טכנולוגיה דנטלית / מעבדה דנטלית ViaCreative
זאנצ'ניק GmbH

עמדת התחלה

מעבדת השיניים ViaCreative היא דור שני של מר לארס-ר. חברה המנוהלת על ידי לודוויג בלייפציג. במעבדה, מוצרים להחלפת שיניים מיוצרים בעיקר מטעם רופאי שיניים.

מגוון השירותים של החברה הוא נרחב מאוד ומאופיין בשימוש בתהליכים וטכניקות מודרניות. לדוגמה, ייצור CAD-CAM, ייצור של סובלים מאלרגיה שיניים תותבות או מבני על שתלים.

PaperOffice DMS משמש ב- ViaCreative בלייפציג בעיקר לאחסון נתונים, חיפושי מסמכים והכנת מסמכים להעברה למשרד המס.

Digitization brings many advantages

בעיות ומשימות קיימות

במעבדה, מספר טכנאי שיניים עובדים בתחנות עבודה מצוידות באופן שונה עם משימות שונות. קטע ליבה משותף כאן הוא ההקלטה המדויקת של כל העבודות שבוצעו, כמו גם התהליכים והחומרים בהם נעשה שימוש.

מכיוון שהעבודה מוזמנת כמעט אך ורק על ידי רופאי שיניים עבור מטופלים, תיעוד מלא חשוב לא פחות מהאחסון המאובטח של הנתונים הרגישים לפעמים.

לפני ההחלטה להשתמש ב- PaperOffice DMS, הנתונים שנוצרו במהלך העבודה היומיומית נרשמו ברובם באופן ידני בקובץ אנלוגי, שנשמר בקובץ תלוי במשרד במהלך תהליכים מתמשכים ובחדר ארכיון נפרד כאשר העבודה הושלמה. כדי ליצור ולשלוח את מסמכי המס, הנתונים הועברו מהקבצים האנלוגיים לטופס DATEV האלקטרוני על ידי עובד.

הזמן הנדרש לצורה זו של עבודה אדמיניסטרטיבית הוא גבוה מאוד מצד אחד ומאוד מועד לטעויות מצד שני. יחד עם זאת, אבטחת המידע הנדרשת על פי חוק ניתנת רק במידה מוגבלת.

מטרת החברה הייתה להפוך את מסמכי הנייר הקיימים לדיגיטליים, להביא אופטימיזציה של תהליכים ובקרת זרימת עבודה על כל המסמכים הנכנסים והיוצאים, להפוך חלק גדול מהתהליכים ברקע לאוטומטיים ובכך לייעל את התהליך.

מדוע ViaCreative בחרה ב-PaperOffice DMS

מר לארס-ר. בשל האתגרים הקיימים, Ludewig חיפשה מערכת ניהול מסמכים שתאפשר אחסון נתונים מאובטח וניתן להתאמה, כמו גם שילוב קל של כל מקומות העבודה בבית עם תוכנה לא מסובכת.

יחד עם זאת, התוכנה צריכה להיות מאופיינת ביחס עלות-תועלת טוב. בנוסף ל- PaperOffice DMS, מר לודוויג בחן ארבעה מוצרי תוכנה אחרים מבתי מערכת אחרים ובתחילה בחן הצעות תוכנה שונות ביחס לניהול מסמכים.

העובדה ש- PaperOffice שימש בסופו של דבר כניהול מסמכים ב- Via Creative הוחלטה מהסיבות הבאות:

1. אחסון נתונים וזמינותם. גישה מרכזית וקלה לכל המסמכים הרלוונטיים והאפשרות של גורמים רבים לשתף פעולה באותו מסמך.

אחסון פנימי ומרכזי שכל העובדים יכולים לגשת אליו. אין לאחסן את הנתונים בענן של צד שלישי או במחשב של משתמש יחיד.

אחסון מרכזי שכל העובדים בעלי זכויות משתמש מתאימות יכולים לגשת אליו.

