A digitális számlafeldolgozás helyes megvalósítása 10 lépésben

A digitalizálás szükségessége ma már mindenki számára fontos szempont.

Útmutatónkban most számos jelentést talál arról, hogy a digitalizálásnak hogyan kell történnie a vállalatok körül, és ez hány előnnyel jár az Ön számára.

De szinte minden 3 kérdés, ami az ügyfeleinktől érkezik, a számlafeldolgozás digitális megvalósítására vonatkozik. Ezért úgy döntöttünk, hogy közelebbről megvizsgáljuk ezt a témát.

A jelenlegi cikkben egy kicsit mélyebben megvizsgáljuk a digitális számlafeldolgozással kapcsolatos információkat. A számlák digitalizálásának előnyei. Megmutatjuk, hogyan valósíthat meg mindent, és hogyan írhatja le a sikeres megvalósítás hatását.

Mielőtt rátérnénk a tényleges megvalósításra, válaszoljunk a kérdésre:

Miért van szükség a vállalatok számláinak és dokumentumainak digitalizálására?

Ez egy olyan kérdés, amelyet egyre több vállalat tesz fel: "Valóban digitalizálnom kell a könyvelésemet"? A válasz igen, muszáj. Többek között azért, mert a törvényhozás megköveteli, hogy így legyen. Egyre több vállalat szembesül azzal, hogy meg kell felelnie a folyamatdokumentációnak.

Mit követelnek meg a jogszabályok?

A jogi előírások megkövetelik az összes teszt szempontjából releváns bejövő dokumentum átvételére, feldolgozására és archiválására vonatkozó követelményeknek való megfelelést.

Jelenlegi cikkünkben néhány gyakorlati példát mutatunk be. Hogyan oldhatja meg egyszerűen a digitalizálást a PaperOffice DMS-nek köszönhetően. De először rátérünk a számlák digitális feldolgozásának általános előnyeire.

Milyen előnyei vannak a digitalizációnak?

A home office és a digitális média mai világában még mindig gyakori, hogy papírszámlákat halmoznak fel a polcokon és az asztalokon.

A papír használatának fő oka az, hogy az alkalmazottak nehezen tudják elfogadni a digitalizálást, vagy kezdeni vele. Ez a változás és a digitalizáció kezelésének kihívásaiban rejlik.

Fizikai dokumentummásolás a digitalizálás ellenére

Sokan szeretnek fizikai másolatot tartani azokról a dokumentumokról, amelyekkel dolgoznak. De az évek óta próbára tett papírkezelés folyamata is szerepet játszik ebben.

A papírmentes átalakítás témájában már írtunk egy részletes cikket. Itt kifejezetten a digitális számvitel témájával foglalkozunk.

A számla kézi bevitele nemcsak sok időt jelent, hanem rejtett magas költségeket is. A helyes megoldás sok időt és pénzt takaríthat meg.

A legfontosabb előnyök a következők:

• Bármilyen számlát másodpercek alatt megtalálhat / időt takaríthat meg

  Mivel a dokumentumok digitalizálásának köszönhetően pillanatok alatt megtalálhatja a PaperOffice-ban tárolt összes számlát. Már nem kell fáradságosan leveleznie a vastag mappákon. A vállalat összes számlájának digitalizálásával csak néhány kattintásra van szüksége ahhoz, hogy megtalálja őket a rendszerben.

  Ez elvezet minket a második ponthoz is:

• Az optimalizált munka- és papírmegtakarítás előnyeit élvezheti

  Már nincs szüksége helyre a fizikai mappák számára. Mostantól archiválhatja számláit a PaperOffice-ban. A papírfogyasztás csökkentése tiszta és rendezett irodákhoz vezet.

• A könyvelési folyamatok egyszerűsítése / Például munkafolyamatokkal

  A számlák digitális kezelésével időt és energiát takaríthat meg. A létrehozás, a szállítás és a feldolgozás költségei mellett. Ne készítsen másolatot speciális feladatokhoz, munkafolyamatokhoz és továbbításhoz. Minden digitálisan fut, átlátható és érthető.

  A számlák digitalizálásának köszönhetően már nem marad le az értékes kedvezményes határidőkről.

• Engedély beállítása nyomógombos hozzáféréshez

  Az egyes dokumentumokhoz és mappákhoz való egyéni hozzáférési jogok egyértelmű biztonságot nyújtanak. Hozzáférést adhat magánszemélyeknek vagy teljes részlegeknek. Mint például a számvitel.

• Névjegyek automatikus észlelése

  A PaperOffice intelligensen felismeri a címadatokat a dokumentum tartalmában. Ezután logikusan összekapcsolja a dokumentumot a meglévő névjegyekkel. Ez többek között lehetővé teszi, hogy egy adott kapcsolattartó összes dokumentumát néhány kattintással megjelenítse.

• Automatizált kulcsszószolgáltatás

  A PaperOffice intelligens AI-felismeréssel és kulcsszóalkotással támogatja Önt. Ily módon a rendszer a számlán keresi a legfontosabb dokumentumadatokat.

  A KI PIA intelligensen kiolvassa az adatokat a dokumentumból. Ezután nyújtsa be a dokumentumot teljes kulcsszavakkal. Ha szükséges a teszttel, vagy automatikusan a háttérben.

• Beágyazási / export funkció adótanácsadók számára

  Könnyedén átadhatja számláit. Fiók-hozzárendeléssel és kulcsszóval. A speciális keresésnek köszönhetően mindent megtalál, amire szüksége van az exportáláshoz. Mint például a múlt hónap összes számlája.

  Beleértve a mappaszerkezetet, a PDF fájlt, az Excel fájlt az összes információval együtt. Ennek eredményeként könyvelője vagy könyvelője könnyen importálhatja a dokumentációt.

• Gyors szerkesztési lehetőségek

  A számvitel a jövőben gyorsan megvalósítható. Nem csak az összes dokumentumot találhatja meg azonnal, hanem közvetlenül is szerkesztheti/osztályozhatja őket, például. Az ellenőrzésbiztos archiválásnak köszönhetően minden jogi követelmény teljesül. Az ellenőrzés és a jóváhagyás tehát gyerekjáték.

  A számlák digitalizálása több okból is elkerülhetetlen. Sok vállalat már meg van győződve arról is, hogy a számlák digitalizálása a jövő. Ezt ma és most is el kell fogadni.

  Mindazonáltal sokan még mindig attól tartanak, hogy ez a lépés egy hosszú projekthez kapcsolódik. Ami nehéz, drága, kockázatos és destabilizáló lesz. A jó hír az, hogy végső soron a PaperOffice-nak köszönhetően ez már nem így van!

Mit kell figyelembe venni a számlák digitalizálása előtt?

Először is fontos, hogy ne keverjük össze vagy csökkentsük a digitalizálást a bejövő számlák beolvasásához. Annak érdekében, hogy aztán könnyebben és gyorsabban be tudjanak lépni az érvényesítés, a fizetés és az archiválás munkafolyamatába. A digitalizáció sokkal több.

Az OCR szövegfelismerés előnyei: Az OCR szövegfelismerésnek köszönhetően sok minden automatizálható. Például mesterséges intelligenciával (AI). Ily módon a tanulási funkciók egyre hatékonyabbak és megbízhatóbb észlelési algoritmusokké válnak.

A számlán megjelenő elemek azonnal azonosíthatók és kinyerhetők a dokumentumból. A dokumentumot benyújtják, és a számviteli vagy ERP rendszer rendelkezésére bocsátható.

Például a digitalizálással a pénzügyi szolgáltató a számla kézhezvételekor valós időben megbízható információkat kap.

Elérkeztünk a cikk valódi kérdéséhez:

Hogyan valósíthatom meg a számlafeldolgozást?

Ha számláit a PaperOffice-szal kezeli, a bejövő számlák feldolgozása teljesen elektronikus. A beérkező számlát már digitálisan, azaz e-mailben vagy szkenneléssel kapja meg. Ez nem számít.

Digitalizálja a bejövő számlákat a DropMail segítségével, hogyan?

Ha a beérkező számlákat már digitális formátumban kapja meg, javasoljuk a PaperOffice-ba integrált DropMail modult. Ez lehetővé teszi személyes DropMail e-mail cím létrehozását a PaperOffice-ban. Csak nekik küldi el a számlákat.

A DropMail címre e-mail mellékletként küldött összes számlát a rendszer automatikusan archiválja a PaperOffice-ban. Meghatározható bejelentési szabályokkal és munka nélkül.

A PaperOffice felismeri a számlát, és felolvassa a vonatkozó adatokat. A szoftver ezután a számlát a megfelelő mappába helyezi. Az intelligens mesterséges intelligenciának köszönhetően további jóváhagyási folyamatok, feladatok és munkafolyamatok is elindulnak.

Minden alkalmazottat, akinek részt kell vennie a folyamatban, tájékoztatjuk. A számla munkafolyamata automatikusan lefut.

Lépésről lépésre történő digitális számlafeldolgozás:

Számla átvétele

Egyszerűen hozza létre a kívánt címet "meine_rechnungen@paperoffice.com" formátumban, adjon meg egy tárolási maszkot vagy aktiválja a PIA-t, és ennyi!

Digitális számlafeldolgozás

A PaperOffice automatikusan rögzíti a számlát, és megkezdi a feldolgozást

A meghatározott iktatási szabályokat végrehajtják. Az ellenőrzésbiztos archiválás automatikusan megtörténik a háttérben a tervnek megfelelően.

Ellenőrizheti a számlát, jóváhagyhatja és munkafolyamatokat futtathat.

