אוטומציה של תהליכים עסקיים בענף הבנייה
PaperOffice DMS עבור חברות בנייה מאפשר זרימה חלקה של מידע בין מחלקות הודות לדיגיטציה ואוטומציה של תהליכים עסקיים.
עצה מקצועית
מסמכים כתובים, חוזים, טיוטות, מחקר, הערות מסירה ועוד הרבה יותר מוחלפים במסמכים אלקטרוניים הודות לדיגיטציה ובכך מייעלים את כל תהליכי העבודה למקסימום.הבינה המלאכותית המשולבת מאפשרת לתהליכים עסקיים להיות אוטומטיים במידה רבה, להאיץ את התהליכים שלך ולהגדיל את ההצלחה ואת שביעות הרצון.
דיגיטציה בענף הבנייה
חברות בנייה, תאגידים, יזמי נכסים, מנהלי פרויקטים, מהנדסים ומפתחי פרויקטים נהנים באופן משמעותי משימוש בניהול נתונים מתאים.
חברות הבנייה מייצרות מסמכים חשובים על בסיס יומי: יומני בנייה, תיעוד תמונות, קבלות, חשבוניות, שרטוטים, הערות מסירה, תדריכים ועוד.
כל המסמכים הללו צריכים לעבור דיגיטציה אם הם מגיעים בצורת נייר, דורשים תיוק מובנה, הקצאת משימות וזרימת עבודה, וצריכים להיות זמינים באופן מיידי לפי דרישה.
הפתרון הטוב ביותר הוא להשתמש בתוכנת ניהול מסמכים מחושבת היטב כגון PaperOffice DMS.
בענף הבנייה, ישנם לעתים קרובות תהליכים מבוססי פרויקטים. בכל אחד מהפרויקטים הללו, יש כמות גדולה של מידע שונה, כולל קבצים ומסמכים, אשר ניתן לנהל באופן מרכזי על ידי DMS מתאים כגון PaperOffice.
PaperOffice DMS כפתרון לענף הבנייה מאפשר לך לבצע חיפוש מילות מפתח חי דרך הפרויקטים, נתוני הלקוחות והמסמכים שלך. הודות לשילוב של PaperOffice DMS בחברת הבנייה, אתה יכול לצבור נקודות על פני התחרות עם אוטומציה של התהליכים שלך באמצעות זרימות עבודה דיגיטליות, או תיוק אוטומטי של כל המסמכים הקשורים לפרויקט, ניהול כללים, תוספת של משימות.
איך הולכים ללא נייר בענף הבנייה?
PaperOffice מבטל את כל צווארי הבקבוק הגוזלים זמן ויוצר סקירה ברורה של מסמכים חשובים כגון חוזים, חשבוניות, הזמנות, הערות מסירה על ידי ניהולם באופן דיגיטלי ב- PaperOffice בעתיד.
לכידה, עיבוד, שיתוף, חיפוש ומעקב אחר המסמכים שלך הופכים לקלים מאוד עם השימוש ב- PaperOffice.
הודות לגישה מבוקרת, רשימות משימות מפורטות, כמו גם הנפקת אישורים באמצעות זרימות עבודה והודעות דואר אלקטרוני אמינות, העובדים יכולים להשלים ביעילות את המשימות שהוקצו ואנשים מורשים יכולים לאשר אותן בקלות או לדחות שחרור.
עם פתרון התוכנה PaperOffice DMS, לא יאבדו עוד מסמכים. ולא משנה היכן אתה נמצא, אתה יכול לגשת למסמכים חשובים תוך שניות.
כמובן, אתה תמיד עובד עם המערכות שלנו בהתאם לחוק ומוכן לחלוטין לביקורת.
ניהול מסמכים מונחה תהליכים
ניהול המסמכים מונחה התהליכים מבטיח שמסמכים אלה יישארו מעודכנים במאמץ מועט. PaperOffice תומך בך כאן עם מודול משימות וזרימת עבודה נרחב.
בדרך זו, ניתן ליצור שרשראות תהליכים מסוימות וניתן להגדיר תהליכים תפעוליים קיימים במסמכים אלקטרוניים ולבצע אותם באופן חלקי באופן אוטומטי.
