הניוזלטר של העיתון Insider
הניוזלטר של העיתון Insider
אנחנו רוצים להיות חברים

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

ידידות אמון מילת כבוד
לעולם לא נמסור את כתובת הדוא"ל שלך לאף אחד אחר וכל דוא"ל כולל קישור לביטול המנוי בלחיצה אחת.

אוטומציה של תהליכים עסקיים לתעשיית המיחזור וניהול הפסולת


PaperOffice DMS לתעשיית המיחזור וסילוק הפסולת מאפשר זרימה חלקה של מידע הודות לדיגיטציה ואוטומציה של תהליכים עסקיים.

טיפ מקצועני

מסמכים כתובים, חוזים, טיוטות, חשבוניות, הערות מסירה ועוד הרבה יותר מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה, ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.

הבינה המלאכותית המשולבת מאפשרת לתהליכים עסקיים להיות אוטומטיים במידה רבה, להאיץ את התהליכים שלך ולהגדיל את ההצלחה ואת שביעות הרצון.

דיגיטציה בענף המיחזור ופינוי הפסולת

חברות מתעשיית המיחזור ופינוי הפסולת נהנות באופן משמעותי משימוש בניהול נתונים מתאים.

כל חברה בענף זה היא ייחודית ולכן הדרישות למערכת ניהול המסמכים המתאימה (DMS) שונות מאוד.

המגמה, כמו גם המצב הכלכלי והמצב התחרותי, נעים יותר ויותר לעבר דיגיטציה של מסמכים במקום לשמור אותם אך ורק בצורת נייר.

כך נוצרים מדי יום מסמכים חשובים בחברות בתעשיית המיחזור וסילוק הפסולת. התעשיות ידועות גם בכמות גבוהה של מסמכים. בפרט, תלושי שקילה, תלושי מסירה ותלושים נלווים, אך גם תלושי מסירה וחשבוניות מהווים חלק גדול מנפח זה של מסמכים.

כמובן, זה כרוך במאמץ ידני גבוה החל מארכיון מסמכי הנייר ועד לחיפוש מסמכים נדרשים, מיון כל מערכי המסמכים הנכנסים והיוצאים וארכיון נרחב של הקבלות.

אבל בשום פנים ואופן לא כל חשבונית ספק או כל שטר מסירה זמינים כקובץ מלכתחילה. בהתאם לכך, סורקים אמינים, איכותיים ורבי עוצמה ושימוש בפתרון ניהול המסמכים המתאים הם חיוניים לדיגיטציה מוצלחת.

מכיוון שכל המסמכים חייבים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, הם דורשים הקצאה מובנית של תיוק, משימה וזרימת עבודה ועליהם להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.

חשוב מאוד כי מועדים חשובים יעמדו וכי יינקטו צעדים משפטיים לאחסון מסמכים. PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.

PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים, כגון חשבוניות או הערות משלוח, על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.

עם DMS משותף, לדוגמה, ניתן לתייק דואר סרוק, ניתן לשמור הודעות דואר אלקטרוני חשובות ולאחסן מסמכים בארכיון. בנוסף, משתמשים שונים יכולים לגשת ולעבוד על מסמכים אלה.

Excavator clears away garbage
PaperOffice DMS creates clear advantages for companies in the recycling and waste disposal industry

איך ללכת ללא נייר?

PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן רב, מוביל לחיסכון בעלויות, כגון חיסול מסמכי נייר, ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים, כגון קבלות, חוזים, הערות מסירה או מכתבים אחרים, על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד .

לכידה, עיבוד, שיתוף, חיפוש ומעקב אחר המסמכים שלך הופכים לקלים מאוד עם השימוש ב- PaperOffice.

הודות לגישה מבוקרת, רשימות משימות מפורטות, כמו גם אישורים באמצעות זרימות עבודה והודעות דוא"ל אמינות, העובדים יכולים להשלים את המשימות שהוקצו ביעילות ואנשים מורשים יכולים לאשר או לדחות אישור בקלות.

עם פתרון התוכנה PaperOffice DMS, לא יאבדו עוד מסמכים. ולא משנה היכן אתה נמצא, אתה יכול לגשת למסמכים חשובים תוך שניות.

כמובן, אתה תמיד עובד עם המערכות שלנו בהתאם לחוק ומוכן לחלוטין לביקורת.

קבלות, חשבונות ומסמכים דומים אינם צריכים עוד להישלח בדואר בין מחוזות הכנסייה והקהילות. דואר פנימי יכול גם להישלח באופן דיגיטלי בדרך זו. פעולה זו חוסכת נייר, עלויות לאחסון נתונים נוסף ונסיעות לארכיונים. ניתן לספק מסמכים עם מילות מפתח (עורך, נושא, סטטוס, תאריך וכו ') ולאחר מכן ניתן למצוא אותם בקלות רבה יותר.

ניהול מסמכים מונחה תהליכים

ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט. PaperOffice תומך בך כאן עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.

בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.

הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן להקצות את המשימה לא רק לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש אישור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות דואר אלקטרוני או שינויים במצב המסמך.

בדרך זו, ניתן למפות את כל תהליכי המסמך.

PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, ללא קשר לשאלה אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, חשבוניות, כתבי טענות והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך הופכים לתעשיית המיחזור וסילוק הפסולת עוברים דיגיטציה, מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.

מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.

לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.

Man looking at notebook in the field
Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

הפתרון: ידע מוכח

האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?

PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.

תוכן

רווח זמן עבור דברים חשובים, חיסכון בעלויות על ידי ביטול ארכיוני הנייר שלך, שיפור השירות שלך באמצעות היכולת לספק מידע במהירות ועמידה בפני ביקורת ואחסון בארכיון דיגיטלי של נפח המסמך שלך - זה מובטח על ידי PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שחברות מיחזור וסילוק צריכות, כגון:

  • אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR
  • פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
  • פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
  • הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
  • יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
  • יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם

כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים. יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

PaperOffice DMS יוצר יתרונות ברורים עבור חברות מיחזור וסילוק

ל- PaperOffice DMS יש יחס מחיר-ביצועים מועיל מאוד וזאת עם אפשרות לחבר עד 800 מסופים (תחנות עבודה לתצוגה).

כל הנתונים הדיגיטליים מוצפנים ב- PaperOffice DMS עם 1024 סיביות והפורמט מומר. התוצאה היא מכשולים כה גדולים עבור האקרים ומרגלים, שכולם נכשלו עם PaperOffice DMS עד כה. יחד עם זאת, מערכת ניהול סיסמאות היררכית מונעת מכולם גישה לכל דבר.

Man with tablet work logistic
Companies from all sectors benefit from digital document management

טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.

עיבוד חשבוניות דיגיטלי הוא גם יתרון עבור חברות רבות בתעשיית המיחזור וסילוק הפסולת. חשבוניות נכנסות יכולות להיות אוטומטיות הודות ל- PaperOffice DMS והן מועברות לעובד האחראי. תהליך הבקרה והשחרור באמצעות שחרור דיגיטלי יכול גם להיות מטופל במהירות וביעילות באמצעות המערכת.

בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ליועץ המס שלך או להיפך.

אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS מאפשר חיבור של תוכנות אחרות, כגון ERP, וכמובן העברת מסמכים מ- Microsoft Office באמצעות ממשקים מתאימים. PaperOffice DMS מאיץ את התקשורת.

מועדים ופגישות מנוטרים והפעולות מופעלות באופן אוטומטי בהתאם להגדרה הרצויה. תהליכי הזמנה יכולים להיות אוטומטיים ואף ניתן להזין שינויים המתוכננים לעתיד באופן כזה שהם נכנסים לתוקף בזמן הרצוי.

