פיתוח מוצרים, תהליכים ותמיכה פרפר מהנדסים S.L.
מר אנטוניו חסוס סאנצ'ז, מנכ"ל ומהנדס מוצר ותהליכים ב-Butterfly Engineers S.L.
עמדת התחלה
חברה המוקדשת באופן בלעדי לפיתוח מוצרים, הנדסת תהליכים ומעורבת בכל שלבי הייצור - מהרעיון הראשון ועד למוצר הסופי - מוצפת בקבצים ותיעוד, כגון גיליונות נתונים טכניים, נתוני לקוחות, חישובים ותוכניות מדי יום.< /p>
מידע על פרויקטים, שתופס יותר ויותר שטח אחסון עם השנים וכבר לא קל למצוא אותו, במיוחד במשרדי המנהלה, הופך בהדרגה לקטלני.
מטרת החברה הייתה להפוך את מסמכי הנייר הקיימים לדיגיטליים, להביא אופטימיזציה של תהליכים ובקרת זרימת עבודה על כל המסמכים הנכנסים והיוצאים, להפוך חלק גדול מהתהליכים ברקע לאוטומטיים ובכך לייעל את התהליך.
בעיות ומשימות קיימות
בעבר, המידע היה מאוחסן רק בצורת נייר, כגון עיצוב ותכנון או מפרטים של מוצר או פיתוח מוצר, אך כיום יש מגוון מקורות מידע ומסמכים בארגונים רבים: הודעות דואר אלקטרוני, טפסים, סקיצות הם חלק ממנו באותה מידה כמו חשבוניות אלקטרוניות וקבלות נייר, דואר מכתבים, הערות מסירה, חוזים וכו '.
למרבה המזל, הודות להתפתחויות IT מתמשכות, סוג זה של עבודה מונע כעת באופן דיגיטלי. שלבי תהליך רבים הופכים כעת לחלק מפרקטיקה דיגיטלית ואוטומטית של 100%, כפי ש-Industry 4.0 מאשר.
עם זאת, נייר הוא לעתים קרובות הכרחי כשמדובר ציורים ביד חופשית או רעיונות, כמו גם ניהול, חשבוניות או פרטי לקוחות.
בנוסף לתכנון וייצור, מומחי מהנדסי פרפרים חייבים גם ליצור תיעוד כגון מדריכי הרכבה, הוראות בטיחות ותיעוד טכני כדי ללמוד את ההיתכנות של פרויקטים.
זריזות ומהירות בטיפול בתיקים של אדם הם בסיסיים בחברות מודרניות, ועל אחת כמה וכמה כאשר מעקב אחר פרויקטים, ניתוח העלויות שלהם או המחקרים השונים שהופכים אותם לרווחיים תלויים בתיעוד זה.
לכן, המטרה של פרפר מהנדסים הייתה להסתגל לתעשייה ולהיות מסוגלים לפעול באופן דיגיטלי כחברה תעשייתית 4.0.
"היו לנו עלויות אחסון שניתן היה להימנע מהן על ידי אחסון מסמכים בתיקיות. בנוסף, החיפוש אחר מסמכים גוזל זמן רב",
נזכר במר אנטוניו חסוס סאנצ'ז, מנכ"ל ומהנדס תהליכים ב-Butterfly Engineers.
מדוע מהנדסי פרפרים בחרו ב-PaperOffice DMS
חברת Butterfly Engineers מוקדשת לפיתוח מוצרים, הנדסת תהליכים והנדסת תמיכה, היא מטפלת בכמות גדולה של תיעוד שצריך לעבור דיגיטציה, אך הנקודות החשובות ביותר ליישום DMS כמו PaperOffice הן האבטחה והמהירות של האינדקס ותהליך החיפוש.
אלא שיש להם ביטחון מלא שמשרד דיגיטלי ללא נייר אפשרי.
"אנחנו עובדים עם הרבה מידע טכני כל יום. אחסון כל המידע בפורמט נייר הוא מסורבל ויקר עבורנו. גם החיפוש העתידי אחריו מייגע מאוד.
PaperOffice מאפשר לנו לגשת אליו בקלות מכל מקום, למצוא בקלות קבצים או מסמכים ספציפיים ובעיקר להבטיח את ביטחונם."
