Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.
Ipar
Templom
Régió
Bielefeld, Németország
Szervezeti egységek
Pénzügyek, számvitel
Ipar
Templom
Régió
Bielefeld, Németország
Szervezeti egységek
Pénzügyek, számvitel
Alexander Staruk, a Mennonita Testvériség bielefeldi pénzügyi igazgatója e. V.
Profi tipp
Ipar
Templom
Régió
Bielefeld, Németország
Szervezeti egységek
Pénzügyek, számvitel
A Mennonita Testvériség Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) egy protestáns szabadegyház, amelynek gyökerei messze a múltba nyúlnak vissza. Ezt a Bielefeld Mennonita Testvériséget Zürichben alapították a reformációs mozgalom idején a 16. században. A mai Mennonita Testvériség Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), amely több mint 1000 közösségi tagot foglal magában.
A PaperOffice DMS-t az önkormányzat arra használja, hogy támogassa az önkéntes tagokat, különösen a dokumentumok archiválásában, a munkafolyamatok hozzárendelésében és a könyvelésben a home office-ban.
Egy olyan egyesületben, amely magában foglalja a Mennonita Testvériséget Bielefeld e. V., meglehetősen kiterjedt adminisztratív feladatokat látnak el, amelyeket a tagok önkéntes alapon végeznek.
Ez mind a több mint 1000 tag számlavezetését , mind az önkormányzat különböző építési projektjeinek elszámolásainak ellenőrzését vagy a beérkező adományok feldolgozását érinti.
A PaperOffice DMS használatáig a kiválasztott tagokat bízták meg a különböző adminisztratív feladatokkal, így nagyrészt magukra a tagokra bízták, hogy a munka hogyan és milyen időkeretben történik.
Nem használtak digitális hálózatot és átfogó szoftvert. Ehelyett az ellenőrizendő kereskedők számláit hazavitték, hogy manuálisan ellenőrizzék őket. Az is előfordult, hogy senkinek sem volt ideje, majd a számlát kezdetben az asztalon hagyták.
A digitalizáció során a közösségek ma már számtalan dokumentummal, e-maillel és egyéb problémával szembesülnek e-mailben. Az e-mailek özönét azonban aligha lehet manuálisan kezelni.
Ennek következményei a hosszú szélnek megfelelő feldolgozási idők és a szükséges dokumentáció feldolgozásának, visszakeresésének és továbbításának hatékonyságának hiánya volt. Ennek megfelelően az önkormányzat digitális dokumentumkezelést keresett.
Ennek eredményeként többször is késedelmet szenvedett a kintlévőségeknek a megbízott vállalatokhoz történő átutalása. Az emlékeztetőket további költségekkel adták ki, és a nyújtott kedvezményeket nem lehetett felhasználni. Érthető, hogy ennek következtében a közösség hírneve is megszenvedett.
Alexander Staruk, a Mennonita Testvériség bielefeldi pénzügyi igazgatója e. V. a probléma megoldását kereste, amelynek keretében fontolóra vették az önkormányzat összes, korábban nagyrészt hasonló jellegű adminisztratív feladatának digitalizálását is .
Staruk úr először megvizsgálta a dokumentumkezeléssel kapcsolatos különféle szoftverajánlatokat, és végül úgy döntött, hogy hat hónapig teszteli a PaperOffice DMS-t.
A PaperOffice DMS pontosan azokat a követelményeket kínálja, amelyeket Staruk úr keresett. Ez a következőket foglalja magában:
Belső, központi tároló, amelyhez minden adminisztratív feladattal rendelkező tag otthonról is hozzáférhet. Az adatokat nem szabad harmadik féltől származó felhőben vagy egyfelhasználós számítógépen tárolni.
Alexander Staruk úr már korán rájött, hogy nem lehet digitalizálni a közösségét:
A digitális felhasználói hitelesítést és a jelszó megerősítését is tartalmazza.
Ezzel egyidejűleg minden érintett tag tájékoztatást kap az adatkezelés állapotáról. A verziótárolás lehetővé teszi annak nyomon követését, hogy mely feldolgozási lépéseket mikor és ki végezte el.
A mesterséges intelligencia PIA által létrehozott kulcsszóindex biztosítja, hogy minden dokumentum megtalálható legyen a belső keresőmotoron keresztül, még akkor is, ha a felhasználó alig tud valamit a dokumentumról.
Nincsenek külső és drága "tanácsadók" a helyszínen, és senkinek sem kell bárhová utaznia a képzéshez. Mindenki meg tudja határozni a menünavigáció megtanulásának időkeretét szükség szerint, és a jövő szempontjából a PaperOffice DMS moduláris felépítésének köszönhetően jól helyezkedik el.
A PaperOffice DMS megfelelt az összes szükséges kritériumnak.
Staruk úr először megvizsgálta a dokumentumkezeléssel kapcsolatos különféle szoftverajánlatokat, és végül úgy döntött, hogy hat hónapig teszteli a PaperOffice DMS-t.
A PaperOffice DMS pontosan azokat a követelményeket kínálja, amelyeket Staruk úr keresett. Ez a következőket foglalja magában:
Belső, központi tároló, amelyhez minden adminisztratív feladattal rendelkező tag otthonról is hozzáférhet. Az adatokat nem szabad harmadik féltől származó felhőben vagy egyfelhasználós számítógépen tárolni.
Alexander Staruk úr már korán rájött, hogy nem lehet digitalizálni a közösségét:
A digitális felhasználói hitelesítést és a jelszó megerősítését is tartalmazza.
Ezzel egyidejűleg minden érintett tag tájékoztatást kap az adatkezelés állapotáról. A verziótárolás lehetővé teszi annak nyomon követését, hogy mely feldolgozási lépéseket mikor és ki végezte el.
A mesterséges intelligencia PIA által létrehozott kulcsszóindex biztosítja, hogy minden dokumentum megtalálható legyen a belső keresőmotoron keresztül, még akkor is, ha a felhasználó alig tud valamit a dokumentumról.
Nincsenek külső és drága "tanácsadók" a helyszínen, és senkinek sem kell bárhová utaznia a képzéshez. Mindenki meg tudja határozni a menünavigáció megtanulásának időkeretét szükség szerint, és a jövő szempontjából a PaperOffice DMS moduláris felépítésének köszönhetően jól helyezkedik el.
A PaperOffice DMS megfelelt az összes szükséges kritériumnak.
A hat hónapos tesztfázis után a Mennonita Testvériség Bielefeld e. V. a PaperOffice DMS-ünk, és annyira elégedett, hogy a szoftvert a gyülekezete más gyülekezeteinek is ajánlja.
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Mennoniták
Bielefeldi Fivérek Egyháza":
Milyen tippeket adna a jövőbeli PaperOffice felhasználóknak?
Soha nem túl korai vagy túl késő foglalkozni a digitalizáció témájával.
A legfontosabb dolog az, hogy képet kapjunk a szoftverről, de magáról a cégről is. Fontos volt, hogy ne érezzük kényszert arra, hogy megvásároljuk a szoftvert, vagy feliratkozzunk semmilyen szolgáltatásra és támogatási csomagra.
Még mielőtt felvásároltuk volna a PaperOffice DMS-t, beszéltünk a vállalat minden részlegével, és soha nem éreztük úgy, hogy rosszul bánnak velük. Éppen ellenkezőleg: a PaperOffice-nak van egy kedves, udvarias és hozzáértő csapata.
Számunkra, mint egyház számára nagyon fontos volt, hogy a szoftver könnyen érthető, de átfogó legyen.
Kinek ajánlanád a PaperOffice-t?
Ajánljuk a PaperOffice-t testvéreinknek a gyülekezetben. De minden más közösségnek és vállalatnak is, akik digitalizálni és automatizálni szeretnének.
Mit szeretsz különösen a PaperOffice-ban?
Mindennel nagyon elégedettek vagyunk.
A PaperOffice egy könnyű, mégis hatékony dokumentumkezelő rendszer.
Az elsőre értelmetlennek tűnő funkciók, mint például a dokumentum tartalmának automatikus olvasása, a legfontosabb funkcióknak bizonyulnak, amelyeket hosszabb időn keresztül nem akarsz többé kihagyni.
"A dokumentumok manuális feldolgozása egy ilyen nagy közösségben sok időbe került volna nekünk.
A PaperOffice DMS automatizált megoldásával a kézi erőfeszítés jelentősen csökkenthető, ugyanakkor befektetéseket hajtottak végre a jövőorientált technológiába. Úttörők vagyunk a digitális ingatlankezelésben."
Alejandro Campos
informatikai szakember és projektmenedzser az El Guijo ingatlankezelésnél
