Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai
Kizárólagos bennfentes hírek
Ingyenes bónuszfrissítések
Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.
A digitális számlafeldolgozás a dokumentumkezelő rendszerrel (DMS) kombinálva jelentősen hozzájárul vállalata hatékonyságához és sikeréhez, valamint egy papírmentes iroda kialakításához. A digitális számlafeldolgozás szükségessége ma már mindenki számára fontos szempont.
Profi tipp
A jelenlegi cikkben bemutatjuk, hogyan kell helyesen megvalósítani a digitális számlafeldolgozást, felsorolni a megvalósítás előnyeit és leírni a sikeres megvalósítás hatásait.A digitalizálás szükségessége ma már mindenki számára fontos szempont.
Útmutatónkban most számos jelentést talál arról, hogy a digitalizálásnak hogyan kell történnie a vállalatok körül, és ez hány előnnyel jár az Ön számára.
De szinte minden 3 kérdés, ami az ügyfeleinktől érkezik, a számlafeldolgozás digitális megvalósítására vonatkozik. Ezért úgy döntöttünk, hogy közelebbről megvizsgáljuk ezt a témát.
A jelenlegi cikkben egy kicsit mélyebben megvizsgáljuk a digitális számlafeldolgozással kapcsolatos információkat. A számlák digitalizálásának előnyei. Megmutatjuk, hogyan valósíthat meg mindent, és hogyan írhatja le a sikeres megvalósítás hatását.
Mielőtt rátérnénk a tényleges megvalósításra, válaszoljunk a kérdésre:
Ez egy olyan kérdés, amelyet egyre több vállalat tesz fel: "Valóban digitalizálnom kell a könyvelésemet"? A válasz igen, muszáj. Többek között azért, mert a törvényhozás megköveteli, hogy így legyen. Egyre több vállalat szembesül azzal, hogy meg kell felelnie a folyamatdokumentációnak.
A jogi előírások megkövetelik az összes teszt szempontjából releváns bejövő dokumentum átvételére, feldolgozására és archiválására vonatkozó követelményeknek való megfelelést.
Jelenlegi cikkünkben néhány gyakorlati példát mutatunk be. Hogyan oldhatja meg egyszerűen a digitalizálást a PaperOffice DMS-nek köszönhetően. De először rátérünk a számlák digitális feldolgozásának általános előnyeire.
A home office és a digitális média mai világában még mindig gyakori, hogy papírszámlákat halmoznak fel a polcokon és az asztalokon.
A papír használatának fő oka az, hogy az alkalmazottak nehezen tudják elfogadni a digitalizálást, vagy kezdeni vele. Ez a változás és a digitalizáció kezelésének kihívásaiban rejlik.
Sokan szeretnek fizikai másolatot tartani azokról a dokumentumokról, amelyekkel dolgoznak. De az évek óta próbára tett papírkezelés folyamata is szerepet játszik ebben.
A papírmentes átalakítás témájában már írtunk egy részletes cikket. Itt kifejezetten a digitális számvitel témájával foglalkozunk.
A számla kézi bevitele nemcsak sok időt jelent, hanem rejtett magas költségeket is. A helyes megoldás sok időt és pénzt takaríthat meg.
Mivel a dokumentumok digitalizálásának köszönhetően pillanatok alatt megtalálhatja a PaperOffice-ban tárolt összes számlát. Már nem kell fáradságosan leveleznie a vastag mappákon. A vállalat összes számlájának digitalizálásával csak néhány kattintásra van szüksége ahhoz, hogy megtalálja őket a rendszerben.
Ez elvezet minket a második ponthoz is:
Már nincs szüksége helyre a fizikai mappák számára. Mostantól archiválhatja számláit a PaperOffice-ban. A papírfogyasztás csökkentése tiszta és rendezett irodákhoz vezet.
A számlák digitális kezelésével időt és energiát takaríthat meg. A létrehozás, a szállítás és a feldolgozás költségei mellett. Ne készítsen másolatot speciális feladatokhoz, munkafolyamatokhoz és továbbításhoz. Minden digitálisan fut, átlátható és érthető.
A számlák digitalizálásának köszönhetően már nem marad le az értékes kedvezményes határidőkről.
Az egyes dokumentumokhoz és mappákhoz való egyéni hozzáférési jogok egyértelmű biztonságot nyújtanak. Hozzáférést adhat magánszemélyeknek vagy teljes részlegeknek. Mint például a számvitel.