הודות לפונקציות הנרחבות שלו, ניתן בהחלט לסווג את PaperOffice DMS במגזר הגבוה יותר של ניהול תוכן ארגוני (ECM).

ECM כולל את הניהול הכולל של כל התוכן בארגון עם הירארכיית גישה מתאימה. PaperOffice DMS מסוגל לשמור כל תוכן בצורה דיגיטלית, לשנות את התוכן והפורמט שלו ולהפוך אותו לזמין.

ל- PaperOffice DMS יש את כל הפונקציות של ECM וזה ביחס מחיר-ביצועים מצוין, כמו גם צורת פעולה הניתנת ללמידה אינטואיטיבית שהופכת את ההדרכה החיצונית או הפנימית היקרה למיותרת. במקום זאת, הדרכות וידאו בחינם זמינות כדי להתרגל לתפריטים השונים. PaperOffice DMS יכול להפוך למרכז הארגוני בכל חברה וזה כמעט במהירות האור.

חברות מתעשיית המיחזור וסילוק הפסולת נהנות מניהול מסמכים דיגיטליים

ל-38% מכלל החברות שהשתתפו בסקר פשוט אין זמן להפוך את התהליכים שלהן לדיגיטליים. אנו ממליצים על הליך שמתחיל בתהליך הבסיסי, סריקת מסמכים אנלוגיים במקביל לעיבודם. בדרך זו, קבוצת האנשים שעובדים עם מכונת הצילום מדי יום יכולה גם להיות מונחית, ככל האפשר, לסרוק את הארכיון טיפין טיפין.

הודות לזיהוי האוטומטי של מסמכים עם מאפיינים עקביים, PaperOffice DMS תמיד יכול להקצות את כל המסמכים הסרוקים למיקום האחסון הנכון בזיכרון הדיגיטלי. זה הגיוני להתחיל לסרוק את הארכיון עם הערכים האחרונים ביותר על מנת להקטין עוד יותר את גודל הארכיון האנלוגי עם תום תקופות השמירה. בנוסף, יש לנו מדריכים רבים כיצד להשיג משרד ללא נייר הודות לסורק.

PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות למערכת באמצעות הסורק שלך ולהפוך אותם לדיגיטליים, לפיהם טקסטים מומרים לגופנים באמצעות זיהוי תווים אופטי (OCR), שניתן לשנות בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.

מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.

חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.

עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.

מנגנוני ההערכה הזמינים, הנשלטים על ידי הבינה המלאכותית המשולבת ב- PaperOffice DMS, מאפשרים הערכות וסקרים סטטיסטיים של זרימות החומרים המתרחשות בחברה.

זה מועיל בזיהוי תחומי מיקוד ספציפיים במיחזור שניתן לשלוט בהם בהיקפם לפי הצורך. PaperOffice DSM מאיצה את מחזור החומרים הניתנים למיחזור בחברה.

PaperOffice DMS מסייע בדיגיטציה בת קיימא של כל התהליכים העסקיים.

FAQs

לבסוף, אנו עונים על עוד כמה שאלות נפוצות בנושא "דיגיטציה בענף המיחזור ופינוי הפסולת":

כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?

בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.

מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?

זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.

הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?

PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!

האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?

כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.

מסקנה

PaperOffice DMS תומך בחברות מתעשיית המיחזור וסילוק הפסולת ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.

PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.

בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.

זה מה שהלקוחות שלנו אומרים

מקרה מבחן

עיבוד אוטומטי של חשבוניות

15 סיבות מדוע עליך להשתמש בניהול מסמכים עם הסורק

עיבוד חשבוניות דיגיטליות
בשילוב עם מערכת ניהול המסמכים (DMS)
תורם משמעותית ליעילות ולהצלחה של החברה שלך ולמשרד ללא נייר. הצורך בעיבוד חשבוניות דיגיטליות הוא כעת היבט חשוב עבור כולם.