ASUSTOR gestão de documentos DMS para NAS

Sistemas de gestão de documentos, gestão de documentos, também chamados de DMS, apoiam a sua organização na organização eletrônica e estruturada de documentos empresariais. Um DMS é, portanto, um passo importante em direção ao escritório sem papel.

Em combinação com o seu ASUSTOR NAS, você forma o duo ideal para digitalizar arquivamentos analógicos e aumentar a eficiência dos processos de busca e arquivamento.

O sistema de gestão de documentos PaperOffice é o único sistema DMS mundialmente aprovado oficialmente pela ASUSTOR para os seus dispositivos ASUSTOR.

O que é um NAS?

Com a designação "ASUSTOR NAS", a empresa taiwanesa ASUSTOR comercializa vários dispositivos Network-Attached-Storage (dispositivos NAS). Esses dispositivos permitem tanto a empresas quanto a usuários particulares protegerem seus dados de forma eficiente, bem como organizá-los e utilizá-los individualmente.

Assim, um NAS é um servidor de arquivos com seu próprio sistema operacional, que disponibiliza seu espaço de armazenamento através da rede.

O ASUSTOR NAS oferece as condições ideais para todas as empresas, especialmente as PMEs, para armazenar dados empresariais de forma rápida e fácil.

No artigo a seguir, mostramos a você como tirar o máximo proveito do seu ASUSTOR NAS para a sua empresa, bem como como a gestão de documentos pode funcionar de maneira simples e sem Docker.

Por que usar NAS em vez de Cloud?

Existem várias razões pelas quais você deve usar uma solução NAS (Network Attached Storage) em vez de uma solução baseada em Cloud, aqui listamos alguns exemplos:

• 1. Controle e Segurança: Um NAS está sob o controle físico da empresa, o que significa que você, como empresa, tem controle total sobre seus próprios dados e pode garantir que esses dados estejam seguros e protegidos.
  Em um ambiente de Cloud, no entanto, seus dados são transferidos para um provedor externo e não estão sujeitos aos mesmos padrões de segurança que a própria empresa.


• 2. Proteção de Dados: As empresas devem cumprir os regulamentos legais da Regulamentação Geral de Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia ao armazenar dados pessoais. Portanto, as empresas precisam garantir que as tecnologias e serviços de armazenamento sejam compatíveis com as regras de proteção de dados.
  Um NAS (Network Attached Storage) é a escolha mais apropriada do que uma solução de Cloud quando se trata de conformidade com os regulamentos RGPD.
  Como ele permanece na propriedade da empresa, os dados podem ser processados e protegidos diretamente pela empresa. Um NAS também oferece um alto nível de flexibilidade, pois os dados não precisam ser armazenados em um centro de dados externo. Além disso, as empresas podem criptografar os dados no NAS para protegê-los contra acessos não autorizados.
• 3. Conexão à Internet: Um NAS pode ser usado independentemente de uma conexão à Internet, o que o torna ideal para empresas que operam em áreas rurais ou áreas com conexões de Internet instáveis.


• 4. Custo: O custo é uma vantagem importante que um NAS oferece em comparação com o armazenamento em Cloud. Um NAS é mais barato para adquirir do que um serviço de Cloud, pois você paga apenas uma vez e ele é totalmente seu.
  Além disso, os custos mensais para um NAS são significativamente menores do que para um serviço de Cloud. Isso porque com um NAS não há taxas de assinatura mensais. Além disso, com um NAS não há custos adicionais de largura de banda, que podem ocorrer com um serviço de Cloud.


• 5. Flexibilidade: Um NAS oferece mais flexibilidade para empresas na escolha do hardware e da capacidade de armazenamento. Ele também permite a expansão do espaço de armazenamento para atender às crescentes demandas da empresa.

Um ASUSTOR NAS em combinação com PaperOffice DMS oferece à sua empresa uma solução simples e confiável para gerir os seus documentos.

O PaperOffice DMS é um software fácil de usar que permite que as empresas organizem, armazenem, categorizem e gerenciem seus documentos, de forma que eles possam ser acessados sem problemas a qualquer hora e em qualquer lugar.

Combinando o NAS com a gestão eficaz do PaperOffice DMS, você pode aumentar a produtividade da sua empresa, garantindo que os documentos sejam recuperados rápida e fiavelmente. Ele também oferece proteção adicional para os dados, pois estes são armazenados no NAS e não em computadores locais ou em uma Cloud externa.

Quão complexo é a instalação e configuração do banco de dados?

A instalação e configuração do banco de dados no seu ASUSTOR NAS não é complexa e não requer um especialista em TI.

A configuração com a ajuda dos vídeos do YouTube do PaperOffice pode ser feita por qualquer pessoa em questão de minutos.

