הפטריארכיה של ליסבון
התנסויות ב-PaperOffice / עיון /דוח תרגול

הצעות הנחה הגבוהות ביותר
חדשות פנים בלעדיות
שדרגות מתנה חינם
הצעות הנחה הגבוהות ביותר
חדשות פנים בלעדיות
שדרגות מתנה חינם
אמיתות ידידות ביטחון
אנחנו לעולם לא נעביר את כתובת האימייל שלך לכל אחר וכל האימיילים כוללים קישור לביטול ההרשמה בלחיצה אחת.
פדרו סילבה, עוזר אדמיניסטרטיבי של הפטריארכיה של ליסבון
עצה מקצועית
תעשייה
הפטריארכיה / הכנסייה
אזור
ליסבון, פורטוגל
מחלקה
משרד ההנהלה
הפטריארכיה של ליסבון (בלטינית: Patriarchatus Olisiponensis) היא ארכידוכסית מטרופולינית של הכנסייה הקתולית שבסיסה בליסבון, בירת פורטוגל. הקתדרלה של הארכיבישוף שלו היא הקתדרלה הפטריארכלית של מריה מג'ורה הקדושה בליסבון.
הדיוקסיה של ליסבון הועלתה לדרגת ארכיבישוף ב-10 בנובמבר 1394. בשנת 1716 הוא התקבל על ידי האפיפיור קלמנס האחד עשר. את תואר הפטריארכיה.
PaperOffice DMS משמש את הפטריארכיה של ליסבון כדי לרכז ולארגן מידע ממקורות מרובים ולמזער את הזמן והעלות של תחזוקת ארכיון פיזי. הגישה למידע היא דיגיטלית.
לפיכך, מסמכים פטריארכיים מתחומים של מסמכים אישיים, נדל"ן וחשבונות של 285 קהילות השייכות לפטריארכיה של ליסבון ועוד 450 מוסדות התלויים בבישוף, עברו בהדרגה דיגיטציה מלאה ב- PaperOffice DMS.
הטרנספורמציה הדיגיטלית והמונח "דיגיטציה" היו על השפתיים של כולם מאז המגפה לכל המאוחר וכעת הם כבר לא תנאי אופציונלי עבור חברות רבות, אלא הכרח.
גם נושא הפיתוח הדיגיטלי מבוסס היטב בקהילות ובכנסיות. כי אפילו בכנסייה כמו הפטריארכיה של ליסבון, משימות אדמיניסטרטיביות נרחבות ממתינות, שנעשו בעבר באופן ידני ובאופן מקביל.
בעבר, כל מערכת הפטריארכיה התבססה על נייר. אבל עם המסמכים הנכנסים הקיימים והיומיומיים, המערכת הידנית הגיעה לגבולותיה.
כל מבול המידע הפך להיות יותר לא עקבי. המשימה החשובה ביותר הייתה לקרב בין היחידות האנלוגיות והדיגיטליות. היה צורך להפוך את מסמכי הנייר לדיגיטליים ולהביאם יחד עם מידע אחר, כגון הודעות הדואר האלקטרוני המשויכות.
נזכר במר פדרו סילבה, עובד אדמיניסטרטיבי של הפטריארכיה של ליסבון.
#image244#>בשל האתגרים הקיימים, מר פדרו סילבה, עובד אדמיניסטרטיבי של הפטריארכיה, חיפש מערכת ניהול מסמכים (DMS) שתאפשר אחסון נתונים מאובטח וניתן להתאמה. אינטגרציה פשוטה של כל תחנות העבודה במשרד הניהול, כולל אלה שעובדות מרחוק, צריכה להיפתר באמצעות תוכנה לא מסובכת.
בנוסף ל- PaperOffice DMS, מר פדרו סילבה בחן מוצרי תוכנה אחרים מבתי מערכת אחרים ובתחילה בחן הצעות תוכנה שונות ביחס לניהול מסמכים.
מר סילבה מדגיש כי מערכת מתאימה מבוקשת כבר זמן רב. עם זאת, אף אחד מספקי התוכנה שנבדקו בעבר לא היה מדרגי או גמיש מספיק עבור העבודה שמערכת ניהול המסמכים הייתה אמורה לבצע.
ההחלטה הסופית להשתמש ב- PaperOffice לניהול מסמכים בפטריארכיה של ליסבון הוחלטה מהסיבות הבאות:
1. אחסון נתונים וזמינותם. גישה מרכזית וקלה לכל המסמכים הרלוונטיים והאפשרות של גורמים רבים לשתף פעולה באותו מסמך.
אחסון פנימי ומרכזי שכל העובדים יכולים לגשת אליו. אין לאחסן את הנתונים בענן של צד שלישי או במחשב של משתמש יחיד.
2. תמורה לכסף. התוכנה צריכה להיות בעלת יחס מחיר-ביצועים טוב.
זה היה חשוב מאוד עבור הפטריארכיה של ליסבון כי לאחר השקעה ראשונית, התוכנה ניתן בקלות ובקלות קנה מידה למחלקות אחרות וכי זה לא יהיה כרוך בעלויות גבוהות.
ניתן להגדיל את מספר רישיונות המשתמשים שנרכשו בכל עת. בדרך זו, הפטריארכיה יכולה למנוע מחויבות הון מופרזת.
3. קל לטיפול. התוכנה צריכה להיות מובנת מאליה ולדרוש כמה שפחות הכשרה אך בו בזמן להיות מוכנה לעתיד.
