דיגיטציה לענף הגינון והגינון
PaperOffice DMS לגינון וגינון מאפשר זרימה חלקה של מידע הודות לדיגיטציה ואוטומציה של תהליכים עסקיים.
דיגיטציה בענף הגינון והגינון
חברות גינון וגינון נהנות באופן משמעותי משימוש בניהול נתונים מתאים, מכיוון שהן מקבלות מסמכי נייר מדי יום.
כך צוברות חברות גינון וגינון מסמכים חשובים על בסיס יומי:
כתבים, סקיצות, טיוטות, מכתבים חיצוניים, מחקרים, חוות דעת של מומחים ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מכתבים רבים מגיעים גם בדואר אלקטרוני.
כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
חשוב מאוד כי מועדים חשובים יעמדו וכי יינקטו צעדים משפטיים לאחסון מסמכים. PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים או מכתבים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
פתרונות ניהול מסמכים חשובים בכל ענף, עבור חברות בענף הגינון והגינון, ההשלכות של החלטה שגויה בניהול מסמכים עלולות להיות קטלניות. מרשמים שגויים, תוצאות בדיקה שגויות או תוספות חבילה מיושנות עלולים להוביל לסיכונים בריאותיים. שאילתה שגויה של נתונים במהלך ביקורת עלולה גם היא להוביל לכישלון או לאובדן אישור.
אז יש הרבה דברים שצריך לקחת בחשבון בתעשיית התרופות לניהול איכות אופטימלי ורמת אבטחת מידע.
בענף הגינון והגינון משתמשים הרבה בנייר מדי יום. מצד אחד, מכיוון שהתהליכים מורכבים למדי, זה מוביל להרים גדולים של נייר, כמויות עצומות של נתונים, אבל גם לתהליך חיפוש ארוך.
יחד עם חברת ייעוץ שאינה תלויה ביצרן, הערך השנתי של מסמכים נוספים חושב על עד עשרה מיליון יורו (נכון לשנת 2020).
עם השקעת זמן ממוצעת של חמש דקות לתחזוקת מבנה התיקיות והגשתן, עשרה חיפושים לעובד בשבוע ועשר דקות לכל חיפוש, זה הביא לעלויות מחקר של עד שני מיליון יורו בשנה.
מדוע תוכנה לניהול מסמכים היא הפתרון המושלם?
מערכת ניהול המסמכים PaperOffice מביאה ארגון והגנה על נתונים תחת מכסה מנוע אחד. המערכת החדשנית מספקת כלי חיפוש ואחזור יעילים שמקצרים את זמן התגובה ומבטיחים שמסמכים לעולם לא יאבדו, וזה תמיד שביעות רצון לעסקים.
PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, ללא קשר לשאלה אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, כתבי טענות, חיוב והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך מומרים לחברה שלך בדיגיטציה, מה שהופך אותך ליעיל יותר, שקוף וגמיש הרבה יותר.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.
הודות לבינה המלאכותית המשולבת, מופעלים כללים אוטומטיים. בינה מלאכותית זו ממיינת את המסמכים באופן אוטומטי לתיקיות כגון "Invoice" ו-"Delivery notes", מאחסנת מילות מפתח מתאימות ומפעילה את זרימת העבודה הדיגיטלית המאוחסנת עבור סוג המסמך המתאים.
איך ללכת ללא נייר?
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן רב, מוביל לחיסכון בעלויות, כגון חיסול מסמכי נייר, ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים, כגון קבלות, חוזים, הערות מסירה או מכתבים אחרים, על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד .
לכידה, עיבוד, שיתוף, חיפוש ומעקב אחר המסמכים שלך הופכים לקלים מאוד עם השימוש ב- PaperOffice.
הודות לגישה מבוקרת, רשימות משימות מפורטות, כמו גם אישורים באמצעות זרימות עבודה והודעות דוא"ל אמינות, העובדים יכולים להשלים את המשימות שהוקצו ביעילות ואנשים מורשים יכולים לאשר או לדחות אישור בקלות.
עם פתרון התוכנה PaperOffice DMS, לא יאבדו עוד מסמכים. ולא משנה היכן אתה נמצא, אתה יכול לגשת למסמכים חשובים תוך שניות.
כמובן, אתה תמיד עובד עם מערכת ניהול המסמכים בהתאם לחוק לחלוטין חסין ביקורת.
קבלות, הצהרות ומסמכים דומים כבר לא צריכים להישלח בדואר. דואר פנימי יכול גם להישלח באופן דיגיטלי בדרך זו. פעולה זו חוסכת נייר, עלויות לאחסון נתונים נוסף ונסיעות לארכיונים. ניתן לספק מסמכים עם מילות מפתח (עורך, נושא, סטטוס, תאריך וכו ') ולאחר מכן ניתן למצוא אותם בקלות רבה יותר.
ניהול מסמכים מונחה תהליכים
ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט. PaperOffice תומך בך כאן עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.
בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.
הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן להקצות את המשימה לא רק לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש אישור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות דואר אלקטרוני או שינויים במצב המסמך.
בדרך זו, ניתן למפות את כל תהליכי המסמך.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.
לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
רווח זמן עבור דברים חשובים, חיסכון בעלויות על ידי ביטול ארכיוני הנייר שלך, שיפור השירות שלך באמצעות היכולת לספק מידע במהירות ועמידה בפני ביקורת ואחסון בארכיון דיגיטלי של נפח המסמך שלך - זה מובטח על ידי PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שתעשיית הגינון והגינון זקוקה לו, כגון:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים. יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
אבטחת מידע היא נושא חשוב ביותר, במיוחד בענף הגינון והגינון. זו הסיבה ש-PaperOffice DMS עובד עם קוד הצפנה של 1024bit, אבל לא רק זה.