A PaperOffice intelligensen felismeri a címadatokat a dokumentum tartalmában. Ezután logikusan összekapcsolja a dokumentumot a meglévő névjegyekkel. Ez többek között lehetővé teszi, hogy egy adott kapcsolattartó összes dokumentumát néhány kattintással megjelenítse.
A PaperOffice intelligens AI-felismeréssel és kulcsszóalkotással támogatja Önt. Ily módon a rendszer a számlán keresi a legfontosabb dokumentumadatokat.
A KI PIA intelligensen kiolvassa az adatokat a dokumentumból. Ezután nyújtsa be a dokumentumot teljes kulcsszavakkal. Ha szükséges a teszttel, vagy automatikusan a háttérben.
Könnyedén átadhatja számláit. Fiók-hozzárendeléssel és kulcsszóval. A speciális keresésnek köszönhetően mindent megtalál, amire szüksége van az exportáláshoz. Mint például a múlt hónap összes számlája.
Beleértve a mappaszerkezetet, a PDF fájlt, az Excel fájlt az összes információval együtt. Ennek eredményeként könyvelője vagy könyvelője könnyen importálhatja a dokumentációt.
A számvitel a jövőben gyorsan megvalósítható. Nem csak az összes dokumentumot találhatja meg azonnal, hanem közvetlenül is szerkesztheti/osztályozhatja őket, például. Az ellenőrzésbiztos archiválásnak köszönhetően minden jogi követelmény teljesül. Az ellenőrzés és a jóváhagyás tehát gyerekjáték.
A számlák digitalizálása több okból is elkerülhetetlen. Sok vállalat már meg van győződve arról is, hogy a számlák digitalizálása a jövő. Ezt ma és most is el kell fogadni.
Mindazonáltal sokan még mindig attól tartanak, hogy ez a lépés egy hosszú projekthez kapcsolódik. Ami nehéz, drága, kockázatos és destabilizáló lesz. A jó hír az, hogy végső soron a PaperOffice-nak köszönhetően ez már nem így van!
Először is fontos, hogy ne keverjük össze vagy csökkentsük a digitalizálást a bejövő számlák beolvasásához. Annak érdekében, hogy aztán könnyebben és gyorsabban be tudjanak lépni az érvényesítés, a fizetés és az archiválás munkafolyamatába. A digitalizáció sokkal több.
Az OCR szövegfelismerés előnyei: Az OCR szövegfelismerésnek köszönhetően sok minden automatizálható. Például mesterséges intelligenciával (AI). Ily módon a tanulási funkciók egyre hatékonyabbak és megbízhatóbb észlelési algoritmusokké válnak.
A számlán megjelenő elemek azonnal azonosíthatók és kinyerhetők a dokumentumból. A dokumentumot benyújtják, és a számviteli vagy ERP rendszer rendelkezésére bocsátható.
Például a digitalizálással a pénzügyi szolgáltató a számla kézhezvételekor valós időben megbízható információkat kap.
Elérkeztünk a cikk valódi kérdéséhez:
Ha számláit a PaperOffice-szal kezeli, a bejövő számlák feldolgozása teljesen elektronikus. A beérkező számlát már digitálisan, azaz e-mailben vagy szkenneléssel kapja meg. Ez nem számít.
Ha a beérkező számlákat már digitális formátumban kapja meg, javasoljuk a PaperOffice-ba integrált DropMail modult. Ez lehetővé teszi személyes DropMail e-mail cím létrehozását a PaperOffice-ban. Csak nekik küldi el a számlákat.
A DropMail címre e-mail mellékletként küldött összes számlát a rendszer automatikusan archiválja a PaperOffice-ban. Meghatározható bejelentési szabályokkal és munka nélkül.
Borravaló
A "DropMail - Dokumentumok automatikus archiválása e-mailben útközben" témában van egy videó is a YouTube-on, amely egyszerű és érthető módon magyarázza ezt a folyamatot:
A PaperOffice felismeri a számlát, és felolvassa a vonatkozó adatokat. A szoftver ezután a számlát a megfelelő mappába helyezi. Az intelligens mesterséges intelligenciának köszönhetően további jóváhagyási folyamatok, feladatok és munkafolyamatok is elindulnak.
Minden alkalmazottat, akinek részt kell vennie a folyamatban, tájékoztatjuk. A számla munkafolyamata automatikusan lefut.
