Tecnologia dentária / Laboratório odontológico ViaCreative
Zahntechnik GmbH
Lars R. Ludewig, proprietário e diretor administrativo da ViaCreative Zahntechnik GmbH
Posição inicial
O laboratório odontológico ViaCreative é uma segunda geração do Sr. Lars-R. Empresa ludewig-run em Leipzig. Em laboratório, os produtos de reposição dentária são fabricados principalmente em nome dos dentistas.
A gama de serviços da empresa é muito extensa e se caracteriza pelo uso de processos e técnicas modernas. Por exemplo, uma produção CAD-CAM, a produção de dentaduras ou superestruturas alérgicas em implantes.
PaperOffice DMS é usado na ViaCreative em Leipzig principalmente para armazenamento de dados, pesquisas de documentos e a elaboração de documentos para transmissão ao fisco.
Digitization brings many advantages
Problemas e tarefas existentes
No laboratório, vários técnicos odontológicos trabalham em estações de trabalho de forma diferente equipadas com diferentes tarefas. Um segmento central comum aqui é o registro preciso de todo o trabalho realizado, bem como os processos e materiais utilizados.
Como o trabalho é quase exclusivamente encomendado por dentistas para os pacientes, a documentação completa é tão importante quanto o armazenamento seguro dos dados às vezes sensíveis.
Antes da decisão de usar o PaperOffice DMS, os dados gerados durante o trabalho diário eram registrados manualmente em um arquivo analógico, que era mantido em um arquivo suspenso no escritório durante processos em andamento e em uma sala de arquivo separada quando o trabalho foi concluído. Para criar e enviar os documentos fiscais, os dados foram transferidos dos arquivos analógicos para o formulário datav eletrônico por um funcionário.
O tempo necessário para esta forma de trabalho administrativo é muito alto por um lado e muito propenso a erros, por outro. Ao mesmo tempo, a segurança de dados legalmente exigida só é dada em uma extensão limitada.
O objetivo da empresa era digitalizar documentos em papel existentes, trazer otimização de processos e controle do fluxo de trabalho sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar grande parte dos processos em segundo plano e, assim, otimizar o processo.
Por que a ViaCreative escolheu o PaperOffice DMS
Sr. Lars-R. Devido aos desafios existentes, a Ludewig estava procurando um sistema de gerenciamento de documentos que permitisse o armazenamento de dados seguro e adaptável, bem como a fácil integração de todos os locais de trabalho da casa com software descomplicado.
Ao mesmo tempo, o software deve ser caracterizado por uma boa relação custo-benefício. Além do PaperOffice DMS, o Sr. Ludewig testou outros quatro produtos de software de outras casas do sistema e inicialmente examinou várias ofertas de software em relação ao gerenciamento de documentos.
O fato de o PaperOffice ter sido finalmente usado como gerenciamento de documentos na Via Creative foi decidido pelas seguintes razões:
1. Armazenamento e disponibilidade de dados. Acesso central e fácil a todos os documentos relevantes e a possibilidade de várias partes colaborarem no mesmo documento.
Um armazenamento interno central que pode ser acessado por todos os funcionários. Os dados não devem ser armazenados em uma nuvem de terceiros ou em um computador de um único usuário.
A solução:
Um banco de dados foi criado no NAS, Network Attached Storage, pela Synology na prática. Esse banco de dados foi integrado ao PaperOffice DMS e todos os dados foram salvos pela Via Creative.
Isso satisfaz completamente os requisitos legais para backup de dados. Ludewig ficou muito satisfeito com a solução sem uma nuvem externa e, portanto, sem provedores de terceiros, que podem estar sujeitos à intervenção do governo e aumentar o risco de ataques de hackers.
Um armazenamento central que pode ser acessado por todos os funcionários com direitos adequados ao usuário.
Sr. Lars-R. Ludewig percebeu no início que não havia como contornar a digitalização em sua prática.
"Ter que pesquisar manualmente e encontrar pastas, faturas, notas de entrega, status de contratos e outros papéis importantes, o que é muito demorado, é uma função de pesquisa muito precisa no PaperOffice finalmente uma coisa do passado..."
2.Valor para o dinheiro. O software deve ter uma boa relação preço-desempenho.
A solução: PaperOffice DMS é oferecido em diferentes modelos de preço que permitem que os usuários tomem a forma mais vantajosa para eles.
Dessa forma, a ViaCreative conseguiu evitar um comprometimento de capital excessivo e ainda possui um orçamento correspondentemente grande para as compras de materiais e tecnologia necessárias, que são muito caras, especialmente na tecnologia dentária.
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen
3. Fácil de manusear. O software deve exigir o mínimo de treinamento possível e, ao mesmo tempo, estar preparado para o futuro.
A solução: Basicamente, o PaperOffice DMS é muito estruturado e possui uma interface gráfica que orienta o usuário passo a passo. Além disso, há tutoriais extras e vídeos para todas as funções que podem ser chamados diretamente para suporte.
Dessa forma, consultores externos podem ser evitados. É claro que o PaperOffice DMS também oferece treinamento individual para os módulos, se desejar. De acordo com as experiências dos funcionários da ViaCreative, no entanto, o PaperOffice é em grande parte autoexpulativo.
Sem "consultores" externos e caros no local e ninguém precisa viajar para lugar nenhum para treinamento. Todos podem definir o prazo para aprender a navegação do menu como necessário e em termos de futuro, o PaperOffice DMS está bem posicionado graças à sua estrutura modular.
