קהילה
ניהול נכסים
אל גוויג'ו
מר אלחנדרו קמפוס, מומחה IT ומנהל פרויקטים בניהול הנכסים El Guijo
עמדת התחלה
כקהילה בניהול נדל"ן, לאל גוויג'ו יש הרבה מסמכים חשובים לנהל: חוזי שכירות, חשבונות חשמל, תיקי בנייה, רישומי טורנירים, מסמכים עסקיים, הודעות ועוד.
למרבה הצער, ניהול הנכסים לא נהנה עד כה באופן משמעותי מהשימוש בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה, שכן עד כה לא נמצא פתרון מתאים, אם כי מנהלי הנכסים הם אלה שנהנים באופן משמעותי מהשימוש בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה.
על מנת לפתור בעיות אדמיניסטרטיביות קיימות רבות בניהול נכסים, הוחלט ליישם מערכת ניהול מסמכים.
המטרה של El Guijo הייתה להפוך את מסמכי הנייר הקיימים לדיגיטליים, להביא אופטימיזציה של תהליכים ובקרת זרימת עבודה על כל המסמכים הנכנסים והיוצאים, להפוך חלק גדול מהתהליכים ברקע לאוטומטיים ובכך לייעל את תהליך ניהול הנכסים.
בעיה קיימת
מנהל הנכס נאלץ לאסוף מסמכים חשובים על בסיס יומי. כל אלה היו צריכים להיות מוקצים לנכס המגורים הנכון, הבעלים, השוכר, המשכיר. אבל העבודה היומיומית בקהילה התאפיינה גם בחוסר יעילות:
"היו לנו עלויות אחסון שניתן היה להימנע מהן על ידי הגשת מסמכים בתיקיות. בנוסף, החיפוש אחר מסמכים היה גוזל זמן רב ולעתים קרובות היה כרוך בביקור בארכיון",
נזכר במר אלחנדרו קמפוס, מומחה ה- IT של קהילת אל גוויג'ו.
לפיכך, הממוצע הכולל של השכנים עולה לעתים על 2500 תושבים, עם שיאים תכופים יותר בתקופות הקיץ והחגים. כתוצאה מכך, שישה עובדים כיועצים ומנהל קבוע במשרד וכן צוות גינון ואדמיניסטרציה במיקור חוץ לא יכלו להתמודד עם עומס המידע.
לפני הטמעת מערכת ניהול מסמכים, המערכת כולה הייתה מבוססת נייר. מסמכים שהוגשו על ידי בעלים, יומנים וראיות לעבודות תחזוקה, תלונות נמסרו למינהל ולאחר מכן אוחסנו בהמוניהם בתיקיות.
במהלך הדיגיטציה, מנהלי נכסים כמו אל גוויג'ו רואים זה את זה מדי יום עם אינספור פניות השכרה, תלונות וחששות אחרים כעת גם בדואר אלקטרוני שמתעמתים איתם. עם זאת, מבול זה של הודעות דואר אלקטרוני בקושי ניתן לטפל באופן ידני.
התוצאות היו זמני עיבוד ארוכים ומחוסר יעילות בעיבוד, אחזור והעברת התיעוד הדרוש. בהתאם לכך, הקהילה הלכה לחפש ניהול מסמכים דיגיטליים.
"פשוט הזזנו את העבודה קדימה ועכשיו יש לנו יתרון".
אלחנדרו קמפוס, מומחה IT, עצמאי עבור קהילת אל גוויג'ו חיפש פתרון לכך ולכל בעיות ניהול הנכסים. כמו כן, היא הייתה אמורה להפוך את כל המשימות האדמיניסטרטיביות של העירייה לדיגיטליות, שבעבר היו מקבילות ברובן.
מדוע עיריית אל גוויג'ו בחרה ב-PaperOffice DMS
קריטריוני הבחירה החשובים ביותר היו אמינות, זמינות ואבטחה, שכן המסמכים המנוהלים כללו תוכן סודי, כגון מסמכים אישיים, כמו גם חשבוניות, אשר היה צריך להיות מוגן מפני גישה לא מורשית על ידי הרשאות גישה ורמות שחרור .
