הניוזלטר המודע של PaperOffice
הניוזלטר המודע של PaperOffice
אנחנו רוצים להיות חברים

הצעות הנחה הגבוהות ביותר

חדשות פנים בלעדיות

שדרגות מתנה חינם

הצעות הנחה הגבוהות ביותר

חדשות פנים בלעדיות

שדרגות מתנה חינם

אמיתות ידידות ביטחון
אנחנו לעולם לא נעביר את כתובת האימייל שלך לכל אחר וכל האימיילים כוללים קישור לביטול ההרשמה בלחיצה אחת.

אישור ואחסון מסמכים תואם GOBD

בעקבות התעודה והפירוט עבור שני סטנדרטים המובילים בעולם לדיגיטציה - GOBD (שהיו בעבר GDPDU) ו-DSGVO (GDPR של האיחוד האירופי), אתה מוצג על ידי PaperOffice ובטוח שאתה נמצא בצד הבטוח.

תצוף

100% GOBD באמצעות ביקורת על פעילות

נכדים בזמן ובכל זמן נתון למעקב ולאימות בפרטי התיעוד, ומוגנים מפני פעולות שחיתות ואובדן כדי לעמוד בדרישות הבדיקה והסקירה וכדי לשמור על התוקפות שלהן לטווח הארוך.

100% GDPR, weil keine Cloud-Speicherung erfolgt.

איחסון הנתונים לוקאלית בלי אחסון בענן מפשט את תעודת התהליך, מספק יותר שליטה על גישה למידע ומאפשר גישה יותר קלה לגרסאות ישנות יותר, כמו גם שיתוף מאובטח של תיעוד ומידע בעת שיתוף עבודה עם חברי צוות נוספים.

100% בקרת גישה

בזכות שליטת הגישה של PaperOffice DMS, מובטח לוודא שרק אלה שזכאים להשתמש במערכת ניהול המסמכים יכולים לגשת לנתונים שאילתור הגישה שלהם מוגבל. בנוסף, נוכל לוודא שנתונים אישיים לא ניתן לקרוא, להעתיק, לשנות או להסיר ללא אישור במהלך העיבוד, השימוש והאחסון.

הארכיון המסמכים מוסבר מבחינה משפטית

אנו מדריכים אתכם דרך הג'ונגל המשפטי, מחשפים ידע חצי משקל בשיווק ומסבירים לכם למה PaperOffice היא בסיס המסמכים המושלם שלכם עבור כל הדרישות המשפטיות.

תיעוד הליך

זה מה שאתה צריך: מסמך הליך על פי תקנות ניהול מידע דיגיטלי

דוגמא לתיעוד תהליך לסריקת החלפת מסמכים, שהתפרסם על ידי הפדרציה הגרמנית של יועצי המסים (BStBK) בשיתוף עם האיגוד הגרמני של יועצי המסים (DStV)

חובת הוכחת התומכים

מה אומר תיעוד הליך?

שכל מה שרץ לפי התוכנית

עם עזרת תיעוד וברירת מקום תהליכים, חברות יכולות להוכיח שהגישה שלהם לביצוע חישובי החשבוניות המתוחזקות על ידי הטכנולוגיה שלהם ואיחסון המידע והמסמכים עומדים בעקרונות הדקדוק המוגדרים ב-GoBD.

שאתה יכול לספק כל מסמך לפי בקשה

המטרה היא להבטיח שהחשבונות והארכיון של מסמכים בחברה יהיו מובנים ונבדקים במשך זמן סביר עבור מומחה, לדוגמה במהלך ביקורת.

לצורך זה, מתאר בפרטים כיצד מתבצעות הרשמה, קבלה, דיגיטציה, עיבוד, הנפקה ואחסון של שוברים ומסמכים. משתמש המערכת האישית לסיום ה-IT המשתמש בו או בעצמו בעל העסק אחראי על יצירת תיעוד הפרוצדורה.

תיעוד תהליך

מה על התיעוד הפרוצדורלי להקפיד?

Für jedes IT-System sollte eine klar strukturierte Verfahrensdokumentation verfügbar sein. Inhalt, Struktur und Ergebnisse des IT-Prozesses sollten vollständig und überzeugend offensichtlich sein.
כדי לאמת את יכולת המעקב, נדרשת תיעוד תהליכים כולל ומעודכן שמתיעד את כל השינויים במערכת ובטכנולוגיה מבחינת תוכן וזמן מבלי להשאיר רווחים.

תיעוד הליך צריך להציג איך מתבצעים דריסה של מסמכים אלקטרוניים.
תיאור של שיטת הגיבוי שמשולבת ב-PaperOffice ביישום מסד נתונים מקומי, הוא גם חלק חשוב במסמך הליך.

פורט מסמך תהליכים מתאר את התהליך הארגוני והטכני הרצוי. מנקודת התחלת המידע דרך האינדיקציה, העיבוד והאחסון ועד המציאת המידע בצורה ברורה.

בצד הבטוח

הפתרון: PaperOffice המותאם ל-GOBD לאחסון מסמכים

‏PaperOffice עומד ברישיון GOBD דרך האימות והבחינה של כל דרישות התוכנה בעמידה בכל הסטנדרטים הנדרשים.

