A dokumentumkezelés hozzáadott értéke és előnyei
Az alábbiakban felsoroljuk a PaperOffice dokumentumkezelő rendszer megvalósításának legkiemelkedőbb előnyeit:
- Annak ellenőrzése, hogy ki, mikor, és milyen tevékenységeket lehet elvégezni rajtuk
- Központi és könnyű hozzáférés az összes vonatkozó vállalati dokumentációhoz, valamint annak lehetősége, hogy több fél együttműködjön ugyanazon a dokumentumon
- Biztonság, nemcsak a hozzáférés-ellenőrzésben, hanem az új technológiák és adatbázisok bevezetésével járó őrizetben és biztonságban is
- Takarítson meg időt a dokumentáció keresésével, valamint a kezelés és tárolás költségeivel
- Az elbocsátások számának csökkentése, például a dokumentumok megkettőzése, fénymásolatok, adatrögzítés
- Az adminisztratív feladatok agilitása és automatizálása olyan munkafolyamatok létrehozásával, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok és üzleti folyamatok ellenőrzött környezetbe történő integrálását, valamint a világosan meghatározott és ellenőrzött tevékenységeket
- Nem szabad elfelejteni a magasabb belső és külső ügyfél-elégedettség pozitív "mellékhatását"
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "":
Szükségem van internetre a PaperOffice használatához?
Nem! A PaperOffice működéséhez NINCS szükség internetkapcsolatra.
Az internet csak a telepítőcsomag letöltéséhez, a felhasználói fiók létrehozásához, az adatbázis létrehozásához és az eszköz hozzáadásához szükséges.
Használhatom a Synology NAS eszközt adatbázis-tárolásra?
IGEN, határozottan! A PaperOffice tökéletesen együttműködik a Synology NAS eszközzel.
Hol tárolják a dokumentumokat és aktákat?
Minden dokumentumot és fájlt vagy közvetlenül Önnel, a számítógépén, egy titkosított adatbázisban tárolunk, vagy ha a dokumentumait a "Saját Windows-dokumentumok" alatt tárolják, titkosítatlanul a helyi Windows könyvtárban.
Arra is lehetősége van, hogy beállítsa az adatbázist egy NAS eszközön, és mentse az adatait a NAS-ra.
Minden esetben bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Az adataimat felhőben tárolják?
Nem, az ön adatait általában nem a felhőben tároljuk!
Abban az esetben, ha az adatbázis NAS szerveren van beállítva (például a QNAP-on vagy a Synology-n), az ön adatait a NAS szerver adatbázisában tároljuk.
A PaperOffice által létrehozott adatbázisok mindig titkosítva vannak?
A PaperOffice által létrehozott minden adatbázist magas szintű jelszó véd. Az összes mellékelt dokumentumot a PaperOffice ChunkCrypt titkosítja 1024 bites katonai titkosítással.
Következtetés
Nem számít, hogy csak meg akarja-e találni a dokumentumokat és a kapcsolódó információkat, vagy meg kell címkéznie a dokumentumokat, integrálnia kell őket a munkafolyamatokba, ugyanakkor gondoskodnia kell arról, hogy a különböző irányelveknek és előírásoknak megfelelően dolgozzon - a PaperOffice DMS számos funkcióval rendelkezik, amelyek segítenek Önnek.
Az első lépések könnyebbek, mint gondolnád.
Még mindig aggódik, hogy nem jut el?
Tekintse meg ügyfeleink esettanulmányait a digitális átállásról a különböző iparágakban, és győződjön meg róla, hogy milyen egyszerű az integráció.