ספקי ענן שונים או פתרונות קוד פתוח לא נלקחו בחשבון בשל תקנות הגנת הנתונים בעירייה, שכן לא ניתן היה להבטיח את אבטחת הנתונים האישיים GDPR ואבטחת ההשקעה לטווח ארוך.
מכיוון ש- PaperOffice DMS אינו יישום ענן ומאחסן את כל הנתונים במסד נתונים מרכזי, שנמצא כעת בשרת ייעודי, הוחלט לבסוף לבדוק את התרחיש הנדרש באמצעות בדיקה.
"כבר בפגישה הראשונה עם PaperOffice אתה מבחין ב-20 שנות הניסיון של PaperOffice בתחום ניהול המסמכים".
PaperOffice חורגת מכל תקני המסמכים וההנחיות המשפטיות, במיוחד בשל אחסון המסמכים המוצפן ביותר ישירות בשרת הייעודי ולא בענן.
הצורך בשימוש במערכת ניהול מסמכים הכוללת בקרת גירסאות תואמת וגירסאות הוכחת ביקורת ברור יותר מתמיד.
סיבה עצומה להחלטה הייתה הנגישות והיכולת של התמיכה, שכן חוויות רעות מאוד עם ספקים אחרים נעשו בעבר.
בפרט, כדי להבטיח אמינות וכדי לדמות בעיות אמיתיות, התמיכה של PaperOffice יצרה קשר מספר פעמים כדי להעריך אם המועדים עמדו בלוחות הזמנים ומה הייתה איכות התמיכה. כאן PaperOffice מקדים כל יצרן אחר.
עבור לאוטומציה באמצעות PaperOffice. מטרות ותזמון
עם פתרון ניהול המסמכים החדשני של PaperOffice, עיריית אל גוויג'ו החליטה להפוך את רוב המשימות והתיעוד היומיומיות לאוטומטיות.
לכן הוחלט לסרוק את המסמכים שכבר היו קיימים בצורת נייר ולאחסן אותם בארכיון דיגיטלי ב- PaperOffice. לאחר שאלה זמינים בצורה דיגיטלית, ניתן לפתור תהליכים אדמיניסטרטיביים נוספים בתוך הרשת הקהילתית גם באופן דיגיטלי.
אופטימיזציה של התהליך החלה. מעתה והלאה, מסמכים יעוצבו באופן דיגיטלי על ידי הימנעות מנייר ככל האפשר. פגישות, פרוטוקולים, דואר נכנס, חשבוניות יוצאות והערות שנוצרו ישירות ב- PaperOffice. משימות וזרימות עבודה מיושמות באופן דיגיטלי.
עם מערכת ניהול המסמכים, ניתן להגיש בקלות את כל הראיות החשובות - וכמובן תואמות ל- GDPR. המתנה ארוכה והדרך לסניף הדואר בוטלו.
ההמרה עברה טוב מאוד מהמצגת הראשונה של התוכנה על ידי PaperOffice לפעולה שוטפת:
"גם אחרי הדגמת המוצר, התרגשנו מאוד מ-PaperOffice. מיד ראינו את הערך המוסף וכמעט שלושה שבועות לאחר מכן, בישיבת הבעלים, ההחלטה על השימוש ב-PaperOffice בקהילה זכתה ל-100% הצבעה".
יתרונות באמצעות דיגיטציה עם PaperOffice
בינתיים, כל חוזי השכירות הדיגיטליים, התכתבויות, יומנים, תוכניות, מסמכי ביטוח וכו 'מאוחסנים ב- PaperOffice. זהו ערך מוסף גדול עבור הבעלים והדיירים שלנו, אומר מר קמפוס מממשל אל גוויג'ו. זו אחת הסיבות לכך שמר קמפוס בטוח:
"העתיד של ענף ניהול הנכסים פשוט טמון בדיגיטציה".