הדבר מייצג אופטימיזציה של תהליכים ללא שגיאות, מכיוון שניתן לא רק להקצות את המשימה לעובדים עם זכויות משתמש ספציפיות ותקופות השלמה, לדרוש שחרור דיגיטלי, אלא גם להפעיל באופן אוטומטי פעולות נוספות, כגון הודעות בדואר אלקטרוני או שינויים במצב המסמך .
בדרך זו, ניתן למפות את כל תהליכי המסמך.
בנוסף למגוון שלם של יתרונות אחרים, PaperOffice DMS הוא הכלי האידיאלי לשליטה בשלבי הבנייה השונים.
כל מסמך, מהחשבונית ועד חבילת ברגים מחנות החומרה ועד לתוכניות הבנייה השונות, ניתן לשמור בסדר הכרונולוגי הנכון ולהיקרא לפי הצורך.
הגרסה חשובה כאן. לדוגמה, תוכנית הבנייה המקורית, תוכנית הבנייה ששונתה מאוחר יותר וכו '. PaperOffice DMS מאפשר גם אחסון של ערכים בכתב יד ותצלומים של מצב הבנייה. עם PaperOffice DMS, תיעוד מלא של כל התהליכים והתקריות במהלך הבנייה אפשרי. מהטקס פורץ הדרך ועד למסירת המפתחות. וכל זה במאמץ מינימלי.
תוכנת ניהול מסמכים כגון PaperOffice DMS מתאימה ביותר למשימות אלה. מכיוון שמדובר בתוכנת ניהול מסמכים שיכולה לעשות הרבה יותר מסתם ניהול מסמכים.
PaperOffice אינו מבחין בין סוגי המסמכים, בין אם אתה זקוק לעזרה בניהול חוזים, כתבי טענות והתכתבויות דואר אלקטרוני: הודות למערכת ניהול המסמכים PaperOffice, התהליכים הקודמים שלך בחברה עוברים דיגיטציה, מה שהופך אותם ליעילים ושקופים יותר והפכו לגמישים הרבה יותר.
מכיוון שלא משנה באיזו צורה המסמכים מגיעים לחברה, בין אם כמסמכי נייר, קבצי PDF, הודעות דואר אלקטרוני או תמונות, הם מאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי ומאוחסנים במסד נתונים מאובטח.
לפיכך ניתן להכיר בחוזים חשובים ולסיים אותם בזמן טוב או לדון בהם מחדש. שחרור מסמכים עם חתימה דיגיטלית והתראה בדואר אלקטרוני במקום דואר נייר איטי, דואר אלקטרוני לא מאובטח תורם לנאמנות הלקוחות.
הפתרון: ידע מוכח
האם זה לא הגיוני להשתמש בתוכנת ניהול בפועל באופן מיידי? שלא רק עונה על כל הדרישות, אלא גם קל ללמידה וזול?
PaperOffice DMS הוא הפתרון המלא שנוסה ונבדק לעבודה דיגיטלית, ועם למעלה מ-20 שנות ניסיון בשוק, אחד מחלוצי ה-DMS הראשונים.
עיבוד דיגיטלי הוא בסיס חיוני להבטחת איכות השירות הגבוהה של כל השירותים בעתיד
"חוק המוט" היה אחד החוקים הראשונים בענף הבנייה, ואינספור חוקים נוספים היו אמורים ללכת בעקבותיו עד עצם היום הזה. חוק המוט היה למעשה מוט באורך 5 מ ', אשר בימי הביניים שימש כדי להבטיח סמטאות ורחובות ברוחב מינימלי של כ -5 מ 'על ידי מתן אפשרות לאדם ללכת ברחובות עם מוט זה מוחזק לרוחב. בכל מקום שבו הוא נעשה צר מדי, היה צורך להרוס את הבניין שבלט רחוק מדי לתוך הרחוב. זה היה פחות קשור לתנועה באותה תקופה ויותר לסכנת השריפה. זאת כדי למנוע מהבתים הבוערים בצד אחד של הרחוב להתפשט לצד השני.
כיום, חוק הבנייה הפדרלי והמדינתי לבדו כולל כ-1,600 סעיפים. בנוסף, ישנם תקנים ומפרטים של האיגודים המקצועיים עבור תכונות החומר, סוג השימוש, איך החומרים יש להתקין ואפילו עם תקנות הסחר, מי רשאי לבנות ולהתקין מה. יש כנראה רק כמה מדינות על פני כדור הארץ שיש להן מערכת בנייה מורכבת דומה.
