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Automação de processos de negócios na indústria e comércio


PaperOffice DMS para fabricação e comércio permite um bom fluxo de informações entre produção e administração graças à digitalização e automação dos processos de negócios.

Dica profissional

Documentos escritos, contratos, rascunhos, pesquisas, notas de entrega e muito mais são substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização e, assim, otimizam ao máximo todos os processos de trabalho.

Com a ajuda da solução de gerenciamento de documentos, você salva e arquiva todas as informações em uma plataforma central de forma à prova de auditoria.

Digitalização na indústria e comércio

Como uma empresa de fabricação ou produção, bem como negociação, você tem um monte de documentos importantes para gerenciar:

Faturas, contratos, pedidos, notas de entrega e muito mais. Portanto, as empresas deste setor são as que se beneficiam significativamente do uso de softwares adequados de gerenciamento de documentos.

É assim que documentos importantes são gerados todos os dias na indústria e no comércio. Todos eles devem ser atribuídos ao departamento correto, cliente, objeto, entrega.

Todos esses documentos devem ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, tarefa e cessão de fluxo de trabalho, e devem estar imediatamente disponíveis sob demanda.

Além disso, cada documento é classificado de acordo com seu tipo e pode ser atribuído a pessoas e objetos, que você pode até mesmo acessar em qualquer movimento, independentemente do dispositivo.

Então você tem todas as informações e documentos sobre todas as produções, objetos, clientes, etc. claramente em um só lugar, ou seja, seu banco de dados.

Factory worker switches something
Industrial companies benefit from digital document management

É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos. Para resolver muitos problemas administrativos existentes na produção e no comércio, o sistema de gestão de documentos PaperOffice deve ser implementado.

Com a ajuda da solução de gerenciamento de documentos, você salva e arquiva todas as informações em uma plataforma central de forma à prova de auditoria.

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos, faturas, pedidos, notas de entrega gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Capturar, processar, compartilhar, pesquisar e rastrear seus documentos torna-se muito fácil com o uso do PaperOffice.

Graças ao acesso controlado, listas de tarefas detalhadas, bem como aprovações usando fluxos de trabalho e notificações de e-mail confiáveis, os funcionários podem completar as tarefas atribuídas de forma eficiente e as pessoas autorizadas podem facilmente aprovar ou negar aprovação.

Digitalização é o ser-tudo e fim-de-tudo na indústria

Com o PaperOffice DMS, os documentos podem ser digitalizados na indústria e no comércio e arquivados centralmente de forma que o acesso possa ser feito a partir de qualquer computador sem ter que ir ao arquivo ou primeiro pesquisar qual/ r colega que está processando os documentos ou pastas.

PaperOffice DMS não apenas digitaliza documentos analógicos, o software de gerenciamento de documentos salva todas as alterações no documento em ordem cronológica. O original não foi afetado. A função fluxo de trabalho pode ser usada, por exemplo, para atribuir determinadas atividades durante o trabalho do projeto e cada funcionário mantém uma visão geral do status atual.

Ao mesmo tempo, ideias ou sugestões podem ser submetidas sem ter que convocar reuniões todas as vezes. Os documentos arquivados podem ser pesquisados por palavras-chave ou data ou números de referência e modelos automatizados podem ser criados pela IA no PaperOffice DMS.

A extensa função de fluxo de trabalho do PaperOffice DMS facilita muito a comunicação interna. O termo interno também inclui filiais ou locais estrangeiros. No caso de trabalhos relacionados ao projeto, por exemplo, o status atual é sempre exibido e, ao mesmo tempo, a história. É claro que também está incluído um calendário relacionado à equipe e privado, no qual prazos e eventos relacionados ao tempo são inseridos.

Na verdade, a maioria das operações, processos e ações comunicativas na indústria e no comércio poderiam ocorrer na velocidade da luz, correspondente à era digital do século XXI.

Se nem sempre havia estações intermediárias em que o papel impresso diminui o ritmo de ação para o ritmo de caminhada. Isso tem custos, sem falar nos impactos ambientais e de sustentabilidade. Usando softwares apropriados de gerenciamento de documentos, como o PaperOffice DMS, inúmeros processos em empresas industriais e comerciais podem não apenas ser acelerados, mas também mais seguros, por exemplo, em relação à espionagem industrial ou tentativas de chantagem usando ransomware.

Software de gerenciamento de documentos, como o PaperOffice DMS, é mais adequado para essas tarefas. Porque é um software de gerenciamento de documentos que pode fazer muito mais do que apenas gerenciar documentos.

O PaperOffice não distingue entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, alegações e correspondências por e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores na empresa são digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Shopping cart is on the table
PaperOffice archives all documents generated in the industry and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

PaperOffice arquiva todos os documentos gerados no setor e no comércio e todas as informações relevantes em conformidade com a lei e de forma à prova de auditoria

PaperOffice DMS, em conexão com um NAS (Network Attached Storage), permite a construção de uma intranet muito segura para comunicação interna e transmissão de dados. Isso cria dupla segurança contra ataques de fora. Primeiro o firewall do sistema operacional e segundo a criptografia do PaperOffice DMS. Ao mesmo tempo, uma nuvem separada é configurada através do NAS, independente de provedores de terceiros.

A extensa função de fluxo de trabalho do PaperOffice DMS facilita muito a comunicação interna. O termo interno também inclui filiais ou locais estrangeiros. No caso de trabalhos relacionados ao projeto, por exemplo, o status atual é sempre exibido e, ao mesmo tempo, a história.