Lépésről lépésre történő digitális számlafeldolgozás:
Egyszerűen hozza létre a kívánt címet "meine_rechnungen@paperoffice.com" formátumban, adjon meg egy tárolási maszkot vagy aktiválja a PIA-t, és ennyi!
A PaperOffice automatikusan rögzíti a számlát, és megkezdi a feldolgozást
A meghatározott iktatási szabályokat végrehajtják. Az ellenőrzésbiztos archiválás automatikusan megtörténik a háttérben a tervnek megfelelően.
Ellenőrizheti a számlát, jóváhagyhatja és munkafolyamatokat futtathat.
Exportálja a számlákat az adótanácsadóba vagy harmadik féltől származó rendszerekbe a vonatkozó információkkal.
Először is, a számlák digitalizálása a termelékenység jelentős és azonnali növekedését eredményezi. A digitalizáció nemcsak az időigényes, sűrű működési feladattól mentesíti az alkalmazottakat. Ezenkívül megoldódnak a kézi hiba miatti késedelem és vita problémái.
A fontos papíralapú dokumentumok tárolásának, keresésének és elvesztésének eredendő költségei drasztikusan csökkennek. Ezenkívül az érvényesítési és ellenőrzési folyamatok racionalizálása és automatizálása a teljes fizetendőségi folyamatban.
A vásárlási kérelemtől a fizetésig még inkább szorozzuk meg ezeket az előnyöket.
Összességében a dokumentumfeldolgozás ciklusideje 5-tel csökkenthető. Adminisztratív költségek 80% -kal.
Ezekkel a számokkal azonnal megérti a számlák digitalizálásának sürgősségét. Végső soron nem csak ezeket a számokat kell figyelembe venni.
Először is nagyon fontos megjegyezni, hogy a dokumentumok digitális archiválásának tényezőit be kell tartani. A GoBD szerint a papíralapú dokumentumok megsemmisülhetnek. Kivéve, ha azokat eredeti példányban kell tartani a külföldi adó- vagy adószabályoknak megfelelően.
Ez magában foglalja például a mérlegek megnyitását és az építési jogi dokumentumokat. A GoBD azt is kimondja, hogy a papíralapú dokumentumokat vissza kell vonni a további feldolgozásból. Ezenkívül előfordulhat, hogy a fájl nem változik a szkennelési folyamat után.
Ami bármikor megadatik a PaperOffice verziószámozásának köszönhetően. A dokumentumnak hozzáférhetőnek és értékelhetőnek kell lennie a megőrzési időszak időtartama alatt.
A PaperOffice így megfelel az összes szükséges szabványnak az összes szoftverkövetelmény GOBD szerinti tanúsításával és tesztelésével.
A megőrzési időszak kérdése újra és újra felmerül ügyfeleinknél. Mert nincsenek egyértelmű utasítások arra vonatkozóan, hogy az eredeti számlát hogyan és hogyan kell-e megőrizni. Először is vegye fel a kapcsolatot az illetékes adóhatósággal, azaz a felelős könyvvizsgálóval.
A jogi vonatkozású dokumentumokat, például a szerződéseket továbbra is meg kell őrizni az eredeti példányban.
Borravaló
Elkészítettük a végső 5 lépéses útmutatót a papírmentessé váláshoz és a vállalkozás letölthető dokumentumként való digitalizálásához, részletezve mind az 5 lépést és azt, hogy mennyi ideig tart:
Az adóhivatal elfogadja az elektronikus nyugtákat. A bíróság csak az eredeti példányokat vitatja.
Ennek köze van ahhoz a tényhez, hogy az aláírás hitelességét csak az eredeti dokumentumokon lehet ellenőrizni. Javasoljuk, hogy soha ne dobja ki az Eredetit.
Kiderült, hogy a bejövő számlák sikeres feldolgozásához több szempontot is figyelembe kell vennie.
Annak érdekében, hogy teljesen száműzhesse a papírt a folyamatból, az összes bejövő számla folyamatos digitalizálását kell végrehajtania. A fejlesztések a folyamat lehető legnagyobb mértékű automatizálásából származnak.
Egy ilyen digitális dokumentumnak van egy sor előnye a vállalat számára. A személyre szabott szoftver lényegesen nagyobb termelékenységet biztosít a vállalatnál.
Tehát a számlák digitalizálása fontos lépés a vállalkozás papírmentes irodává alakításában. Időt és munkát takarít meg. Javítja a munkaeredmények minőségét.
Használja a papírmentes iroda minden előnyét.
