הניוזלטר של העיתון Insider
הניוזלטר של העיתון Insider
אנחנו רוצים להיות חברים

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

ידידות אמון מילת כבוד
לעולם לא נמסור את כתובת הדוא"ל שלך לאף אחד אחר וכל דוא"ל כולל קישור לביטול המנוי בלחיצה אחת.

אחסון מסמכים בארכיון הוסבר באופן חוקי

אנו מדריכים אותך בג'ונגל המשפטי, חושפים חצי ידע שיווקי ומסבירים מדוע PaperOffice הוא בסיס המסמכים המושלם שלך לכל הדרישות החוקיות.

תיעוד פרוצדורלי

מה שאתה צריך:תיעוד פרוצדורלי על פי GoBD

תיעוד פרוצדורלי לדוגמה לסריקה חלופית, שפורסם על ידי הלשכה הפדרלית הגרמנית של יועצי מס (BStBK) בשיתוף עם איגוד יועצי המס הגרמני (DStV).


חובת מתן ראיות

מה אומר התיעוד הפרוצדורלי?

שהכל פועל לפי התוכנית

בעזרת תיעוד פרוצדורלי, חברות יכולות להוכיח כי החשבונאות הנתמכת על ידי IT ואחסון הנתונים והמסמכים שלהן עומדים בעקרונות הקביעות המוגדרים ב- GoBD.

כי אתה יכול לספק כל מסמך על פי בקשה

המטרה היא להפוך את מסמכי החשבונאות והארכיון בחברה למובנים וניתנים לאימות תוך זמן סביר למומחה, למשל במהלך ביקורת.

לשם כך, הוא מתאר בפירוט כיצד שוברים ומסמכים נרשמים, מתקבלים, עוברים דיגיטציה, מעובדים, מונפקים ומאוחסנים. המשתמש החייב במס של פתרון ה- IT המשמש, או היזם עצמו, אחראי ליצירת תיעוד פרוצדורלי.

תיעוד תהליך

מה צריך לקחת בחשבון תיעוד פרוצדורלי?

תיעוד פרוצדורלי מובנה בבירור צריך להיות זמין עבור כל מערכת IT. התוכן, המבנה והתוצאות של תהליך ה- IT צריכים להיות ברורים לחלוטין ומשכנעים.
כדי לאמת את העקיבות, נדרש תיעוד פרוצדורלי מקיף ועדכני שיתעד את כל השינויים המערכתיים והטכנולוגיים מבחינת התוכן והזמן ללא כל פערים.

התיעוד הפרוצדורלי צריך גם להראות כיצד מסמכים אלקטרוניים נלכדים, מעובדים, מונפקים ומאוחסנים.
תיאור של הליך גיבוי הנתונים, המשולב ב- PaperOffice במקרה של יישום מסד נתונים מקומי, הוא גם חלק חשוב בתיעוד הליך.

תיעוד הליך מתאר את התהליך הארגוני והטכני המיועד. ממקור המידע ועד לאינדקס, עיבוד ואחסון וכן אחזור חד משמעי.


בצד הבטוח

הפתרון:משרד נייר תואם GOBD לאחסון מסמכים

PaperOffice עומד ב- GOBD באמצעות הסמכה וכן בדיקה של כל דרישות התוכנה על ידי עמידה בכל התקנים הנדרשים.

דרישה1/6

עקרון העקיבות והאימות (GOBD פרק 3.1)

על פי ה- GoBD, משלם המסים מחויב להבטיח שמערכת ה- IT מאובטחת מפני הפסד (למשל אי-מעקב) ומוגנת מפני כניסות ושינויים לא מורשים.


דרישה2/6

עקרונות האמת, הבהירות והרישומים המתמשכים עם הנושאים הבודדים (GOBD פרק 3.2)

רכיבי שרת DMS כפופים בדרך כלל לאותן דרישות אבטחה כמו רכיבי IT אחרים. נושאים רלוונטיים הם ניטור ואבטחת מידע.

דרישה3/6

שלמות (GOBD פרק 3.2.1)

כעניין עקרוני, כל מסמך שיש לשמור חייב להיות רשום בנפרד ועל כל מרכיביו (שלמות ושלמות הפערים).


דרישה4/6

נכונות (GOBD פרק 3.2.2)

על פי עקרון הנכונות, על ה- DMS להבטיח כי המסמכים והנתונים שיש לאחסן בארכיון יהיו בעלי מידת ההתאמה הנדרשת למקור (במונחים של תמונה או תוכן).

