דיגיטציה אצל ספקי שירותים וסוחרים עבור התקנים רב-תכליתיים

דיגיטציה אצל ספקי שירותים וסוחרים עבור מכונות צילום

סוחרים מומחים לטכנולוגיה משרדית, פתרונות הדפסה ומערכות משרדיות נהנים באופן משמעותי משימוש בניהול נתונים מתאים.

המגמה, כמו גם המצב הכלכלי והמצב התחרותי, נעים יותר ויותר לעבר דיגיטציה של מסמכים במקום לשמור אותם אך ורק בצורת נייר.

כך רוב הסוחרים המומחים לטכנולוגיה משרדית ופתרונות הדפסה מייצרים מסמכים חשובים על בסיס יומי:

כתבים, חוזים, הערות מסירה, טיוטות, חשבוניות ספק ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מכתבים רבים מגיעים גם בדואר אלקטרוני.

אבל בשום פנים ואופן לא כל חשבונית ספק או כל שטר מסירה זמינים כקובץ מלכתחילה. בהתאם לכך, סורקים אמינים, איכותיים ורבי עוצמה ושימוש בפתרון ניהול המסמכים המתאים הם חיוניים לדיגיטציה מוצלחת.

חשוב מאוד כי מועדים חשובים מתקיימים וננקטים צעדים משפטיים לאחסון מסמכים. PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.

תעשיית הטכנולוגיה המשרדית והמערכות המשרדיות היא זו הנהנית ממערכת ניהול המסמכים PaperOffice בצורה של פתרון לתחום הדיגיטציה אך גם כשותף.

כי איזה מדיום עדיף על התקן רב-תכליתי כדי להפוך את מסמכי הנייר שלך מאנלוגיים לדיגיטליים?

עם DMS משותף, לדוגמה, ניתן לתייק דואר סרוק, ניתן לשמור הודעות דואר אלקטרוני חשובות ולאחסן מסמכים בארכיון. בנוסף, משתמשים שונים יכולים לגשת ולעבוד על מסמכים אלה.

Paperless work through digital processes

איך ללכת ללא נייר?

PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן רב, מוביל לחיסכון בעלויות, כגון חיסול מסמכי נייר, ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים, כגון קבלות, חוזים, הערות מסירה או מכתבים אחרים, על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד .

לכידה, עיבוד, שיתוף, חיפוש ומעקב אחר המסמכים שלך הופכים לקלים מאוד עם השימוש ב- PaperOffice.

הודות לגישה מבוקרת, רשימות משימות מפורטות, כמו גם אישורים באמצעות זרימות עבודה והודעות דוא"ל אמינות, העובדים יכולים להשלים את המשימות שהוקצו ביעילות ואנשים מורשים יכולים לאשר או לדחות אישור בקלות.

עם פתרון התוכנה PaperOffice DMS, לא יאבדו עוד מסמכים. ולא משנה היכן אתה נמצא, אתה יכול לגשת למסמכים חשובים תוך שניות.

כמובן, אתה תמיד עובד עם המערכות שלנו בהתאם לחוק ומוכן לחלוטין לביקורת.

קבלות, חשבונות ומסמכים דומים אינם צריכים עוד להישלח בדואר בין מחוזות הכנסייה והקהילות. דואר פנימי יכול גם להישלח באופן דיגיטלי בדרך זו. פעולה זו חוסכת נייר, עלויות לאחסון נתונים נוסף ונסיעות לארכיונים. ניתן לספק מסמכים עם מילות מפתח (עורך, נושא, סטטוס, תאריך וכו ') ולאחר מכן ניתן למצוא אותם בקלות רבה יותר.

ניהול מסמכים מונחה תהליכים

ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט. PaperOffice תומך בך כאן עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.

בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.

הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן להקצות את המשימה לא רק לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש אישור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות דואר אלקטרוני או שינויים במצב המסמך.

בדרך זו, ניתן למפות את כל תהליכי המסמך.

מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.

לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

כיום, במאה ה-21, כמעט ולא נותרו מכונות העתקה. מכונת הצילום הפכה למכשיר רב תכליתי בחברות, מינהלות ומשקי בית פרטיים. בנוסף לפונקציית מכונת הצילום, המכשירים מסוגלים להדפיס ולשלוח פקס, להמיר תוכן דיגיטלי ישירות לצורה אנלוגית באמצעות הממשק למחשב וגם להיפך על ידי סריקה.

דווקא בפונקציה זו יהיה למכונות הצילום את הפוטנציאל הגדול ביותר לשימוש כעת, אך יותר ויותר בעתיד הקרוב. סריקה והמרה של מידע אנלוגי לדיגיטלי.

על פי סקר שנערך בקרב 3,500 חברות על ידי ה-DIHK משנת 2020, מידת הדיגיטציה שלהן עומדת בממוצע על כ-50%. כל החברות מודעות ליתרונות שהדיגיטציה מביאה איתה. החברות רואות את הבעיות הגדולות ביותר בתחומים הבאים:

• המורכבות של המערכות והתהליכים המוצעים
• עלות גבוהה
• סיכוני אבטחה
• חוסר זמן
• הכשרה מקיפה

כמעט לכל החברות יש לפחות את החומרה הבסיסית, מכונת צילום או התקן רב תכליתי עם סורק ומחשב אחד או יותר. מה שעדיין נחוץ הוא התוכנה הנכונה וניתן למצוא אותה ב- PaperOffice DMS.

עם PaperOffice DMS, הניווט בתפריט הוא אינטואיטיבי וקל ללמידה. תפריטי עזרה מנחים אותך בכל יישום ובמקביל זמינים מדריכי וידאו המסבירים תהליכים מסוימים צעד אחר צעד. הכשרה מחוץ לאתר לעובדים אינה הכרחית, אך ניתן לקיים הכשרה ישירות בחברה אם תרצה בכך.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS יוצר יתרונות ברורים עבור סוחרים וספקי שירותים של התקנים רב-תכליתיים

PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא כוללת את כל מה שסוחרים מומחים צריכים עבור טכנולוגיה משרדית ופתרונות הדפסה, כגון:

• אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR
• פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
• פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
• הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
• יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
• יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם

ל- PaperOffice DMS יש יחס מחיר-ביצועים מועיל מאוד וזאת עם אפשרות לחבר עד 800 מסופים (תחנות עבודה לתצוגה).

כל הנתונים הדיגיטליים מוצפנים ב- PaperOffice DMS עם 1024 סיביות והפורמט מומר. התוצאה היא מכשולים כה גדולים עבור האקרים ומרגלים, שכולם נכשלו עם PaperOffice DMS עד כה. יחד עם זאת, מערכת ניהול סיסמאות היררכית מונעת מכולם גישה לכל דבר.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.

עיבוד חשבוניות דיגיטלי הוא גם יתרון עבור ספקי שירותים וקמעונאים רבים של מערכות העתקה. חשבוניות נכנסות יכולות להיות אוטומטיות הודות ל- PaperOffice DMS והן מועברות לעובד האחראי. תהליך הבקרה והשחרור באמצעות שחרור דיגיטלי יכול גם להיות מטופל במהירות וביעילות באמצעות המערכת.

בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ליועץ המס שלך או להיפך.

אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS מאפשר חיבור של תוכנות אחרות, כגון ERP, וכמובן העברת מסמכים מ- Microsoft Office באמצעות ממשקים מתאימים. PaperOffice DMS מאיץ את התקשורת.

מועדים ופגישות מנוטרים והפעולות מופעלות באופן אוטומטי בהתאם להגדרה הרצויה. תהליכי הזמנה יכולים להיות אוטומטיים ואף ניתן להזין שינויים המתוכננים לעתיד באופן כזה שהם נכנסים לתוקף בזמן הרצוי.

הודות לפונקציות הנרחבות שלו, ניתן בהחלט לסווג את PaperOffice DMS במגזר הגבוה יותר של ניהול תוכן ארגוני (ECM).

ECM כולל את הניהול הכולל של כל התוכן בארגון עם הירארכיית גישה מתאימה. PaperOffice DMS מסוגל לשמור כל תוכן בצורה דיגיטלית, לשנות את התוכן והפורמט שלו ולהפוך אותו לזמין.

ל- PaperOffice DMS יש את כל הפונקציות של ECM וזה ביחס מחיר-ביצועים מצוין, כמו גם צורת פעולה הניתנת ללמידה אינטואיטיבית שהופכת את ההדרכה החיצונית או הפנימית היקרה למיותרת. במקום זאת, הדרכות וידאו בחינם זמינות כדי להתרגל לתפריטים השונים. PaperOffice DMS יכול אפוא להפוך לאבן הנגף הארגונית בכל חברה במסחר ובייצור וזה כמעט במהירות האור.

ספקי שירותים וקמעונאים של מערכות רב-תכליתיות נהנים מניהול מסמכים דיגיטליים

ל-38% מכלל החברות שהשתתפו בסקר פשוט אין זמן להפוך את התהליכים שלהן לדיגיטליים. אנו ממליצים על הליך שמתחיל בתהליך הבסיסי, סריקת מסמכים אנלוגיים במקביל לעיבודם. בדרך זו, קבוצת האנשים שעובדים עם מכונת הצילום מדי יום יכולה גם להיות מונחית, ככל האפשר, לסרוק את הארכיון טיפין טיפין.

הודות לזיהוי האוטומטי של מסמכים עם מאפיינים עקביים, PaperOffice DMS תמיד יכול להקצות את כל המסמכים הסרוקים למיקום האחסון הנכון בזיכרון הדיגיטלי. זה הגיוני להתחיל לסרוק את הארכיון עם הערכים האחרונים ביותר על מנת להקטין עוד יותר את גודל הארכיון האנלוגי עם תום תקופות השמירה. בנוסף, יש לנו מדריכים רבים כיצד להשיג משרד ללא נייר הודות לסורק.

PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות למערכת באמצעות הסורק שלך ולהפוך אותם לדיגיטליים, לפיהם טקסטים מומרים לגופנים באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR), שניתן לשנות בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.

מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.

חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.

עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.

אז כל מה שאתה צריך זה מכונת צילום ו- PaperOffice DMS כדי להאיץ את הדיגיטציה התפעולית או אפילו להתחיל. דרך שבהחלט כדאית.