Előre

Exportálja a számlákat az adótanácsadóba vagy harmadik féltől származó rendszerekbe a vonatkozó információkkal.

Hogyan néz ki a számla digitalizálásának jövője? Merre tart az út?

Először is, a számlák digitalizálása a termelékenység jelentős és azonnali növekedését eredményezi. A digitalizáció nemcsak az időigényes, sűrű működési feladattól mentesíti az alkalmazottakat. Ezenkívül megoldódnak a kézi hiba miatti késedelem és vita problémái.

A fontos papíralapú dokumentumok tárolásának, keresésének és elvesztésének eredendő költségei drasztikusan csökkennek. Ezenkívül az érvényesítési és ellenőrzési folyamatok racionalizálása és automatizálása a teljes fizetendőségi folyamatban.

A vásárlási kérelemtől a fizetésig még inkább szorozzuk meg ezeket az előnyöket.

Mit ér el egy vállalat a digitalizációnak köszönhetően?

A digitalizáció révén a vállalatnak fontos emberi és pénzügyi erőforrásokat szabadít fel. Legyen az, hogy állandó erőforrásokkal elnyelje az aktivitás növekedését. Vagy mozgósítsa csapatait az átalakítási projektekben. Az alkalmazottak számára a számlák digitalizálása nem ellenség. Éppen ellenkezőleg – a szövetséges. Ezek érdekesebbé teszik munkájukat, és hozzáadott értéket teremtenek a vállalat pénzügyi irányításához.

Meg lehet-e semmisíteni a papírt a digitalizálás után?

Először is nagyon fontos megjegyezni, hogy a dokumentumok digitális archiválásának tényezőit be kell tartani. A GoBD szerint a papíralapú dokumentumok megsemmisülhetnek. Kivéve, ha azokat eredeti példányban kell tartani a külföldi adó- vagy adószabályoknak megfelelően.

Ez magában foglalja például a mérlegek megnyitását és az építési jogi dokumentumokat. A GoBD azt is kimondja, hogy a papíralapú dokumentumokat vissza kell vonni a további feldolgozásból. Ezenkívül előfordulhat, hogy a fájl nem változik a szkennelési folyamat után.

Felülvizsgálatbiztos a GoBD-kompatibilis verziószámozás szerint

Ami bármikor megadatik a PaperOffice verziószámozásának köszönhetően. A dokumentumnak hozzáférhetőnek és értékelhetőnek kell lennie a megőrzési időszak időtartama alatt.

A PaperOffice így megfelel az összes szükséges szabványnak az összes szoftverkövetelmény GOBD szerinti tanúsításával és tesztelésével.

Megőrzési időszak

A megőrzési időszak kérdése újra és újra felmerül ügyfeleinknél. Mert nincsenek egyértelmű utasítások arra vonatkozóan, hogy az eredeti számlát hogyan és hogyan kell-e megőrizni. Először is vegye fel a kapcsolatot az illetékes adóhatósággal, azaz a felelős könyvvizsgálóval.

Milyen dokumentumokat fogadnak el?

A jogi vonatkozású dokumentumokat, például a szerződéseket továbbra is meg kell őrizni az eredeti példányban.

Hogy rátérjek a lényegre:

Az adóhivatal elfogadja az elektronikus nyugtákat. A bíróság csak az eredeti példányokat vitatja.

Ennek köze van ahhoz a tényhez, hogy az aláírás hitelességét csak az eredeti dokumentumokon lehet ellenőrizni. Javasoljuk, hogy soha ne dobja ki az Eredetit.

Kiderült, hogy a bejövő számlák sikeres feldolgozásához több szempontot is figyelembe kell vennie.

Összefoglaljuk:

Annak érdekében, hogy teljesen száműzhesse a papírt a folyamatból, az összes bejövő számla folyamatos digitalizálását kell végrehajtania. A fejlesztések a folyamat lehető legnagyobb mértékű automatizálásából származnak.

Egy ilyen digitális dokumentumnak van egy sor előnye a vállalat számára. A személyre szabott szoftver lényegesen nagyobb termelékenységet biztosít a vállalatnál.

Tehát a számlák digitalizálása fontos lépés a vállalkozás papírmentes irodává alakításában. Időt és munkát takarít meg. Javítja a munkaeredmények minőségét.

Használja a papírmentes iroda minden előnyét.

Ügyeljen arra, hogy elkerülje ezt a hibát

Míg a nagyvállalatok már régóta kinevezett digitalizálási tisztviselőkkel foglalkoznak, akik az analóg dokumentumok teljes munkaidőben történő átalakításának témájával foglalkoznak, a kis- és középvállalkozások általában nem rendelkeznek emberi erőforrásokkal, különösen azért, mert megfelelő szakmai képesítésre van szükség.
Ez azonban gyakori hiba, és rossz befektetésekhez vezet, mert sok gyártó kihasználja ezt a tudatlanságot.