דרישה5/6

סדר (GOBD פרק 3.2.4)

העקרונות של חשבונאות מסודרת בעת שימוש ב- DMS נחשבים כמתקיימים באופן עקבי אם ניתן להבטיח עמידה בקריטריונים של שורת ההזמנות לאורך כל תקופת השמירה.


דרישה6/6

יכולת שינוי (GOBD פרק 3.2.5)

ה- GoBD דורש כי הליך עיבוד הנתונים שבו נעשה שימוש חייב להיות מתוכנן באופן כזה שכל המידע שנכנס להליך העיבוד לא יוכל עוד להיות מודחק או מוחלף, נמחק, משתנה או מזויף מבלי להיות מזוהה (GoBD פרק 3.1; 58-60).

שאלות נפוצות
מי עוזר בתיעוד תהליכים?

אם יש לך ביטחון מוחלט בתהליכים שלך, אתה כנראה יכול להסתדר ללא יועץ מס. עם זאת, אנו ממליצים לקבל עזרה מיועץ מס מראש או לפחות פעם אחת במהלך יצירת תיעוד התהליך. מניסיוננו האישי, תמיד מומלץ ומועיל לדבר בפתיחות עם הגוף הבודק, כי למרות כל המפרטים והסטנדרטים, בסופו של דבר המבקר הוא שמחליט.

מי מאשר את תיעוד התהליך?

היזהרו משיווק חצי ידע: תעודות מכל סוג שהוא ומכל מנפיק אינן מתקבלות על ידי רשויות המס! במקרה הצורך, הדבר היחיד שקובע הוא הצגת התיעוד הפרוצדורלי על פי GoBD והאם הכל באמת מתאים נקבע על ידי הגוף המבקר, למשל מבקרי המס שלך או משרד המס שלך.

מדוע לא רק PaperOffice מספיק?

מוסבר בקצרה ובתמציתיות: אם, לדוגמה, העברת חשבונית בארכיון ב- PaperOffice באופן מאובטח מבחינה משפטית ועמיד לביקורת, ייתכן שהחשבונית בכל זאת עברה מניפולציה או השתנתה לפני סריקתה. ייתכן שאתה שומר באופן הוכחת ביקורת, אך התהליך הכולל עצמו אינו חסין ביקורת ולכן אינו תואם ל- GoBD.

האם ניתן לזרוק מסמכים מקוריים?

מסמכים עם רלוונטיות משפטית, למשל חוזים, עדיין חייבים להישמר במקור. במילים אחרות: משרד המס מקבל מסמכים אלקטרוניים, אך בית המשפט מקבל מסמכים מקוריים רק במקרה של מחלוקת. זאת בשל העובדה כי חתימה ניתן לבדוק רק אותנטיות על מסמכים מקוריים. אנו ממליצים לעולם לא לזרוק את המקור.

מדוע ניתן למחוק מסמכי PaperOffice?

שוב, יש את תיעוד התהליך. כי זה בלתי אפשרי מבחינה טכנית להחריג לחלוטין את המחיקה כל עוד הנתונים מאוחסנים אצלך. בסופו של דבר אתה יכול למחוק את הרשומה בעצמך ישירות ממסד הנתונים. או הסר את הדיסק הקשיח. או להיפטר מהשרת. או לפוצץ את הבניין.

כיצד ניתן למצוא המלצות DMS טכניות?

Bitkom פיתחה רשימת פעולות לביצוע של GOBD בנוגע למערכות ניהול מסמכים על פי גרסת GOBD העדכנית ביותר של 28/11/2019, אותה תוכלו למצוא כאן

PaperOffice Academy

בטח ראיתם את זה

זה מה שהלקוחות שלנו אומרים

מקרה מבחן

הדרך לבית העירייה הדיגיטלי - דיגיטציה של הממשל

"אינטגרציה ותפעול קלים של PaperOffice DMS סיפקו את הפתרון הכולל שתעשייה זו הייתה זקוקה לו: למזער את צריכת הנייר, להאיץ תהליכי חיפוש, להפוך את ההקצאה לאוטומטית לפקידים ולאפשר אחסון של נתונים הקשורים לתהליכים."

מר קרלוס א. גרסיה מנהלת שיווק ותקשורת