הניוזלטר של העיתון Insider
הניוזלטר של העיתון Insider
אנחנו רוצים להיות חברים

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

הצעות ההנחה הגבוהות ביותר האפשריות

חדשות פנימיות בלעדיות

שדרוגי בונוס בחינם

ידידות אמון מילת כבוד
לעולם לא נמסור את כתובת הדוא"ל שלך לאף אחד אחר וכל דוא"ל כולל קישור לביטול המנוי בלחיצה אחת.

אוטומציה של תהליכים עסקיים בקהילות ובעיריות


PaperOffice DMS עבור קהילות ועיריות מאפשר זרימה חלקה של מידע הודות לדיגיטציה ואוטומציה של תהליכים עסקיים.

טיפ מקצועני

מסמכים כתובים, חוזים, טיוטות, חשבוניות, הערות מסירה ועוד הרבה יותר מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה, ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.

הבינה המלאכותית המשולבת מאפשרת לתהליכים עסקיים להיות אוטומטיים במידה רבה, להאיץ את התהליכים שלך ולהגדיל את ההצלחה ואת שביעות הרצון.

דיגיטציה בקהילות ובעיריות

כנסיות, קהילות ועיריות תלויות במידה רבה בשימוש בניהול נתונים מתאים.

כך מצטברים מסמכים חשובים ברשויות המקומיות ובאגודות העירוניות על בסיס יומי:

כתבים, חשבוניות, טיוטות, יישומים, מחקרים, חוות דעת של מומחים ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מכתבים רבים מגיעים גם בדוא"ל.

כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.

חשוב מאוד כי מועדים חשובים יעמדו וכי יינקטו צעדים משפטיים לאחסון מסמכים. PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.

יחד עם מערכת ניהול המסמכים הדיגיטלית PaperOffice, יש לפשט את תהליכי העבודה בתוך כנסיות, קהילות ועיריות ולחסוך זמן ועלויות.

עם DMS משותף, לדוגמה, ניתן לתייק דואר סרוק, ניתן לשמור הודעות דואר אלקטרוני חשובות ולאחסן מסמכים בארכיון. בנוסף, משתמשים שונים יכולים לגשת ולעבוד על מסמכים אלה.

Group of people sit in a circle
PaperOffice DMS creates very clear advantages for communities, churches and municipalities

אם המסמכים זמינים בצורה דיגיטלית, לא תמיד יהיה צורך לשלוח אותם בדוא"ל יחד כהכנה למפגשי presbytery ולפגישות אחרות.

איך ללכת ללא נייר?

PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן רב, מוביל לחיסכון בעלויות, כגון חיסול מסמכי נייר, ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים, כגון קבלות, חוזים, הערות מסירה או מכתבים אחרים, על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד .

לכידה, עיבוד, שיתוף, חיפוש ומעקב אחר המסמכים שלך הופכים לקלים מאוד עם השימוש ב- PaperOffice.

הודות לגישה מבוקרת, רשימות משימות מפורטות, כמו גם אישורים באמצעות זרימות עבודה והודעות דוא"ל אמינות, העובדים יכולים להשלים את המשימות שהוקצו ביעילות ואנשים מורשים יכולים לאשר או לדחות אישור בקלות.

עם פתרון התוכנה PaperOffice DMS, לא יאבדו עוד מסמכים. ולא משנה היכן אתה נמצא, אתה יכול לגשת למסמכים חשובים תוך שניות.

כמובן, אתה תמיד עובד עם המערכות שלנו בהתאם לחוק ומוכן לחלוטין לביקורת.

קבלות, חשבונות ומסמכים דומים אינם צריכים עוד להישלח בדואר בין מחוזות הכנסייה והקהילות. דואר פנימי יכול גם להישלח באופן דיגיטלי בדרך זו. פעולה זו חוסכת נייר, עלויות לאחסון נתונים נוסף ונסיעות לארכיונים. ניתן לספק מסמכים עם מילות מפתח (עורך, נושא, סטטוס, תאריך וכו ') ולאחר מכן ניתן למצוא אותם בקלות רבה יותר.

ניהול מסמכים מונחה תהליכים

ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט. PaperOffice תומך בך כאן עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.

בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.

הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן לא רק להקצות את המשימה לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש שחרור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות בדואר אלקטרוני או שינויים במצב המסמך.

בדרך זו, ניתן למפות את כל תהליכי המסמך.

PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, בין אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, חשבוניות, תקצירים והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך בחברות עברו דיגיטציה, מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.

מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.

לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

הפתרון: ידע מוכח

האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?

PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.

תוכן

זה לא רק מבנים דתיים או חברתיים כשאנחנו מדברים על כנסיות וקהילות. בתחומים רבים הם "החיים החברתיים" עצמם. זה כולל אנשים, לעתים קרובות בעבודה התנדבותית, שדואגים לאנשים אחרים בנסיבות קשות, למשל. ישנן גם משימות שונות, המחולקות לתפקידים פסטורליים מחד גיסא ופעילויות אדמיניסטרטיביות מאידך גיסא.

יש מסורת כנסייתית גדולה בגרמניה, בדיוק כפי שהדאגה לקהילה מבטיחה את לכידותם של תושבי הכפרים, אך גם בערים. במיוחד כיום, בזמנים של בידוד ואנונימיות הולכים וגוברים, יש נקודות מגע למגוון רחב של חששות בכנסיות ובקהילות. כמובן שאסור לשכוח את הצד המעשי מאוד של הכנסייה.

משרד רישום, פנקס אוכלוסין, משרד דרכונים, בתי ספר, גני ילדים, תחבורה ציבורית, מכבי אש, אזורי פיתוח, משרד לסלילת כבישים, סילוק שפכים ואספקת מים מתוקים ולעיתים גם אספקת אנרגיה חשמלית.

אלה המשימות המחייבות. אבל יש גם סגנון חופשי בכל קהילה. אלה הם, למשל, מגרשי ספורט, מגרשי משחקים לילדים, מוזיאונים, מועדוני קשישים ומרכזי נוער. הכנסיות מבצעות טבילות, מלוות אנשים במסעם האחרון והן גם המקום לחתונה הגדולה בלבן, שנהנית שוב מפופולריות רבה. זה ללא ספק לא הכל.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

ברבות מהקהילות הפוליטיות והכנסייתיות, תוכנות לניהול מסמכים כגון PaperOffice DMS יכולות לספק תמיכה רבת ערך בהשלמת משימות. זה מתייחס למבנים העל-קרקעיים כמו גם למועדונים, לרשויות ולחברות המעורבות.

קודם כל, PaperOffice DMS הוא הפתרון המעשי להבאת ארכיונים אנלוגיים, בין אם זה של איגוד מכבי האש המקומי או ארכיון הכנסייה עם טבילות, חתונות והלוויות, לעידן הדיגיטלי. PaperOffice DMS בנוי באופן כזה שכל ההנחיות של ה- GDPR, התקנה הכללית להגנה על נתונים, נצפות.

PaperOffice DMS יוצר יתרונות ברורים לקהילות, כנסיות ועיריות

הודות לטכנולוגיית מסד הנתונים המצוינת שלה ולתפעול הקל ללמידה, ניתן להשתמש ב- PaperOffice DMS בכל מקום שבו נתונים כגון מסמכים או תמונות לא רק עומדים להישמר, אלא גם להיות מסודרים באופן כרונולוגי, למשל, ולהשתמש בהם עם מסננים שונים על מנת ליצור טפסים או סטטיסטיקות באופן אוטומטי.

אחראי לכך הוא הבינה המלאכותית (AI) המשולבת ב- PaperOffice DMS עם השם היפה PIA. הוא יוצר מגוון רחב של תבניות ממסד הנתונים הקיים וממלא אותן בנתוני אב שהוגדרו בעבר. אלה יכולים להיות כרטיסי חבר, מכתבי ברכה ביום הולדת אבן דרך, או מסכות נתונים למלאי תאריכים שוטף או מרכזי בשירותים העירוניים.

תוכנת זיהוי התווים האופטי (OCR) המשולבת ב-PaperOffice DMS מבחינה בין לוגו לטקסט רגיל. ניתן למצוא חשבוניות או קבלות במהירות בכל עת, למשל בעת מחקר, באמצעות חיפוש OCR, ובכך להבטיח את השקיפות והוודאות המשפטית הגדולות ביותר האפשריות.