בדרך זו ניתן להימנע מיועצים חיצוניים. כמובן, PaperOffice DMS מציע גם הכשרה אישית עבור המודולים, אם תרצה. עם זאת, בהתבסס על חוויותיה של הפטריארכיה של ליסבון, PaperOffice הוא במידה רבה מובן מאליו.
אין "יועצים" חיצוניים ויקרים באתר ואף אחד לא צריך לנסוע לשום מקום לצורך הכשרה. כל אחד יכול להגדיר את מסגרת הזמן ללימוד הניווט בתפריט עצמו כנדרש ומבחינת העתיד, PaperOffice DMS ממוקם היטב הודות למבנה המודולרי שלו.
4. יכולת אחזור וחיסכון בזמן. דרך פשוטה יותר ביקשה להפוך מסמכים אנלוגיים לדיגיטליים ולמצוא אותם שוב בקלות בעת הצורך.
הודות לפונקציית הבינה המלאכותית המשולבת, ניתן ללמד כל מסמך, ניתן לחלץ את כל התוכן הרצוי באופן ממוקד ולאחסן אותו עם מילות מפתח באופן אוטומטי לחלוטין.
PaperOffice DMS מציע בדיוק את מה שהפטריארכיה חיפשה.
ש-PaperOffice DMS עושה טוב יותר מאחרים
בזמנים של המגיפה, הפטריארכיה החליטה לאחסן בארכיון מסמכים ומיילים יומיומיים ב- PaperOffice DMS.
הודות לסורק רב עוצמה וחיבור הסורק ב- PaperOffice, ההמרה של הניירות האנלוגיים יכולה להתחיל. כל המסמכים נקראו בהדרגה ועברו דיגיטציה באמצעות ממשק סורק ה-OCR של PaperOffice. אינדקס מילות מפתח נוצר עבור כל מסמך בזמן קריאתו, וניתן להשתמש בו כדי למצוא אותו כהרף עין באמצעות מנוע החיפוש PaperOffice.
תיקיות קיימות בקבצים התלויים נלקחו מעל 1:1 ופשוט הומרו ל"תיקיות דיגיטליות ".
כל הודעות הדואר האלקטרוני הקיימות נשמרו ישירות ב- PaperOffice DMS, ניתן לקשר אותן למסמכים קיימים ולא יהיה צורך להדפיסן על נייר בעתיד. בנוסף, כל הודעות הדואר האלקטרוני הנכנסות מאוחסנות בארכיון באופן אוטומטי ל- PaperOffice על-ידי ניטור תיקיות באמצעות הגדרת ניהול כללים
מאז השימוש ב- PaperOffice DMS, צריכת הנייר ירדה באופן ניכר.
השלב הבא שהפטריארכיה של ליסבון מתכננת הוא להפוך את הארכיון הפיזי הקיים לדיגיטלי לפני שנת 2021 ולהרחיב את השימוש ב- PaperOffice DMS לאזורים / מחלקות אחרות של הפטריארכיה.
בנוסף, הפטריארכיה רוצה להפוך במידה רבה את ארכיון המסמכים לאוטומטי הודות לשימוש ב- KI PIA.
נייר אופיס DMS פתר
PaperOffice DMS עמדה בכל הקריטריונים הדרושים וכיום ממפה את זרימת המסמכים הדיגיטליים המלאה בפטריארכיה.
לעת עתה, כל המסמכים הוקלטו עם סורקים בעלי ביצועים גבוהים ואוחסנו באופן דיגיטלי בארכיון האלקטרוני של PaperOffice. במקביל, הודעות דוא"ל נכנסות וקיימות מועברות ישירות ל- PaperOffice DMS ומקושרות למסמכים המאוחסנים בארכיון.
לאחר מכן, צוות הנהלת הפטריארכיה יכול לגשת למסמכים ולמיילים דרך ממשק המשתמש של PaperOffice ועל ידי הזנת מונחי חיפוש שונים - חיפוש טקסט מלא זמין גם כן.
הודות לשימוש העקבי ב- DMS, הפטריארכיה הצליחה לקצר באופן משמעותי את זמן העיבוד הנדרש לחשבוניות וסוגים אחרים של מסמכים.
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "הפטריארכיה של ליסבון":
אילו טיפים היית נותן למשתמשי PaperOffice עתידיים?
נסה את זה. אתה תהיה מופתע!
למי היית ממליץ על PaperOffice?
בתעשייה שלנו, בעיקר מרכזים חברתיים. קהילות יכולות גם להפיק תועלת על ידי דיגיטציה של ספרי הסקרמנט שלהן לגישה נוחה ורישום נוטריוני של מסמכים וניירת ודוא"ל אחרים!
אנו ממליצים על PaperOffice לכל מי שרוצה שכל המסמכים שלהם מאורגנים במקום אחד נקי, בטוח וניתן לחיפוש!
מה אתה אוהב במיוחד ב-PaperOffice?
פשטות!
PaperOffice היא מערכת ניהול מסמכים קלת משקל אך חזקה מאוד.
פונקציות שנראות חסרות משמעות בהתחלה מתבררות כפונקציות החשובות ביותר שאתה כבר לא רוצה לפספס.
"קבלת תוצאות כרונולוגיות מהירה במיוחד עבור הדוחות הכספיים השנתיים והמלאי כדי לקבוע את מחיר הרכישה הזול ביותר עבור כל פריט בנפרד. מה שפעם היה לוקח ימים אפשר לעשות עכשיו תוך שעות!"
לארס ר. לודוויג
הבעלים והמנכ"ל של ViaCreative Zahntechnik GmbH