Profi tipp
Mi az a NAS?
A tajvani Synology vállalat különböző hálózathoz csatlakoztatott tárolóeszközöket (NAS-eszközöket) értékesít "Synology NAS" néven. Ezek az eszközök lehetővé teszik mind a vállalatok, mind a magánfelhasználók számára, hogy hatékonyan védjék adataikat, és egyénileg rendszerezzék és használják azokat.
A NAS egy saját operációs rendszerrel rendelkező fájlszerver, amely a hálózaton keresztül elérhetővé teszi a tárhelyét.
A Synology NAS ideális feltételeket biztosít minden vállalkozás, de különösen a kkv-k számára a vállalati adatok gyors és egyszerű tárolásához.
A következő cikkben bemutatjuk, hogyan hozhatja ki a legtöbbet Synology NAS eszközéből vállalata számára, és hogyan működhet a dokumentumkezelés egyszerűen és Docker nélkül.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Miért érdemes a NAS-t használni a felhő helyett?
Szinte mindenki, aki foglalkozott a dokumentumtárolás témájával a vállalatnál, minden bizonnyal feltette ezt a kérdést.
Az interneten a felhőben különböző tárhelyszolgáltatók vannak. Ennek használata előnyökkel jár, de hátrányokkal is jár. A legnagyobb hátrány kétségtelenül az adatok átadása harmadik feleknek. Még akkor is, ha azt ígérik, hogy a tárolt dokumentumok teljesen biztonságosak, a világon egyetlen vállalat sem tudja garantálni ezt a 100% -ot.
Nem csak a hackertámadások veszélyeztethetik az adatbiztonságot, attól függően, hogy hol található a felhőszolgáltató székhelye, a vonatkozó nemzeti törvények lehetővé tehetik az illetékes hatóságok és vállalatok számára, hogy teljesen legálisan hozzáférjenek a tartalomhoz. Sajnos az Egyesült Államok rossz példa erre. A jól ismert "c't" számítógépes magazin már 2017 áprilisában figyelmeztetett az amerikai felhőkre, mivel a szakértők nagyon alacsonynak minősítették az adatvédelmet. Az adatszivárgás azonban bármikor lehetséges az EU-ban vagy Németországban is, akár az adott felhő üzemeltetőjének hanyagsága, akár az európai titkosszolgálatok titkos hatáskörei miatt.
Sok vállalat, különösen a kkv-k, úgy látják, hogy ez akadályozza az adatbiztonságot, és ezért támogatja saját szerverük, például a Synology NAS használatát.
Tajvani Synology vállalat világelső a hálózati tárolók gyártásában. A harmadik fél szolgáltató nem biztonságos felhője helyett van egy belső hálózat, amelynek tárolókapacitása a követelményekhez igazítható.
A vállalatok számára ezért ésszerű megoldás egy intranet létrehozása közös szerverrel az összes csatlakoztatott terminálhoz. A NAS alkotja a hardver szívét, a központi adattárolást.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Mi az a digitális dokumentumkezelés?
Idővel sok fontos dokumentum halmozódik fel egy háztartásban - és még inkább egy vállalatnál. E dokumentumok hatékony kezelése elengedhetetlen a gazdasági sikerhez és a biztosítási kötvények, szerződések, dokumentumok stb. egyszerű áttekintéséhez.
A dokumentumok papír formában, mappákban tárolhatók. Ezután azonban sok helyet foglalnak el, és mindenekelőtt nehéz átkutatni őket.
Ez az a pont, ahol a digitális dokumentumkezelés megmutatja előnyeit: az archiválás kevés helyet igényel, az adatokról más helyen is lehet biztonsági másolatot készíteni, és nagy előny: van egy teljes szöveges keresés, amely a dokumentumokban keres, és gyorsan megtalálja az összes kívánt dokumentumot.
Miután tisztáztuk a NAS használatának egyik legfontosabb előnyét, amely a költségek teljes ellenőrzése és racionalizálása, itt az ideje, hogy megértsük, hogyan kell elvégezni a Synology NAS dokumentumkezelését, és hogyan működik a Synology DMS.
A digitális dokumentumkezelést, más néven dokumentumkezelő rendszert a dokumentumok és információk áramlásának tárolására, kezelésére és ellenőrzésére használják a szervezeten belül. Ezenkívül a DMS legfontosabb funkciója, hogy kapcsolatként szolgáljon a Synology NAS és az Ön adatai között.
Az adatbázisokat a hálózathoz csatlakoztatott számítógépek és a NAS közötti kommunikációra használják.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
A PaperOffice DMS-hez hasonló adatkezelő rendszerek központi fókusza a logikailag strukturált adatbázisok, amelyek szerkezete a lehető legnagyobb biztonságot teszi lehetővé, de villámgyors hozzáférést biztosít a dokumentumokhoz.
A PaperOffice DMS a biztonságos utat választja, mivel minden adat erősen titkosított formában tárolódik a Synology NAS eszközön található adatbázisban. Így jön létre a dokumentumkezelés a NAS-on, az úgynevezett Synology DMS-en.
Ez azt jelenti, hogy mindig hozzáférhet és szabályozhatja adatait.
Ily módon a vállalat összes dokumentuma mindig elérhető, és nem csak akkor, ha a szóban forgó kollégának fut a számítógépe, és lehetővé teszi az adatokhoz való hozzáférést. Természetesen a NAS-on is lehetségesek a hierarchikus szintek, azaz különböző, jelszóval védett hozzáférési szintek beállítása.
Mennyire összetett az adatbázis telepítése és beállítása?
Az adatbázis telepítése és beállítása a Synology NAS eszközön egyáltalán nem bonyolult, és nem igényel informatikai szakembert.