Míg a nagyvállalatok már régóta kinevezett digitalizálási tisztviselőkkel foglalkoznak, akik az analóg dokumentumok teljes munkaidőben történő átalakításának témájával foglalkoznak, a kis- és középvállalkozások általában nem rendelkeznek emberi erőforrásokkal, különösen azért, mert megfelelő szakmai képesítésre van szükség.
Ez azonban gyakori hiba, és rossz befektetésekhez vezet, mert sok gyártó kihasználja ezt a tudatlanságot.
Nincs szüksége informatikai szakemberre vagy képzett könyvtárosra!
Csak annyit kell tennie, hogy
Néha a hardver gyakran már ott van, több potenciállal rendelkezik, mint korábban, és azonnal használható.
Borravaló
Egyébként van egy speciális cikk a "digitális számlafeldolgozás" témájában, amely a digitalizálás vagy a digitális számlafeldolgozás előnyeiről számolt be:
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "A digitális számlafeldolgozás helyes megvalósítása 10 lépésben":
Először is nagyon fontos megjegyezni, hogy a dokumentumok digitális archiválásának tényezőit be kell tartani. A GoBD szerint a papíralapú dokumentumok megsemmisülhetnek. Kivéve, ha azokat eredeti példányban kell tartani a külföldi adó- vagy adószabályoknak megfelelően.
Ez magában foglalja például a mérlegek megnyitását és az építési jogi dokumentumokat.
Érdemes DMS-t használni bármilyen méretű vállalat számára a számlák digitalizálásához. A dokumentumokat nemcsak a jogszabályoknak megfelelően archiválhatja, hanem egyszerűsítheti a kiterjedt számviteli folyamatokat is, például munkafolyamatokon keresztül.
Először is, a számlák digitalizálása a termelékenység jelentős és azonnali növekedését eredményezi. A digitalizáció nemcsak az időigényes, sűrű működési feladattól mentesíti az alkalmazottakat. Ezenkívül megoldódnak a kézi hiba miatti késedelem és vita problémái.
A fontos papíralapú dokumentumok tárolásának, keresésének és elvesztésének eredendő költségei drasztikusan csökkennek. Ezenkívül az érvényesítési és ellenőrzési folyamatok racionalizálása és automatizálása a teljes fizetendőségi folyamatban.
A vásárlási kérelemtől a fizetésig még inkább szorozzuk meg ezeket az előnyöket.
A digitális munka és a régi dokumentumok új korba hozása lesz a legjobb kulcsfontosságú befektetés, amely hihetetlen mennyiségű időt, pénzt és ideget takarít meg a jövőben.
Nincs szüksége saját informatikai szakemberre ahhoz, hogy kihasználja a digitalizáció minden előnyét.
Amire szüksége van, az a megfelelő partner az Ön oldalán, aki tapasztalatainak köszönhetően pontosan azt tudja megvalósítani, amire szüksége van. Kerülje a rémhírterjesztést, és válasszon tesztpozíciókat a divatos PowerPoint prezentációk helyett anélkül, hogy valóban tesztelte volna.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy szinte minden műveletnek, vállalatnak és vállalatnak van egy nagy fénymásolója, amely nem használja ki a benne rejlő lehetőségeket. Ezek az eszközök szeretik a tömeges szkennelést, toleránsak a gemkapocsokkal szemben, és a szkenner befektetése nélküli digitális indítás alapjául szolgálhatnak.
Kerülje a költségcsapdákat a DMS / ECM rendszerekkel, ahol könyörtelenül ki van szolgáltatva a gyártóknak. Ne kössön kompromisszumot, ha a saját adminisztrációs lehetőségeiről van szó, például a dokumentumok tanításáról és a beállítások saját kezűleg történő elvégzéséről. Ha segítségre van szüksége, a gyártó örömmel segít Önnek, de független marad.
Az eljárások a jövőben teljesen azonosak lesznek, de teljesen automatizáltak lesznek.
Bejön a számla? A munkafolyamat aktiválódik, és minden a maga által meghatározott módon halad.
Keressen végig mind az 1000 mappában? Nem probléma, mert saját Google-lal rendelkezik!
"Az éves pénzügyi kimutatások és készletek időrendi eredményeinek megszerzése szupergyorsan határozza meg az egyes tételek legolcsóbb vételárát. Ami korábban napokig tartott, azt most órák alatt meg lehet csinálni!"
Lars R. Ludewig
a ViaCreative Zahntechnik GmbH tulajdonosa és ügyvezető igazgatója
