ניהול מסמכים QNAP DMS עבור NAS

מערכות לניהול מסמכים, הידועות גם בשם DMS, תומכות בארגון שלך בניהול אלקטרוני ומובנה של מסמכים עסקיים. DMS היא אפוא צעד חשוב לעבר משרד ללא נייר.

בשילוב עם QNAP NAS שלך, הן יוצרות את צוות האידיאלי להמרת אחזקות אנלוגיות לדיגיטליות ולהגברת יעילות תהליכי החיפוש והארכיון.

PaperOffice לניהול מסמכים הוא המערכת DMS היחידה בעולם המאושרת רשמית על ידי QNAP עבור מכשירי QNAP שלך.

מהו NAS?

חברת QNAP מטייוואן משווקת מגוון מכשירי אחסון מחובר לרשת (NAS) תחת השם "QNAP NAS". מכשירים אלה מאפשרים הן לחברות והן למשתמשים פרטיים להגן על הנתונים שלהם ביעילות, כמו גם לארגן ולהשתמש בנתונים באופן מותאם אישית.

NAS הוא שרת קבצים עם מערכת הפעלה עצמאית שמספק את שטח האחסון שלו דרך הרשת.

QNAP NAS מציעה תנאים אידיאליים לכל החברות, ובעיקר לעסקים קטנים ובינוניים (SMEs), לאחסון מהיר ופשוט של נתוני חברה.

במאמר הבא נראה לך כיצד להפיק את המקסימום ממערכת QNAP NAS עבור החברה שלך וכיצד ניהול המסמכים יכול לעבוד בצורה פשוטה ללא Docker.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

מדוע להשתמש ב-NAS במקום ב-Cloud?

ישנם מספר סיבות מדוע כדאי להשתמש בפתרון NAS (Network Attached Storage) במקום בתנובה מבוססת ענן. הנה כמה דוגמאות:

• 1. שליטה ובטיחות: NAS נמצא בשליטה פיזית של החברה, מה שאומר שהחברה שולטת לחלוטין בנתונים שלה ומבטיחה שהנתונים בטוחים ומוגנים.
  בסביבה מבוססת ענן הנתונים שלך מועברים לספק חיצוני ואינם כפופים לאותם סטנדרטים אבטחה כמו החברה עצמה.


• 2. הגנת פרטיות: חברות נדרשות להתאים את אחסון המידע האישי שלהן לחוקי הגנת הפרטיות (GDPR) של האיחוד האירופי. לכן, חברות צריכות להבטיח שפתרונות האחסון והשירותים שהן בוחרות עומדים בתקנות הגנת הפרטיות.
  NAS הוא הבחירה המתאימה יותר לעומת פתרון ענן כשמדובר בהתאמה לתקנות GDPR.
  מכיוון שהוא בבעלות החברה, ניתן לשלוט ולעבד מחדש את הנתונים ישירות על ידי החברה. NAS גם מספק גמישות גבוהה, מכיוון שהנתונים אינם מאוחסנים במרכז נתונים חיצוני. בנוסף, חברות יכולות להצפין את הנתונים על NAS כדי להגן עליהם מפני גישה לא מורשית.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. חיבור לאינטרנט: ניתן להשתמש ב-NAS ללא תלות בחיבור לאינטרנט, מה שהופך אותו לאידיאלי לחברות הפועלות באזורים כפריים או באזורים עם חיבורים לא יציבים לאינטרנט.


• 4. עלויות: העלות היא יתרון חשוב שיש ל-NAS על פני אחסון בענן. NAS זול יותר לרכישה מאשר שירות ענן, מאחר שמשלמים עבורו פעם אחת והוא שייך לכם בלבד.
  בנוסף, העלויות החודשיות עבור NAS נמוכות בהרבה מאשר עבור שירות ענן. כיוון שב-NAS אין תשלומי מנוי חודשיים. בנוסף, אין עלויות נוספות לרוחב פס ב-NAS, כמו שיכול להיות בשירות ענן.


• 5. גמישות: NAS מספק לחברות יותר גמישות בבחירת החומרה וקיבולת האחסון. הוא גם מאפשר להרחיב את שטח האחסון כדי לעמוד בדרישות הגדלות של החברה.

