אוטומציה של תהליכים עסקיים בניהול נכסים וניהול נדל"ן
PaperOffice DMS לניהול נכסים ומנהלי נדל"ן מאפשר טיפול יעיל בארכיון האלקטרוני של תיקי דיירים ונכסים ועיבוד מהיר של פניות והוא התנאי המוקדם ליעילות ולהצלחה של החברה שלך.
עצה מקצועית
מסמכים חשובים בצורת נייר קיימת, כגון חוזי שכירות, חשבונות חשמל, תיקי בנייה, אירועים, מסמכים מסחריים, הודעות מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.מידע על כל הבניינים, השותפים העסקיים, הדיירים וכו 'זמין באופן מיידי לפי דרישה הודות ל- PaperOffice DMS.
דיגיטציה בניהול נכסים ובניהול נכסים
במסגרת ניהול נדל"ן וניהול נכסים, ישנם מספר רב של מסמכים שונים שיש לנהל:
חוזי שכירות, דוחות עלות נלווים, תיקי בנייה, אירועים, מסמכים עסקיים, הודעות ועוד. לכן, מנהלי נכסים וחברות נדל"ן הם אלה הנהנים באופן משמעותי מהשימוש בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה.
מסמכים חשובים נוצרים מדי יום על ידי מנהלי נדל"ן. כל אלה חייבים להיות מוקצים לנכס המגורים הנכון, לשוכר, למשכיר, לנכס.
כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
בנוסף, כל מסמך מסווג לפי סוגו וניתן להקצות אותו לאנשים ואובייקטים, אליהם תוכלו אפילו לגשת תוך כדי תנועה, ללא קשר למכשיר. יש לך את כל המידע והמסמכים על כל הבניינים, השותפים העסקיים, הדיירים וכו 'בבירור במקום אחד, כלומר מסד הנתונים שלך.
חשוב מאוד כי מועדים חשובים מתקיימים וננקטים צעדים משפטיים לאחסון מסמכים.
על מנת לפתור בעיות אדמיניסטרטיביות קיימות רבות בניהול נכסים, יש ליישם את מערכת ניהול המסמכים PaperOffice.
PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים או מכתבים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
אתה יכול גם ליהנות ממשימות אדמיניסטרטיביות דיגיטליות ולפקוח עין על כל חוזי השכירות והשירותים, התכתבויות רשמיות, אשר מועברות להגשה מחדש או מוקצות לעובדים על ידי הקצאת משימה.
הפוך את התהליכים העסקיים שלך לאוטומטיים
באף מדינה אחרת באיחוד האירופי אין יותר תושבים מגרמניה ועם 234 תושבים לקמ"ר יש לה את צפיפות האוכלוסייה השלישית בגובהה באירופה אחרי הולנד ובלגיה, למעט מונקו. כ-37 מיליון בניינים מתפרשים על פני שטח של 357,588 קמ"ר. קצת יותר ממחצית הנכסים משמשים כשטח מחיה, כל שאר הנכסים משמשים באופן מסחרי או ציבורי. על פי הערכות, כ-8 מיליון נכסים מנוהלים על ידי מנהלי נכסים או מנהלי נדל"ן.
מאחורי המספר המרשים של 8 מיליון חפצים מנוהלים יש כמות ניכרת של עבודות תחזוקה, אשר לא רק נובעות מהפעילויות הנדרשות כדי לשמור על הבניין פעיל, אלא גם מההוראות, התקנות והחוקים החדשים כמעט מדי שנה. הנדל"ן בגרמניה כפוף בחלקו לחוקי המדינה ובחלקו לחוק הפדרלי. אבל רשימת הדברים שהם חלק מהעסק השוטף של ניהול הנדל"ן היא נרחבת באופן מפתיע, כגון:
- השכרת
- חכירה
- הצהרת דמי שירות
- גביית חובות
- ניהול פיקדונות
- ניהול הכנסות משכירות
- מכירה / קנייה
- שיפוץ
- שיפוץ
- תיקונים
- תחזוקת מתקנים
- תחזוקת נכסים
- שירות חורף
- חימום / חשמל / מים / פסולת
- דיני מיסים
- ביטוח
- רישום מקרקעין
מאחורי כל מונח בודד ברשימה זו נמצאים לעתים קרובות מספר רב של תהליכים שונים מאוד. כמובן, ישנן חברות ניהול נכסים המוגבלות רק לתחום אחד, כגון ניהול בלעדי של נכסים מניבים או רכישה ומכירה טהורה או ניהול של נכס בבעלות קהילת בעלים. אבל לא משנה באיזה פלח, המשימות כל כך מגוונות שכל מנהל נכסים זקוק לניהול מסמכים יעיל.
זהו PaperOffice DMS, תוכנה לניהול מסמכים שיכולה לעשות הרבה יותר מסתם ניהול מסמכים.
אבל מה המשמעות האפקטיבית עבור מנהלי הנכסים?
המגזר הגדול ביותר מבין 8 מיליון הנכסים המנוהלים שהוזכרו לעיל הוא דירות שכורות, ואחריהן שטחי משרדים. משמעות הדבר היא כי, בהתאם לסוג, יש עלויות קבועות שיש לשלם מדי רבעון, חצי שנתי או שנתי. ההכנסה, לעומת זאת, היא בדרך כלל חודשית. בהתאם למלאי המנוהל, משמעות הדבר היא שמירה על מאות עד אלפי חשבונות, שלכולם יש מועדים ספציפיים ודורשים ניהול נוסף כאשר מתרחשים שינויים יוצאי דופן. בנוסף, יש חשבונאות נכונה של הכנסות והוצאות.
