Gestão eficaz de documentos para o sucesso na indústria da construção.

Apresentamos 7 desafios práticos e apresentamos as soluções

O PaperOffice entrevistou algumas empresas de construção em 2022 sobre os maiores obstáculos na gestão de dados, documentos e informações, e também considerou algumas informações das empresas em estudos de caso realizados. As seguintes conclusões foram obtidas:

Desafio 1

Um total de 82 por cento das empresas entrevistadas afirmou ter dificuldade em encontrar um documento em sua estrutura de pastas devido a nomes de arquivos confusos ou categorização deficiente.

A categorização muitas vezes é inviável devido à falta de tempo e só seria possível com a automação.

Seja em pastas físicas ou em estruturas de pastas digitais em servidores, o nome do arquivo de um documento deve fornecer informações sobre o seu conteúdo.

Muitas vezes, as pessoas pesquisam as palavras-chave mais importantes na função de pesquisa de seus computadores, na esperança de que elas estejam presentes no nome do arquivo do documento que estão procurando.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Essas pesquisas podem ficar confusas quando há uma falta de uma estrutura consistente, fazendo com que os arquivos nem sempre contenham as palavras-chave procuradas.

É semelhante a uma pasta física que foi colocada na prateleira errada, em outro cômodo ou mal armazenada, ou cujo rótulo está ilegível ou errado.

Todo mundo conhece o "explorador pendurado" que desiste de pesquisar entre 5000 arquivos e requer uma reinicialização do PC para uma pesquisa simples e regular.

DICA: Descubra nosso estudo de caso sobre a integração bem-sucedida do PaperOffice na IDC Construcción SL Las Palmas.

Leia mais agora e seja inspirado.

Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

Desafio 2

A incerteza sobre a versão atual e correta dos documentos é um desafio significativo para as empresas.

Empresas de construção relataram que não têm uma visão clara de qual versão de um documento ou informação é a atual ou correta.

No mundo atual, em que várias pessoas podem trabalhar em um documento de forma remota e independente de tempo e lugar, a comunicação clara é essencial.

Para evitar mal-entendidos, é importante documentar por escrito cada acesso, alteração e arquivamento. Isso torna possível identificar mais tarde como o documento foi criado. No entanto, a simples adição do nome do arquivo, como "_2" ou "_new 1.2" FINAL, "FINAL 2", "DRAFT 2.0", não é uma solução adequada, pois não está claro qual versão é a do documento. Isso muitas vezes leva a confusão na pesquisa e ao aumento do número de duplicatas que podem ser encontradas em locais de armazenamento diferentes.

Desafio 3

Empresas de construção muitas vezes trabalham em diferentes locais e canteiros de obras, o que torna o acesso a documentos e informações importantes um desafio.

Sistemas tradicionais baseados em papel dificultam o acesso a dados necessários, especialmente quando eles estão fisicamente armazenados em um local específico. Isso pode levar a atrasos na tomada de decisões, comunicação ineficiente e potenciais erros.

O PaperOffice também é perfeitamente integrado com dispositivos NAS, especialmente com as duas principais marcas de NAS, QNAP e Synology.

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Desafio 5

Empresas de construção muitas vezes trabalham em equipes e precisam colaborar de forma eficaz para concluir projetos com sucesso. Um desafio é ter várias pessoas trabalhando no mesmo documento e fazendo alterações ao mesmo tempo. Métodos tradicionais, como enviar e-mails ou mesclar alterações manualmente, podem causar atrasos, perda de dados e ineficiência.

Desafio 6

Empresas de construção muitas vezes precisam cumprir regulamentos e padrões específicos, especialmente em relação à proteção de dados e segurança de informações sensíveis. Gerenciar e garantir a segurança dos documentos de acordo com os requisitos legais pode ser um desafio, especialmente quando informações sensíveis estão em risco ou são perdidas.

Desafio 7

Empresas de construção frequentemente trabalham com diferentes sistemas e ferramentas desenvolvidos para tarefas ou fases específicas de um projeto de construção.

O desafio é integrar esses diferentes sistemas de forma transparente e garantir que todos os documentos e informações relevantes estejam acessíveis em um local centralizado.

Além disso, pode ser difícil migrar documentos físicos existentes ou dados de outros sistemas para uma nova solução de gerenciamento de documentos.

Conclusão

O gerenciamento de documentos para empresas de construção apresenta uma série de desafios que precisam ser superados para garantir processos de negócios eficientes e eficazes.

Ao adotar uma solução robusta e abrangente de gerenciamento de documentos, esses desafios podem ser superados com sucesso. A solução eficaz do PaperOffice oferece organização estruturada de documentos, acesso rápido, colaboração perfeita, conformidade e segurança, controle de versões e rastreamento de alterações, além de integração com diferentes sistemas.

Ao enfrentar esses desafios, as empresas de construção podem aumentar sua produtividade, aprimorar a eficiência e criar uma base para o gerenciamento de projetos bem-sucedido.