QNAP NAS בשילוב עם PaperOffice DMS מספקת לחברה שלך פתרון פשוט ואמין לניהול המסמכים שלך.

PaperOffice DMS היא תוכנה ידידותית למשתמש שמאפשרת לחברות לארגן, לאחסן, לסווג ולנהל את המסמכים שלהן כך שניתן לגשת אליהם בכל זמן ובכל מקום בקלות.

על ידי השילוב של NAS וניהול האפקטיבי של PaperOffice DMS, אתה יכול להגדיל את הפרודוקטיביות של החברה שלך, במיוחד על ידי הבטחת שתוכל לגשת למסמכים במהירות ובאמינות. זה גם מספק הגנה נוספת על הנתונים, שכן הם מאוחסנים על NAS ולא על מחשבים מקומיים או ענן חיצוני.

כמה מורכב התקנה והגדרת מסד הנתונים?

ההתקנה וההגדרה של מסד הנתונים ב-QNAP NAS שלך אינה מורכבת בכלל ואינה דורשת מומחה IT.

בגלל שהפעלה של מיכלי Docker התגלה כפתרון לא יציב ולא אמין לשילוב, PaperOffice החליטה לספק פתרון מוכח ואמין לאחסון נתונים באמצעות השימוש הישיר ב-MariaDB.

לעומת התקנת Docker, הגדרה באמצעות מדריכי PaperOffice YouTube היא גם עבור מתחילים פשוטה ותוך דקות ספורות.

מה היתרונות בויתור על מיכלי Docker?

ויתור על שימוש במיכלי Docker בעת הפעלת מערכת לניהול מסמכים (DMS) על NAS (Network Attached Storage) מציע כמה יתרונות:

• 1. תחזוקה ושדרוג קלים יותר: ללא מיכלי Docker אין צורך לדאוג לתאימות בין DMS והמיכל, מה שמקל על התחזוקה והשדרוג.


• 2. ביצועים מוגברים: מכיוון ש-DMS פועל ישירות על NAS, הוא יכול לנצל את משאבי ה-NAS במלואם, ובכך להשיג ביצועים גבוהים יותר מאשר בסביבת מיכל.


• 3. אין עומס נוסף על המשאבים: מאחר ולא משתמשים במיכלי Docker, אין עומס נוסף על משאבי ה-NAS, וזה משפיע חיובית על הביצועים הכוללים.

איך הנתונים שלך מגיעים ל-QNAP NAS?

יש מספר דרכים להעביר נתונים למערכת ניהול המסמכים של PaperOffice (DMS), שמופעלת על QNAP NAS (Network Attached Storage). הנה כמה דוגמאות:

סריקת מסמכים

התהליך פשוט: אם הנתונים עדיין לא קיימים בפורמט דיגיטלי, מסמכים שנמצאים בפורמט נייר חייבים תחילה להיסרק או להצטלם.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

עם הסורק שלך או עם מכשיר דיגיטציה אחר, המסמך לא רק מומר לתמונה, אלא גם תוכנו יכול להיקרא אלקטרונית. פונקציית הסורק המובנית ב-PaperOffice DMS מתחברת לסורק שלך וכך מעבירה את המדיום הדיגיטלי לתוכנת ניהול המסמכים.

כיצד לשלב בצורה טובה ביותר את הסורק שלך, על מנת לדגיט מצברים, כבר כתבנו במאמר אחר כאן.

ארכיון מסמכים דיגיטלי

נתונים שקיימים כבר בפורמט דיגיטלי, כמו אימיילים או קבצים דיגיטליים, ניתן פשוט לגרור ולשחרר לתוך ממשק PaperOffice. אם ברצונך לארכב מספר מסמכים ללא מאמץ ידני, אזי תתאים לכך פונקציית מעקב התיקיות המובנית של PaperOffice. זה מאפשר ארכוב חלק ברקע.

נתונים קיימים

מערכת ניהול המסמכים של PaperOffice מאפשרת למשתמשים בקלות להעביר את הנתונים הדיגיטליים שכבר נמצאים על הכוננים הקשיחים של לפטופים או מחשבים שולחניים לאחסון המשותף, ה-QNAP NAS.

כך ניתן לייבא את כל הנתונים הקיימים במערכת ניהול המסמכים בלחיצת עכבר אחת.