אירועים יוצאי דופן כוללים, למשל, פיגורים בשכר דירה. הנקודה כאן היא לחשב את הריבית שנצברה עד לתשלום, אך גם לשמור על חוקי ההתיישנות ולנקוט באמצעים מתאימים.
- המינהל יכול לכלול גם תוכניות המציגות אזורי מגרש בקנה מידה גדול, ובמידת הצורך, הן זמינות לחברות בנייה לצורך שיפוצים או שיפוצים.
- הוכחה להשקעה נכונה של כספי הפקדה דורשת גם חשבונאות והצגה נכונה בכל עת.
- הזן שינויים בחוק השכירות או רכישת קרקעות בזמן טוב וכך להיות מוכן לזמן שבו הם נכנסים לתוקף.
אלה הן רק ארבע דוגמאות למה שמערכת ניהול מסמכים טובה יכולה לעשות, כגון PaperOffice DMS.
PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, ללא קשר לשאלה אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, כתבי טענות והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך בחברה שלך עברו דיגיטציה, מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.
לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.
המסגרת הבסיסית לטרנספורמציה דיגיטלית בניהול נכסים ובנדל"ן
הודות לבינה המלאכותית המשולבת, מופעלים כללים אוטומטיים. בינה מלאכותית זו ממיינת את המסמכים באופן אוטומטי לתיקיות כגון "Invoice" ו-"Delivery notes", מאחסנת מילות מפתח מתאימות ומפעילה את זרימת העבודה הדיגיטלית המאוחסנת עבור סוג המסמך המתאים.
PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או מתן הרשאות גישה. המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק כפי שהם היו פועלים, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "הזמנת" חשבוניות.
אחריות יכולה להיות מוקצית לא רק לאנשים בודדים, אלא גם לקבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "ייצור", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.
טכנולוגיית זיהוי התווים האופטי (OCR) לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הרלוונטיים למס, כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.
בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ללקוח, ליועץ המס או להיפך.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
פתרונות זרימת עבודה ותקינות AI - פתרון ALL-IN-ONE עם PaperOffice DMS
חברות בניהול נכסים ומנהלי נדל"ן צריכות לעבד מסמכים בכל העסקאות העסקיות. המשך הפיתוח המתמיד של מודלים עסקיים יוצר כל הזמן אתגרים חדשים. מה שהם צריכים זה מערכת ניהול מסמכים טובה.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שיש בה את כל מה שתעשיות הרהיטים והייצור צריכות, כגון:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR /li>
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO
פונקציית זרימת העבודה PaperOffice מפשטת את התקשורת. ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט. PaperOffice DMS מאפשר לך לקחת בחשבון בקלות תקופות שמירה ומחיקה ישימות . זרימות עבודה דיגיטליות משולבות בתהליכים העסקיים, מה שמבטיח תאימות לשלבי התהליך החיוניים ובכך תאימות.
PaperOffice תומך בכך עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.
בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.
הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן לא רק להקצות את המשימה לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש שחרור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות דואר אלקטרוני או שינויים במצב מסמך.
בדרך זו, ניתן גם לאחסן מטה-נתונים רלוונטיים לאחר תהליך האחסון בארכיון של מסמכים. בנוסף לסוג המסמך, ניתן לציין את תקופת האחסון בארכיון ואת פרטי הלקוחות המשויכים.
תעשיית הרהיטים ומקצועות הייצור נהנים מניהול מסמכים דיגיטליים
מערכת ניהול המסמכים מאפשרת יצירה נפרדת של מסדי נתונים עבור כל אזור בודד ויכולה ליצור קישורים בו זמנית. מסמכים אנלוגיים, כגון חשבוניות של בעלי מלאכה שנשלחו, נסרקים באמצעות PaperOffice DMS ונשמרים הן כתמונה והן כטקסט שהומר באמצעות תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR). כל הנתונים הקיימים, למשל על דייר, יכולים להיות מוצגים בצורה ברורה וחד משמעית, ולכן אין צורך לבצע קבצים לפגישות מחוץ לבית. ניהול מסדי הנתונים הנשלט על ידי בינה מלאכותית יוצר תבניות מנתוני אב או מרשימות שמישות סטטיסטית כנדרש.
במקביל, ההגנה על הנתונים הדרושה נשמרת באמצעות ניהול סיסמאות היררכי והצפנת 1024 סיביות.
מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.
עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.
יחס המחיר-ביצועים המצוין של PaperOffice DMS, כמו גם היישום הפשוט במערכות ההפעלה הקיימות של Microsoft ויכולת הלמידה האינטואיטיבית הופכים את התוכנה לעוזרת חיונית בכל בית או ניהול נדל"ן בזמן קצר, לא משנה כמה גדול המלאי שיש לנהל.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "דיגיטציה בניהול נכסים וניהול מקרקעין":
כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?
בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.
מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?
זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.
הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?
PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!
האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?
כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.
מסקנה
PaperOffice DMS תומך בניהול נכסים ובניהול נדל"ן ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.
PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.
בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.