פתרונות מומחים דיגיטליים לעורכי דין ומשרדי עורכי דין
אוטומציה של תהליכים עסקיים ואופטימיזציה של תהליכים הם התנאים המוקדמים ליעילות והצלחה. הצורך בו הוא כבר לא מותרות אופציונליים, אלא חובה כדי להישאר תחרותיים בטווח הארוך.
עצה מקצועית
מסמכים חשובים בצורת נייר קיים, כגון כתבי טענות, מסמכי לקוח, טיוטות, מכתבי בית משפט חיצוניים, מחקר, חוות דעת מומחים מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.PaperOffice לא רק מאפשר ניהול מסמכים, אלא מאפשר גם גישה מיידית לקבצי לקוח עדכניים ומדויקים.
דיגיטציה למשרדי עורכי דין, עורכי דין ויועצי ניהול
עם המבול של היום של נתונים דיגיטליים ונייר, חשוב לוודא שמסמכים חשובים לא יאבדו ויהיו זמינים בזמן הנכון.
עורכי דין, מחלקות משפטיות, משרדי עורכי דין ויועצי ניהול וכן נוטריונים נהנים באופן משמעותי משימוש בניהול נתונים מתאים.
מסמכים חשובים מצטברים במשרדי עורכי דין על בסיס יומיומי: כתבי טענות, מסמכי לקוח, טיוטות, מכתבי בית משפט חיצוניים, מחקרים, חוות דעת מומחים ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מכתבי לקוח רבים מגיעים גם בדוא"ל.
כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
כי התהליכים הטכניים ביותר בתעשיית הרכב דורשים זרימה מושלמת של מידע וביצוע מובנה. היתרונות הדרושים יכולים להיות מושגים רק הודות לדיגיטציה.
חשוב מאוד כי מועדים חשובים מתקיימים וננקטים צעדים משפטיים לאחסון מסמכים.
PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים או מכתבים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
עבוד ביעילות הודות לדיגיטציה
להיות צודק ולהיות צודק הם לא תמיד אותו דבר ואותו דבר. המצב דומה להחלטות יזמיות לגבי הדרך שבה יש לנקוט לעתיד מוצלח. הענפים העוסקים בסיוע ללקוחותיהם לקבל את זכויותיהם או למצוא את הדרך הנכונה עבור החברה הם עורכי דין וייעוץ ניהולי.
לעורכי דין כחברי משפט ציבורי יש מעמד מיוחד, אך גם אחריות מיוחדת. בייעוץ ניהולי, למשל, יש לעתים קרובות גם עורכי דין בנוסף למהנדסים וכלכלנים עסקיים. במבנה חברתי וכלכלי מורכב מאוד כמו זה בגרמניה, כמעט כל צעד מלווה בהשלכות משפטיות אפשריות. ככל הנראה הבסיס החשוב ביותר למבנים אלה הוא, באופן אידיאלי, תיעוד מלא של כל התהליכים.
זה בדיוק מה PaperOffice DMS הוא, תוכנה לניהול מסמכים שיכולה לעשות הרבה יותר מאשר רק לנהל מסמכים.
PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, בין אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזי לקוחות, תקצירים, הצהרות שכר טרחה, פסקי דין והתכתבויות דואר אלקטרוני: תודה עם מערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך במשרד עורכי הדין או בחברה שלך עוברים דיגיטציה, מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי. PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או הענקת זכויות גישה.
אין דרך לעקוף אוטומציה לעורכי דין ויועצי ניהול
עבור עורכי דין וייעוץ ניהולי, זה אומר שמירה על תיק לקוח או לקוח נרחב מאוד, אשר חייב להיות גם כמה תכונות מיוחדות. לדוגמה, יש להקפיד על עקרונות ה- GDPR וכמובן שעורכי הדין מחויבים לחובת הסודיות המוחלטת, שחלה לא רק על הצהרות בעל פה, אלא גם על אחסון בטוח של מסמכים המוגנים מפני אנשים לא מורשים. קיימת גם חובה לעמוד במועדים משפטיים ומוסכמים חוזית.
במקרים מסוימים, לאי עמידה במועדים אלה עלולות להיות השלכות פליליות, אך לרוב רק השלכות אזרחיות. עבור חברות הייעוץ הניהולי, גם להגנה על הסודות המסחריים של לקוחותיהן יש חשיבות עליונה.
PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות, רמות גישה שונות והקצאת הרשאות גישה. המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק באותו אופן שבו הם מתבצעים בחברה, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "הזמנת" חשבוניות.
ניתן להטיל אחריות לא רק על יחידים, אלא גם על קבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "עורכי דין שכירים", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.
טכנולוגיית זיהוי התווים האופטי (OCR) לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הרלוונטיים למס, כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.
בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ללקוח שלך או להיפך. אלה יכולים גם להיות מסופקים עם סיסמאות.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
זרימות עבודה מושלמות לעורכי דין ויועצי ניהול
בגרמניה יש כיום כ-150,000 תקנות פרטניות מחוקים ותקנות פדרליים ומדינתיים. כל תחום בחיים החברתיים והכלכליים מוסדר. על מנת לשלוט בג'ונגל של פסקאות, עורכי דין מתמחים בתחומים מסוימים בדיוק כמו ייעוץ ניהולי, ובכל זאת אין עורך דין או יועץ ניהולי שמכיר את כל הדרישות המשפטיות של התחום המיוחד שלו. מה גם שחוקים או פסקי דין חדשים משנים כל הזמן את המצב הנוכחי בכל עת. היא זקוקה לתוכנה הנכונה, המסוגלת ללמוד, מהירה ובטוחה.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שעורכי דין וייעוץ ניהולי צריכים, למשל:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
טרנספורמציה דיגיטלית עם PaperOffice DMS מחוללת מהפכה במגזר המשפטי
פונקציית זרימת העבודה PaperOffice מפשטת את התקשורת בין המזכירות לעורכי הדין. ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט.
PaperOffice תומך בכך עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.
בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.
הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן לא רק להקצות את המשימה לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש שחרור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות דואר אלקטרוני או שינויים במצב מסמך. שהוא חובה מוחלטת במגזר המשפטי.
דיגיטציה עם PaperOffice מביאה יתרונות עצומים
מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.
כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים.
יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office.
חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
PaperOffice DMS הוא לא רק נרחב בפונקציותיו, אלא גם קל ללמידה, מונחה על ידי הדרכות וידאו, אלא גם על ידי ייעוץ אישי והדרכה במידת הצורך. כל זה ביחס מחיר-ביצועים ממש טוב.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "דיגיטציה למשרדי עורכי דין, עורכי דין ויועצי ניהול":
כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?
בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.
מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?
זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.
הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?
PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!
האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?
כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.
מסקנה
PaperOffice DMS תומך בעורכי דין ויועצי ניהול ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.
PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.
בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.