Como seus dados chegam ao NAS ASUSTOR?

Existem várias maneiras de transferir dados para o sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice (DMS), que é executado em um NAS ASUSTOR (Network Attached Storage). Aqui estão alguns exemplos:

Digitalização de documentos

O processo é simples: Se os dados ainda não estiverem em formato digital, os documentos em papel devem ser digitalizados ou fotografados primeiro.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Com seu scanner ou outro dispositivo de digitalização, o documento não é apenas transformado em uma imagem, mas seu conteúdo também pode ser "lido" eletronicamente. A função de scanner integrada no PaperOffice DMS conecta-se ao seu scanner e transfere o meio digital para o software de gerenciamento de documentos.

Sobre como integrar melhor seu scanner para digitalizar os documentos, já escrevemos em outro artigo.

Arquivamento de documentos digitais

Dados digitais, como e-mails ou arquivos digitais, podem ser facilmente arrastados e soltos na interface do PaperOffice. Se você deseja arquivar vários documentos sem esforço manual, o monitoramento de pastas integrado ao PaperOffice é adequado para isso. Isso permite uma arquivação perfeita em segundo plano.

Dados existentes

O sistema de gerenciamento de documentos do PaperOffice também facilita para os usuários mover os dados já digitalizados que estão nos discos rígidos de laptops ou desktops para um armazenamento de dados compartilhado, o NAS ASUSTOR.

Assim, todos os dados existentes podem ser importados para o sistema de gerenciamento de documentos com apenas um clique do mouse.

Valor adicional e benefícios de ASUSTOR NAS junto com PaperOffice DMS

O uso de um ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) em combinação com o sistema de gerenciamento de documentos (DMS) PaperOffice oferece uma série de vantagens, algumas delas são:

• 1. Gerenciamento centralizado de dados: O DMS permite armazenar e organizar todos os documentos e arquivos em um local central, o que facilita a colaboração e o acesso aos dados, já que cada funcionário pode acessar os arquivos necessários sem precisar copiá-los para um pendrive.
  Isso economiza tempo e previne erros que podem ocorrer através da transferência manual.


• 2. Aumento da segurança: O NAS oferece funções adicionais de segurança, como criptografia e redundância, para proteger os dados de perda ou acesso não autorizado. Além de alta segurança de dados através de várias opções de backup.
  Backups automáticos podem ser criados para restaurar arquivos importantes em caso de falha ou exclusão acidental. Também há a opção de criptografar dados, garantindo que dados sensíveis estejam protegidos contra acesso não autorizado.


• 3. Maior velocidade de acesso: O NAS permite acessar e editar dados mais rapidamente, aumentando a produtividade.


• 4. Fácil manutenção e atualização: O DMS e o NAS são independentes entre si e podem ser mantidos e atualizados de forma independente, facilitando a manutenção.


• 5. Maior flexibilidade: A combinação de ASUSTOR NAS e PaperOffice DMS oferece uma variedade de opções de configuração e personalização para atender às necessidades da empresa.


• 6. Fácil expansão do espaço de armazenamento: Visto que as empresas frequentemente crescem e necessitam de mais espaço de armazenamento, um ASUSTOR NAS pode ser facilmente expandido para atender às crescentes demandas. Isso é mais rentável e mais fácil de implementar em comparação com outras soluções de armazenamento, como discos rígidos externos ou soluções em nuvem.


• 7. Suporte para acesso móvel e trabalho remoto: Com o uso de ASUSTOR NAS e PaperOffice DMS, é possível acessar e editar dados de qualquer lugar, expandindo as possibilidades de trabalho remoto e colaboração móvel.


• 8. Maior eficiência: O uso de PaperOffice DMS e ASUSTOR NAS permite encontrar dados mais rapidamente, organizar e automatizar processos, aumentando a eficiência.


• 9. Extensa gestão de usuários: Entre outras coisas, a possibilidade de criar e gerenciar várias contas de usuário.
  Isso permite que as empresas estabeleçam diferentes direitos de acesso para diferentes funcionários ou departamentos. Por exemplo, um funcionário da contabilidade pode ter acesso a documentos financeiros, enquanto um funcionário do marketing tem acesso apenas a documentos de marketing.

Um DMS permite que as empresas armazenem e gerenciem seus documentos e arquivos de forma centralizada. Facilita a busca e a colaboração, já que os funcionários podem acessar os arquivos necessários de qualquer lugar. Também oferece a possibilidade de automatizar fluxos de trabalho de documentos, economizando tempo e recursos.

Um gerenciamento de documentos (DMS) em conjunto com um ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) oferece às empresas uma solução poderosa e confiável para gerenciamento e armazenamento de documentos, além de acesso aos seus documentos e arquivos.