מר לארס-ר. לודוויג הבין בשלב מוקדם שאין דרך לעקוף את הדיגיטציה בתרגול שלו.

"הצורך לחפש באופן ידני ולמצוא תיקיות, חשבוניות, הערות מסירה, סטטוסים של חוזים וניירות חשובים אחרים, וזה מאוד גוזל זמן, הוא פונקציית חיפוש מדויקת מאוד ב- PaperOffice סוף סוף נחלת העבר..."

2. תמורה לכסף. התוכנה צריכה להיות בעלת יחס מחיר-ביצועים טוב.

בדרך זו, ViaCreative הצליחה להימנע מהתחייבות הון מופרזת ועדיין יש לה תקציב גדול בהתאם לרכישות החומרים והטכנולוגיה הדרושות, שהן יקרות מאוד, במיוחד בטכנולוגיה דנטלית.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. קל לטיפול. התוכנה צריכה לדרוש כמה שפחות הכשרה ובמקביל להיות מוכנה לעתיד.

בדרך זו ניתן להימנע מיועצים חיצוניים. כמובן, PaperOffice DMS מציע גם הכשרה אישית עבור המודולים, אם תרצה. על פי ניסיונם של עובדי ViaCreative, עם זאת, PaperOffice הוא במידה רבה מובן מאליו.

אין "יועצים" חיצוניים ויקרים באתר ואף אחד לא צריך לנסוע לשום מקום לצורך הכשרה. כל אחד יכול להגדיר את מסגרת הזמן ללימוד הניווט בתפריט עצמו כנדרש ומבחינת העתיד, PaperOffice DMS ממוקם היטב הודות למבנה המודולרי שלו.

"PaperOffice לא רק הרשים אותנו בגרפיקה שלו, בין היתר משום שיש לו הדרכות וידאו טובות מאוד לנושאים בודדים. כך הצלחנו לאמן את עצמנו באופן עצמאי ובעת הצורך".

4. יכולת אחזור וחיסכון בזמן. דרך פשוטה יותר ביקשה להפוך מסמכים אנלוגיים לדיגיטליים ולמצוא אותם שוב בקלות בעת הצורך.

הודות לפונקציית הבינה המלאכותית המשולבת, ניתן ללמד כל מסמך, ניתן לחלץ את כל התוכן הרצוי באופן ממוקד ולאחסן אותו עם מילות מפתח באופן אוטומטי לחלוטין.

הודות לביטויים רגולריים (REGEX), ניתן לקרוא ולאחסן תוכן מסמך באופן אוטומטי כמידע מסמך.

"כדי לקבל תוצאות כרונולוגיות סופר מהר עבור הדוחות הכספיים השנתיים והמלאי כדי לקבוע את מחיר הרכישה הזול ביותר עבור כל פריט בנפרד. מה שפעם היה לוקח ימים אפשר לעשות עכשיו תוך שעות!"

הרשימה העליונה של בעיות עיקריות שנפתרו על ידי PaperOffice DMS

• חיפוש וגלישה מתמדת אחר מסמכים ספציפיים
• לא עוד מהדקים וערימות של נייר
• לא עוד ארכיון פיזי
• הפחתת עלויות עבודה ואחסון
• לא עוד מעברים לקלסרים וארכיונים חדשים בכל ינואר
• גיבוי נתונים משולש מיותר

מר לארס-ר. לודוויג מסביר:

"כל מי שמסתבך בכל הנושא של DMS יתוגמל בחיסכון רב בזמן. התלהבות, הישענות לאחור וידיעה שהכל בטוח וקל לכולם.
המתכנתים המובילים מיישמים בקשות בצורה מבריקה ולעיתים במהירות שיא ומיישמים אותן באמצעות עדכונים. אתה ממליץ באופן אוטומטי ונלהב..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

הרשימה העליונה של התכונות העיקריות שהופכות את PaperOffice DMS לטוב יותר מכל האחרות

• התאמה מהירה לדרישות הלקוח באמצעות עדכונים
• קשר ישיר למפתחים
• שלמות NAS קלת משקל לאחסון נתונים בשרת באתר שלך. על המשתמש להחליט על היקף היישום
• חפש מילות מפתח, חלקים ספציפיים, מילים וכו 'כדי לקבל במהירות נתונים רלוונטיים המוצגים

מר לארס-ר. לודוויג מדגיש:

"בתיקיות רבות, ללא מערכת ERP, עבור חשבונאות מורכבת או עבור מלאי עם קביעת מחירים של מאמרים מסוימים או מספרי הזמנה לזמן מסוים עם קביעת סכום כוללת, אתה לעולם לא רוצה להסתדר שוב בלי PaperOffice."

כיצד שולב PaperOffice DMS?

מר לודוויג התלהב גם מהמחויבות של צוות PaperOffice DMS ביישום ההתאמות לדרישות לניהול ViaCreative.

הוא וצוותו היו מרוצים באותה מידה מהממשק הגרפי של PaperOffice DMS. זה מוכיח כי הפיתוח של PaperOffice לוקח בחשבון את התפיסה הרגילה של אנשים, אשר נותן עדיפות לתמונות וצבעים, מבלי להיראות שובב. זה חל באותה מידה על המדריכים וסרטוני הווידאו שנוצרו על ידי PaperOffice עבור קטעים מסוימים של תוכנת ניהול המסמכים.

"הצורך לחפש באופן ידני ולמצוא תיקיות, חשבוניות, פתקי מסירה, סטטוסים של חוזים וניירות חשובים אחרים, שלוקח זמן רב, הוא פונקציית חיפוש מדויקת מאוד ב- PaperOffice היא סוף סוף נחלת העבר..."

במהלך השינוי, הארכיון האנלוגי של ViaCreative נסרק ונקרא בהדרגה ישירות באמצעות תוכנת OCR המשולבת ב- PaperOffice DMS. הודות לשימוש בביטויים רגולריים, הנוצרים על ידי עובדי PaperOffice, ניתן לקרוא את כל המסמכים האנלוגיים הנכנסים בקלות ובאופן ספציפי ללקוח.

מר לארס-ר. בתחילת ההקדמה ממליץ לודוויג:

"גישה איטית, ניסוי ראשון, אין מעבר קשה לדדליין, גלה איזה מבנה תיקיות מתאים לנו. הקמת המבנה הבסיסי, הגשה ראשונה, פירוט קטגוריות לפי מה שמתויק ומסומן, הכל בשלום להגיע יחד לצוות".

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

סיכום חוויה כוללת

PaperOffice DMS עמד בכל הקריטריונים הדרושים וכיום ממפה את זרימת המסמכים הדיגיטליים המלאה בפועל.

לעת עתה, כל מסמכי החשבוניות נרשמים עם סורקים בעלי ביצועים גבוהים, Paper-Office מזהה באופן אוטומטי את נתוני אנשי הקשר ומאחסן את המסמכים בהתאם בארכיון האלקטרוני.

לאחר מכן העובדים יכולים לגשת למסמכים באמצעות ממשק משתמש פשוט ולהזין מונחי חיפוש שונים - חיפוש טקסט מלא זמין גם כן.

הודות לשימוש העקבי ב- DMS, ViaCreative הצליחה לקצר באופן משמעותי את זמן העיבוד הנדרש לחשבוניות, ומספר החשבונות המצטיינים ירד באופן משמעותי בו זמנית.

מר דניס ק. מ"הנהלת חשבונות וחשבונאות" מדגיש:

"מיון, חיפושים מפורטים, איסוף חבילות נתונים לשיתוף פעולה עם יועץ המס כבר אינם דומים לאלה של העבר, עבודה ידנית מורכבת מאוד עם טונות של נייר ותיקיות. הכל משתלב במהירות במקום אחד בכל עת".