הניוזלטר המודע של PaperOffice
הניוזלטר המודע של PaperOffice
אנחנו רוצים להיות חברים

הצעות הנחה הגבוהות ביותר

חדשות פנים בלעדיות

שדרגות מתנה חינם

הצעות הנחה הגבוהות ביותר

חדשות פנים בלעדיות

שדרגות מתנה חינם

אמיתות ידידות ביטחון
אנחנו לעולם לא נעביר את כתובת האימייל שלך לכל אחר וכל האימיילים כוללים קישור לביטול ההרשמה בלחיצה אחת.

ארכיבת מסמכים המוסברת לפי חוקים

אנחנו מדריכים אותך במצוקת המשפטים, חושפים ידע חצי-תחזית בשיווק ומסבירים למה פייפרופיס היא בסיס המסמכים המושלם עבור כל הדרישות המשפטיות.

תיעוד הליך

מה שאתה צריך: תיעוד פרוצדורלי על פי GoBD

תיעוד תהליכים לדוגמה עבור סריקה מחליפה, שפורסמה על-ידי הלשכה הפדרלית הגרמנית של יועצי המס (BStBK) בשיתוף עם איגוד היועצים המס הגרמני (DStV).


חובת הוכחת התומכים

מה אומר תיעוד הליך?

שכל מה שרץ לפי התוכנית

עם עזרת תיעוד וברירת מקום תהליכים, חברות יכולות להוכיח שהגישה שלהם לביצוע חישובי החשבוניות המתוחזקות על ידי הטכנולוגיה שלהם ואיחסון המידע והמסמכים עומדים בעקרונות הדקדוק המוגדרים ב-GoBD.

שאתה יכול לספק כל מסמך על פי בקשה

המטרה היא להבטיח שהחשבונות והארכיון של מסמכים בחברה יהיו מובנים ונבדקים במשך זמן סביר עבור מומחה, לדוגמה במהלך ביקורת.

לצורך זה, מתאר בפרטים כיצד מתבצעות הרשמה, קבלה, דיגיטציה, עיבוד, הנפקה ואחסון של שוברים ומסמכים. משתמש המערכת האישית לסיום ה-IT המשתמש בו או בעצמו בעל העסק אחראי על יצירת תיעוד הפרוצדורה.

עיבוד תיעוד

מה על התיעוד הפרוצדורלי להקפיד?

על כל מערכת מידע צריך להיות זמינה תיעוד תהליכים מסודר באופן ברור. התוכן, המבנה והתוצאות של התהליך במערכת המידע צריכות להיות ברורות לחלוטין ומשכנעות.
כדי לאמת את יכולת המעקב, נדרשת תיעוד תהליכים כולל ומעודכן שמתיעד את כל השינויים במערכת ובטכנולוגיה מבחינת תוכן וזמן מבלי להשאיר רווחים.

תיעוד הליך צריך להציג איך מתבצעים דריסה של מסמכים אלקטרוניים.
תיאור של תהליך גיבוי הנתונים, שמוטמע ב- PaperOffice במקרה של יישום מקומי של מסד נתונים, הוא גם חלק חשוב של תיעוד התהליך.

תיעוד הליך מתאר את תהליך הארגוני והטכני שנמצא בתוכנית. ממקור מידע לאינדексציה, עיבוד ואחסון לצד השימור הבלתי ספקי.


בצד הבטוח

הפתרון: הניתן לשליחה ל- GOBD של PaperOffice לאחסון מסמכים

‏PaperOffice עומד ברישיון GOBD דרך האימות והבחינה של כל דרישות התוכנה בעמידה בכל הסטנדרטים הנדרשים.

דרישה1/6

עקרון העעקבותיות והוודאות (פרק 3.1 GOBD)

על פי GoBD, יחידת העסק שלא מחויבת לתשלום מס חייבת להבטיח שמערכת המחשבים מאובטחת מפני תאונה (לדוגמה: בלתי אפשרות לשליטה) ומוגנת מפני כניסה ושינויים בלתי מורשים.


דרישה2/6

עקרונות אמת, בהירות ורשומות רצופות עם הנושאים האישיים (פרק 3.2 של GOBD)

רכיבי שרת DMS בדרך כלל כפופים לדרישות האבטחה הזהות לרכיבים אחרים בטכנולוגיית מידע. המושגים הרלוונטיים הם ניטור ואבטחת הנתונים.

דרישה3/6

השלמה (פרק 3.2.1 של GOBD)

במובנה כלול, על כל מסמך, שחייב להישמר, להיות מרושם באופן יחידני ועם כל הרכיבים שלו (שלמות ושלמות של פערים).


