אוטומציה של תהליכים עסקיים בחברות רפואת שמיעה
PaperOffice DMS עבור חברות מכשירי שמיעה מאפשר טיפול יעיל בכל סוג של מסמך, כמו גם עיבוד מהיר של פניות והוא התנאי המוקדם ליעילות והצלחה בממשל.
עצה מקצועית
מסמכים כתובים, חוזים, טיוטות, מחקרים, חוות דעת מומחים ועוד הרבה יותר מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.בעזרת פתרון ניהול המסמכים, אתה שומר ומאחסן בארכיון את כל המידע בפלטפורמה מרכזית באופן חסין ביקורת.
דיגיטציה לחברות רפואת שמיעה
כחברה בתעשיית רפואת השמיעה, יש לך הרבה מסמכים חשובים לנהל:
חשבוניות, תיעוד, התכתבויות, הצעות, גיליונות תיקון, כרטיסי בריאות ועוד. לכן, אנשי מקצוע בתחום השמיעה הם אלה שמרוויחים באופן משמעותי מהשימוש בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה.
כך צוברים אנשי מקצוע בתחום רפואת השמיעה מסמכים חשובים על בסיס יומיומי. כל אלה צריכים להיות מותאמים ללקוח, לסוכנות או ליצרן המכשירים הנכונים.
כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
בנוסף, כל מסמך מסווג לפי סוגו וניתן להקצות אותו לאנשים וליצרני מכשירים, אליהם תוכלו אפילו לגשת תוך כדי תנועה, ללא קשר למכשיר. אז יש לך את כל המידע והמסמכים על כל מכשירי השמיעה בבירור במקום אחד, כלומר מסד הנתונים שלך.
חשוב מאוד כי מועדים חשובים מתקיימים וננקטים צעדים משפטיים לאחסון מסמכים. PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.
בעזרת פתרון ניהול המסמכים, אתה שומר ומאחסן בארכיון את כל המידע בפלטפורמה מרכזית באופן חסין ביקורת.
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חשבוניות, חוזים, דוחות מכירות, סקרים, שמאות, חכירות או מכתבים אחרים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
אתה יכול גם ליהנות ממשימות אדמיניסטרטיביות דיגיטליות, חותמות דיגיטליות ופתקים דביקים ולפקוח עין על כל חוזי השירות, התכתבויות רשמיות שמונחות על הגשה מחדש או מוקצות לעובדים על ידי הקצאת משימה.
אבטחת תיקונים מובטחת בכל עת.
כל המידע זמין באופן מיידי
עם PaperOffice DMS, ניתן להפוך מסמכים לדיגיטליים בחברות אקוסטיקה רבות של מכשירי שמיעה ולאחסן אותם בארכיון באופן מרכזי באופן כזה שניתן לגשת אליהם מכל מחשב מבלי שיהיה צורך לגשת לארכיון או לחקור תחילה איזה עמית אחד שמעבד כעת מסמכים או תיקיות.
PaperOffice DMS לא רק הופך מסמכים אנלוגיים לדיגיטליים, תוכנת ניהול המסמכים שומרת כל שינוי במסמך בסדר כרונולוגי. השרידים המקוריים אינם מושפעים. ניתן להשתמש בפונקציית זרימת העבודה, לדוגמה, כדי להקצות פעילויות מסוימות במהלך עבודת הפרוייקט וכל עובד שומר סקירה כללית של המצב הנוכחי.
יחד עם זאת, ניתן להגיש רעיונות או הצעות ללא צורך בכינוס ישיבות בכל פעם. ניתן לחפש את המסמכים המאוחסנים בארכיון לפי מילות מפתח או שניתן ליצור את מספרי התאריך או האסמכתאות ואת התבניות האוטומטיות על ידי הבינה המלאכותית ב- PaperOffice DMS.
זה מספר מרשים. כ-16 מיליון בני אדם בגרמניה לבדה סובלים מליקוי שמיעה. באופן מעניין, ליקוי שמיעה מחולק באופן שווה למדי כמעט בכל קבוצות הגיל, מ-30 עד יותר מ-70, וליקוי שמיעה הוא בעיה הולכת וגדלה. במהלך 20 השנים האחרונות, מספר האנשים עם ליקוי שמיעה גדל בכ-4%. עם זאת, רק כמחצית מהנפגעים משתמשים במכשיר שמיעה.
כל מי שמשתמש בו בדרך כלל בא במגע עם מקצוע שאינו מוכר היטב, איש מקצוע בתחום השמיעה, שהיה עדיין איש מקצוע בתחום השמיעה לפני 2017. מלאכה עם שלוש שנות הכשרה ואפשרות להכשרה נוספת כדי להיות אומן אמן ראשי והשלמת תואר בטכנולוגיית שמיעה ואודיולוגיה. אקוסטיקאים של שמיעה עוסקים בייצור מכשירי שמיעה והגנה על השמיעה בצורה של מה שמכונה otoplastics, מכשירים המיוצרים בנפרד לפי מידה. פרופיל העבודה של אקוסטיקאי מכשיר שמיעה דומה לזה של טכנאי שיניים.
עבור אנשי מקצוע בתחום רפואת השמיעה, משמעות הדבר היא שמירה על עדכניות נתוני המטופל או הלקוח שלהם. יחד עם זאת, מדובר בנתונים רגישים מאוד, מכיוון שאנשים רבים עם לקויות שמיעה רואים בכך פגם שהסביבה האישית שלהם לא צריכה לחוות. לכן הגנה על נתונים חשובה בעת אחסון נתונים. ברוב המקרים, לקוחות בפעם הראשונה מתווכים על ידי אנשי מקצוע בתחום השמיעה מרופאי אף אוזן גרון שאובחנו ליקוי שמיעה, ולכן גם לתחזוקת נתונים יש חשיבות רבה כאן וארכיון מחושב היטב בסופו של דבר מאיץ את תהליך העבודה.
תוכנת ניהול מסמכים כגון PaperOffice DMS מתאימה ביותר למשימות אלה. מכיוון שמדובר בתוכנת ניהול מסמכים שיכולה לעשות הרבה יותר מסתם ניהול מסמכים.
PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, בין אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, כתבי טענות והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים של PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך בחברה עוברים דיגיטציה , מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.
לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.
PaperOffice מאחסן בארכיון את כל המסמכים שנוצרו בחברת רפואת השמיעה שלך ואת כל המידע הרלוונטי בהתאם לחוק ובאופן הוכחת ביקורת
קודם כל, Paperoffice DMS יכול לשמש כדי להמיר ארכיון אנלוגי, אולי מערכת הקבצים התלויים המסורתית, לתוך ארכיון דיגיטלי. זהו צעד חשוב שלא רק מאיץ את הניהול בחברה, אלא גם משפר את העברת הנתונים מרופא אף אוזן גרון ולהיפך. לדוגמה, ניתן לקרוא נתונים הנשלחים בדואר אלקטרוני ישירות ולהעבירם באופן אוטומטי לקובץ הלקוח האלקטרוני.
ב- PaperOffice DMS, נתוני מטופלים רגישים מוצפנים ומוגנים באמצעות סיסמה, לפיהם ניתן להגדיר מי רשאי לראות כמה נתונים בחברה.
קריאה לתיקייה הנכונה נעשית מהר מאוד גם ב- PaperOffice DMS, כאשר מנוע החיפוש הפנימי מקליט פרמטרים שונים הכלולים בחיפוש. אם מספר הלקוח או אפילו השם אינם ידועים עוד או קיימים יותר מפעם אחת, מילות מפתח מסוימות יכולות להגביל את החיפוש לתוצאה המתאימה.
הודות לבינה המלאכותית המשולבת, מופעלים כללים אוטומטיים. בינה מלאכותית זו ממיינת את המסמכים באופן אוטומטי לתיקיות כגון "חשבונית" ו"חוזה", מאחסנת מילות מפתח מתאימות ומפעילה את זרימת העבודה הדיגיטלית המאוחסנת עבור סוג המסמך המתאים.
PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או מתן הרשאות גישה. המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק כפי שהם היו פועלים, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "הזמנת" חשבוניות.
אחריות יכולה להיות מוקצית לא רק לאנשים בודדים, אלא גם לקבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "ייצור", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.
טכנולוגיית זיהוי התווים האופטי (OCR) לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הרלוונטיים למס, כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.
טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.
כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים. יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ללקוח, ליועץ המס או להיפך.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
עיבוד דיגיטלי הוא בסיס חיוני להבטחת איכות השירות הגבוהה של השירותים העירוניים בעתיד
העובדה שאקוסטיקה של מכשירי שמיעה היא לא על השפתיים של כולם ובטח שלא על האוזניים של כולם היא בגלל שיש רק 6,600 חברות מסוג זה בגרמניה. זה קצת יותר מ-1% מכלל עסקי המלאכה בגרמניה.
עם זאת, קהל הלקוחות שלהם כולל כ-8 מיליון איש, ולכן תיק הלקוח הממוצע של איש מקצוע בתחום השמיעה כולל למעלה מ-1,200 איש. הרבה נתונים שונים צריכים להיות רשומים עבור כל לקוח, כי שמיעה היא עניין מורכב מאוד, ונזק לא משפיע רק על האוזן או האוזניים. כל מי שאי פעם עבר תעלת אוזניים סתומה בשעוות אוזניים יכול לקבל מושג גס מה זה אומר להיות כבד שמיעה. ההשלכות יכולות להיות:
- תשישות
- כאב ראש
- דחק
- דיכאון
- סחרחורת
- הפרעות שינה
על מנת לתקן זאת, הנתונים האודיומטריים נרשמים מהמטופל ועל סמך זה מיוצר מכשיר השמיעה הבודד. חירשות נתונה לשינויים. מידת ליקוי השמיעה עולה בדרך כלל עם הגיל, אשר בתורו עושה את הצורך להתאים את מכשיר השמיעה לתנאים החדשים. האוזן עצמה נתונה גם היא לשינויים אנטומיים במהלך החיים עקב הרפיה של רקמת החיבור.
חברות אקוסטיקה שמיעה חייבות לעבד מסמכים בכל העסקאות העסקיות. המשך הפיתוח המתמיד של מודלים עסקיים יוצר כל הזמן אתגרים חדשים. מה שהם צריכים זה מערכת ניהול מסמכים טובה.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שתעשיית רפואת השמיעה צריכה, כגון:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR /li>
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO
פונקציות זרימת העבודה הנרחבות של PaperOffice מעניינות מאוד עבור חברות מכשירי שמיעה. תוכן פגישות הפרויקט מוקלט וניתן להשלים אותו על ידי המשתתפים בכל עת, הכל על המסך וממיקומים שונים. אחסון בארכיון חסין ביקורת מובטח בכל עת, כמו גם אופטימיזציה של תהליכים ארגוניים.
PaperOffice תומך בכך עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.
חברות אקוסטיקה שומעות נהנות מניהול מסמכים דיגיטליים
מערכת ניהול המסמכים מאפשרת יצירה נפרדת של מסדי נתונים עבור כל אזור בודד ויכולה ליצור קישורים בו זמנית. מסמכים אנלוגיים, כגון חשבוניות שנשלחו, נסרקים באמצעות PaperOffice DMS ונשמרים הן כתמונה והן כטקסט שהומר באמצעות תוכנת OCR. ניתן להציג את כל הנתונים הקיימים בצורה ברורה וחד משמעית, ולכן אין צורך לבצע קבצים לפגישות מחוץ לבית. ניהול מסדי הנתונים הנשלט על ידי בינה מלאכותית יוצר תבניות מנתוני אב או מרשימות שמישות סטטיסטית כנדרש.
במקביל, ההגנה על הנתונים הדרושה נשמרת באמצעות ניהול סיסמאות היררכי והצפנת 1024 סיביות.
מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.
עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.
PaperOffice DMS הוא לא רק נרחב בפונקציותיו, אלא גם קל ללמידה, מונחה על ידי הדרכות וידאו, אלא גם על ידי ייעוץ אישי והדרכה במידת הצורך. כל זה ביחס מחיר-ביצועים ממש טוב.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "דיגיטציה לחברות מכשירי שמיעה":
כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?
בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.
מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?
זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.
הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?
PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!
האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?
כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.
מסקנה
PaperOffice DMS תומך בחברות מכשירי שמיעה ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.
PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.
בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.