עבור קבלנים, הן אזרחיים והן מבניים, המשמעות היא התייעצות עם המפרטים הרלוונטיים לכל עבודה וזה אומר ביצוע ניירת נרחבת פחות או יותר בכל פעם. אין זה נדיר שהקבלנים הולכים צעד אחד קדימה ומבקשים שינויים שלא היו צפויים בתוכנית הבנייה המקורית. לפעמים יש פתק בכתב יד בתוכנית של מה צריך לשנות ואיך. זה יכול להוביל לתגובת שרשרת שמשפיעה על כל העסקאות ואפילו משבשת את התכנון החומרי.
כיצד ניתן לעקוב אחר הכאוס בנייר?
כמובן, הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
כי PaperOffice מאחסן בארכיון את כל המסמכים שנוצרו בענף הבנייה ואת כל המידע הרלוונטי בהתאם לחוק ובאופן הוכחת ביקורת.
PaperOffice DMS, בקשר עם NAS (אחסון מחובר לרשת), מאפשר בניית אינטרא-נט מאובטח מאוד לתקשורת פנימית והעברת נתונים. זה יוצר אבטחה כפולה מפני התקפות מבחוץ. ראשית חומת האש של מערכת ההפעלה ושנית ההצפנה של PaperOffice DMS. במקביל, ענן נפרד מוגדר באמצעות NAS, ללא תלות בספקי צד שלישי.
פונקציית זרימת העבודה הנרחבת של PaperOffice DMS הופכת את התקשורת הפנימית לקלה הרבה יותר. המונח פנימי כולל גם סניפים או מיקומים זרים. במקרה של עבודה הקשורה לפרוייקט, לדוגמה, המצב הנוכחי מוצג תמיד ובמקביל ההיסטוריה.
כמובן, לוח שנה הקשור לצוות ופרטי נכלל גם הוא, שבו מוזנים מועדים ואירועים הקשורים לזמן.
זיהוי המסמכים המצויד בבינה מלאכותית מסדר באופן אוטומטי את כל המסמכים שישמרו בתיקיה הנכונה ויוצר גם אינדקס מילות מפתח וגם היסטוריית שינויים. מנוע החיפוש הפנימי של PaperOffice DMS מוצא כל מסמך בשברירי שנייה.
PaperOffice עומד בתקני האבטחה הגבוהים ביותר כגון ניהול הרשאות או מתן הרשאות גישה. המשתמש מגדיר את שלבי העבודה הבודדים בדיוק כפי שהם היו פועלים, למשל "הקלטה", "בדיקה", "שחרור" ו "הזמנת" חשבוניות.
אחריות יכולה להיות מוקצית לא רק לאנשים בודדים, אלא גם לקבוצות משתמשים כגון "חשבונאות" או "ייצור", כך שעמית יכול להתערב באופן מיידי אם עובד נעדר.
טכנולוגיית זיהוי התווים האופטי (OCR) לא רק מזהה את תוכן המסמך, אלא גם את כל שדות הנתונים הרלוונטיים למס, כגון מספר מסמך, תאריך, נטו, מס וסכום ברוטו. הנתונים המיובאים זמינים לצורך בקרה על הערכות, עסקאות תשלום וחשבונאות פיננסית. פעולה זו חוסכת עבודת כניסה מייגעת ומפחיתה שגיאות פרסום.
טיעונים חשובים להכללת PaperOffice DMS בתכנון התקציב. לבסוף, PaperOffice DMS גם משכנע על ידי העובדה כי קיימות והגנה על הסביבה נלקחים בחשבון. במוקדם או במאוחר תתרחש ההמרה המלאה ממסמכים אנלוגיים לטופס דיגיטלי ואז המוסד הציבורי, שאז כבר ישתמש ב- PaperOffice DMS, יהיה מוכן היטב.
בלחיצת עכבר אחת בלבד, ניתן לייצא את הנתונים הכוללים את מיקום האחסון בארכיון ללקוח, ליועץ המס או להיפך.
כמובן, PaperOffice DMS מאפשר העברה ואינטגרציה של נתונים דיגיטליים קיימים מפתרונות תוכנה קיימים. יחד עם זאת, PaperOffice DMS הוא הממשק בין אנלוגי לדיגיטלי. באמצעות פונקציית הסריקה שלה, התוכנה יכולה לקרוא מסמכים אנלוגיים, תוכניות ותמונות לתוך המערכת ולהפוך אותם לדיגיטליים באמצעות סורקים, אך גם הקלטות מטלפונים ניידים, לפיהן טקסטים מומרים לכתיבה באמצעות OCR וניתן לשנותם בתוכניות Office. חותמות זמן וגרסאות הפעלה מבטיחות שהמסמך הדיגיטלי יתאים למקור האנלוגי.
חברות בענף הבנייה צריכות לעבד מסמכים לכל העסקאות העסקיות. המשך הפיתוח המתמיד של מודלים עסקיים יוצר כל הזמן אתגרים חדשים. מה שהם צריכים זה מערכת ניהול מסמכים טובה.
PaperOffice DMS היא התוכנה הנכונה מכיוון שהיא מגיעה עם כל מה שאתה צריך, לדוגמה:
- אחסון מסמכים בכל הפורמטים הדיגיטליים על פי עקרונות ה- GDPR /li>
- פונקציות לשליחה והגשה מחדש של מסמכים מאוחרים הדורשים פעולה
- פונקציית אחסון נתונים בלמידה עצמית עם תיוג ומנוע חיפוש פנימי
- הקצאה אוטומטית של מסמכים חדשים שנוספו לתיקיה הנכונה
- יצירה פשוטה של מסד נתונים וחיבור מסד נתונים כולל מסיכה הניתנת להתאמה אישית בנפרד
- יצירת תבניות אוטומטית לתהליכים ופעולות שחוזרים על עצמם
אחסון בארכיון תואם תיקונים ומאובטח: PaperOffice DMS עונה באופן טכני על הדרישות החוקיות של GoBD, GDPdU ו- DSGVO
PaperOffice DMS מאפשר חיבור של תוכנות אחרות, כגון ERP, וכמובן העברת מסמכים מ- Microsoft Office באמצעות ממשקים מתאימים. PaperOffice DMS מאיצה את התקשורת במסחר ובייצור עם ספקים ולקוחות.
מועדים ופגישות מנוטרים והפעולות מופעלות באופן אוטומטי בהתאם להגדרה הרצויה. תהליכי הזמנה יכולים להיות אוטומטיים ואף ניתן להזין שינויים המתוכננים לעתיד באופן כזה שהם נכנסים לתוקף בזמן הרצוי.
הודות לפונקציות הנרחבות שלו, ניתן בהחלט לסווג את PaperOffice DMS במגזר הגבוה יותר של ניהול תוכן ארגוני (ECM).
ECM כולל את הניהול הכולל של כל התוכן בארגון עם הירארכיית גישה מתאימה. PaperOffice DMS מסוגל לשמור כל תוכן בצורה דיגיטלית, לשנות את התוכן והפורמט שלו ולהפוך אותו לזמין.
ל- PaperOffice DMS יש את כל הפונקציות של ECM וזה ביחס מחיר-ביצועים מצוין, כמו גם צורת פעולה הניתנת ללמידה אינטואיטיבית שהופכת את ההדרכה החיצונית או הפנימית היקרה למיותרת. במקום זאת, הדרכות וידאו בחינם זמינות כדי להתרגל לתפריטים השונים. PaperOffice DMS יכול אפוא להפוך לאבן הנגף הארגונית בכל חברה במסחר ובייצור וזה כמעט במהירות האור.
חברות מענף הבנייה נהנות מניהול מסמכים דיגיטליים
עם PaperOffice DMS, לעומת זאת, יש הרבה יותר אפשרויות עבור חברות בנייה. לדוגמה, ניהול מלאי כולל מלאי קבוע או תאריך מפתח. הבסיס ל- PaperOffice DMS הם חשבונות משתמשים מקושרים ברשת. אחסון הנתונים של חשבונות משתמשים אלה משולב במסד הנתונים המרכזי. ניתן לשלוט במסמכים באמצעות בינה מלאכותית עם אלגוריתמים שונים, בהם ניתן להשתמש כדי להפעיל תהליכים אוטומטיים.
מטב את זמן העבודה שלך בעד 7.5% בהשוואה לעבודה מבוססת נייר הודות לשימוש ב- PaperOffice DMS.
חסוך זמן באיתור, ניתוב ושיתוף מסמכים.
עם חותמות דיגיטליות, ניתן להשלים מסמכים עם מידע נוסף ואף לשלוט בתהליכי עבודה מפורטים. בתורו, פונקציית המשימה וזרימת העבודה מבטיחה כי מועדים מתקיימים ומושלמים.
PaperOffice DMS כולל ניווט תפריטים חכם בעל מבנה לוגי ומאפשר פעולה אינטואיטיבית בתחומים רבים. הדרכות וידאו הזמינות ללא תשלום באינטרנט מספקות תמיכה נוספת, וכמובן, ניתן לקיים קורסי הדרכה ישירות במטה החברה של הלקוח במידת הצורך.
בנוסף לתיעוד שלבי הבנייה, PaperOffice DMS מתאים באותה מידה לתמיכה במשימות לוגיסטיות לרכש חומרים. הודות לאפשרויות של הגדרת מסדי נתונים ב- PaperOffice DMS, ניתן לנטר את רכישת החומרים וצריכת החומרים ולהקצות להם רמות אזהרה. ניתן להשתמש בבינה המלאכותית הפנימית כדי ליצור תבניות שמגיבות באופן אוטומטי אם יש צווארי בקבוק או מחסור, למשל אם מתבצעות הזמנות חוזרות, אם כי הכמות הקיימת אמורה למעשה להספיק. פונקציית זרימת העבודה יכולה לשמש למטרה זו, שבה העובדים האחראים של החברה יכולים להשוות את ביצוע המשימות שלהם.
PaperOffice DMS יכול להאיץ פרויקט בנייה, למנוע החלטות שגויות ולהפחית עלויות. אולי החברות שבנו את BER ועדיין בונות את שטוטגרט21 פשוט חסרה את התוכנה הנכונה, PaperOffice DMS.
FAQs
לבסוף, אנחנו עונים על מספר שאלות נוספות בשכונת "דיגיטציה בענף הבנייה והבנייה":
כיצד עובדים יכולים לגשת ל-PaperOffice?
בשל ארכיטקטורת התוכנית המבוזרת והמודרנית, ניתן להשתמש ב- PaperOffice כמעט בכל מכשיר - ממחשבים קלאסיים, דרך טלפונים חכמים / טאבלטים ועד טלוויזיות.
מה קורה לנתונים אם PaperOffice לא קיים?
זה לא יקרה, אבל כדי להרגיע אותך: אתה יכול לייצא את הנתונים שלך בכל עת, מכיוון ש- PaperOffice מבוסס על מבנה מסד נתונים פתוח, באפשרותך לגשת לנתונים שלך בכל עת.
הגנה על נתוני נושא: היכן מאוחסנים כל המסמכים?
PaperOffice יאחסן את כל המסמכים בתוך החברה עם הצפנה ברמה גבוהה, מה שהופך אותו לחסין מפני גניבת נתונים, למשל, וחורג מכל דרישות GDPR ו- GOBD.
הימנע מטעויות: לעולם אל תשמור את הנתונים בענן של צד שלישי!
האם ניתן להתאים את PaperOffice בדיוק למפרטים?
כן, PaperOffice יכול להיות מותאם ב-100% לשימוש המיועד כדי להבטיח שילוב חלק בתהליכים ובמערכות קיימים. אפילו את ממשק התוכנית ניתן לעצב באופן מלא ולהתאים באופן חופשי.
מסקנה
PaperOffice DMS תומך בתעשיית הבנייה ומציע ממשקים מתאימים לתוכנות אחרות, חיבורי API וניתן להרחיבם בכל עת בהתאם לרצונך. התוכנה קלה ללמידה וניתן לשלב אותה בקלות בתרגול היומיומי מבלי לגרום להיעדרויות למטרות אימון.
PaperOffice DMS ממליץ להשתמש ב-NAS (אחסון נתונים הנתמך על-ידי הרשת) עם פונקציית גיבוי, כך שנתונים חשובים לא יאבדו ולא יסולקו בעננים של צד שלישי.
בסופו של דבר, PaperOffice DMS מרשים עם יחס מחיר-ביצועים טוב מאוד וידע עצום לאורך למעלה מ-20 שנות ניסיון מעשי.