יצרן סורגים
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
מר סטפן רייכל, מנכ"ל K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG
עמדת התחלה
כיצרנית של סורגים, למערכות סורגים K60 יש הרבה מסמכים חשובים לניהול:
שטרות משלוח, חשבוניות, חוזים, סקיצות או תוכניות ועוד.
פניות רבות מגיעות בדואר אלקטרוני ונדפסות, מה שמסתכם בכמות עצומה של נייר לאורך השנה. ההזמנות מודפסות תמיד עם נתוני הספק ולאחר מכן מאוחסנות על המדף יחד עם החשבונית לאחר המסירה.
התהליך השלם הזה אומר כמות יוצאת דופן של נייר וכמובן חוסר מקום.
על מנת להפוך את החיפוש לקל ויעיל יותר ולמזער את הצפת הנייר, K60 Gitterrostsysteme תכננה להפוך את התיעוד לדיגיטלי ולשלב את התוכן במאגר הארכיון הפנימי - החברה חיפשה מערכת ניהול מסמכים מתאימה.
עיבוד ידני הפך לגזל זמן רב מדי עם הזמן, ולכן חיפשו ארכיון אוטומטי וחילוץ מידע.
האתגר הגדול ביותר עבור החברה היה להפוך את המידע לנגיש בקלות, ומעל לכל, שמיש עבור יותר עובדים וקבוצות של עובדים וקבוצות של אנשים (עובדים, שותפים עסקיים, לקוחות, אזרחים).
מטרת החברה הייתה להפוך את מסמכי הנייר הקיימים לדיגיטליים, להביא אופטימיזציה של תהליכים ובקרת זרימת עבודה על כל המסמכים הנכנסים והיוצאים, להפוך חלק גדול מהתהליכים ברקע לאוטומטיים ובכך לייעל את התהליך.
בעיות ומשימות קיימות
בעבר, המידע היה מאוחסן רק בצורת נייר, אך כיום יש מגוון של מקורות מידע ומסמכים בארגונים רבים: מיילים, טפסים, סקיצות הם חלק מזה לא פחות מאשר חשבוניות אלקטרוניות וקבלות נייר, מכתבים, הערות מסירה, חוזים וכו '.
כל מבול המידע הפך להיות יותר לא עקבי. לכן, המשימה החשובה ביותר היא להביא את היחידות האנלוגיות והדיגיטליות יחד. מסמכים שקיימים בצורת נייר חייבים לעבור דיגיטציה ולהביאם יחד עם מידע אחר, כגון הודעות הדואר האלקטרוני המשויכות.
מקרה הבוחן, שבוצע יחד עם מערכת ניהול המסמכים PaperOffice, נועד למזער את צריכת הנייר על מנת לחסוך בעלויות ובשטח האחסון.
בנוסף, היה חשוב מאוד למצוא פתרון לארכיון את כל המסמכים של תהליך הייצור יחד, כך שניתן יהיה לבצע מידע מיידי על מסמכים / הזמנות הקשורות לפרויקט.
בדיוק כמו ביצוע אחסון אוטומטי בארכיון של מסמכים והודעות דואר אלקטרוני נכנסות, שאמורות לאחסן את המסמכים בארכיון בתיקיות מתאימות בהתאם לקריטריונים מסוימים שצוינו ולהפעיל זרימות עבודה נוספות, כגון הקצאה לפקיד המתאים.
מטרה נוספת הייתה להיות מסוגל לחפש במהירות מסמכים מעמיתים ברשת.
"היו לנו עלויות אחסון שניתן היה להימנע מהן על ידי אחסון מסמכים בתיקיות. בנוסף, החיפוש אחר מסמכים גוזל זמן רב",
נזכר במר סטפן רייכל, מנכ"ל K60 Gitterrostsysteme.
"פשוט הזזנו את העבודה קדימה ועכשיו יש לנו יתרון".
מדוע K60 Gitterrostsysteme בחרה בנייר אופיס DMS
מר רייכל, מנכ"ל K60 Gitterrostsysteme, בחן תחילה הצעות תוכנה שונות ביחס לניהול מסמכים ובסופו של דבר החליט לבדוק תחילה את PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS מציע בדיוק את התנאים שמר רייכל חיפש. אלה כוללים:
1. פתרון למסד הנתונים המרכזי הפנימי שעליו מבוססת מערכת ניהול המסמכים. אין לשמור את הנתונים במחשב של משתמש יחיד.הפתרון: הוקם שרת MAX ייעודי עם ביצועים מרביים עבור מערכות סורגים K60, שעליו נבנה מסד הנתונים. זה איפשר גישה מרכזית וקלה לכל התיעוד הרלוונטי הזה ואת היכולת של גורמים מרובים לשתף פעולה באותו מסמך.
מאגר מרכזי הנגיש לכל הצוות האדמיניסטרטיבי.
למר סטפן רייכל היה ברור בשלב מוקדם שאין שום דרך לעקוף את הדיגיטציה של החברה שלו:
"במשך זמן רב הייתי מודע לכך שאין דרך לעקוף את הדיגיטציה, אבל התנגדנו לה במשך זמן רב. שינויים בתהליכי החברה נדחפים בדרך כלל עוד ועוד למרחקים, כמו ללכת לרופא השיניים. לאחר שהאינטגרציה של מערכת ניהול המסמכים הושלמה, אני בהחלט יכול לומר שהייתי צריך לעשות את זה הרבה יותר מוקדם".
2. טיפול ואוטומציה של משימות אדמיניסטרטיביות. התוכנה חייבת לאפשר את הפצת המשימות ברשת ולביצוע העיבוד שלהן על ידי הפקיד המתאים.
הפתרון: ל- PaperOffice DMS יש פונקציית זרימת עבודה מקיפה המאפשרת לשלוח תזכורות, הודעות ומידע אל ומכל מחשב מחובר לקבוצת עובדים שנקבעה בעבר .
כולל הרשאת משתמש דיגיטלית ואישור סיסמה.
יחד עם זאת, כל העובדים הנוגעים בדבר מקבלים מידע על מצב העיבוד. אחסון גרסאות מאפשר לעקוב אחר שלבי העיבוד שבוצעו כאשר ועל ידי מי.
"כבר בפגישה הראשונה עם PaperOffice אתה מבחין ב-20 שנות הניסיון של PaperOffice בתחום ניהול המסמכים".
3. יכולת אחזור וחיסכון בזמן. דרך פשוטה יותר ביקשה להפוך מסמכים אנלוגיים לדיגיטליים ולהפוך אותם לקלים יותר למציאה בעת הצורך.
הפתרון: זהו קטע הליבה של PaperOffice DMS, דיגיטציה של מסמכים אנלוגיים. כל מה שאתה צריך זה סורק עם ממשק למחשב ו- PaperOffice DMS. מסמכים אינם נסרקים רק. במידת הצורך, הם מומרים לטקסט הניתן לעריכה על ידי תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) משולבת ונשמרים באופן אוטומטי כראוי.
4. מיזוג מסמכים / הזמנות הקשורים לפרויקט. התוכנה צריכה להיות מסוגלת לשמור מסמכים הקשורים לתהליך יחד או לאפשר קישורים זה לזה.
כל המסמכים לעסקה העסקית, כגון תהליך רכישה או התקנה עם שטר המסירה המתאים, החשבונית, השרטוטים, התוכניות וכל התלונות על פגמים, צריכים להיות מנוהלים באופן מרוכז.
הפתרון: ל- PaperOffice יש תיקיות דיגיטליות שבהן ניתן לאחסן את כל המסמכים של תהליך ייצור בתיקיה דיגיטלית. מבנה התיקיות, המורכב מתיקייה ראשית ותיקיות משנה, מבטיח סקירה מיטבית.
בדרך זו, הערות מסירה, חשבוניות וכל מה ששייך לתהליך העסקי נשמרים בתיקיה או בתיקיית משנה. ניתן להקצות הרשאות גישה עבור כל תיקיה, עבור קבוצות עובדים או עבור עובדים בודדים.
בנוסף, ניתן ליצור היפר-קישורים לתיקיה ולשלוח אותם לעובדים.
בדרך זו, עובדים מורשים ושותפים לשיתוף פעולה יכולים לגשת אליו מכל מקום ובכל זמן. הודות לבקרת הגירסאות, ניתן לעקוב בשקיפות אחר היוזם והזמן של כל שינוי מסמך בנפרד: שאילתות מובהרות במהירות ונמנעות משגיאות מיותרות.
"נושא הדיגיטציה הופך להיות יותר ויותר בולט בתעשיית הסורגים. זה חל, למשל, על רשימות החלקים שלנו או על התוכניות, השרטוטים והמגדירים שלנו. לאחר הצגת PaperOffice DMS, ניתן היה להפחית את המאמץ הידני. כיום אנחנו חלוצים כיצרנית סורגים דיגיטליים".
ל-PaperOffice יש גם ייצוג וירטואלי של מסמכים בתיקיות אחרות. בדרך זו, ניתן להציג את המסמכים באופן וירטואלי בתיקיות שונות מבלי שיהיה צורך לשכפל את המסמך המקורי. פונקציה זו שימושית מאוד אם, לדוגמה, מסמך אמור להופיע בפרוייקטים שונים, אך אין ברצונך לשכפל את המסמך.
האפשרות לגשת למידע מנקודות מבט שונות מבטיחה רמה גבוהה יותר של בהירות לכל משתתפי הפרויקט ומשפרת את יכולתם של העובדים לספק מידע.
PaperOffice DMS עמד בכל הקריטריונים הנדרשים.
יתרונות באמצעות דיגיטציה עם PaperOffice
הודות לדיגיטציה של PaperOffice, k60 מערכות סורגים כבר הצליחו:
- חסוך זמן ומשאבים
- גישה נוחה למסמכים
- זמינות המסמכים עבור כל עובד מורשה
- ספק הגשה ברורה
הזמינות הקלה והמהירה יותר של נתונים ומסמכים משנה את תהליכי החברה באופן יסודי וקבוע. הידע הניהולי מאורגן כעת בשקיפות וזמין בזמן הנכון.
במובן זה, הבסיס לדיגיטציה של כל התהליכים מבוססי המסמך מונח עם PaperOffice DMS.
בנוסף לתהליך הארכיון הכללי:
- אחסון בארכיון חסין תיקונים
- אופטימיזציה של תהליכים ארגוניים
- ארגון טוב יותר של תיעוד
- חיפוש מסמכים מהיר יותר
- תקשורת פשוטה ופתרון משימות
מובטחת.
תוצאה סופית
PaperOffice DMS ממפה כיום את כל זרימת העבודה באופן דיגיטלי.
לעת עתה, כל מסמכי המסירה והחשבונית נרשמים עם סורקים רבי עוצמה, PaperOffice מזהה באופן אוטומטי את פרטי הקשר ומאחסן את המסמכים בהתאם בארכיון האלקטרוני.
לאחר מכן העובדים יכולים לגשת למסמכים באמצעות ממשק משתמש פשוט ולהזין מונחי חיפוש שונים - חיפוש טקסט מלא זמין גם כן.
הודות לשימוש העקבי ב- DMS, יצרן הסורגים הצליח להפחית באופן משמעותי את זמן העיבוד הנדרש לחשבונית, ובמקביל מספר החייבים המצטיינים ירד באופן משמעותי.
