QNAP Gestão de Documentos DMS para NAS

Os principais benefícios do uso das soluções de armazenamento em rede QNAP para gerenciamento de dados em PMEs.

O NAS da QNAP oferece armazenamento de dados confiável e recuperação de dados rápida e fácil, enquanto um DMS melhora a organização, recursos de pesquisa e acesso a documentos. Use ambos os sistemas para permitir uma forma de trabalho mais eficiente, simplificando o armazenamento e gerenciamento de dados, aumentando a produtividade dos funcionários e reduzindo os custos.

Gerencie seus documentos de forma segura e eficiente com o PaperOffice e o QNAP NAS.

Dica profissional

Sistemas de gerenciamento de documentos, também conhecidos como DMS, ajudam a organizar eletronicamente e estruturar documentos comerciais. Um DMS é, portanto, um passo importante em direção a um escritório sem papel.

Em combinação com o seu QNAP NAS, eles formam a dupla ideal para digitalizar arquivos analógicos e aumentar a eficiência dos processos de busca e arquivamento.

O PaperOffice, sistema de gerenciamento de documentos, é o único sistema DMS oficialmente aprovado pela QNAP para uso em seus dispositivos QNAP.

O que é um NAS?

QNAP NAS é um dispositivo de armazenamento conectado à rede (NAS) fabricado pela empresa taiwanesa QNAP. Esses dispositivos permitem que empresas e usuários domésticos protejam e organizem dados de forma eficiente, personalizada e direta.

QNAP NAS é a solução ideal para todas as empresas, especialmente PMEs, que desejam armazenar dados comerciais rapidamente e de maneira fácil.

Neste artigo, mostraremos como aproveitar ao máximo o seu QNAP NAS para sua empresa e como o gerenciamento de documentos pode ser feito de maneira fácil e sem o uso do Docker.

Por que usar um NAS em vez da nuvem?

Existem várias razões pelas quais você deve usar uma solução de armazenamento conectado à rede (NAS) em vez de uma solução baseada em nuvem. A seguir, apresentamos alguns exemplos:

1. Controle e segurança: Um NAS está fisicamente sob o controle da empresa, permitindo que você tenha controle total sobre seus próprios dados e possa garantir que esses dados estejam seguros e protegidos.
Em um ambiente de nuvem, seus dados são transferidos para um provedor externo e não estão sujeitos aos mesmos padrões de segurança da empresa.

2. Privacidade de dados: Ao armazenar dados pessoais, as empresas devem cumprir as regulamentações de privacidade de dados conforme o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) da União Europeia. Portanto, ao selecionar tecnologias e serviços de armazenamento, as empresas devem garantir conformidade com os regulamentos de privacidade de dados.
Um NAS é uma escolha mais adequada do que uma solução de nuvem quando se trata de conformidade com as regulamentações do GDPR.
Por estar sob controle da empresa, os dados podem ser processados e protegidos diretamente pela empresa. Um NAS também oferece alto nível de flexibilidade, pois os dados não precisam ser armazenados em um centro de dados externo. Além disso, as empresas podem criptografar os dados no NAS para protegê-los contra acesso não autorizado.

Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür

3. Conexão com a Internet: Um NAS pode ser usado independentemente de uma conexão com a Internet, tornando-o ideal para empresas que operam em áreas rurais ou com conexões instáveis.

4. Custo: O custo é uma vantagem importante que um NAS oferece em comparação ao armazenamento em nuvem. Um NAS é mais barato em termos de aquisição, pois você só precisa pagar uma vez e ele será seu.
Além disso, os custos mensais de um NAS são muito menores do que os de um serviço de nuvem, uma vez que não há taxas de assinatura mensais. Além disso, não há custos adicionais de largura de banda, que podem ocorrer com um serviço de nuvem.

5. Flexibilidade: Um NAS oferece às empresas mais flexibilidade na escolha de hardware e capacidade de armazenamento. Também permite a expansão do espaço de armazenamento para atender aos requisitos crescentes da empresa.

