Desenvolvimento de produtos, processos e suporte a engenheiros de borboleta S.L.

Experiências do PaperOffice / Relatório de referência / prática

Setor
Indústria e comércio

Região
Córdoba, Andaluzia, Espanha

Departamentos
Departamento de Pesquisa e Desenvolvimento
Contabilidade

Mudança digital no desenvolvimento de produtos - gestão de documentos bem-sucedida

Sr. Antonio Jesús Sánchez, Diretor Administrativo e Engenheiro de Produto e Processo da Butterfly Engineers S.L.

Posição inicial

Uma empresa que é exclusivamente dedicada ao desenvolvimento de produtos, engenharia de processos e está envolvida em todas as fases de fabricação - desde a primeira ideia até o produto final - está inundada de arquivos e documentação, como fichas técnicas, dados do cliente, cálculos e planos todos os dias.< /p>

As informações do projeto, que ocupa cada vez mais espaço de armazenamento ao longo dos anos e não é mais fácil de encontrar, especialmente em escritórios administrativos, está gradualmente se tornando fatal.

O objetivo da empresa era digitalizar documentos em papel existentes, trazer otimização de processos e controle do fluxo de trabalho sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar grande parte dos processos em segundo plano e, assim, otimizar o processo.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Problemas e tarefas existentes

No passado, as informações eram armazenadas apenas em papel, como o design e o planejamento ou especificações de um produto ou desenvolvimento de produto, mas hoje há uma variedade de fontes de informação e documentos em muitas organizações: e-mails, formulários, esboços são tanto uma parte dele quanto notas fiscais eletrônicas e recibos de papel, cartas de correio, notas de entrega, contratos etc.

Felizmente, graças aos desenvolvimentos contínuos de TI, esse tipo de trabalho agora é digitalmente orientado. Muitas etapas de processo estão agora se tornando parte de uma prática 100% digital e automatizada, como confirma a Indústria 4.0.

No entanto, o papel é muitas vezes indispensável quando se trata de desenhos ou ideias à mão livre, bem como administração, faturas ou informações do cliente.

Além de projetar e fabricar, os especialistas em Engenheiros borboletas também devem criar documentação como manuais de montagem, instruções de segurança e documentação técnica para estudar a viabilidade dos projetos.

Agilidade e rapidez no manuseio de seus arquivos são fundamentais nas empresas modernas, e ainda mais quando o acompanhamento de projetos, a análise de seus custos ou os diversos estudos que os tornam rentáveis dependem dessa documentação.

Portanto, o objetivo da Butterfly Engineers era adaptar-se à indústria e poder atuar digitalmente como uma empresa industrial 4.0.

"Tivemos custos evitáveis de armazenamento armazenando documentos em pastas. Além disso, a busca por documentos foi demorada",

lembra o Sr. Antonio Jesús Sánchez, Diretor Administrativo e engenheiro de processos da Butterfly Engineers.

Por que os engenheiros de borboleta escolheram PaperOffice DMS

A empresa Butterfly Engineers é dedicada ao desenvolvimento de produtos, engenharia de processos e engenharia de suporte, lida com uma grande quantidade de documentação que precisa ser digitalizada, mas os pontos mais importantes para a implementação de um DMS como o PaperOffice são a segurança e a velocidade da indexação e do processo de busca.

Exceto que eles têm total confiança de que um escritório digital sem papel é possível.

"Trabalhamos com muitas informações técnicas todos os dias. Armazenar todas as informações em formato de papel é complicado e caro para nós. A busca futura por ela também é muito tediosa.
O PaperOffice nos permite acessá-lo facilmente de qualquer lugar, para encontrar facilmente arquivos ou documentos específicos e, acima de tudo, para garantir sua segurança."

A Butterfly Engineers também está ciente de que o método de criptografia do PaperOffice permite proteger os documentos mais sensíveis contra possíveis vazamentos, espionagem ou acidentes. Especialmente quando uma empresa com essas características passa por padrões e patentes, protegendo elementos essenciais para uma empresa.

Sketches and plans of a product development

Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Além disso, os detalhes operacionais do software tornam-se ainda mais atraentes quando você tem uma equipe de suporte da mais alta qualidade, cumprindo todas as diretrizes europeias legais mais rigorosas (GDPR, RGPD e GoBD) e a criptografia dos arquivos é absolutamente invulnerável. Também vale ressaltar que os dados podem ser exportados a qualquer momento por pessoas autorizadas e o banco de dados é acessível aos funcionários e administradores de TI da empresa a qualquer momento.

Mudar para automação através do PaperOffice: metas e cronograma

Para os engenheiros de borboletas, ficou claro que, mais cedo ou mais tarde, eles teriam que mudar para a digitalização para criar uma vantagem competitiva.

Como uma empresa mais conectada ao desenvolvimento tecnológico do que outras indústrias, a Butterfly Engineers confiou em um impacto positivo de uma introdução do DMS e implementação bem-sucedida em um escritório sem papel.

"Um sistema de gerenciamento de documentos nos permite gerenciar de forma eficaz as informações da empresa de forma rápida e fácil. Nesse sentido, o PaperOffice é um sistema muito extenso e bastante compreensível. É fácil de usar e acessível para pequenas e médias empresas como a nossa."

Graças à introdução da digitalização do PaperOffice, a empresa conseguiu:

Minimizar o uso de papel
Economize custos e espaço de armazenamento
Automatizar tarefas administrativas
Executar a otimização de processos graças ao monitoramento da pasta
Garantir a entrega segura de documentos

Mas graças à digitalização do PaperOffice, os Engenheiros borboletas também foram capazes de:

Economize tempo e recursos
Garantir o controle e a verificação dos processos administrativos
Habilite fácil acesso a documentos e arquivos
Disponibilidade de documentos para cada funcionário autorizado
Permitir arquivamento seguro e de longo prazo de documentos, dados confidenciais, patentes, manuais do setor ou desenvolvimentos

"A segurança dos dados, a digitalização de documentos e a fácil integração do PaperOffice em um ambiente industrial deram à empresa o que precisava para indexar os arquivos e a busca de documentos."

A disponibilidade mais fácil e rápida de dados e documentos está mudando os processos da empresa de forma fundamental e permanente. O conhecimento administrativo está agora organizado de forma transparente e disponível no momento certo.

Resultado final

O PaperOffice encontrou uma maneira de acabar com um dos principais problemas que as empresas enfrentam atualmente:

Administração de documentos (gestão de documentos) e digitalização de processos.

A inconveniência do volume de dados limitou-se a eliminar obstáculos administrativos, para garantir que apenas funcionários autorizados possam acessar o PaperOffice e evitar a modificação de documentos ou mesmo o vazamento de informações técnicas.

A empresa também está planejando expandir ainda mais essa cooperação bem-sucedida, uma vez que o PaperOffice cumpre perfeitamente as opções disponíveis para ela.

Graças à integridade do PaperOffice DMS, folhas técnicas, planos, dados, faturas e esboços são rapidamente encontrados - isso permite que a empresa Butterfly Engineers localize os dados do projeto em poucos segundos e ajude seus clientes com grande precisão.

FAQs

Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "Desenvolvimento de produtos, processos e suporte a engenheiros de borboleta S.L.":

Que dicas você daria aos futuros usuários do PaperOffice?

Nunca é cedo ou tarde demais para lidar com o tema da digitalização.

O mais importante é ter uma ideia do software, mas também da própria empresa. Era importante que não nos sentimos obrigados a comprar o software ou assinar qualquer pacote de serviço e suporte.

Mesmo antes de adquirirmos o PaperOffice DMS, falamos com todos os departamentos da empresa e nunca nos sentimos mal tratados. Pelo contrário: o PaperOffice tem uma equipe agradável, cortês e competente.

Para nós, como instituição pública, o processo está se tornando cada vez mais complicado e envolve muita burocracia. Portanto, a confiança no sistema e no software era muito importante. Claro, também era muito importante que o software fosse fácil de entender.

Para quem você recomendaria o PaperOffice?

Recomendaremos o PaperOffice para todas as outras empresas que gostariam de digitalizar e automatizar.

O que você gosta particularmente no PaperOffice?

Estamos muito satisfeitos com tudo.

Conclusão

PaperOffice é um sistema leve, mas poderoso de gerenciamento de documentos.

Funções que parecem sem sentido no início, como a leitura automática do conteúdo do documento, acabam por ser as funções mais importantes que você não quer perder mais por um período maior de tempo.

"Estou feliz por ter escolhido o PaperOffice porque no final temos um sistema ideal. Podemos administê-lo nós mesmos e estamos a caminho de nos tornarmos um escritório digital."