"O PaperOffice não só nos impressionou com seus gráficos, entre outras coisas, porque tem tutoriais em vídeo muito bons para tópicos individuais. Dessa forma, fomos capazes de nos treinar de forma independente e quando necessário."
4. Capacidade de recuperação e economia de tempo. Uma maneira mais simples foi buscada para digitalizar documentos analógicos e encontrá-los facilmente novamente quando necessário.
A solução: O segmento central do PaperOffice DMS é a digitalização de documentos analógicos. Tudo o que você precisa é de um scanner com uma interface para o computador e PaperOffice DMS. Os documentos não são apenas digitalizados. Eles são convertidos em texto editável por software OCR integrado e salvos automaticamente corretamente.
Graças à função de IA integrada, cada documento pode ser ensinado, todo o conteúdo desejado pode ser extraído de forma direcionada e armazenado com palavras-chave de forma totalmente automatizada.
Graças às expressões regulares (REGEX), o conteúdo do documento pode ser lido automaticamente e armazenado como informações de documento.
"Para obter resultados cronológicos super rápido para as demonstrações financeiras e estoques anuais para determinar o preço de compra mais barato para cada item individual. O que costumava levar dias agora pode ser feito em horas!
Lista dos principais problemas resolvidos pelo PaperOffice DMS
- Pesquisa constante e navegação por documentos específicos
- Chega de grampeadores e pilhas de papel
- Chega de arquivo físico
- Redução dos custos de mão-de-obra e armazenamento
- Chega de movimentos para novos aglutinantes e arquivos a cada janeiro
- Backup de dados triplos redundantes
Sr. Lars-R. Ludewig explica:
"Qualquer um que se envolver com todo o assunto da DMS será amplamente recompensado com muita economia de tempo. Entusiasmo, inclinação para trás e saber tudo é seguro e fácil para todos.
Os principais programadores implementam solicitações brilhantemente e às vezes em velocidade recorde e as implementam através de atualizações. Você recomenda automaticamente e entusiasticamente..."
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert
Lista dos principais recursos que tornam o PaperOffice DMS melhor do que todos os outros
- Adaptação rápida às necessidades individuais do cliente através de atualizações
- Contato direto com os desenvolvedores
- Integridade leve do NAS para armazenamento de dados em seu próprio servidor no local. Cabe ao usuário decidir sobre o escopo da implementação
- Procure palavras-chave, partes específicas, palavras, etc. para obter rapidamente dados relevantes apresentados
Sr. Lars-R. Ludewig enfatiza:
"Em muitas pastas, sem um sistema ERP, para contabilidade complexa ou para inventários com determinações de preços de certos artigos ou números de pedidos por um determinado tempo com determinação total do valor, você nunca mais quer fazer sem o PaperOffice novamente."
Como o PaperOffice DMS foi integrado?
Ludewig também estava entusiasmado com o compromisso da equipe do PaperOffice DMS em implementar os ajustes nos requisitos para a administração da ViaCreative.
Ele e sua equipe estavam tão satisfeitos com a interface gráfica do PaperOffice DMS. Isso prova que o desenvolvimento do PaperOffice leva em conta a percepção normal das pessoas, que prioriza fotos e cores, sem parecer brincalhão. Isso se aplica igualmente aos tutoriais e vídeos criados pelo PaperOffice para determinados segmentos do software de gerenciamento de documentos.
"Ter que pesquisar manualmente e encontrar pastas, faturas, notas de entrega, status de contratos e outros papéis importantes, o que é muito demorado, é uma função de pesquisa muito precisa no PaperOffice é finalmente uma coisa do passado..."
No decorrer da mudança, o arquivo analógico da ViaCreative foi e está sendo gradualmente digitalizado e lido diretamente através do software OCR integrado no PaperOffice DMS. Graças ao uso de expressões regulares, que são geradas por funcionários do PaperOffice, todos os documentos analógicos recebidos podem ser lidos facilmente e de forma específica do cliente.
Todas as informações em todos os formatos de dados podem ser chamadas em frações de segundo através do mecanismo de busca interno e de um índice automático.
Sr. Lars-R. No início da introdução, Ludewig recomenda:
"Abordagem lenta, experimento primeiro, sem transição difícil para o prazo, descubra qual estrutura de pasta nos convém. Estabelecimento da estrutura básica, primeiro arquivamento, elaboração de categorias de acordo com o que é arquivado e marcado, tudo em paz para chegarmos juntos na equipe."
Resumo geral da experiência
PaperOffice A DMS atendeu a todos os critérios necessários e hoje mapeia o fluxo completo de documentos digitais na prática.
Por enquanto, todos os documentos de fatura são registrados com scanners de alto desempenho, o Paper-Office reconhece automaticamente os dados de contato e armazena os documentos de acordo no arquivo eletrônico.
Os funcionários podem então acessar os documentos através de uma interface de usuário simples e inserir vários termos de pesquisa - uma pesquisa de texto completo também está disponível.
Graças ao uso consistente do DMS, a ViaCreative conseguiu reduzir significativamente o tempo de processamento necessário para as faturas, e o número de contas pendentes diminuiu significativamente ao mesmo tempo.
O Sr. Denis K. de "Contabilidade e Contabilidade" enfatiza:
