דיגיטציה בקהילות, כנסיות ועיריות

זה לא רק מבנים דתיים או חברתיים כשאנחנו מדברים על כנסיות וקהילות. בתחומים רבים הם "החיים החברתיים" עצמם. זה כולל אנשים, לעתים קרובות בעבודה התנדבותית, שדואגים לאנשים אחרים בנסיבות קשות, למשל. ישנן גם משימות שונות, המחולקות לתפקידים פסטורליים מחד גיסא ופעילויות אדמיניסטרטיביות מאידך גיסא.

יש מסורת כנסייתית גדולה בגרמניה, בדיוק כפי שהדאגה לקהילה מבטיחה את לכידותם של תושבי הכפרים, אך גם בערים. במיוחד כיום, בזמנים של בידוד ואנונימיות הולכים וגוברים, יש נקודות מגע למגוון רחב של חששות בכנסיות ובקהילות. כמובן שאסור לשכוח את הצד המעשי מאוד של הכנסייה.

משרד רישום, פנקס אוכלוסין, משרד דרכונים, בתי ספר, גני ילדים, תחבורה ציבורית, מכבי אש, אזורי פיתוח, משרד לסלילת כבישים, סילוק שפכים ואספקת מים מתוקים ולעיתים גם אספקת אנרגיה חשמלית.

אלה המשימות המחייבות. אבל יש גם סגנון חופשי בכל קהילה. אלה הם, למשל, מגרשי ספורט, מגרשי משחקים לילדים, מוזיאונים, מועדוני קשישים ומרכזי נוער. הכנסיות מבצעות טבילות, מלוות אנשים במסעם האחרון והן גם המקום לחתונה הגדולה בלבן, שנהנית שוב מפופולריות רבה. זה ללא ספק לא הכל.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

ברבות מהקהילות הפוליטיות והכנסייתיות, תוכנות לניהול מסמכים כגון PaperOffice DMS יכולות לספק תמיכה רבת ערך בהשלמת משימות. זה מתייחס למבנים העל-קרקעיים כמו גם למועדונים, לרשויות ולחברות המעורבות.

קודם כל, PaperOffice DMS הוא הפתרון המעשי להבאת ארכיונים אנלוגיים, בין אם זה של איגוד מכבי האש המקומי או ארכיון הכנסייה עם טבילות, חתונות והלוויות, לעידן הדיגיטלי. PaperOffice DMS בנוי באופן כזה שכל ההנחיות של ה- GDPR, התקנה הכללית להגנה על נתונים, נצפות.

PaperOffice DMS יוצר יתרונות ברורים לקהילות, כנסיות ועיריות

הודות לטכנולוגיית מסד הנתונים המצוינת שלה ולתפעול הקל ללמידה, ניתן להשתמש ב- PaperOffice DMS בכל מקום שבו נתונים כגון מסמכים או תמונות לא רק עומדים להישמר, אלא גם להיות מסודרים באופן כרונולוגי, למשל, ולהשתמש בהם עם מסננים שונים על מנת ליצור טפסים או סטטיסטיקות באופן אוטומטי.

אחראי לכך הוא הבינה המלאכותית (AI) המשולבת ב- PaperOffice DMS עם השם היפה PIA. הוא יוצר מגוון רחב של תבניות ממסד הנתונים הקיים וממלא אותן בנתוני אב שהוגדרו בעבר. אלה יכולים להיות כרטיסי חבר, מכתבי ברכה ביום הולדת אבן דרך, או מסכות נתונים למלאי תאריכים שוטף או מרכזי בשירותים העירוניים.

תוכנת זיהוי התווים האופטי (OCR) המשולבת ב-PaperOffice DMS מבחינה בין לוגו לטקסט רגיל. ניתן למצוא חשבוניות או קבלות במהירות בכל עת, למשל בעת מחקר, באמצעות חיפוש OCR, ובכך להבטיח את השקיפות והוודאות המשפטית הגדולות ביותר האפשריות.

הארכיון יכול גם להתבצע באופן כזה שכל המסמכים הבאים של השולח מזוהים ומוקצים באופן אוטומטי.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.

עיבוד חשבוניות דיגיטלי הוא גם יתרון עבור קהילות ועיריות רבות. חשבוניות נכנסות יכולות להיות אוטומטיות הודות ל- PaperOffice DMS והן מועברות לעובד האחראי. תהליך הבקרה והשחרור באמצעות שחרור דיגיטלי יכול גם להיות מטופל במהירות וביעילות באמצעות המערכת.

בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ליועץ המס שלך או להיפך.

אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO

PaperOffice DMS מאפשר חיבור של תוכנות אחרות, כגון ERP, וכמובן העברת מסמכים מ- Microsoft Office באמצעות ממשקים מתאימים. PaperOffice DMS מאיץ את התקשורת.

מועדים ופגישות מנוטרים והפעולות מופעלות באופן אוטומטי בהתאם להגדרה הרצויה. תהליכי הזמנה יכולים להיות אוטומטיים ואף ניתן להזין שינויים המתוכננים לעתיד באופן כזה שהם נכנסים לתוקף בזמן הרצוי.

הודות לפונקציות הנרחבות שלו, ניתן בהחלט לסווג את PaperOffice DMS במגזר הגבוה יותר של ניהול תוכן ארגוני (ECM).

ECM כולל את הניהול הכולל של כל התוכן בארגון עם הירארכיית גישה מתאימה. PaperOffice DMS מסוגל לשמור כל תוכן בצורה דיגיטלית, לשנות את התוכן והפורמט שלו ולהפוך אותו לזמין.

ל- PaperOffice DMS יש את כל הפונקציות של ECM וזה ביחס מחיר-ביצועים מצוין, כמו גם צורת פעולה הניתנת ללמידה אינטואיטיבית שהופכת את ההדרכה החיצונית או הפנימית היקרה למיותרת. במקום זאת, הדרכות וידאו בחינם זמינות כדי להתרגל לתפריטים השונים. PaperOffice DMS יכול אפוא להפוך לאבן הנגף הארגונית בכל חברה במסחר ובייצור וזה כמעט במהירות האור.

כנסיות, קהילות ועיריות נהנות מניהול מסמכים דיגיטליים

עם PaperOffice DMS, לעומת זאת, יש הרבה יותר אפשרויות לקהילות. לדוגמה, ניהול מלאי כולל מלאי קבוע או תאריך מפתח. הבסיס ל- PaperOffice DMS הם חשבונות משתמשים מקושרים ברשת. אחסון הנתונים של חשבונות משתמשים אלה משולב במסד הנתונים המרכזי. ניתן לשלוט במסמכים באמצעות בינה מלאכותית עם אלגוריתמים שונים, בהם ניתן להשתמש כדי להפעיל תהליכים אוטומטיים.

מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.

חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.

עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.

PaperOffice DMS ניתן להתאמה כמו שיש משימות בקהילות ובכנסיות. ניתן לעבד פרויקטים במשותף ממיקומים שונים באמצעות פונקציית זרימת העבודה. המסמכים המעובדים כעת אינם חסומים עבור אחרים, אלא נשמרים בגירסה המתאימה עם חותמת זמן.

בסופו של דבר, הגירסה האחרונה שנשמרה כוללת את כל השינויים זמינה תמיד.