Qnap NAS Gerät stehen neben einem Laptop

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Um QNAP NAS em combinação com o PaperOffice DMS oferece à sua empresa uma solução fácil e confiável para gerenciar seus documentos.

O PaperOffice DMS é um software fácil de usar que permite às empresas organizar, armazenar, categorizar e gerenciar seus documentos para que possam ser acessados facilmente, a qualquer momento e em qualquer lugar.

Ao combinar um NAS com o eficiente gerenciamento do PaperOffice DMS, você pode aumentar a produtividade da sua empresa, garantindo que os documentos possam ser acessados rapidamente e com confiabilidade. Ele também fornece proteção adicional para seus dados, uma vez que eles são armazenados no NAS e não em computadores locais ou em nuvens externas.

Quão complicada é a instalação e configuração do banco de dados?

A instalação e configuração do banco de dados no seu QNAP NAS não é complicada e não requer um especialista em TI.

Especialmente porque, na prática, a operação de contêineres Docker é uma solução instável e não confiável para integração, o PaperOffice optou por usar o MariaDB diretamente e nativamente como uma solução comprovada e confiável para armazenamento de dados.

Em comparação com a instalação do Docker, a configuração usando os vídeos do PaperOffice no YouTube pode ser feita em questão de minutos, mesmo por leigos.

Dica

Há um vídeo no YouTube chamado "QNAP NAS QTS 5 PaperOffice DMS Datenbank Installation & Einrichtung & Konfiguration MariaDB 10", que explica este processo de forma fácil e compreensível:

Quais são as vantagens de evitar contêineres Docker?

Ao operar um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) em um dispositivo NAS (Network Attached Storage), evitar o uso de contêineres Docker tem algumas vantagens:

1. Manutenção e atualização mais fácil: Sem contêineres Docker, você não precisa se preocupar com a compatibilidade entre DMS e contêiner, o que pode simplificar a manutenção e a atualização.

2. Maior desempenho: Como o DMS é executado diretamente no NAS, ele pode usar completamente os recursos do NAS e, assim, obter um desempenho maior em comparação com um ambiente de contêiner.

3. Nenhuma carga de recursos adicional: Como nenhum contêiner Docker é usado, não há carga adicional de recursos no NAS, o que afeta positivamente o desempenho geral.

Como seus dados chegam ao QNAP NAS?

Existem várias maneiras de transferir dados para o sistema de gerenciamento de documentos (DMS) PaperOffice, que é executado em um QNAP NAS (Network Attached Storage). Aqui estão alguns exemplos:

Digitalizar documentos

O processo é simples: se os dados ainda não estão digitais, os documentos em formato papel devem ser digitalizados ou fotografados primeiro.

<# image266 #>

Com seu scanner ou outro dispositivo de digitalização, o documento não apenas é convertido em uma imagem, mas seu conteúdo também pode ser "lido" eletronicamente. A função de scanner integrada ao PaperOffice DMS se conecta ao seu scanner e transfere o meio digital para o software de gerenciamento de documentos.

Já escrevemos em outro artigo sobre a melhor maneira de integrar seu scanner para digitalizar documentos.

Armazenamento digital de documentos

Dados em formato digital, como e-mails ou arquivos digitais, podem ser facilmente arrastados e soltos na interface do PaperOffice. Se você quiser arquivar vários documentos sem esforço manual, o monitor de pasta integrado ao PaperOffice é adequado para isso. Isso permite um arquivamento contínuo em segundo plano.

Dados existentes

O sistema de gerenciamento de documentos da PaperOffice também torna mais fácil para os usuários mover os dados existentes que estão armazenados em discos rígidos de laptops ou desktops para um armazenamento de dados compartilhado, o QNAP NAS.

Dessa forma, todos os dados existentes podem ser importados para o sistema de gerenciamento de documentos com apenas um clique.

Valor agregado e benefícios do QNAP NAS em conjunto com o PaperOffice DMS

O uso de um QNAP NAS (Armazenamento Conectado à Rede) combinado com o Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) PaperOffice oferece uma série de vantagens, algumas delas são:

1. Gerenciamento centralizado de dados: O DMS permite armazenar e organizar todos os documentos e arquivos em um local central, facilitando a colaboração e o acesso aos dados, já que cada funcionário pode acessar os arquivos necessários sem precisar copiá-los para um pendrive.Isso economiza tempo e evita erros que podem ocorrer com a transferência manual.

2. Maior segurança: O NAS oferece recursos adicionais de segurança, como criptografia e redundância, para proteger os dados contra perdas ou acesso não autorizado. Além disso, garante alta segurança com várias opções de backup.É possível criar backups automáticos para restaurar arquivos importantes em caso de falha ou exclusão acidental. Também é possível criptografar dados para garantir que informações confidenciais estejam protegidas contra acesso não autorizado.

3. Maior velocidade de acesso: O NAS permite acessar e editar dados de forma mais rápida, o que aumenta a produtividade.

4. Manutenção e atualização fáceis: O DMS e o NAS são independentes e podem ser mantidos e atualizados separadamente, facilitando a manutenção.

5. Maior flexibilidade: A combinação do QNAP NAS e do PaperOffice DMS oferece várias opções de configuração e personalização para atender às necessidades da empresa.

6. Além disso, a fácil expansão do espaço de armazenamento também é uma das vantagens. À medida que as empresas crescem e precisam de mais espaço de armazenamento, um QNAP NAS pode ser facilmente expandido para atender aos requisitos crescentes. Isso é mais eficiente e fácil de implementar em comparação com outras soluções de armazenamento, como discos rígidos externos ou soluções em nuvem.

7. Suporte para acesso móvel e trabalho remoto: Ao usar o QNAP NAS e o PaperOffice DMS, é possível acessar e editar os dados de qualquer lugar, expandindo as possibilidades de trabalho remoto e colaboração móvel.

8. Maior eficiência: O uso do PaperOffice DMS e do QNAP NAS permite encontrar, organizar e automatizar processos de dados de forma mais rápida, aumentando a eficiência.

9. Outra vantagem do QNAP NAS com o Sistema de Gerenciamento de Documentos é o ampla gestão de usuários, incluindo a capacidade de criar e gerenciar várias contas de usuários.Isso permite que as empresas estabeleçam diferentes níveis de acesso para diferentes funcionários ou departamentos. Por exemplo, um funcionário do departamento financeiro pode ter acesso a documentos financeiros, enquanto um funcionário de marketing só pode acessar documentos de marketing.

Um DMS permite que as empresas armazenem e gerenciem seus documentos e arquivos de forma centralizada. Facilita a pesquisa e colaboração, permitindo que os funcionários acessem os arquivos necessários de qualquer lugar. Também oferece a opção de automatizar fluxos de trabalho de documentos, economizando tempo e recursos.

A gestão de documentos (DMS) em conjunto com um QNAP NAS (Armazenamento Conectado à Rede) oferece às empresas uma solução poderosa e confiável para o armazenamento e gestão de documentos, assim como o acesso a esses documentos e arquivos.

FAQs

Para concluir, respondemos algumas perguntas frequentes sobre o assunto. "QNAP Gestão de Documentos DMS para NAS":

Para quem é adequado um escritório sem papel?

A resposta rápida e simples para essa pergunta é: para todas as empresas. Todas as áreas de negócio e tamanhos de empresas se beneficiam de um escritório sem papel, desde pequenas e médias empresas até startups e grandes empresas. A transição é especialmente valiosa para pequenas e médias empresas: através da redução de custos e esforços de processamento, o orçamento necessário para impulsionar o crescimento fica livre.

Posso usar um provedor de DMS baseado em nuvem para o escritório sem papel da minha empresa?

Não. Outro fator que tem sido amplamente discutido desde a entrada em vigor definitiva do RGPD em 2018 é a proteção de dados. As soluções e softwares de DMS são usados para processar, gerenciar e armazenar documentos que frequentemente contêm dados pessoais sensíveis. Em caso de violação do RGPD, o legislador prevê altas multas.