דרישה4/6

דיוק (פרק 3.2.2 של GOBD)

על פי עיקרון תקינות, DMS חייב להבטיח שהמסמכים והנתונים שיש לארכיבם יהיו עם היתרון הנדרש עם המקורי (מבחינת תמונה או תוכן).

דרישה5/6

הזמנה (פרק 3.2.4 GOBD)

העקרונות של חשבונאות מסודרת בעת השימוש ב־DMS נחשבים כמותקים היכרות עם קריטריוני הסדר אם ניתן להבטיח את הציות להם במשך כל תקופת השמירה.


דרישה6/6

לֹא נִשְׁנְיוּת (פרק 3.2.5 של GOBD)

בחוקר, דרוש שיטת עיבוד נתונים מפותחת, כך שכל מידע שנכנס לשיטת עיבוד, לא ניתן להחטיא, לחדש, למחוק או לטעות בלעדיו שתזוהה (פרק GoBD 3.1; 58-60).

שאלות תכופות
מי עוזר עם תיעוד התהליכים?

אם יש לך ביטחון מוחלט בתהליכים האישיים שלך, ייתכן ותוכל להתקדם ללא יועץ מס. אולם, אנחנו ממליצים לקבל עזרה מיועץ מס מראש או לפחות פעם אחת במהלך יצירת תיעוד התהליך. מניסיון שלנו, תמיד מומלץ ומועיל לדבר בצורה פתוחה עם גוף הפיקוח, מכיוון שלמרות כל ההוראות והתקנים, הבודק הוא זה שסופק רשות באופן סופי.

מי אושר את תיעוד התהליך?

זהו טקסט מתוך אתר / ממשק משתמש שלי:היזהרו מידע חסר תוקף בנושא שיווק: תעודות מכל סוג ומכל מנהיג אינן מתקבלות על ידי הרשות המסית! למקרה צורך, הדבר היחיד שחשוב הוא הצגת תיעוד הליך על פי GoBD והאם הכל מתאים באמת, זה החלטה של הגוף המבקר, לדוג' הבודק המס שלכם או המשרד המס.

למה PaperOffice לא מספיק בלבד?

מוסבר בקצרה ובאופן תמציתי: אם, לדוגמה, שמרת חשבונית ב־PaperOffice באופן החוקי ובצורה התקיית מבחנית, החשבונית עשויה להיות שונתה או שונתה לפני שנסרקה. אתה יכול לשמור בצורה התקיית מבחנית, אך תהליך המטה עצמו אינו התקיית מבחנית ולכן אין תואם ל־GoBD.

האם אני יכול להעלים מסמכים מקוריים?

מסמכים הכוללים קשר משפטי, לדוגמה חוזים, יישמרו עדיין במקורם. בגדול: משרד המיסים מקבל מסמכים אלקטרוניים, אך במקרה של סכסוכים, הבית מקבל רק הכתבות המקוריות. הזדהות של החתימה יכולה להיות בדקתה רק על מסמכים מקוריים. אנו ממליצים לא לזרוק מקורות מקוריים מעולם.

למה אני יכול למחוק מסמכים ב־PaperOffice?

שוב, יש תיעוד תהליך. מכיוון שזה אינו אפשרי מבחינה טכנית להשליך מחיקה לחלוטין כל עוד הנתונים מאוחסנים אצלך. בסופו של דבר, תוכל למחוק את הרשומה באופן ישיר ממסד הנתונים. או להסיר את הדיסק הקשיח. או להשליך את השרת. או להפוך את הבניין של מופץ.

כיצד אני מוצא המלצות טכניות DMS?

Bitkom hat eine GOBD-Checkliste für Dokumentenmanagementsysteme entsprechend der neuesten GOBD-Version vom 28.11.2019 entwickelt, die Sie hier finden können.

change me
ראשון

PaperOffice Academy

הפוך למומחה ב-15 דקות

מבוא מהיר ל-PaperOffice 2022

change me
חדש

גירסה: ביצוע ארכיון מסמכים בטוח בצורה נכונה. הצלחה!

PaperOffice פותרת כל בעיה: מובטח.

סטודיית מקרה

פתרונות מומחים דיגיטליים לאוטומציה של תהליכים עסקיים

"עיבוד ידני של המסמכים בקהילה כה גדולה היה עולה לנו הרבה זמן.
עם הפתרון האוטומטי של PaperOffice DMS, ניתן היה לצמצם מאוד את המאמץ הידני, ובמקביל נעשו השקעות בטכנולוגיה מוכוונת עתיד. אנחנו חלוצים בתחום ניהול הנכסים הדיגיטליים".

מר אלחנדרו קמפוס
מומחה IT ומנהל פרויקטים בניהול הנכסים El Guijo