פתרונות מומחים דיגיטליים בפיננסים
אוטומציה של תהליכים עסקיים ופתרונות מומחים למימון הם התנאים המוקדמים ליעילות והצלחה. הצורך בו הוא כבר לא מותרות אופציונליים, אלא חובה כדי להישאר תחרותיים בטווח הארוך.
עצה מקצועית
מסמכים חשובים בצורת נייר קיים, כגון כתבי טענות, הצהרות חשבון, חוזים, מכתבים חיצוניים, חשבונות, דוחות מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.PaperOffice לא רק מאפשר ניהול מסמכים, אלא גם מאפשר לו גישה מיידית לקבצי לקוחות ואשראי דיגיטליים.
דיגיטציה בתחום הפיננסים והבנקאות
עם המבול של היום של נתונים דיגיטליים ונייר, יש להבטיח כי מסמכים חשובים לא יאבדו ויהיו זמינים בזמן הנכון, מכיוון שמוסדות פיננסיים ובנקים נהנים באופן משמעותי מהשימוש בניהול נתונים מתאים - הם מקבלים מסמכים חשובים עם רמות סיווג גבוהות ודרישות השלמה מיידיות.
מוסדות פיננסיים ובנקים נהנים באופן משמעותי משימוש בניהול נתונים מתאים העונה על כל הדרישות.
מסמכים חשובים כגון כתבי טענות, חוזים, חשבונות ומכתבים חיצוניים לא נכנסים רק בדואר. מכתבי לקוחות רבים מגיעים גם הם בדוא"ל. בכך, יש לשמור על הסקירה המלאה של תחומי האחריות, המועדים, העלויות והמשימות ולהבטיח את תקני הבטיחות.
כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
כי כל התהליכים בפיננסים דורשים זרימה מושלמת של מידע וביצוע מובנה. היתרונות הדרושים יכולים להיות מושגים רק הודות לדיגיטציה.
מכיוון שארכיון מסמכים דיגיטלי מאפשר גישה מיידית לכל המסמכים הדרושים והשתתפות בתהליכי אישור. זה לא משנה אם אתה במשרד, עובד מהבית או בנסיעת עסקים.
חשוב מאוד כי מועדים חשובים מתקיימים וננקטים צעדים משפטיים לאחסון מסמכים.
PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים או מכתבים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
המרת מסמכים לפתרונות
בתעשייה הפיננסית ובבנקים, הרבה נייר משמש מדי יום ומספר עצום של מסמכים מופקים. מצד אחד, מכיוון שהתהליכים מורכבים למדי, זה מוביל להרים גדולים של נייר, כמויות עצומות של נתונים, אבל גם לתהליך חיפוש ארוך. בנוסף, יש לשמור את המסמכים, לאינדקס, לסווגם, ובמידת הצורך לשתף אותם עם עמיתים.
מערכת ניהול המסמכים PaperOffice מביאה ארגון והגנה על נתונים תחת מכסה מנוע אחד. המערכת החדשנית מספקת כלי חיפוש ואחזור יעילים המקצרים את זמן התגובה ומבטיחים שהמסמכים לעולם לא יאבדו, ומוסדות פיננסיים תמיד מרוצים מהם.
זהו PaperOffice DMS, תוכנה לניהול מסמכים שיכולה לעשות הרבה יותר מסתם ניהול מסמכים.
PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, ללא קשר לשאלה אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, כתבי טענות והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך בחברה שלך עברו דיגיטציה, מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.
לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.
בקרת גישה ושקיפות רבה יותר
הודות לבינה המלאכותית המשולבת, מופעלים כללים אוטומטיים. בינה מלאכותית זו ממיינת את המסמכים באופן אוטומטי לתיקיות כגון "חשבונית" ו"הצהרות בנק", מאחסנת מילות מפתח מתאימות ומפעילה את זרימת העבודה הדיגיטלית המאוחסנת עבור סוג המסמך המתאים.
עבור מוסדות פיננסיים ובנקים, זה אומר שמירה על לקוח נרחב מאוד או קובץ לקוח, אשר חייב גם להיות כמה תכונות מיוחדות. לדוגמה, יש להקפיד על עקרונות ה- GDPR, וכמובן שמוסדות פיננסיים כפופים לחובת סודיות ללא תנאי, המתייחסת לא רק להצהרות בעל פה, אלא גם לאחסון מאובטח של מסמכים המוגנים מפני אנשים לא מורשים. קיימת גם חובה לעמוד במועדים משפטיים ומוסכמים חוזית.
במקרים מסוימים, לאי עמידה במועדים אלה עלולות להיות השלכות פליליות, אך לרוב רק השלכות אזרחיות. הגנה על הסודות המסחריים של לקוחותיהם היא גם בעלת חשיבות עליונה למוסדות פיננסיים.
PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או מתן הרשאות גישה. המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק כפי שהם היו פועלים, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "הזמנת" חשבוניות.
אחריות יכולה להיות מוקצית לא רק לאנשים בודדים, אלא גם לקבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "מחלקת IT", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.
טכנולוגיית זיהוי התווים האופטי (OCR) לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הרלוונטיים למס, כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.
בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ללקוח שלך או להיפך.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
זרימות עבודה פיננסיות מושלמות
מוסדות פיננסיים כמו גם נותני שירותים ובנקים צריכים לעבד מסמכים עבור כל העסקאות העסקיות. המשך הפיתוח המתמיד של מודלים עסקיים יוצר כל הזמן אתגרים חדשים. מה שהם צריכים זה מערכת ניהול מסמכים טובה.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שמוסדות פיננסיים ובנקים צריכים, כגון:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR /li>
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
שילוב זרימות עבודה דיגיטליות בתהליכים עסקיים
פונקציית זרימת העבודה PaperOffice מפשטת את התקשורת. ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט. PaperOffice DMS מאפשר לך לקחת בחשבון בקלות תקופות שמירה ומחיקה רלוונטיות. זרימות עבודה דיגיטליות משולבות בתהליכים העסקיים, מה שמבטיח תאימות לשלבי התהליך החיוניים ובכך תאימות.
PaperOffice תומך בכך עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.
בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.
הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן לא רק להקצות את המשימה לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש שחרור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות דואר אלקטרוני או שינויים במצב מסמך. שזה חובה מוחלטת במגזר הפיננסי.
בדרך זו, ניתן גם לאחסן מטה-נתונים רלוונטיים לאחר תהליך האחסון בארכיון של מסמכים. בנוסף לסוג המסמך, ניתן לציין את תקופת האחסון בארכיון ואת פרטי הלקוחות המשויכים.
ספקי שירותים פיננסיים נהנים מניהול מסמכים דיגיטליים
מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.
כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים.
יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office.
חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
PaperOffice DMS הוא לא רק נרחב בפונקציותיו, אלא גם קל ללמידה, מונחה על ידי הדרכות וידאו, אלא גם על ידי ייעוץ אישי והדרכה במידת הצורך. כל זה ביחס מחיר-ביצועים ממש טוב.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "דיגיטציה בתחום הפיננסים והבנקאות":
כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?
בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.
מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?
זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.
הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?
PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!
האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?
כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.
מסקנה
PaperOffice DMS תומך בספקי שירותים פיננסיים ובבנקים ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.
PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.
בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.