כל הנתונים מומרים לפורמט משלהם שאינו תלוי במערכת ההפעלה. כתוצאה מכך, האקרים וסחטנים צריכים תחילה לפצח את חומת האש של מערכת ההפעלה, אחר כך את ההצפנה ולבסוף את הפורמט הזר, מה שלא קרה עד כה. ל- PaperOffice DMS יש מערכת ניהול סיסמאות יעילה מאוד, כך שבסופו של דבר האדם, שיש להתייחס אליו כנקודת התורפה הגדולה ביותר של כל מחשב, לא יכול לגרום נזק.
כל הנתונים הדיגיטליים מוצפנים ב- PaperOffice DMS עם 1024 סיביות והפורמט מומר. התוצאה היא מכשולים כה גדולים עבור האקרים ומרגלים, שכולם נכשלו עם PaperOffice DMS עד כה. יחד עם זאת, מערכת ניהול סיסמאות היררכית מונעת מכולם גישה לכל דבר.
טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.
עיבוד חשבוניות דיגיטלי הוא גם יתרון עבור חברות רבות בענף הגינון והגינון. חשבוניות נכנסות יכולות להיות אוטומטיות הודות ל- PaperOffice DMS והן מועברות לעובד האחראי. תהליך הבקרה והשחרור באמצעות שחרור דיגיטלי יכול גם להיות מטופל במהירות וביעילות באמצעות המערכת.
בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ליועץ המס שלך או להיפך.
אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO
PaperOffice DMS מאפשר חיבור של תוכנות אחרות, כגון ERP, וכמובן העברת מסמכים מ- Microsoft Office באמצעות ממשקים מתאימים. PaperOffice DMS מאיץ את התקשורת.
מועדים ופגישות מנוטרים והפעולות מופעלות באופן אוטומטי בהתאם להגדרה הרצויה. תהליכי הזמנה יכולים להיות אוטומטיים ואף ניתן להזין שינויים המתוכננים לעתיד באופן כזה שהם נכנסים לתוקף בזמן הרצוי.
הודות לפונקציות הנרחבות שלו, ניתן בהחלט לסווג את PaperOffice DMS במגזר הגבוה יותר של ניהול תוכן ארגוני (ECM).
ECM כולל את הניהול הכולל של כל התוכן בארגון עם הירארכיית גישה מתאימה. PaperOffice DMS מסוגל לשמור כל תוכן בצורה דיגיטלית, לשנות את התוכן והפורמט שלו ולהפוך אותו לזמין.
ל- PaperOffice DMS יש את כל הפונקציות של ECM וזה ביחס מחיר-ביצועים מצוין, כמו גם צורת פעולה הניתנת ללמידה אינטואיטיבית שהופכת את ההדרכה החיצונית או הפנימית היקרה למיותרת. במקום זאת, הדרכות וידאו בחינם זמינות כדי להתרגל לתפריטים השונים. PaperOffice DMS יכול להפוך למרכז הארגוני בכל חברה וזה כמעט במהירות האור.
חברות מענף הגינון והגינון נהנות מניהול מסמכים דיגיטליים
ל-38% מכלל החברות שהשתתפו בסקר פשוט אין זמן להפוך את התהליכים שלהן לדיגיטליים. אנו ממליצים על הליך שמתחיל בתהליך הבסיסי, סריקת מסמכים אנלוגיים במקביל לעיבודם. בדרך זו, קבוצת האנשים שעובדים עם מכונת הצילום מדי יום יכולה גם להיות מונחית, ככל האפשר, לסרוק את הארכיון טיפין טיפין.
הודות לזיהוי האוטומטי של מסמכים עם מאפיינים עקביים, PaperOffice DMS תמיד יכול להקצות את כל המסמכים הסרוקים למיקום האחסון הנכון בזיכרון הדיגיטלי. זה הגיוני להתחיל לסרוק את הארכיון עם הערכים האחרונים ביותר על מנת להקטין עוד יותר את גודל הארכיון האנלוגי עם תום תקופות השמירה. בנוסף, יש לנו מדריכים רבים כיצד להשיג משרד ללא נייר הודות לסורק.
PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות למערכת באמצעות הסורק שלך ולהפוך אותם לדיגיטליים, לפיהם טקסטים מומרים לגופנים באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR), שניתן לשנות בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.
עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.
מנגנוני ההערכה הזמינים, הנשלטים על ידי הבינה המלאכותית המשולבת ב- PaperOffice DMS, מאפשרים הערכות וסקרים סטטיסטיים של זרימות החומרים המתרחשות בחברה.
PaperOffice DMS, עם כלי הניהול הרבים שלה, היא התוכנה האידיאלית לתעשיית הגינון והגינון, המאפשרת גישה מאובטחת ומהירה כברק לכל הנתונים הדרושים לייעוץ הטוב ביותר ללקוחות. יחד עם זאת, ניתן להשתמש ב- PaperOffice DMS כדי לנהל את כל העניינים שעולים אחרת בתפעול העסקי.
כך שיש לא רק מגוון בניהול מסמכים והגנה על נתונים, PaperOffice DMS ממליץ על שימוש באחסון רשת פנימי (NAS) עם פונקציית גיבוי, מה שמפחית את ההסתברות לאובדן מוחלט למינימום ובמקביל מייצג ענן פנימי שבניגוד לעננים של ספקים חיצוניים, באמת מגן מפני גישה לא רצויה של גופים ממשלתיים או לא ממשלתיים.