ערך מוסף ותועלת של QNAP NAS יחד עם PaperOffice DMS

השימוש ב-QNAP NAS (מערכת לאחסון מחובר רשת) בשילוב עם מערכת ניהול המסמכים (DMS) PaperOffice מעניק שורה של יתרונות, ולהלן חלק מהם:

• 1. ניהול מרכזי של נתונים: ה-DMS מאפשר לאחסן ולארגן את כל המסמכים והקבצים במקום אחד מרכזי, דבר שמקל על שיתוף הפעולה והגישה לנתונים, שכן כל עובד יכול לגשת לקבצים הדרושים מבלי להעתיקם לכונן USB.
  חוסך זמן ומונע טעויות הנובעות מהעברה ידנית.


• 2. אבטחה מוגברת: ה-NAS מציע פונקציות אבטחה נוספות כמו הצפנה ורדנדנסיה, על מנת להגן על הנתונים מפני אובדן או גישה בלתי מורשית. וכן אבטחת נתונים גבוהה על ידי אפשרויות גיבוי שונות.
  אפשר ליצור גיבויים אוטומטיים כדי לשחזר קבצים חשובים במקרה של תקלה או מחיקה מקרית. יש גם אפשרות להצפין נתונים כדי להבטיח שהמידע הרגיש יהיה מוגן מפני גישה בלתי מורשית.


• 3. מהירות גישה מוגברת: ה-NAS מאפשר גישה ועריכה מהירה יותר של נתונים, דבר שמגביר את הפריון.


• 4. תחזוקה ועדכון פשוטים: ה-DMS וה-NAS הם בלתי תלויים זה בזה וניתן לתחזק ולעדכן אותם בנפרד, דבר שמקל על התחזוקה.


• 5. גמישות מוגברת: השילוב של QNAP NAS ו-PaperOffice DMS מציע מבחר רחב של אפשרויות תצורה והתאמה כדי לענות על הדרישות של החברה.


• 6. כמו כן, יש להרחבה קלה של שטח האחסון כיון שעסקים נוטים לצמוח ולדרוש יותר שטח אחסון, ניתן להרחיב בקלות את ה-NAS של QNAP כדי לעמוד בצרכים הגדלים. זהו פתרון יעיל יותר מבחינת עלות ונוחות ביחס לפתרונות אחרים כמו כונני אחסון חיצוניים או פתרונות ענן.


• 7. תמיכה בגישה ניידת ועבודה מרחוק: באמצעות השימוש ב-QNAP NAS ו-PaperOffice DMS, ניתן לגשת ולערוך את הנתונים מכל מקום, דבר שמרחיב את אפשרויות העבודה מרחוק ושיתוף הפעולה הנייד.


• 8. יעילות מוגברת: השימוש ב-PaperOffice DMS ו-QNAP NAS מאפשר למצוא, לארגן ולבצע אוטומציה של תהליכים במהירות רבה יותר, דבר שמגביר את היעילות.


• 9. יתרון נוסף של QNAP NAS יחד עם מערכת ניהול המסמכים הוא ניהול המשתמשים הנרחב, כולל היכולת ליצור ולנהל חשבונות משתמשים מרובים.
  דבר זה מאפשר לחברות להגדיר הרשאות גישה שונות לעובדים או מחלקות שונות. לדוגמה, עובד במחלקת כספים יכול לקבל גישה למסמכי פיננסים, בעוד שעובד בשיווק יקבל גישה רק למסמכי שיווק.

מערכת ניהול מסמכים (DMS) מאפשרת לעסקים לאחסן ולנהל את המסמכים והקבצים שלהם במקום מרכזי. היא מקלה על חיפוש ושיתוף פעולה, משום שהעובדים יכולים לגשת לקבצים הדרושים מכל מקום. כמו כן, היא מאפשרת אוטומציה של תהליכי ניהול מסמכים כדי לחסוך זמן ומשאבים.

מערכת ניהול מסמכים (DMS) בשילוב עם QNAP NAS (מערכת לאחסון מחובר רשת) מעניקה לעסקים פתרון חזק ואמין לניהול ואחסון מסמכים וגישה למסמכים וקבצים שלהם.