É claro que também está incluído um calendário relacionado à equipe e privado, no qual prazos e eventos relacionados ao tempo são inseridos.

O reconhecimento de documento equipado com uma IA organiza automaticamente todos os documentos a serem salvos na pasta correta e cria um índice de palavras-chave e um histórico de alterações. O mecanismo de busca interno do PaperOffice DMS encontra todos os documentos em frações de segundo.

Financial advisors talk
Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Contente

O processamento digital é uma base essencial para garantir a alta qualidade de serviço dos serviços municipais no futuro

O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança , como a gestão de autorizações ou a concessão de autorizações de acesso. O usuário define as etapas de trabalho individuais exatamente como elas executariam, como a "gravação", "verificação", "liberação" e "reserva" de faturas.

A responsabilidade não só pode ser atribuída a pessoas individuais, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "Produção", para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.

A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relevantes para o imposto, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.

Argumentos importantes para incluir o PaperOffice DMS no planejamento orçamentário. Por fim, o PaperOffice DMS também convence pelo fato de que a sustentabilidade e a proteção ambiental são levadas em conta. Mais cedo ou mais tarde ocorrerá a conversão completa de documentos analógicos para formato digital e, em seguida, a instituição pública, que já estará usando o PaperOffice DMS, estará bem preparada.

Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu cliente, consultor fiscal ou vice-versa.

É claro que o PaperOffice DMS permite a migração e integração dos dados digitais existentes a partir de soluções de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema e digitalizá-los usando scanners, mas também gravações de telefones celulares, pelos quais os textos são convertidos em escrita usando OCR e podem ser alterados em programas do Office. Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

Empresas da indústria e comércio têm que processar documentos para todas as transações comerciais. O constante desenvolvimento de modelos de negócios constantemente cria novos desafios. O que eles precisam é de um bom sistema de gerenciamento de documentos.

PaperOffice DMS é o software certo porque vem com tudo o que a indústria de manufatura precisa, por exemplo:

  • Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR/li>
  • Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
  • Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
  • Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
  • Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
  • Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas

Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

O PaperOffice DMS permite a conexão de outros softwares, como um ERP, e, claro, a transferência de documentos do Microsoft Office através de interfaces apropriadas. PaperOffice DMS acelera a comunicação no comércio e produção com fornecedores e clientes.

Prazos e compromissos são monitorados e as ações são automaticamente acionadas dependendo da configuração desejada. Os processos de pedidos podem ser automatizados e até mesmo mudanças planejadas para o futuro podem ser inseridas de tal forma que entrem em vigor no momento desejado.

Graças às suas extensas funções, o PaperOffice DMS pode definitivamente ser classificado no segmento superior de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

Um ECM inclui a gestão geral de todo o conteúdo em uma organização com uma hierarquia de acesso correspondente. PaperOffice DMS é capaz de salvar qualquer conteúdo em formato digital, alterar seu conteúdo e formato e disponibilizá-lo.

PaperOffice DMS tem todas as funções de um ECM e isso em uma excelente relação preço-desempenho, bem como uma forma intuitivamente aprendeu de operação que torna desnecessário o treinamento externo ou interno caro. Em vez disso, tutoriais de vídeo gratuitos estão disponíveis para se acostumar com os diferentes menus. PaperOffice DMS pode, assim, tornar-se o linchpin organizacional em todas as empresas de comércio e produção e isso quase à velocidade da luz.

Empresas da indústria de transformação e comércio se beneficiam da gestão de documentos digitais

O sistema de gerenciamento de documentos permite a criação separada de bancos de dados para cada área individual e pode criar links ao mesmo tempo. Os documentos analógicos, como as faturas enviadas, são digitalizados com o PaperOffice DMS e salvos tanto como uma foto quanto como texto convertido usando o software OCR. Todos os dados existentes podem ser exibidos de forma clara e inequívoca, e é por isso que nenhum arquivo deve ser realizado junto para compromissos fora de casa. O gerenciamento de banco de dados controlado por IA cria modelos a partir de dados mestres ou listas estatisticamente utilizáveis, conforme necessário.

Ao mesmo tempo, a proteção de dados necessária é mantida através do gerenciamento hierárquico de senhas e criptografia de 1024 bits.

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.

Experimente como você pode conectar o fluxo de informações entre produção e administração digitalizando e automatizando documentos e processos de negócios.

Com o PaperOffice você acelera seus processos de produção, bem como todos os fluxos de trabalho entre departamentos. Em tempos de leis cada vez mais rigorosas de responsabilidade do produto, você também pode aumentar a segurança jurídica da sua empresa com a solução para gerenciamento de documentos e automação de fluxo de trabalho.

FAQs

Finalmente, respondemos a algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização na indústria e no comércio":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, tornando-o imune ao roubo de dados, por exemplo, e excedendo todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

O PaperOffice DMS suporta indústria e comércio e oferece interfaces apropriadas para outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

Isso é o que nossos clientes dizem

Estudo de caso

Mudança digital no setor de grades - gestão de documentos bem-sucedida

"Na indústria da grade, o tema da digitalização está se tornando cada vez mais perceptível. Isso se aplica, por exemplo, às nossas notas de entrega, listas de peças ou nossos planos, desenhos e configuradores. Após a introdução do PaperOffice DMS, o esforço manual pode ser reduzido. Agora somos pioneiros como fabricante de grades digitais."

Sr. Stephan Reichel
Diretor Geral da K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG