פתרונות מומחים דיגיטליים לתעשיית הרכב
אוטומציה של תהליכים עסקיים ואופטימיזציה של תהליכים הם התנאים המוקדמים ליעילות והצלחה. הצורך בו הוא כבר לא מותרות אופציונליים, אלא חובה כדי להישאר תחרותיים בטווח הארוך.
עצה מקצועית
מסמכי רכב בצורת נייר קיימת, כגון ניירות רכב, ניירות רכב, חוזי רכישה, חוזי ליסינג, דוחות, תיקי לקוחות ומסמכים אחרים מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.PaperOffice לא רק מאפשר ניהול מסמכים, אלא גם מאפשר לו גישה מיידית לקבצי רכב ולקוחות עדכניים ומדויקים.
דיגיטציה בתעשיית הרכב וסחר ברכב
בסביבה המשתנה ללא הרף של תעשיית הרכב, תהליך ייצור ושירות מוצלח, יעיל ומהיר הוא המפתח להצלחה. מסמכים חשובים מצטברים על בסיס יומי: ניירות רכב, חוזי רכישה, חוזי ליסינג, דוחות, תיקי לקוחות ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מסמכים רבים מגיעים גם בדואר אלקטרוני.
לכן, חברות מתעשיית הרכב וסחר הרכב הן אלה הנהנות באופן משמעותי מהשימוש בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה.
כל המסמכים האלה והמידע הקשור אליהם צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים על נייר, דורשים תיוק מובנה, משימה והקצאת זרימת עבודה, ולהיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
כי התהליכים הטכניים ביותר בתעשיית הרכב דורשים זרימה מושלמת של מידע וביצוע מובנה. היתרונות הדרושים יכולים להיות מושגים רק הודות לדיגיטציה.
חשוב מאוד כי מועדים חשובים מתקיימים וננקטים צעדים משפטיים לאחסון מסמכים.
בדרך זו, הדיגיטציה של רכב, ספקים, לקוחות ומסמכי עובדים יכולה להביא יתרונות עצומים לכל חברה בתעשיית הרכב.
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים, הצהרות או מכתבים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.
פתרון זרימת עבודה מושלם בתעשיית הרכב
מאחורי כל הנתונים המרשימים של יצרני הרכב הגדולים מסתתר מאמץ אדמיניסטרטיבי גדול מאוד ולוגיסטיקה מחושבת היטב שצריכים לעבוד יד ביד כדי להיות מסוגלים לעמוד בכל הדרישות הנוגעות לרכב. ניתן לדמיין אותה כשרשרת שבה כל חוליה חשובה, בין אם מדובר במפעל להטבעת חלקי גוף או בחברה להצלת מכוניות שמוכרת חלקים משומשים. בכל נקודה בשרשרת, לצווארי בקבוק יכולות להיות השפעות חמורות פחות או יותר על כל תעשיית הרכב והמסחר. כדי למנוע זאת, התוכנה נדרשת לבקרת ניהול ברמה גבוהה יותר.
תוכנה שעונה על כל דרישה. תוכנה שהיא כללית בפונקציונליות הגדולה שלה, המהווה את המומחים הדרושים כאשר הם נדרשים.
זהו PaperOffice DMS, תוכנה לניהול מסמכים שיכולה לעשות הרבה יותר מאשר לנהל מסמכים.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים באופן אוטומטי בארכיון ומאוחסנים באופן מאובטח במסד הנתונים שלך.
אין דרך לעקוף אוטומציה בתעשיית הרכב
הודות לבינה המלאכותית המשולבת, מופעלים כללים אוטומטיים. בינה מלאכותית זו ממיינת את המסמכים באופן אוטומטי לתיקיות כגון "Invoice" ו-"Delivery notes", מאחסנת מילות מפתח מתאימות ומפעילה את זרימת העבודה הדיגיטלית המאוחסנת עבור סוג המסמך המתאים.
PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או מתן הרשאות גישה. המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק באותו אופן שבו הם מתבצעים בחברה, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "הזמנת" חשבוניות.
אחריות יכולה להיות מוקצית לא רק לאנשים בודדים, אלא גם לקבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "ניהול בנייה", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.
טכנולוגיית OCR לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הקשורים למס כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.
ניתן לייצא את הנתונים, כולל מיקום האחסון בארכיון, ליועץ המס שלך בלחיצה אחת בלבד.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
זרימות עבודה מושלמות לתעשיית הרכב
PaperOffice DMS הוא יתרון לתעשיית הרכב ולסחר ברכב במגזרים שונים, כגון:
- רכש וניהול חלקי חילוף
- רכישת כלי רכב חדשים
- סחר בכלי רכב משומשים
- חיוב שעות הסדנה
- ניהול פגישות תחזוקה
- ניהול חוזים בחוזי ליסינג של לקוחות
- ניהול תלונות ותביעות
עם PaperOffice DMS, לדוגמה, ניתן לעקוב מקרוב אחר הנתונים מספקים ויצרני חלקי חילוף וסוחרים. כל שותף עסקי רשום ב- PaperOffice עם היתרונות והחולשות שלו, כגון איכות אספקה, אמינות אספקה ופיתוח מחירים. מחירונים מקושרים מאפשרים סקירה מיידית של מי שמציע כעת את התנאים הטובים ביותר.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שיש בה את כל מה שחברות בתעשיית הרכב וסחר ברכב צריכות, למשל:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
טרנספורמציה דיגיטלית עם PaperOffice DMS מחוללת מהפכה בתעשיית הרכב
פונקציית זרימת העבודה של PaperOffice מפשטת את התקשורת בין האדמיניסטרציה לסדנה.
הזמנות תיקון או שירות נשלחות למחשב הסדנה, ולעומת זאת, הסדנה משדרת את זמן העבודה הנדרש לפעילות או מבצעת בירורים לגבי חלקי חילוף, אשר בתורם נשלחים באופן אוטומטי לניהול חלקי חילוף ב- PaperOffice, מה שמאותת כי חלק החילוף המדובר נמצא במלאי או שיש לבצע רכישה.
דיגיטציה עם PaperOffice מביאה יתרונות עצומים
כך PaperOffice יכול לא רק לחולל מהפכה בעולם חלקי החילוף. מכיוון שבתחום הלקוח והספק, עיבוד הזמנות, העברת מידע ושחרור, תלונות ותביעות, פתרון זרימת העבודה והמהדורה הדיגיטלית הם חובה.
כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים.
יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office.
חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
PaperOffice DMS הוא לא רק נרחב בפונקציותיו, אלא גם קל ללמידה, מונחה על ידי הדרכות וידאו, אלא גם על ידי ייעוץ אישי והדרכה במידת הצורך. כל זה ביחס מחיר-ביצועים ממש טוב.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "דיגיטציה בתעשיית הרכב וסחר ברכב":
כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?
בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.
מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?
זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.
הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?
PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!
האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?
כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.
מסקנה
PaperOffice DMS תומך בחברות רכב ובסוחרי רכב ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.
PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.
בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.