הארכיון יכול גם להתבצע באופן כזה שכל המסמכים הבאים של השולח מזוהים ומוקצים באופן אוטומטי.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.

עיבוד חשבוניות דיגיטלי הוא גם יתרון עבור קהילות ועיריות רבות. חשבוניות נכנסות יכולות להיות אוטומטיות הודות ל- PaperOffice DMS והן מועברות לעובד האחראי. תהליך הבקרה והשחרור באמצעות שחרור דיגיטלי יכול גם להיות מטופל במהירות וביעילות באמצעות המערכת.

בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ליועץ המס שלך או להיפך.

אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO

PaperOffice DMS מאפשר חיבור של תוכנות אחרות, כגון ERP, וכמובן העברת מסמכים מ- Microsoft Office באמצעות ממשקים מתאימים. PaperOffice DMS מאיץ את התקשורת.

מועדים ופגישות מנוטרים והפעולות מופעלות באופן אוטומטי בהתאם להגדרה הרצויה. תהליכי הזמנה יכולים להיות אוטומטיים ואף ניתן להזין שינויים המתוכננים לעתיד באופן כזה שהם נכנסים לתוקף בזמן הרצוי.

הודות לפונקציות הנרחבות שלו, ניתן בהחלט לסווג את PaperOffice DMS במגזר הגבוה יותר של ניהול תוכן ארגוני (ECM).

ECM כולל את הניהול הכולל של כל התוכן בארגון עם הירארכיית גישה מתאימה. PaperOffice DMS מסוגל לשמור כל תוכן בצורה דיגיטלית, לשנות את התוכן והפורמט שלו ולהפוך אותו לזמין.

ל- PaperOffice DMS יש את כל הפונקציות של ECM וזה ביחס מחיר-ביצועים מצוין, כמו גם צורת פעולה הניתנת ללמידה אינטואיטיבית שהופכת את ההדרכה החיצונית או הפנימית היקרה למיותרת. במקום זאת, הדרכות וידאו בחינם זמינות כדי להתרגל לתפריטים השונים. PaperOffice DMS יכול אפוא להפוך לאבן הנגף הארגונית בכל חברה במסחר ובייצור וזה כמעט במהירות האור.

כנסיות, קהילות ועיריות נהנות מניהול מסמכים דיגיטליים

עם PaperOffice DMS, לעומת זאת, יש הרבה יותר אפשרויות לקהילות. לדוגמה, ניהול מלאי כולל מלאי קבוע או תאריך מפתח. הבסיס ל- PaperOffice DMS הם חשבונות משתמשים מקושרים ברשת. אחסון הנתונים של חשבונות משתמשים אלה משולב במסד הנתונים המרכזי. ניתן לשלוט במסמכים באמצעות בינה מלאכותית עם אלגוריתמים שונים, בהם ניתן להשתמש כדי להפעיל תהליכים אוטומטיים.

מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.

חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.

עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.

PaperOffice DMS ניתן להתאמה כמו שיש משימות בקהילות ובכנסיות. ניתן לעבד פרויקטים במשותף ממיקומים שונים באמצעות פונקציית זרימת העבודה. המסמכים המעובדים כעת אינם חסומים עבור אחרים, אלא נשמרים בגירסה המתאימה עם חותמת זמן.

בסופו של דבר, הגירסה האחרונה שנשמרה כוללת את כל השינויים זמינה תמיד.

FAQs

לבסוף, אנו עונים על עוד כמה שאלות נפוצות בנושא "דיגיטציה בקהילות, כנסיות ועיריות":

כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?

בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.

מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?

זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.

הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?

PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!

האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?

כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.

מסקנה

PaperOffice DMS תומך בקהילות, כנסיות ועיריות ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.

PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.

בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.

זה מה שהלקוחות שלנו אומרים

מקרה מבחן

אופטימיזציה של זרימות עבודה הודות ל- PaperOffice DMS

"כבר בפגישה הראשונה עם PaperOffice אתה מבחין ב-20 שנות הניסיון של PaperOffice בתחום ניהול המסמכים".

אלכסנדר סטרוק
סמנכ"ל כספים ב"אחוות המנוניטים בילפלד". V.