דרישה1/6

עקרון העעקבותיות והוודאות (פרק 3.1 GOBD)

לפי ההנחיות של גובד (GoBD), החייב חייב לוודא כי המערכת המחשובית מאובטחת נגד אובדן (למשל, חוסר איתות) ומוגנת מפני קלטות לא מורשות ושינויים.

דרישה2/6

עקרונות אמת, בהירות ורשומות רצופות עם הנושאים האישיים (פרק 3.2 של GOBD)

רכיבי שרת DMS נמצאים בדרך כלל תחת דרישות אבטחה דומות לרכיבי IT אחרים. נושאים רלוונטיים הם שמירה על השקטה ואבטחת המידע.

דרישה3/6

שלמות (GOBD- פרק 3.2.1)

במובנה כלול, על כל מסמך, שחייב להישמר, להיות מרושם באופן יחידני ועם כל הרכיבים שלו (שלמות ושלמות של פערים).

דרישה4/6

דיוק (פרק 3.2.2 GOBD)

על פי עיקרון תקינות, DMS חייב להבטיח שהמסמכים והנתונים שיש לארכיבם יהיו עם היתרון הנדרש עם המקורי (מבחינת תמונה או תוכן).

דרישה5/6

הזמנה (פרק 3.2.4 GOBD)

העקרונות של חשבונאות מסודרת בעת השימוש ב־DMS נחשבים כמותקים היכרות עם קריטריוני הסדר אם ניתן להבטיח את הציות להם במשך כל תקופת השמירה.

דרישה6/6

אי ניתן לשינוי (פרק 3.2.5 של GOBD)

בחוקר, דרוש שיטת עיבוד נתונים מפותחת, כך שכל מידע שנכנס לשיטת עיבוד, לא ניתן להחטיא, לחדש, למחוק או לטעות בלעדיו שתזוהה (פרק GoBD 3.1; 58-60).

שאלות תכופות
מי עוזר עם תיעוד התהליכים?

אם יש לך ביטחון מוחלט בתהליכים האישיים שלך, ייתכן ותוכל להתקדם ללא יועץ מס. אולם, אנחנו ממליצים לקבל עזרה מיועץ מס מראש או לפחות פעם אחת במהלך יצירת תיעוד התהליך. מניסיון שלנו, תמיד מומלץ ומועיל לדבר בצורה פתוחה עם גוף הפיקוח, מכיוון שלמרות כל ההוראות והתקנים, הבודק הוא זה שסופק רשות באופן סופי.

מי אושר את תיעוד התהליך?

זהו טקסט מתוך אתר / ממשק משתמש שלי:היזהרו מידע חסר תוקף בנושא שיווק: תעודות מכל סוג ומכל מנהיג אינן מתקבלות על ידי הרשות המסית! למקרה צורך, הדבר היחיד שחשוב הוא הצגת תיעוד הליך על פי GoBD והאם הכל מתאים באמת, זה החלטה של הגוף המבקר, לדוג' הבודק המס שלכם או המשרד המס.

למה PaperOffice לא מספיק בלבד?

קצר וגבור מוסבר: כאשר יש לך לדוגמה חשבונית שנארככה באופן חוקי ומאובטח ב-PaperOffice, עם כל זאת היא יכולה להיות עברה לפני הסריקה או שונתה. אף על פי שאתה שומר באופן מאובטח, התהליך הכולל עצמו אינו מאובטח ומתאים ל-GOBD.

האם אני יכול לזרוק מסמכים מקוריים?

מסמכים הכוללים קשר משפטי, לדוגמה חוזים, יישמרו עדיין במקורם. בגדול: משרד המיסים מקבל מסמכים אלקטרוניים, אך במקרה של סכסוכים, הבית מקבל רק הכתבות המקוריות. הזדהות של החתימה יכולה להיות בדקתה רק על מסמכים מקוריים. אנו ממליצים לא לזרוק מקורות מקוריים מעולם.

למה אני יכול למחוק מסמכים ב־PaperOffice?

שוב, יש תיעוד תהליך. מכיוון שזה אינו אפשרי מבחינה טכנית להשליך מחיקה לחלוטין כל עוד הנתונים מאוחסנים אצלך. בסופו של דבר, תוכל למחוק את הרשומה באופן ישיר ממסד הנתונים. או להסיר את הדיסק הקשיח. או להשליך את השרת. או להפוך את הבניין של מופץ.

כיצד אני מוצא המלצות טכניות DMS?

Bitkom hat eine GOBD-Checkliste für Dokumentenmanagementsysteme entsprechend der neuesten GOBD-Version vom 28.11.2019 entwickelt, die Sie hier finden können.

change me
ראשון

השתמש בביטויים רגולריים REGEX לכידת נתונים אוטומטית והפקה שלהם (חלק 2)

PaperOffice Academy

הפוך למומחה ב-15 דקות

מבוא מהיר ל-PaperOffice 2022

change me
חדיש

היתרונות המכריעים של מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית לניהול נתונים (DMS)

פתרונות מומחים דיגיטליים לאוטומציה של תהליכים עסקיים

"עיבוד ידני של המסמכים בקהילה כה גדולה היה עולה לנו הרבה זמן.
עם הפתרון האוטומטי של PaperOffice DMS, ניתן היה לצמצם מאוד את המאמץ הידני, ובמקביל נעשו השקעות בטכנולוגיה מוכוונת עתיד. אנחנו חלוצים בתחום ניהול הנכסים הדיגיטליים".

Case Study Image