אוטומציה של תהליכים עסקיים בתעשייה ובמסחר
PaperOffice DMS לייצור ומסחר מאפשר זרימה חלקה של מידע בין ייצור לניהול הודות לדיגיטציה ואוטומציה של תהליכים עסקיים.
עצה מקצועית
מסמכים כתובים, חוזים, טיוטות, מחקר, הערות מסירה ועוד הרבה יותר מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.בעזרת פתרון ניהול המסמכים, אתה שומר ומאחסן בארכיון את כל המידע בפלטפורמה מרכזית באופן חסין ביקורת.
דיגיטציה בתעשייה ובמסחר
כחברה בייצור או בייצור כמו גם במסחר, יש לך הרבה מסמכים חשובים לניהול:
חשבוניות, חוזים, הזמנות, שטרי מסירה ועוד. לכן, חברות בתעשייה זו הן אלה הנהנות באופן משמעותי מהשימוש בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה.
כך נוצרים מסמכים חשובים מדי יום בתעשייה ובמסחר. כל אלה חייבים להיות מוקצים למחלקה הנכונה, ללקוח, לאובייקט, למסירה.
כל המסמכים הללו חייבים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, משימה והקצאת זרימת עבודה, וחייבים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
בנוסף, כל מסמך מסווג לפי סוגו וניתן להקצות אותו לאנשים ואובייקטים, אליהם תוכלו אפילו לגשת תוך כדי תנועה, ללא קשר למכשיר.
אז יש לך את כל המידע והמסמכים על כל ההפקות, האובייקטים, הלקוחות וכו 'בבירור במקום אחד, כלומר מסד הנתונים שלך.
חשוב מאוד כי מועדים חשובים מתקיימים וננקטים צעדים משפטיים לאחסון מסמכים. על מנת לפתור בעיות אדמיניסטרטיביות קיימות רבות בייצור ובמסחר, יש ליישם את מערכת ניהול המסמכים של PaperOffice.
בעזרת פתרון ניהול המסמכים, אתה שומר ומאחסן בארכיון את כל המידע בפלטפורמה מרכזית באופן חסין ביקורת.
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים, חשבוניות, הזמנות, הערות מסירה על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
לכידה, עיבוד, שיתוף, חיפוש ומעקב אחר המסמכים שלך הופכים לקלים מאוד עם השימוש ב- PaperOffice.
הודות לגישה מבוקרת, רשימות משימות מפורטות, כמו גם אישורים באמצעות זרימות עבודה והודעות דוא"ל אמינות, העובדים יכולים להשלים את המשימות שהוקצו ביעילות ואנשים מורשים יכולים לאשר או לדחות אישור בקלות.
דיגיטציה היא ה-be-all וה-end-all בתעשייה
עם PaperOffice DMS, ניתן להפוך מסמכים לדיגיטליים בתעשייה ובמסחר ולאחסן אותם בארכיון באופן מרכזי באופן כזה שניתן יהיה לבצע גישה מכל מחשב מבלי שיהיה צורך ללכת לארכיון או לחקור תחילה איזה / r עמית שמעבד כעת את המסמכים או התיקיות.
PaperOffice DMS לא רק הופך מסמכים אנלוגיים לדיגיטליים, תוכנת ניהול המסמכים שומרת כל שינוי במסמך בסדר כרונולוגי. השרידים המקוריים אינם מושפעים. ניתן להשתמש בפונקציית זרימת העבודה, לדוגמה, כדי להקצות פעילויות מסוימות במהלך עבודת הפרוייקט וכל עובד שומר סקירה כללית של המצב הנוכחי.
יחד עם זאת, ניתן להגיש רעיונות או הצעות ללא צורך בכינוס ישיבות בכל פעם. ניתן לחפש את המסמכים המאוחסנים בארכיון לפי מילות מפתח או שניתן ליצור את מספרי התאריך או האסמכתאות ואת התבניות האוטומטיות על ידי הבינה המלאכותית ב- PaperOffice DMS.
פונקציית זרימת העבודה הנרחבת של PaperOffice DMS הופכת את התקשורת הפנימית לקלה הרבה יותר. המונח פנימי כולל גם סניפים או מיקומים זרים. במקרה של עבודה הקשורה לפרוייקט, לדוגמה, המצב הנוכחי מוצג תמיד ובמקביל ההיסטוריה. כמובן, לוח שנה הקשור לצוות ופרטי נכלל גם הוא, שבו מוזנים מועדים ואירועים הקשורים לזמן.
למעשה, רוב הפעולות, התהליכים והפעולות התקשורתיות בתעשייה ובמסחר יכולים להתרחש במהירות האור, המקבילה לעידן הדיגיטלי של המאה ה-21.
אם לא תמיד היו תחנות ביניים שבהן נייר מודפס מאט את קצב הפעולה לקצב ההליכה. יש לזה עלויות, שלא לדבר על ההשפעות הסביבתיות והקיימות. באמצעות תוכנות ניהול מסמכים מתאימות כגון PaperOffice DMS, ניתן לא רק להאיץ תהליכים רבים בחברות תעשייתיות ומסחריות, אלא גם להפוך אותם למאובטחים יותר, למשל ביחס לריגול תעשייתי או ניסיונות סחיטה באמצעות תוכנות כופר.
תוכנת ניהול מסמכים כגון PaperOffice DMS מתאימה ביותר למשימות אלה. מכיוון שמדובר בתוכנת ניהול מסמכים שיכולה לעשות הרבה יותר מסתם ניהול מסמכים.
PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, בין אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, כתבי טענות והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים של PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך בחברה עוברים דיגיטציה , מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.
לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.
PaperOffice מאחסן בארכיון את כל המסמכים שנוצרו בתעשייה ובמסחר ואת כל המידע הרלוונטי בהתאם לחוק ובאופן הוכחת ביקורת
PaperOffice DMS, בקשר עם NAS (אחסון מחובר לרשת), מאפשר בניית אינטרא-נט מאובטח מאוד לתקשורת פנימית והעברת נתונים. זה יוצר אבטחה כפולה מפני התקפות מבחוץ. ראשית חומת האש של מערכת ההפעלה ושנית ההצפנה של PaperOffice DMS. במקביל, ענן נפרד מוגדר באמצעות NAS, ללא תלות בספקי צד שלישי.
פונקציית זרימת העבודה הנרחבת של PaperOffice DMS הופכת את התקשורת הפנימית לקלה הרבה יותר. המונח פנימי כולל גם סניפים או מיקומים זרים. במקרה של עבודה הקשורה לפרוייקט, לדוגמה, המצב הנוכחי מוצג תמיד ובמקביל ההיסטוריה.
כמובן, לוח שנה הקשור לצוות ופרטי נכלל גם הוא, שבו מוזנים מועדים ואירועים הקשורים לזמן.
זיהוי המסמכים המצויד בבינה מלאכותית מסדר באופן אוטומטי את כל המסמכים שישמרו בתיקיה הנכונה ויוצר גם אינדקס מילות מפתח וגם היסטוריית שינויים. מנוע החיפוש הפנימי של PaperOffice DMS מוצא כל מסמך בשברירי שנייה.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
עיבוד דיגיטלי הוא בסיס חיוני להבטחת איכות השירות הגבוהה של השירותים העירוניים בעתיד
PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או מתן הרשאות גישה. המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק כפי שהם היו פועלים, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "הזמנת" חשבוניות.
אחריות יכולה להיות מוקצית לא רק לאנשים בודדים, אלא גם לקבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "ייצור", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.
טכנולוגיית זיהוי התווים האופטי (OCR) לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הרלוונטיים למס, כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.
טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.
בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ללקוח, ליועץ המס או להיפך.
כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים. יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
חברות מהתעשייה והמסחר צריכות לעבד מסמכים עבור כל העסקאות העסקיות. המשך הפיתוח המתמיד של מודלים עסקיים יוצר כל הזמן אתגרים חדשים. מה שהם צריכים זה מערכת ניהול מסמכים טובה.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שתעשיית הייצור צריכה, למשל:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR /li>
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO
PaperOffice DMS מאפשר חיבור של תוכנות אחרות, כגון ERP, וכמובן העברת מסמכים מ- Microsoft Office באמצעות ממשקים מתאימים. PaperOffice DMS מאיצה את התקשורת במסחר ובייצור עם ספקים ולקוחות.
מועדים ופגישות מנוטרים והפעולות מופעלות באופן אוטומטי בהתאם להגדרה הרצויה. תהליכי הזמנה יכולים להיות אוטומטיים ואף ניתן להזין שינויים המתוכננים לעתיד באופן כזה שהם נכנסים לתוקף בזמן הרצוי.
הודות לפונקציות הנרחבות שלו, ניתן בהחלט לסווג את PaperOffice DMS במגזר הגבוה יותר של ניהול תוכן ארגוני (ECM).
ECM כולל את הניהול הכולל של כל התוכן בארגון עם הירארכיית גישה מתאימה. PaperOffice DMS מסוגל לשמור כל תוכן בצורה דיגיטלית, לשנות את התוכן והפורמט שלו ולהפוך אותו לזמין.
ל- PaperOffice DMS יש את כל הפונקציות של ECM וזה ביחס מחיר-ביצועים מצוין, כמו גם צורת פעולה הניתנת ללמידה אינטואיטיבית שהופכת את ההדרכה החיצונית או הפנימית היקרה למיותרת. במקום זאת, הדרכות וידאו בחינם זמינות כדי להתרגל לתפריטים השונים. PaperOffice DMS יכול אפוא להפוך לאבן הנגף הארגונית בכל חברה במסחר ובייצור וזה כמעט במהירות האור.
חברות מתעשיית הייצור והמסחר נהנות מניהול מסמכים דיגיטליים
מערכת ניהול המסמכים מאפשרת יצירה נפרדת של מסדי נתונים עבור כל אזור בודד ויכולה ליצור קישורים בו זמנית. מסמכים אנלוגיים, כגון חשבוניות שנשלחו, נסרקים באמצעות PaperOffice DMS ונשמרים הן כתמונה והן כטקסט שהומר באמצעות תוכנת OCR. ניתן להציג את כל הנתונים הקיימים בצורה ברורה וחד משמעית, ולכן אין צורך לבצע קבצים לפגישות מחוץ לבית. ניהול מסדי הנתונים הנשלט על ידי בינה מלאכותית יוצר תבניות מנתוני אב או מרשימות שמישות סטטיסטית כנדרש.
במקביל, ההגנה על הנתונים הדרושה נשמרת באמצעות ניהול סיסמאות היררכי והצפנת 1024 סיביות.
מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.
עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.
התנסה כיצד תוכל לחבר את זרימת המידע בין הייצור לניהול על-ידי דיגיטציה ואוטומציה של תהליכים עסקיים ומסמכים.
עם PaperOffice אתה מאיץ את תהליכי הייצור שלך, כמו גם את כל זרימות העבודה חוצות המחלקות. בזמנים של חוקי אחריות מוצר מחמירים יותר ויותר, אתה יכול גם להגדיל את הוודאות המשפטית של החברה שלך עם הפתרון לניהול מסמכים ואוטומציה של זרימות עבודה.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "דיגיטציה בתעשייה ובמסחר":
כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?
בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.
מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?
זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.
הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?
PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!
האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?
כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.
מסקנה
PaperOffice DMS תומך בתעשייה ובמסחר ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.
PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.
בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.