חברת כרייה
KUMUL Minerals Holdings Limited
Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), חברה מובילה בתחום הכרייה שמושב החברה בפפואה גינאה החדשה, עומדת בחזית בתחום הפקת חומרי גלם.
עם נוכחות מקיפה ומעורבות חזקה למצוינות, KMHL התבססה כאחד השחקנים החשובים בתעשיית הכרייה. בזכות חזון ברור, חדשנות אסטרטגית וניהול בר קיימא, KMHL היא חלוצה ביצירת ערך לבעלי העניין שלה ולאזור.
נקודת התחלה ואתגרים
כמו חברות רבות בתעשיית הכרייה, KMHL נתקלה באתגרים בניהול וארגון של מסמכים חשובים בעבודת היום-יום.
המורכבות הגבוהה ונפח התיעוד, מהליכי האישור ועד לפרוטוקולי התפעול והדרישות הסביבתיות, הפכו את ניהול המסמכים לעניין הכרחי.
לאור זאת, KMHL חיפשה מערכת לניהול מסמכים, שלא רק מרכזת את המסמכים, אלא גם מייעלת את שיתוף הפעולה בין המחלקות והאתרים השונים, מבטיחה בטיחות ופרטיות ותומכת בעמידה ברגולציות חוקיות.
למה KMHL החליטו לבחור ב-PaperOffice DMS
לאחר בחינה יסודית של מערכות ניהול מסמכים שונות, KMHL החליטו לבחור ב-PaperOffice DMS. המערכת נבחרה מכיוון שהיא אפשרה לחברה לבצע שינויים מינימליים בתהליכי העבודה הקיימים שלהם, ועדיין לענות על הצרכים שלהם.
"החלטנו לבחור ב-PaperOffice DMS מכיוון שההשקעה עומדת בקנה אחד עם המטרות של החברה שלנו, כלומר להגדיל את היעילות, לשפר את אבטחת המסמכים ולהשתמש בטרנספורמציה הדיגיטלית. בנוסף לכך, העלויות ביחס לספקים אחרים הן מאוד אטרקטיביות,"
נזכר לוי ג'וזף, מנהל IT של קומול מינרלס הולדינגס בע"מ.
הניתוח הפיננסי שביצעה צוות ה-IT הראה כי PaperOffice DMS הוא חסכוני ועונה על הצרכים של KMHL.
במהלך התהליך נבדקו שלוש מערכות פוטנציאליות לניהול מסמכים, והוצעו הצעות מהחברות הרלוונטיות: PaperOffice, Docuware ו-M-Files.
הטמעה
לצורך התחלת ההטמעה, הותקנו המערכת לניהול מסמכים ב-80 תחנות עבודה, כש- Synology NAS נבחר כבסיס הנתונים.
קבוצה זו הייתה נקודת ההתחלה לרולאאוט של המערכת, כאשר תחנות עבודה נוספות שולבו בהדרגה.
שניים חודשים לאחר מועד ההזמנה הושלמה ההגירה של הנתונים הקיימים, וחודש לאחר מכן הושקה בהצלחה הפעילות השוטפת, תוך שהפתרון לארכיון של Kumul התקבל.
תהליך ההטמעה התבצע בצורה חלקה והצוות הוכשר בהצלחה.
באמצעות הכשרות מותאמות אישית, סדנאות אינטראקטיביות ודוגמאות שימוש מעשיות, כל העובדים יכלו להכיר את כל הפונקציות של המערכת ולנצל אותן בצורה אופטימלית. בנוסף, סיפקו חומרי הדרכה כמו מקור מידע לצוות לאחר סיום ההדרכה.
רשימת 3 המובילים של הפונקציות,
ש-PaperOffice DMS עושה טוב יותר מאחרים
- 1. זיהוי טקסט (OCR) וחיפוש מסמכים
- 2. שילוב ותקשורת עם בסיס הנתונים ב-NAS
- 3. הפעלה קלה וממשק אינטואיטיבי
זה אפשר מעבר חלק לשימוש במערכת החדשה ודאג לשילוב מהיר בתהליכי העבודה היומיים.
תוצאה סופית
הטמעת PaperOffice DMS אפשרה ל-KMHL לשפר את ניהול המסמכים שלו.
החברה הייתה מרותקת מהיכולת להסתגל של ממשק המשתמש, החיפוש המשופר אחר מסמכים והשליטה בגרסאות מסמכים.
ההטמעה של המערכת החדשה עברה בצורה חלקה, ו-KMHL המליצה על PaperOffice DMS לכל מי שמחפש פתרון לניהול מסמכים.
בסך הכל, החוויה של KMHL עם PaperOffice DMS הייתה מספקת ביותר וחרגה מעבר לציפיותיהם.