הודות להכנסת הדיגיטציה של PaperOffice DMS, קהילת אל גוויג'ו כבר הצליחה:
- חסוך זמן ומשאבים
- פשט את הגישה למסמך
- ודא זמינות של מסמכים עבור כל עובד מורשה
הזמינות הקלה והמהירה יותר כעת של נתונים ומסמכים משנה את התהליכים של הקהילה באופן יסודי ובר קיימא. הידע הניהולי מאורגן כעת בשקיפות וזמין בזמן הנכון.
"אבטחת נתונים, זרימות עבודה אוטומטיות, דיגיטציה של מסמכים והקלות של שילוב PaperOffice DMS בסביבה ניהולית סיפקו את מה שקהילה זו הייתה צריכה כדי להאיץ תהליכי נייר ולהשיג מקום בתלות שלהם."
כל אחד עם המפרטים והספציפיות שלו, הכוללים באופן כללי בקרה ואימות של פעולות אדמיניסטרטיביות, חיסול נייר, יצירת אינדקס של כל סוגי המסמכים הקשורים להזמנות פנימיות, אוטומציה ומתודולוגיה, אבטחה (GoBD, GDPR והגנה על נתונים), אופטימיזציה וניטור של תהליכים, מה שמקל על שליחת קבצים למשתמשים (בעלים במקרה זה), וכן, כמובן, חיסכון במקום במשרדים מנהליים.
הסכם שיתוף פעולה זה נעשה בשל הכמות הגדולה של רשומות והקלטות המוחזקות על ידי הקהילה וכדי להבטיח כי תיקבע שיטה לארגון כל התיעוד עבור כל תושבי הקהילה ומנהליה.
תוצאה סופית
PaperOffice יצרה פתרון לבעיות הקהילה הנוכחיות על ידי ביטול נפח הנתונים, ייעול מכשולים אדמיניסטרטיביים והבטחה שרק לעובדים מורשים תהיה גישה ל- PaperOffice כדי למנוע שינוי מסמכים או אפילו מעילה פוטנציאלית של כספים להימנע.
הודות לשילוב של מערכת ניהול המסמכים PaperOffice, הקהילה יכולה כעת למצוא את המסמכים ואת המידע הנרחב שלהם תוך שניות ספורות ולהשלים משימות וזרימות עבודה אחרות.
בנוסף, הממשל יכול להגיב מהר יותר ובאופן ממוקד יותר לפניות, מכתבים ומשובים מהתושבים: זה הופך את העבודה היומיומית לקלה הרבה יותר.
אודות קהילת אל גוויג'ו
אל גוויג'ו (El Guijo) הוא עיור/קהילה הממוקמת בצפון-מערב עיריית גלאפגאר ליד כביש M-510, במרחק של 40 דקות נסיעה בלבד ממרכז מדריד דרך כביש A-6.
מקום מיוחס בסיירה דה גואדאראמה, הממוקם בקשר אוכלוסייה ליד קולאדו וילאלבה, סן לורנצו דל אסקוריאל וגלאפגאר עצמה, כמו גם ליד מאגר ואלמאיור והגבול עם הקהילה האוטונומית של קסטיליה אי לאון.
בניית העיור החלה בשנות ה-70 של המאה ה-20 והוקמה בשנת 1977 על פי חוק כקהילה שכונתית. יש לה שטח של כמעט 140,000 מ"ר עם סך של 1,104 מגרשים בין בקתות, דירות, מבנים קהילתיים (מספר מגרשי ספורט, שלוש בריכות שחייה, מועדון חברתי ומשרדי הנהלה) ושלושה פארקים לילדים: כמחצית מהמדינה היא אזורים מטופחים עם מגוון טבעי גדול.
הממוצע הכולל עולה על 2,500 יחידות, עם שיאים תכופים יותר בתקופת הקיץ והחגים. בנוסף, העיור כולל שישה מטפלים, אחד אדמיניסטרטיבי ושלושה עובדי תחזוקה (המועסקים באופן קבוע) וכן צוות גינון ומנהלה במיקור חוץ.