Különösen azért, mert a Docker-tárolók üzemeltetése köztudottan instabil és megbízhatatlan integrációs megoldás, a PaperOffice úgy döntött, hogy a MariaDB közvetlen, natív használatával bizonyított és megbízható megoldást kínál az adattároláshoz.
A Docker telepítésével ellentétben a PaperOffice YouTube-videók segítségével a beállítás néhány percen belül megtörténik, még a laikusok számára is.
Milyen előnyei vannak annak, ha nem használ Docker-tárolókat?
A Jobb PaperOffice döntés a Docker nélkül, hatalmas előnyökkel jár, amelyeket bármilyen Synology NAS eszközön használhat, nem pedig a drága Plus sorozatban.
Ami pozitív hatással van a pénztárcájára, és könnyű a költségvetésre.
Hogyan kerülnek az adatok a Synology NAS eszközre?
Dokumentumok beolvasása
A folyamat egyszerű: ha az adatok még nem állnak rendelkezésre digitális formában, a papíralapú dokumentumokat először be kell szkennelni vagy le kell fényképezni.
A szkennerrel vagy más digitalizáló eszközzel a dokumentum nemcsak képpé alakul, hanem tartalma elektronikusan is "olvasható". A PaperOffice DMS-be integrált szkenner funkció csatlakozik a szkennerhez, és így továbbítja a digitális adathordozót a dokumentumkezelő szoftverbe.
Arról, hogyan lehet a legjobban integrálni a szkennert, digitalizálni a dokumentumokat, már leírtuk egy másik cikkben.
Digitális dokumentumtárolás
A digitális formában lévő adatok, például az e-mailek vagy a digitális fájlok könnyen áthúzhatók és átvihetők a PaperOffice felületére. Ha több dokumentumot szeretne archiválni kézi erőfeszítés nélkül, akkor a PaperOffice-ba integrált mappafigyelés alkalmas erre. Ez lehetővé teszi a zökkenőmentes archiválást a háttérben.
Meglévő adatok
A PaperOffice dokumentumkezelő rendszere megkönnyíti a felhasználók számára a korábban laptopok vagy asztali számítógépek merevlemezein lévő digitális adatok áthelyezését egy megosztott adattároló eszközre, a Synology NAS eszközre.
Az összes meglévő adat egyetlen kattintással importálható a dokumentumkezelő rendszerbe.
Számos más módja is van annak, hogy adatait a dokumentumkezelő rendszerbe juttassa, amelyek már integrálva vannak a PaperOffice DMS-be a standard verzióban.
Hozzáadott érték és előnyök
Íme néhány a dokumentumkezelés legkiemelkedőbb előnyeiből Synology NAS eszközön:
- Minimális befektetés maximális előnyökkel az egyes munkaállomások és csapatok számára
- Tartsa kézben az adatait
- A felhő minden előnye, de a nyomon követési költségek és a bizonytalanság nélkül
- Egyszerű adatmentési funkció Az adatok biztonsági mentése
- Takarítson meg időt a dokumentáció keresésével, valamint a kezelés és tárolás költségeivel
- Növelje a termelékenységet együttműködési eszközökkel
- Nem szabad elfelejteni a magasabb belső és külső ügyfél-elégedettség pozitív "mellékhatását"
Takarítson meg magának hatalmas beszerzési költségeket a drága szerverek vagy felhőszolgáltatások számára - integrálja a Synology NAS-t a hálózatába, és csatlakoztassa a PaperOffice-t a NAS-hoz: Kész!
A PaperOffice architektúra miatt a Synology NAS eszközzel való kombináció tökéletes megoldás a digitális iroda teljes körű dokumentumkezeléséhez.
A Synology egy kényelmes megoldás, amelyet 24/7-es működésre terveztek. A Synology támogatja a PaperOffice-t, hogy minden dokumentumot és kapcsolódó információt eljuttasson az összes hálózati felhasználóhoz és az OwnCloud technológiához útközben.
Az egyszerű adatbázis-telepítésnek és a Docker-tárolók hiányának köszönhetően a Synology a PaperOffice-szal zökkenőmentesen együttműködő NAS modellek széles skáláját kínálja. Tehát nem csak a nagyvállalatok profitálhatnak a digitalizációból.
A Synology nemcsak nagy teljesítményű CPU-kkal felszerelt NAS modelleket kínál, hanem több RAID-csoport létrehozását, gyorsítótárazását és rétegezését is lehetővé teszi. Olyan technológiákat valósíthat meg, amelyek lehetővé teszik egy olyan hibrid tárolási megoldás létrehozását, amely hatalmas tárolókapacitást, áttörést jelentő teljesítményt és költségvetés-tudatos kiadásokat tesz lehetővé.
Csak egyszer fektet be a NAS és a dokumentumkezelő rendszer megvásárlásába, teljes mértékben ellenőrizheti adatait, és nincs nyomon követési költsége.
A Synology Hyper Backup csomagnak köszönhetően automatikusan készíthet biztonsági másolatot adatbázisáról. A PaperOffice YouTube-on tartott workshopjainak köszönhetően a beállítás néhány percen belül megtörténik.
Az adminisztratív feladatok agilitása és automatizálása olyan munkafolyamatok létrehozásával, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok és üzleti folyamatok ellenőrzött környezetbe történő integrálását, valamint a világosan meghatározott és ellenőrzött tevékenységeket
Az első lépések könnyebbek, mint gondolnád.
Még mindig aggódik amiatt, hogy nem jut el? Olvassa el ügyfeleink esettanulmányait a Synology és a PaperOffice DMS integrációjáról a különböző iparágakban, és tekintse meg az egyszerűséget saját maga számára.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "":