca de uma solução de gerenciamento de documentos. No geral, a IDC Construccion teve uma experiência extremamente satisfatória com o PaperOffice DMS, que superou suas expectativas.