Butterfly Engineers מודעים גם לכך ששיטת ההצפנה של PaperOffice מאפשרת להגן על המסמכים הרגישים ביותר מפני דליפות אפשריות, ריגול או תאונות. במיוחד כאשר חברה עם מאפיינים אלה עוברת סטנדרטים ופטנטים, הגנה על אלמנטים חיוניים לחברה.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
יתר על כן, הפרטים התפעוליים של התוכנה הופכים לאטרקטיביים עוד יותר כאשר יש לך צוות תמיכה באיכות הגבוהה ביותר, תוך ציות לכל ההנחיות האירופיות החוקיות המחמירות ביותר (GDPR, RGPD ו- GoBD) וההצפנה של הקבצים בהחלט היא בלתי פגיעה. כמו כן, ראוי לציין כי הנתונים ניתנים לייצוא בכל עת על ידי אנשים מורשים ומסד הנתונים נגיש לצוות ה- IT והמנהלים של החברה בכל עת.
עבור לאוטומציה באמצעות PaperOffice: יעדים ולוח זמנים
עבור מהנדסי פרפרים, היה ברור שבמוקדם או במאוחר הם יצטרכו לעבור לדיגיטציה כדי ליצור יתרון תחרותי.
כחברה שמחוברת לפיתוח טכנולוגי יותר מאשר תעשיות אחרות, Butterfly Engineers סומכת על השפעה חיובית של הצגת DMS ויישום מוצלח במשרד ללא נייר.
"מערכת ניהול מסמכים מאפשרת לנו לנהל ביעילות את המידע של החברה במהירות ובקלות. במובן זה, PaperOffice היא מערכת נרחבת מאוד ומובנת למדי. הוא קל לשימוש ונגיש לעסקים קטנים ובינוניים כמו שלנו".
יישום מוצלח: יתרונות הדיגיטציה עם PaperOffice DMS
הודות להכנסת הדיגיטציה של PaperOffice, החברה הצליחה:
- צמצם את השימוש בנייר
- חסוך עלויות ושטח אחסון
- אוטומציה של משימות ניהוליות
- בצע אופטימיזציה של תהליכים הודות לניטור תיקיות
- הבטח מסירה מאובטחת של מסמכים
אבל הודות לדיגיטציה של PaperOffice, מהנדסי פרפרים הצליחו גם:
- חסוך זמן ומשאבים
- הבטחת בקרה ואימות של תהליכים ניהוליים
- אפשר גישה נוחה למסמכים ולקבצים
- זמינות המסמכים עבור כל עובד מורשה
- אפשר אחסון מאובטח וארוך טווח בארכיון של מסמכים, נתונים רגישים, פטנטים, מדריכים בתעשייה או פיתוחים
"אבטחת נתונים, דיגיטציה של מסמכים והשילוב הקל של PaperOffice בסביבה תעשייתית נתנו לחברה את מה שהיא הייתה צריכה כדי לאנדקס את הקבצים ואת החיפוש אחר מסמכים".
הזמינות הקלה והמהירה יותר של נתונים ומסמכים משנה את תהליכי החברה באופן יסודי וקבוע. הידע הניהולי מאורגן כעת בשקיפות וזמין בזמן הנכון.
תוצאה סופית
PaperOffice מצאה דרך לשים קץ לאחת הבעיות הגדולות שחברות מתמודדות איתן כיום:
ניהול מסמכים (ניהול מסמכים) ודיגיטציה של תהליכים.
אי הנוחות של נפח הנתונים הוגבלה להסרת מכשולים מנהליים, כדי להבטיח שרק עובדים מורשים יוכלו לגשת ל- PaperOffice וכדי למנוע שינוי מסמכים או אפילו דליפה של מידע טכני.
החברה מתכננת גם להרחיב עוד יותר את שיתוף הפעולה המוצלח הזה, שכן PaperOffice ממלאת בצורה מושלמת את האפשרויות העומדות לרשותה.
הודות לשלמות של PaperOffice DMS, גיליונות טכניים, תוכניות, נתונים, חשבוניות ושרטוטים נמצאים במהירות - זה מאפשר לחברה Butterfly Engineers לאתר את נתוני הפרויקט תוך מספר שניות ולעזור ללקוחותיהם בדיוק רב.
