תהליכים דיגיטליים של החברה בתעשיית הרהיטים והייצור
אוטומציה של תהליכים עסקיים ופתרונות מומחים בתעשיית הרהיטים והייצור הם התנאים המוקדמים ליעילות והצלחה. הצורך בו הוא כבר לא מותרות אופציונליים, אלא חובה כדי להישאר תחרותיים בטווח הארוך.
עצה מקצועית
מסמכים חשובים בצורת נייר קיים, כגון כתבי טענות, הצהרות חשבון, חוזים, מכתבים חיצוניים, חשבונות, דוחות מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.PaperOffice לא רק מאפשר ניהול מסמכים, אלא גם מאפשר לו גישה מיידית לקבצי לקוחות ואשראי דיגיטליים.
דיגיטציה בתעשיית הרהיטים והייצור
עם מבול הנתונים הדיגיטליים והניירות של ימינו, חשוב לוודא שמסמכים חשובים לא הולכים לאיבוד וזמינים כאשר הזמן מתאים.
חברות מתעשיית הרהיטים ומתעשיית הייצור נהנות באופן משמעותי משימוש בניהול נתונים מתאים, מכיוון שהן מקבלות מסמכי נייר מדי יום.
בתעשיית הייצור נוצרים מדי יום מסמכים חשובים: כתבי טענות, סקיצות, טיוטות, מכתבים חיצוניים, מחקרים, חוות דעת מומחים ועוד. אלה לא רק מגיעים בדואר, מכתבים רבים מגיעים גם בדואר אלקטרוני.
כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
כי כל התהליכים בתעשיית הרהיטים וסחר הייצור דורשים זרימה מושלמת של מידע וביצוע מובנה. היתרונות הדרושים יכולים להיות מושגים רק הודות לדיגיטציה.
מכיוון שארכיון מסמכים דיגיטלי מאפשר גישה מיידית לכל המסמכים הדרושים והשתתפות בתהליכי אישור. זה לא משנה אם אתה במשרד, עובד מהבית או בנסיעת עסקים.
ניהול מסמכים דיגיטליים יכול לעזור לך בכך: בין אם קבצי מכונה, הוראות הפעלה, קטלוגים של חלקי חילוף ויומני תחזוקה - ניתן לאחסן הכל בארכיון ב- DMS ולמצוא אותו שוב תוך שניות ספורות.
חשוב מאוד כי מועדים חשובים מתקיימים וננקטים צעדים משפטיים לאחסון מסמכים.
PaperOffice DMS נותן לך מבנה ברור במסמכים שלך ועוזר לך להתמודד עם מבול המידע.
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים או מכתבים על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
תהליכים דיגיטליים יוצרים יתרון ברור
בתעשיית הרהיטים ובתעשיית הייצור, הרבה נייר משמש מדי יום. מצד אחד, מכיוון שהתהליכים מורכבים למדי, זה מוביל להרים גדולים של נייר, כמויות עצומות של נתונים, אבל גם לתהליך חיפוש ארוך.
מערכת ניהול המסמכים PaperOffice מביאה ארגון והגנה על נתונים תחת מכסה מנוע אחד. המערכת החדשנית מספקת כלי חיפוש ואחזור יעילים שמקצרים את זמן התגובה ומבטיחים שמסמכים לעולם לא יאבדו, וזה תמיד שביעות רצון לעסקים.
זהו PaperOffice DMS, תוכנה לניהול מסמכים שיכולה לעשות הרבה יותר מסתם ניהול מסמכים.
PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, ללא קשר לשאלה אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, כתבי טענות והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך בחברה שלך עברו דיגיטציה, מה שהופך אותם ליעילים יותר, שקופים וגמישים יותר באופן משמעותי.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.
לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.
אוטומציה הודות לפתרונות AI וזרימת עבודה
הודות לבינה המלאכותית המשולבת, מופעלים כללים אוטומטיים. בינה מלאכותית זו ממיינת את המסמכים באופן אוטומטי לתיקיות כגון "Invoice" ו-"Delivery notes", מאחסנת מילות מפתח מתאימות ומפעילה את זרימת העבודה הדיגיטלית המאוחסנת עבור סוג המסמך המתאים.
PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או מתן הרשאות גישה. המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק כפי שהם היו פועלים, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "הזמנת" חשבוניות.
אחריות יכולה להיות מוקצית לא רק לאנשים בודדים, אלא גם לקבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "ייצור", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.
טכנולוגיית OCR לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הקשורים למס כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.
בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ללקוח, ליועץ המס או להיפך.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
All-in-One הודות לשימוש ב-PaperOffice DMS
חברות מתעשיית הרהיטים כמו גם ממקצועות הייצור צריכים לעבד מסמכים עבור כל העסקאות העסקיות. המשך הפיתוח המתמיד של מודלים עסקיים יוצר כל הזמן אתגרים חדשים. מה שהם צריכים זה מערכת ניהול מסמכים טובה.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שיש בה את כל מה שתעשיות הרהיטים והייצור צריכות, כגון:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR /li>
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
שילוב זרימות עבודה דיגיטליות בתהליכים עסקיים
פונקציית זרימת העבודה PaperOffice מפשטת את התקשורת. ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט. PaperOffice DMS מאפשר לך לקחת בחשבון בקלות תקופות שמירה ומחיקה רלוונטיות. זרימות עבודה דיגיטליות משולבות בתהליכים העסקיים, מה שמבטיח תאימות לשלבי התהליך החיוניים ובכך תאימות.
PaperOffice תומך בכך עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.
בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.
הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן לא רק להקצות את המשימה לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש שחרור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות דואר אלקטרוני או שינויים במצב מסמך.
בדרך זו, ניתן גם לאחסן מטה-נתונים רלוונטיים לאחר תהליך האחסון בארכיון של מסמכים. בנוסף לסוג המסמך, ניתן לציין את תקופת האחסון בארכיון ואת פרטי הלקוחות המשויכים.
תעשיית הרהיטים ומקצועות הייצור נהנים מניהול מסמכים דיגיטליים
מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.
כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים.
יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office.
חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
PaperOffice DMS הוא לא רק נרחב בפונקציותיו, אלא גם קל ללמידה, מונחה על ידי הדרכות וידאו, אלא גם על ידי ייעוץ אישי והדרכה במידת הצורך. כל זה ביחס מחיר-ביצועים ממש טוב.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "דיגיטציה בתעשיית הרהיטים ובחברות ההפקה":
כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?
בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.
מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?
זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.
הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?
PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!
האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?
כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.
מסקנה
PaperOffice DMS תומך בחברות מתעשיית הרהיטים כמו גם בחברות הפקה ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.
PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.
בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.