הפטריארכיה של ליסבון
התנסויות ב-PaperOffice / עיון /דוח תרגול
הנתיב הדיגיטלי של הפטריארכיה עם PaperOffice DMS
פדרו סילבה, עוזר אדמיניסטרטיבי של הפטריארכיה של ליסבון
האתגר
הפטריארכיה של ליסבון (בלטינית: Patriarchatus Olisiponensis) היא ארכידוכסית מטרופולינית של הכנסייה הקתולית שבסיסה בליסבון, בירת פורטוגל. הקתדרלה של הארכיבישוף שלו היא הקתדרלה הפטריארכלית של מריה מג'ורה הקדושה בליסבון.
הדיוקסיה של ליסבון הועלתה לדרגת ארכיבישוף ב-10 בנובמבר 1394. בשנת 1716 הוא התקבל על ידי האפיפיור קלמנס האחד עשר. את תואר הפטריארכיה.
PaperOffice DMS משמש את הפטריארכיה של ליסבון כדי לרכז ולארגן מידע ממקורות מרובים ולמזער את הזמן והעלות של תחזוקת ארכיון פיזי. הגישה למידע היא דיגיטלית.
לפיכך, מסמכים פטריארכיים מתחומים של מסמכים אישיים, נדל"ן וחשבונות של 285 קהילות השייכות לפטריארכיה של ליסבון ועוד 450 מוסדות התלויים בבישוף, עברו בהדרגה דיגיטציה מלאה ב- PaperOffice DMS.
עמדה ראשונית
הטרנספורמציה הדיגיטלית והמונח "דיגיטציה" היו על השפתיים של כולם מאז המגפה לכל המאוחר וכעת הם כבר לא תנאי אופציונלי עבור חברות רבות, אלא הכרח.
גם נושא הפיתוח הדיגיטלי מבוסס היטב בקהילות ובכנסיות. כי אפילו בכנסייה כמו הפטריארכיה של ליסבון, משימות אדמיניסטרטיביות נרחבות ממתינות, שנעשו בעבר באופן ידני ובאופן מקביל.
בעיות ומשימות קיימות
בעבר, כל מערכת הפטריארכיה התבססה על נייר. אבל עם המסמכים הנכנסים הקיימים והיומיומיים, המערכת הידנית הגיעה לגבולותיה.
כל מבול המידע הפך להיות יותר לא עקבי. המשימה החשובה ביותר הייתה לקרב בין היחידות האנלוגיות והדיגיטליות. היה צורך להפוך את מסמכי הנייר לדיגיטליים ולהביאם יחד עם מידע אחר, כגון הודעות הדואר האלקטרוני המשויכות.
Digitization is omnipresent - also in the church
"רצינו לרכז ולארגן מידע ממקורות מרובים כדי למזער את הזמן והעלות של תחזוקת ארכיון פיזי, אבל עם גישה דיגיטלית".
נזכר במר פדרו סילבה, עובד אדמיניסטרטיבי של הפטריארכיה של ליסבון.
מדוע הפטריארכיה של ליסבון בחרה ב-PaperOffice DMS
בשל האתגרים הקיימים, מר פדרו סילבה, עובד אדמיניסטרטיבי של הפטריארכיה, חיפש מערכת ניהול מסמכים (DMS) שתאפשר אחסון נתונים מאובטח וניתן להתאמה. אינטגרציה פשוטה של כל תחנות העבודה במשרד הניהול, כולל אלה שעובדות מרחוק, צריכה להיפתר באמצעות תוכנה לא מסובכת.
"חיפשנו פתרון מוכן לעתיד שיוכל בתחילה ליישם את כל הדרישות שלנו, אך במקביל הציע מדרגיות קלה ויחס עלות-תועלת טוב וניתן יהיה לשדרג אותו למחלקות אחרות בעתיד".
בנוסף ל- PaperOffice DMS, מר פדרו סילבה בחן מוצרי תוכנה אחרים מבתי מערכת אחרים ובתחילה בחן הצעות תוכנה שונות ביחס לניהול מסמכים.
מר סילבה מדגיש כי מערכת מתאימה מבוקשת כבר זמן רב. עם זאת, אף אחד מספקי התוכנה שנבדקו בעבר לא היה מדרגי או גמיש מספיק עבור העבודה שמערכת ניהול המסמכים הייתה אמורה לבצע.
"רוב הפתרונות לא מציעים את הדרך הקלה ליצור מסד נתונים כמו PaperOffice DMS עושה מכיוון שהם משתמשים רק בענן שמציע פתרון שרת."
ההחלטה הסופית להשתמש ב- PaperOffice לניהול מסמכים בפטריארכיה של ליסבון הוחלטה מהסיבות הבאות:
1. אחסון נתונים וזמינותם. גישה מרכזית וקלה לכל המסמכים הרלוונטיים והאפשרות של גורמים רבים לשתף פעולה באותו מסמך.
אחסון פנימי ומרכזי שכל העובדים יכולים לגשת אליו. אין לאחסן את הנתונים בענן של צד שלישי או במחשב של משתמש יחיד.
הפתרון: מסד נתונים הוקם ב- NAS, אחסון מחובר לרשת. מסד נתונים זה שולב ב- PaperOffice DMS וכל הנתונים של הפטריארכיה נשמרו.
זה עונה לחלוטין על הדרישות המשפטיות לגיבוי נתונים.
כצוות של 3 במשרד הממשל, הודות לשילוב PaperOffice DMS, שני עובדי אדמיניסטרציה עובדים מרחוק ויש להם גישה אמינה לתיעוד בצורה פשוטה וברורה.מר פדרו סילבה היה מרוצה מאוד מהפתרון ללא ענן חיצוני ולכן ללא ספקי צד שלישי, מה שעלול להיות כפוף להתערבות ממשלתית ולהגביר את הסיכון להתקפות האקרים.
כצוות של 3 במשרד הממשל, הודות לשילוב PaperOffice DMS, שני עובדי אדמיניסטרציה עובדים מרחוק ויש להם גישה אמינה לתיעוד בצורה פשוטה וברורה.מר פדרו סילבה היה מרוצה מאוד מהפתרון ללא ענן חיצוני ולכן ללא ספקי צד שלישי, מה שעלול להיות כפוף להתערבות ממשלתית ולהגביר את הסיכון להתקפות האקרים.
2. תמורה לכסף. התוכנה צריכה להיות בעלת יחס מחיר-ביצועים טוב.
זה היה חשוב מאוד עבור הפטריארכיה של ליסבון כי לאחר השקעה ראשונית, התוכנה ניתן בקלות ובקלות קנה מידה למחלקות אחרות וכי זה לא יהיה כרוך בעלויות גבוהות.
הפתרון: PaperOffice DMS מוצע בדגמי מחיר שונים המאפשרים למשתמשים לקחת את הצורה המשתלמת ביותר עבורם.
בדרך זו, משתמשים יכולים בתחילה להשתמש בגרסת הבדיקה ללא התחייבות וללא תשלום ולאחר מכן, במידת הצורך, להרחיב אותה לחברה / עירייה משלהם מבלי לאבד נתונים קיימים.
בדרך זו, משתמשים יכולים בתחילה להשתמש בגרסת הבדיקה ללא התחייבות וללא תשלום ולאחר מכן, במידת הצורך, להרחיב אותה לחברה / עירייה משלהם מבלי לאבד נתונים קיימים.
ניתן להגדיל את מספר רישיונות המשתמשים שנרכשו בכל עת. בדרך זו, הפטריארכיה יכולה למנוע מחויבות הון מופרזת.
3. קל לטיפול. התוכנה צריכה להיות מובנת מאליה ולדרוש כמה שפחות הכשרה אך בו בזמן להיות מוכנה לעתיד.
הפתרון: PaperOffice DMS הוא בעצם מאוד מובנה ויש לו ממשק גרפי שמנחה את המשתמש צעד אחר צעד. בנוסף, ישנם מדריכים וסרטונים נוספים עבור כל הפונקציות שניתן לקרוא ישירות לתמיכה.
בדרך זו ניתן להימנע מיועצים חיצוניים. כמובן, PaperOffice DMS מציע גם הכשרה אישית עבור המודולים, אם תרצה. עם זאת, בהתבסס על חוויותיה של הפטריארכיה של ליסבון, PaperOffice הוא במידה רבה מובן מאליו.
אין "יועצים" חיצוניים ויקרים באתר ואף אחד לא צריך לנסוע לשום מקום לצורך הכשרה. כל אחד יכול להגדיר את מסגרת הזמן ללימוד הניווט בתפריט עצמו כנדרש ומבחינת העתיד, PaperOffice DMS ממוקם היטב הודות למבנה המודולרי שלו.
"בחרנו ב- PaperOffice DMS מכיוון שבדקנו את התוכנה באופן אישי והתרשמנו מקלות השימוש בשילוב בסביבת Windows ומממשק משתמש נקי לעבודה עם השראות."
4. יכולת אחזור וחיסכון בזמן. דרך פשוטה יותר ביקשה להפוך מסמכים אנלוגיים לדיגיטליים ולמצוא אותם שוב בקלות בעת הצורך.
הפתרון: קטע הליבה של PaperOffice DMS הוא דיגיטציה של מסמכים אנלוגיים. כל מה שאתה צריך זה סורק עם ממשק למחשב ו- PaperOffice DMS. מסמכים אינם נסרקים רק. הם מומרים לטקסט הניתן לעריכה על ידי תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) משולבת ונשמרים באופן אוטומטי בצורה נכונה.
הודות לפונקציית הבינה המלאכותית המשולבת, ניתן ללמד כל מסמך, ניתן לחלץ את כל התוכן הרצוי באופן ממוקד ולאחסן אותו עם מילות מפתח באופן אוטומטי לחלוטין.
PaperOffice DMS מציע בדיוק את מה שהפטריארכיה חיפשה.
רשימת 3 התכונות המובילות,
ש-PaperOffice DMS עושה טוב יותר מאחרים
- 1. זיהוי טקסט (OCR) וחיפוש מסמכים
- 2. אינטגרציה וחיבור למסד נתונים ב-NAS
- 3. ממשק קל לשימוש ומובן מאליו
כיצד שולב PaperOffice DMS?
בזמנים של המגיפה, הפטריארכיה החליטה לאחסן בארכיון מסמכים ומיילים יומיומיים ב- PaperOffice DMS.
הודות לסורק רב עוצמה וחיבור הסורק ב- PaperOffice, ההמרה של הניירות האנלוגיים יכולה להתחיל. כל המסמכים נקראו בהדרגה ועברו דיגיטציה באמצעות ממשק סורק ה-OCR של PaperOffice. אינדקס מילות מפתח נוצר עבור כל מסמך בזמן קריאתו, וניתן להשתמש בו כדי למצוא אותו כהרף עין באמצעות מנוע החיפוש PaperOffice.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
תיקיות קיימות בקבצים התלויים נלקחו מעל 1:1 ופשוט הומרו ל"תיקיות דיגיטליות ".
כל הודעות הדואר האלקטרוני הקיימות נשמרו ישירות ב- PaperOffice DMS, ניתן לקשר אותן למסמכים קיימים ולא יהיה צורך להדפיסן על נייר בעתיד. בנוסף, כל הודעות הדואר האלקטרוני הנכנסות מאוחסנות בארכיון באופן אוטומטי ל- PaperOffice על-ידי ניטור תיקיות באמצעות הגדרת ניהול כללים
מאז השימוש ב- PaperOffice DMS, צריכת הנייר ירדה באופן ניכר.
מהם השלבים הבאים?
השלב הבא שהפטריארכיה של ליסבון מתכננת הוא להפוך את הארכיון הפיזי הקיים לדיגיטלי לפני שנת 2021 ולהרחיב את השימוש ב- PaperOffice DMS לאזורים / מחלקות אחרות של הפטריארכיה.
בנוסף, הפטריארכיה רוצה להפוך במידה רבה את ארכיון המסמכים לאוטומטי הודות לשימוש ב- KI PIA.
"אנחנו נרגשים אחרי שעבדנו עם PaperOffice DMS במשך שנה וחצי, למרות שהיינו מוגבלים רק למחלקה אחת ולא חקרנו באופן מלא את יצירת המופת הפנטסטית הזו."
רשימת 3 הבעיות העיקריות,
נייר אופיס DMS פתר
- 1. שתף, לעבד ולארגן טוב יותר מסמכים
- 2. צמצום עלויות ההדפסה וגודל הארכיון הפיזי מכיוון שכמעט כל עותק הודפס בעבר
- 3. ניהול זמן וניהול משימות טובים יותר עקב הודעות פנימיות מ- PaperOffice באמצעות התדרוך
סיכום חוויה כוללת
PaperOffice DMS עמדה בכל הקריטריונים הדרושים וכיום ממפה את זרימת המסמכים הדיגיטליים המלאה בפטריארכיה.
לעת עתה, כל המסמכים הוקלטו עם סורקים בעלי ביצועים גבוהים ואוחסנו באופן דיגיטלי בארכיון האלקטרוני של PaperOffice. במקביל, הודעות דוא"ל נכנסות וקיימות מועברות ישירות ל- PaperOffice DMS ומקושרות למסמכים המאוחסנים בארכיון.
לאחר מכן, צוות הנהלת הפטריארכיה יכול לגשת למסמכים ולמיילים דרך ממשק המשתמש של PaperOffice ועל ידי הזנת מונחי חיפוש שונים - חיפוש טקסט מלא זמין גם כן.
הודות לשימוש העקבי ב- DMS, הפטריארכיה הצליחה לקצר באופן משמעותי את זמן העיבוד הנדרש לחשבוניות וסוגים אחרים של מסמכים.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "הפטריארכיה של ליסבון":
אילו טיפים היית נותן למשתמשי PaperOffice עתידיים?
נסה את זה. אתה תהיה מופתע!
למי היית ממליץ על PaperOffice?
בתעשייה שלנו, בעיקר מרכזים חברתיים. קהילות יכולות גם להפיק תועלת על ידי דיגיטציה של ספרי הסקרמנט שלהן לגישה נוחה ורישום נוטריוני של מסמכים וניירת ודוא"ל אחרים!
אנו ממליצים על PaperOffice לכל מי שרוצה שכל המסמכים שלהם מאורגנים במקום אחד נקי, בטוח וניתן לחיפוש!
מה אתה אוהב במיוחד ב-PaperOffice?
פשטות!
מסקנה
PaperOffice היא מערכת ניהול מסמכים קלת משקל אך חזקה מאוד.
פונקציות שנראות חסרות משמעות בהתחלה מתבררות כפונקציות החשובות ביותר שאתה כבר לא רוצה לפספס.